Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu theo phương thức LCL/LCL tại công ty TNHH Thương mại và tiếp vận toàn cầu Đông Tài

2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu theo phương thức LCL/LCL tại công ty TNHH Thương mại và tiếp vận toàn cầu Đông Tài

Tải bản đầy đủ - 0trang

42



hành thuận lợi, và có thể nhận được những thơng báo kịp thời về tình trạng giao

hàng để đưa ra giải pháp khắc phục sự cố nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng.

- Trưởng phòng chứng từ xuất khẩu phải chỉ đạo sát sao việc sắp xếp xử lý hồ

sơ cho việc thơng quan hàng hóa được diễn ra mau chóng.

- Phòng kinh doanh hỗ trợ các nhân viên giao nhận tăng cường quản lý các

đơn hàng lẻ và chủ động trong q trình thanh tốn với chủ hàng và các hãng tàu

mà công ty thuê.

- Việc điều hành và giám sát hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng phương

pháp LCL/LCL giúp công ty vừa điều chỉnh được những sai lệch đã xảy ra, vừa

kiểm soát được những hoạt động đang diễn ra trong tồn quy trình. Vì vậy, cơng ty

cần cử ra một người có tinh thần trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đơn đốc,

móc nối các khâu trong quy trình giao nhận hàng đước thuận lợi, đảm bảo tiến độ.

- Công ty nên xây dựng một bản quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa một

cách chi tiết cụ thể, đồng thời xây dựng những tiêu chuẩn mang tính định lượng khi

đánh giá hiệu quả hoạt động giao hàng này. Từ đó có thể đánh giá cụ thể hơn về kết

quả thực hiện quy trình, phần nào còn yếu, tìm hiểu ngun nhân và cách giải quyết

những vướng mắc kịp thời.

c. Giải pháp trong khâu tổ chức sau giao hàng

Được đánh giá là quy trình khó khăn nhất đối với bất kỳ một doanh nghiệp, tổ

chức nào xong nếu lơ là, thiếu trách nhiệm với hàng hóa mà mình giao, gây tổn thất

thì sẽ khiến khách hàng khơng còn tin tưởng vào dịch vụ, Đơng Tài sẽ tự đánh mất

vị thế của mình trên thị trường quốc tế.

Các nhân viên giao nhận đường biển cần tăng cường kiểm tra giám sát quá

trình giao hàng của hãng tàu, thông báo cho người nhận trước khi tàu cập cảng,

hồn thiện các chứng từ nhanh chóng, có các biện pháp lưu kho bảo quản phù hợp

và giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng để đảm bảo chất lượng của hàng hóa

từ q trình giao đến khi khách hàng được nhận.

d. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giao nhận

Trên thế giới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, sự

nhận thức cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh

với mục đích giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng cạnh

42



42



43



tranh, cùng với mối quan tâm sống còn là chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm

khách hàng mới, CRM đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều cơng ty đầu

tư thích đáng cho việc giải quyết bài tốn khách hàng. CRM là một chiến lược được

sử dụng để khai thác và hiểu biết thêm về nhu cầu và hành vi của khách hàng dựa

trên nền tảng công nghệ thông tin nhằm mục tiêu phát triển mối quan hệ với tài sản

lớn nhất của một công ty - khách hàng.

Ứng dụng phầm mềm quản trị mối quan hệ khách hàng CRM, Đơng Tài khơng

những đơn giản hóa, hệ thống hóa và hiên đại hóa, tiết kiệm chi phí trong thực hiện

quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ

khách hàng qua nâng cao cơng tác chăm sóc khách hàng với các dịch vụ hỗ trợ tư

vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động

ngoại thương, luật pháp quốc tế. Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối

tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản trong hợp đồng mua

bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không

hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra.

Ngồi ra, cơng ty cũng có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ đặc trưng dành

riêng cho các doanh nghiệp giao nhận như Xman Logistics giúp quản lý đơn hàng

hiệu quả hơn, nắm bắt chính xác các chi phí thuê phương tiện vận tải, container,…

hay ERP giúp quản lý các nguồn lực và nhân sự của công ty một cách tối ưu và hiệu

quả nhất.

