Tải bản đầy đủ - 25 (trang)
Đặc điểm của giao tiếp công vụ

Đặc điểm của giao tiếp công vụ

Tải bản đầy đủ - 25trang

vụ hoặc quản lý việc thực thi công vụ chứ không phải là ngẫu nhiên, ngẫu

hứng, tùy ý.

- Công khai:

Đặc điểm này bao gồm hai khía cạnh. Một là, hoạt động giao tiếp

công vụ được diễn ra tại các địa điểm công cộng bao gồm công sở; và hai là

giao tiếp công vụ từ phía cán bộ, công chức hướng tới công khai hóa mục

tiêu và cách thức hành động như các mục tiêu cụ thể, các quy trình, thủ tục,

các quyết định quản lý hành chính nhà nước. Tất nhiên, phạm vi công khai

phải mang tính hợp pháp.

- Liên tục:

Đây là đặc điểm gắn bó trực tiếp, phản ánh và phục vụ đặc điểm của

hoạt động công vụ như đã được trình bày ở phần trên nhằm đảm bảo tính

thường xuyên, liên tục và ổn định của nền công vụ, với mục đích cao nhất là

đảm bảo tính liên tục trong phục vụ và đáp ứng các nhu cầu, nguyện vọng

của công dân.

- Phản ánh cơ cấu quyền lực trong tổ chức:

Đặc điểm này phản ánh tính thứ bậc của nền công vụ. Các hành vi

giao tiếp cụ thể như tranh luận trực tiếp hay gián tiếp thông qua văn bản..

đều trực tiếp hoặc ngầm định các thông tin về vị thế của các bên tham gia

giao tiếp thông qua thẩm quyền, cách thức xưng hô, hay cách lựa chọn các

công cụ giao tiếp khác nữa … Đây là khía cạnh rất đặc thù của giao tiếp

công vụ không rõ nét ở các loại hình giao tiếp khác. Một phần lý do là tính

chặt chẽ trong các quy định về công cụ, cách thức giao tiếp giữa các bên

trong giao tiếp công vụ được quy định cụ thể, rõ ràng trong hệ thống quy

định.

- Tương tác:



8



Giao tiếp công vụ là giao tiếp để thực hiện chức năng phục vụ đối với

công dan và doanh nghiệp. Chính vì vậy, sự tương tác là một điều kiện bản

chất cho phép cách thức giao tiếp, hiệu quả giao tiếp được đảm bảo với tư

cách là công cụ kết nối các ý tưởng, nguyện vọng và năng lực của Chính phủ

và đối tượng phục vụ của nó. Thiếu sự tương tác này, hoạt động của Chính

phủ trở nên ít liên quan, ít có ý nghĩa, thậm chí vô nghĩa đối với công dân,

nó trở thành công cụ đơn thuần phục vụ chính Chính phủ quan liêu. Do vậy,

có thể nói, giao tiếp vừa là sản phẩm của quá trình tương tác, lại vừa là công

cụ hỗ trợ cho quá trình tương tác đó. Bên cạnh đó, để đảm bảo sự tương tác

với bên ngoài, điều kiện ngầm định của giao tiếp công vụ là tương tác trong

nội bộ. Giữa các cơ quan, đơn vị và các cá nhân cần có sự tương tác nhằm

hướng tới sự hiểu biết qua lại và phối hợp tốt trong thực hiện chức năng,

nhiệm vụ chuyên biệt và các nhiệm vụ chung.

- Đa dạng về hính thức thể hiện:

Rất nhiều hình thức giao tiếp được quy định và sử dụng trong quá

trình thực thi công vụ: trực tiếp, gián tiếp; bằng văn bản, bằng khẩu ngữ;

trong nội bộ tổ chức, với bên ngoài.. Mỗi hình thức này lại có một phạm vi

ảnh hưởng khác nhau đến các bên tham gia giao tiếp.

- Văn bản là công cụ chính thức quan trọng nhất:

Như trên đã trình bày, bản chất của giao tiếp gắn với thông tin. Thông

tin được thể hiện dưới dạng văn bản có những lợi thế nhất định so với các

hình thức giao tiếp bằng khẩu ngữ hay điệu bộ, cử chỉ khác. Văn bản là

công cụ giúp (i) cố định hóa thông tin; (ii) truyền thông tin một cách nhanh,

chính xác và kinh tế; (iii) lưu giữ thông tin lâu dài. Chính vì thế, văn bản

được xác định là công cụ giao tiếp chính thức và quan trọng nhất trong giao

tiếp công vụ. Ưu thế của hình thức giao tiếp này được khẳng định thông qua

việc Chính phủ đã ban hành một số luật và văn bản quy phạm pháp luật quy

9



định về vai trò, thẩm quyền, cách thức soạn thảo văn bản quản lý hành chính

nhà nước.

