Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
b. Khái quát hoạt động giao nhận hàng hóa XNK.

b. Khái quát hoạt động giao nhận hàng hóa XNK.

Tải bản đầy đủ - 0trang

Đối với thị trường trong nước, công ty cung cấp các dịch vụ liên quan đến hoạt

động giao nhận vận tải như vận chuyển, giao nhận, gom hàng,... cho các doanh nghiệp

trên khắp cả nước bằng đường bộ, đường biển, đường sắt và đường hàng không và cả

vận tải đa phương thức với các mặt hàng đa dạng, phong phú về chủng loại.

Đối với hoạt động quốc tế, công ty tham gia vào nhiều thị trường trên thế giới.

Các tuyến đường chính là từ Việt Nam đi Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc,

Singapore, Ấn Độ và các nước khu vực Đông Nam Á, Châu Âu, Trung Mỹ, Nam

Mỹ và Bắc Mỹ… Công ty hiện đang là đối tác lâu dài với hơn 30 Lines Shipping

lớn như HMM, NYK, Heung A, YML, Vietnam Airlines, Singapore Airlines, Thai

Airways... và hệ thống hơn 100 đại lý hàng container và hàng lẻ mạnh trên thế giới

với các chủng loại tàu: tàu chở container, tàu chở hàng khô, hàng rời, hàng đông

lạnh, dầu thô,... Nhờ hệ thống đại lý ngày càng hoàn thiện mà lượng hàng hóa XNK

giao nhận của cơng ty tăng đáng kể.

3.2.



Thực trạng áp dụng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng

không của công ty Meagaway Việt Nam.

Ở phần này, để phân tích một cách chân thực nhất, em sẽ đưa ra các số liệu do

chính cơng ty khảo sát phản hồi khách hàng trong 3 năm gần đây cùng với kết quả

điều tra phỏng vấn trực tiếp các nhân viên trong công ty. Tuy đã đi vào hoạt động

nhiều năm, nhưng mỗi năm công ty vẫn thường xuyên làm các cuộc khảo sát đối

với các khách hàng của mình để có thể hiểu hơn về khách hàng, tạo mỗi quan hệ

than thiết với khách hàng, đồng thời nắm bắt điểm mạnh yếu của ty từ đó nhanh

chóng đưa ra các giải pháp khắc phục và hướng phát triển mới cho cơng ty. Sau đây

em xin phân tích thực trạng áp dụng quy trình giao nhận hàng hóa đường hàng

không của công ty Megaway Việt Nam, dựa trên kết quả khảo sát mà công ty thu

được từ hơn 100 khách hàng có hoạt động cuất khẩu đường hàng khơng trong 3

năm 2014, 2015, 2016.



24



24



3.2.1.



Nhận hàng từ người gửi hàng.

Bảng 3.3: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ tiếp nhận hàng hóa do khách hàng

đánh giá đối với cơng ty Megaway Việt Nam.

(Thang điểm 7)

Năm

Tiêu chí

Tốc độ thời gian tiếp nhận hàng.

Thái độ phục vụ khách hàng.

Kỹ năng - nghiệp vụ.



2014



2015



2016



5

4.5

6



6

5

5.5



6.5

5.5

6.5



(Nguồn: Công ty Megaway Việt Nam)

Số điểm trên là số điểm trung bình (đã được làm tròn) được tính từ số điểm

khảo sát của hơn 100 khách hàng có hoạt động xuất khẩu đường hàng không đã và

đang hợp tác với công ty Megaway Việt Nam.

Từ các con số trên ta có thể thấy chất lượng dịch vụ tiếp nhận hàng hóa của

cơng ty được khách hàng đánh giá tương đối tốt. tất cả các tiêu chi qua các năm đều

đạt trên mức trung bình đối với thang điểm 7. Tuy nhiên vẫn có sự biến động qua

các năm: Ở năm 2014, tốc độ tiếp nhận hàng hóa còn chậm và thái độ phục vụ cũng

được đánh giá không cao. Có thể là do bộ phận sale của cơng ty hoạt động chưa

thực sự có hiệu quả, còn bị trùng lập với công việc của marketing, việc giao dịch,

thỏa thuận, ký kết hợp đồng còn mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, bộ phận

Operation làm nhiệm vụ chuẩn bị chứng từ, tem mác, tiếp nhận hàng hòa tuy có

nghiệp vụ tốt nhưng việc kết hợp với bộ phận sale lại chưa thực sự hiệu quả.