4.2.2 Một số giải pháp hỗ trợ hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu

theo phương thức LCL/LCL tại công ty.

a. Giải pháp về marketing và quan hệ khách hàng

Nhân viên của cơng ty cần có kĩ năng giao tiếp khéo léo và khả năng thuyết

phục khách hàng chuẩn bị những kiến thức thật vững vàng về đặc tính hàng hóa,

các quy định mới, các thủ tục cần thiết, thông tin về thị trường thuê tàu, bảo hiểm,

và đặc biệt là về các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms... để từ đó có thể tư

vấn cho khách hàng một cách nhanh chóng và thiết thực nhất.

Ngồi việc đầu tư cho các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng kỹ thuật thì việc tăng

cường đầu tư về marketing cũng vơ cùng quan trọng. Ngồi phát triển phòng kinh

doanh với nhiệm vụ phát triển thị trường và tìm kiếm khách hàng thì về dài hạn,

43



43



44



công ty nên thành lập một đơn vị chịu trách nhiệm các hoạt động marketing một

cách riêng biệt

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như ngày nay. Việc sở hữu

đội tàu hay các trang thiết bị tối tân là điều tất cả các công ty đều hướng đến song

việc cải thiện marketing lại thường bị bỏ rơi. Vì thế, việc tăng cường thêm đầu tư

vào marketing giúp doanh nghiệp cải thiện được danh tiếng cũng như uy tín trên thị

trường, đồng thời cũng là một chiến đúng đắn phục vụ những mục tiêu về dài hạn.

b. Giải pháp trong khâu kiểm tra hàng hóa

Cần kiểm tra hàng hóa nhận từ khách hàng, việc đóng gói hàng hóa cần được

thực hiện một cách cẩn thận, phù hợp với đặc tính loại hàng hóa đó, và lịch trình

của hàng.

Khi khách hàng bàn giao chứng từ, hồ sơ hàng hóa, nhân viên của cơng ty

cần kiểm tra kĩ để kịp thời phát hiện sai sót, những điểm bất lợi cho việc thanh toán

của khách hàng... hoặc khi làm bộ chứng từ cho khách (với lô hàng xuất), các nhân

viên cũng chú ý để khỏi gây ra nhầm lẫn hoặc sai sót. Tùy vào mỗi lơ hàng, đặc

trưng hàng hóa, mà nhân viên giao nhận của công ty sắp xếp việc thu gom chứng từ

một cách hiệu quả, đặc biệt, cần tận dụng những tiến bộ của công nghệ tin học vào

công

c. Giải pháp trong khâu tiếp xúc với hãng tàu

Công ty cần thường xuyên tham khảo bảng giá của các hãng tàu khác nhau để

từ đó có sự lựa chọn hợp lý, tránh bị phụ thuộc vào một số hãng tàu nhất định. Khi

làm việc với các hãng tàu, hải quan, cảng, nhân viên của công ty cũng cần chú ý

đến các chi tiết trên các loại giấy tờ, như người gửi, người nhận, loại hàng,

các mốc thời gian, các địa điểm, số container, số seal... để tránh những rắc rối về

sau. Khi mượn container từ các hãng tàu, các nhân viên cần kiểm tra kĩ tình trạng

của container, như có bị móp mép, nứt, vỡ, hay có hư hỏng gì khơng, nếu khơng thì

khi trả container và phát hiện ra những vấn đề này, công ty sẽ phải bồi thường.

d. Giải pháp khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng từ

Ban lãnh đạo cần đưa ra những biện pháp cải thiện tình trạng quan hệ cũng

như các kênh chia sẻ thơng tin giữa các phòng ban. Phòng kinh doanh cần nắm bắt

chính xác, đầy đủ thông tin từ mọi khách hàng, cập nhật kịp thời mọi thay đổi từ

44



44



45



phía khách để thơng báo cho nhân viên giao nhận để tránh nhưng sai xót khơng

đáng có. Tăng cường đào tạo các nhân viên chứng từ để cải thiện về chất lượng

cũng như tốc độ chuẩn bị chứng từ, tạo điều kiện cho hàng hóa xuất khẩu LCL/LCL

được giao đi nhanh chóng.

e. Giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Trước hết phòng nhân sự cũng cần có các biện pháp và ưu đãi thích hợp để

tuyển chọn được những ứng viên sáng giá cho từng phòng ban ngay từ khâu đầu

vào. Tiếp đó cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo những cán bộ tinh thông về nghiệp vụ

giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng về địa lý, luật lệ tập quán của

nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng. Hàng năm,

công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi

cán bộ luôn phải tự học tập, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ

của mình. Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho các cán bộ công nhân viên cũng

rất quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu quả cơng việc. Đó là tinh thần

trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong cơng việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài

sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Để làm được như vậy công ty cần tu yên

truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử

dụng thiết bị, tài sản của công ty.