- Được sử dụng chính thức và rộng rãi các phương tiện truyền thông

đại chúng: So với các hoạt động giao tiếp khác trong xã hội, tần suất và ảnh

hưởng của các hoạt động giao tiếp sử dụng các phương tiện truyền thông đại

chúng như báo, đài truyền thanh, đài truyền hình.. của Chính phủ có một tần

suất cao hơn hẳn. Thực tiễn này phản ảnh hai điều. Một là, rất nhiều phương

tiện của truyền thông đại chúng được thành lập để làm công cụ phát ngôn

tiếng nói chính thức của Chính phủ hoặc các cơ quan thuộc Chính phủ. Hai

là, trong rất nhiều khoản đầu tư của Chính phủ, đầu tư vào các phương tiện

truyền thông đại chúng- với số lượng ngày càng tăng, dung lượng thông tin

ngày càng cao và mức độ lan toả, ảnh hưởng ngày càng lớn- phản ảnh nhận

thức và nỗ lực của Chính phủ về vấn đề giao tiếp công vụ. Điều này càng

trở nên quan trọng và lý thú hơn khi được nhìn nhận từ góc độ nỗ lực PR

(Quan hệ công chúng) của Chính phủ.

- Phức tạp:

Đa dạng, phức tạp là một trong những đặc tính quan trọng nhất giúp

phân biệt giao tiếp công vụ với các hình thức giao tiếp khác trong xã hội. Nó

xuất phát từ một lọat lý do trong đó có thể tính đến phạm vi hoạt động của

Chính phủ, sự đa dạng, phức tạp của đối tượng phục vụ và liên quan của

Chính phủ. Cụ thể hơn, phạm vi hoạt động của Chính phủ, so với mọi tổ

chức khác trong xã hội là hơn nhiều trong khi không phải bao giờ chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân, hay tổ chức trong Chính phủ cũng được

xác định, mô tả một cách rõ ràng. Điều này dẫn đến cách xác định phạm vi

trách nhiệm, quyền tự quyết, phạm vi liên quan, ảnh hưởng… trở nên khó

khăn hơn.. Kéo theo nó, các quy trình, thủ tục làm việc trở nên phức tạp hơn

mức cần thiết để đảm bảo không bỏ sót các quyền hạn của cá nhân cán bộ

10



công chức hoặc đơn vị, trong khi không loại trừ quyền của các cơ quan, cá

nhân khác. Rõ ràng, đây là một nhiệm vụ, quá trình cực kì phức tạp, cho

nên giao tiếp về quá trình này, trong quá trình này trở nên rất phức tạp.

Một điều hết sức quan trọng là các đặc điểm nêu trên của giao tiếp

công vụ còn được sử dụng như là các mức thang để đánh giá hiệu quả của

quá trình giao tiếp trong tổ chức.

5. Các yếu tố ảnh hưởng hiệu quả giao tiếp công vụ

5.1. Các yếu tố bên trong tổ chức

Nói một cách khái quát, văn hóa - lối sống- của tổ chức (1) ảnh

hưởng mang tính quyết định đến hiệu quả giao tiếp công vụ. Cụ thể hơn, các

yếu tố đó là:

- Mục tiêu của tổ chức: Mục tiêu chung cả tổ chức có thể được cụ thể

hơn thành các khẩu hiệu, phương châm hành động- thành văn hoặc bất

thành văn đang được duy trì trong tổ chức.

- Lịch sử của tổ chức.

- Cơ cấu tổ chức: Cách thức phân công, phối hợp chức năng, nhiệm

vụ; số lượng nhân viên và năng lực của họ so với chức trách mà họ gánh

vác.

- Hệ thống các quy trình, thủ tục làm việc.

- Các chuẩn mực xử sự, các nghi thức, nghi lễ.

- Nhà quản lý cấp cao nhất và nhà quản lý các cấp khác: Năng lực (về

tầm nhìn, hiểu biết, kĩ năng và mức độ thành thụ về chuyên môn, về giao

tiếp), và tâm huyết.

- Bản thân các bên tham gia giao tiếp.



11



- Hoàn cảnh hiện thời của tổ chức: Tổ chức đang rất thành công, đang

gặp nhiều trở ngai, đang trong cơn khủng hoảng, đang trong giai đoạn trì

trệ..?

- Điều kiện vật chất cho thực thi

5.2. Các yếu tố bên ngoài tổ chức

- Tình hình kinh tế, chính trị, xã hội của quốc gia, địa phương, ngành,

cơ quan, đơn vị,…

- Tình hình địa lý, tự nhiên, và thời tiết.

- Hệ thống các chính sách, thủ tục của ngành, của cả hệ thống trong

đó tổ chức và cá nhân là một thành viên hạơc chịu trách nhiệm phục tùng.

- Xu hướng, cách thức giao tiếp của dân tộc, của cộng đồng dân cư

nơi cơ quan đóng trụ sở và tiếp xúc với.

- Mức độ phát triển khoa học công nghệ, nhất là công nghệ thông tin

và truyền thông; và tính phổ biến trong ứng dụng các tiến bộ đó trong

nhành, trong cộng đồng.

5.3. Các yếu tố liên quan đến các bên tham gia giao tiếp

- Mức độ thành thục trong thực thi.

- Sự hiểu biết về nhiệm vụ của cá nhân, cách tổ chức trông đợi ở họ,

nhiệm vụ và năng lực của các bên liên quan, phạm vi tự quyết, giới hạn phối

hợp,..

- khả năng làm việc nhóm

- khả năng chấp nhận người khác trong đời sống làm việc.

- Một số kỹ năng giao tiếp bề mặt như nói trước đám đông và thuyết

trình, nghe, đọc cho người khác, soạn thảo văn bản, đưa ra các phản hồi phê

phán với người khác,..

- Tính cách cá nhân, kiểu người trong giao tiếp.



12



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Đặc điểm của giao tiếp công vụ

Tải bản đầy đủ ngay(25 tr)

×