4.3 Một số kiến nghị với cơ quan nhà nước nhằm phát triển ngành giao

nhận vận tải phục vụ cho hoạt động vận tải hàng hóa xuất khẩu

4.3.1. Đối với Nhà nước

Thứ nhất, đơn giản hóa và hài hòa các thủ tục chứng từ có liên quan hiện nay

nước ta đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế quốc tế, yêu cầu cấp thiết hiện

nay là phải đơn giản hóa các thủ tục hải quan, cải tiến thủ tục quản lý xuất nhập

khẩu phù hợp với thơng lệ, cơng ước quốc tế góp phần thúc đẩy giao lưu kinh tế

đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận. Thủ tục hải quan cũng như các thủ tục chứng từ

khác cần nghiêm minh, chặt chẽ nhưng phải nhanh gọn, bỏ bớt những rườm rà,

tránh hạch sách, gây khó dễ cho chủ hàng và người giao nhận.

Thứ hai, Tăng cường thu hút đầu tư nước ngoài vào ngành giao nhận vận tải.

Ngành giao nhận vận tải muốn phát triển cần phải có cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

hiện đại. Chỉ có tăng cường thu hút đầu tư nước ngồi thì chúng ta mới lợi dụng

45



45



46



được nguồn vốn và cơng nghệ hiện đại, mới nhanh chóng thay đổi được bộ mặt của

ngành, đuổi kịp với các nước trong khu vực và trên thế giới. Nhà nước cần hoàn

thiện hệ thống luật về đầu tư nước ngoài, ban hành các văn bản dưới luật theo

hướng mở cửa, hội nhập, phù hợp với thông lệ quốc tế, đặc biệt là luật Đầu tư nước

ngoài tại Việt Nam. Cải cách thủ tục hành chính cho đơn giản, gọn nhẹ.

Để các nhà đầu tư yên tâm đầu tư, chính phủ Việt Nam cần phải ổn định kinh

tế vĩ mơ, chính sách tài khóa, chính sách tiền tệ phải được cân nhắc, điều chỉnh sao

cho khơng làm mất đi nguồn lợi chính đáng của các nhà đầu tư. Bên cạnh đó, cũng

phải giữ vững được sự ổn định về chính trị, trật tự an tồn xã hội để bảo đảm an

tồn về tính mạng, tài sản, bảo đảm những quyền cơ bản cho nhà đầu tư .

Ba là, Hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng Có thể nói cơ sở hạ tầng, đặc biệt

hạ tầng giao thông là nền tảng, là trái tim, mạch máu của hoạt động giao nhận vận

tải.

Trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thì vấn đề phát triển cảng biển

cần được Nhà nước và các cơ quan ban ngành quan tâm hỗ trợ bởi đây chính là đầu

mối giao thông quan trọng nhất của một nước, Nhà nước cần có kế hoạch phát triển

hệ thống cầu cảng, kho bãi, cảng thơng quan nội địa, kho bãi…Thêm vào đó, các

phương tiện trang thiết bị dành cho hoạt động giao nhận như xe tải chở hàng, dây

chuyền, băng tải, hệ thống kho bãi,… nói chung còn thơ sơ, lạc hậu, thiếu đồng bộ,

đang ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động giao nhận. Vì vậy Nhà nước

cần đầu tư hợp lý cho cảng sân bay đường bộ đường sắt kho bãi…một cách tổng thể

có khả năng tương tác và hỗ trợ nhau một cách hiệu quả.

4.3.2. Kiến nghị với Bộ giao thông vận tải

Kiến nghị với Bộ giao thông vận tải chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Bộ phối hợp

cùng các cơ quan chức năng liên quan về các mặt như:

- Nâng cao chất lượng đường xá, cầu cống, giảm thiểu ách tắc giao thông nội địa.

- Giảm thiểu những loại phí vận tải cho doanh nghiệp trong nước để tăng

cường sức cạnh tranh với các doanh nghiệp giao nhận nước ngoài.



46



46



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu theo phương thức LCL/LCL tại công ty TNHH Thương mại và tiếp vận toàn cầu Đông Tài

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×