Đến các năm sau đó, các điểm yếu có vẻ đã dần được cải thiện, đặc biệt là

năm 2016, cả 3 tiêu chí đều được khách hàng đánh giá rất cao. Điều đó thể hiện

cơng ty đã rất theo sát các nhân viên, giúp các nhân viên của mình cải thiện được kỹ

năng, nghiệp vụ, thái độ phục vụ cũng như việc kết hợp ăn ý giữa các phòng ban.

3.2.2.



Chuẩn bị phương tiện.

Đối với bước này, cơng ty tiến hàng khảo sát, thăm dò ý kiến của chính các

nhân viên thực hiện nhiệm vụ về năng lực của công ty đối với các hãng vận tải hàng

không.

Bảng 3.4: Bảng đánh giá vị thế, năng lực của công ty đối với các hãng hàng

không quốc tế.

25



25



(Đơn vị %)

Năm

Tiêu chí

Khả năng book được chỗ với hãng hàng khơng.

Khả năng deal giá xuống 5% trên 1kg hàng hóa.

Khả năng deal giá xuống 10% trên 1kg hàng hóa.



2014



2015



2016



85

70

50



85

75

55



90

75

65



(Nguồn: Cơng ty Megaway Việt Nam)

Nhìn vào bảng trên, ta thấy được năng lực, vị thế của công ty Megaway Việt

Nam đối với các hãng vận tải hàng không quốc tế là khá cao.

Khả năng book được chỗ trên các chuyến bay vận tải đều cao trên 85% thậm

chí lên tới 90%. Trên thực tế hầu hết các chuyễn hàng của công ty xuất đi đều có thể

dễ dàng đặt được chỗ đúng theo lịch trình và cước phí đã thỏa thuận với khách

hàng. Rất hiếm có trường hợp phải hủy lơ hàng vì khơng book được chỗ, kể cả vào

những mùa cao điểm. Điều đó giúp cơng ty tạo dựng lòng tin đối với khách hàng

cũng như vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Trong các năm gần đây, công ty luôn giữ mối quan hệ hợp tác thân thiết với

nhiều hãng vận tải hàng không quốc tế như: CZ, AK, KE, OZ, D7, FD… với nhiều

thị trường trên khắp thế giới như: Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ, Châu âu, Úc… và

đang cso các dự án mở rộng ra các khu vực khó cạnh tranh như Nga, Trung Đơng,

Châu Phi. Có mối quan hệ tốt với nhiều hãng hàng không giúp công ty ln có

nhiều sự lựa chọn, nhiều phương án dự phòng, thay thế khi có những tình huống

xấu xảy ra. Có thể kể đến một lần trong mùa cao điển công ty đã bị hãng vận tải

hàng không CA từ chối do chuyến bay của hãng đó đã hết chỗ. Rất có thể lơ hàng

đó phải rời lại đến chuyến bay sau khiến cho lơ hàng đó bị chậm dẫn đến mất lòng

tin với khách hàng, thiệt hại uy tin của doanh nghiệp. Nhưng sau cùng, công ty đã

đặt được chỗ với một hãng bay khác và phải thương lượng với khách hàng để cả 2

bên cùng chịu thêm một chút chi phí do việc phải thay đổi hãng bay quá gấp.

Về q trình deal giá với hãng hàng khơng, trước khi tiến hàng booking vận

tải, bộ phận cus & docs sẽ tiếp tục thực hiên nhiệm vụ giao dịch, đàm phán giá

xuống mức thấp nhất có thể để đảm bảo lợi nhuận cho công ty. Theo đánh giá của

công ty, khả năng đàm phám để giảm giá đầu vào xuống 10% trên 1 kg hàng là 65%

và giảm xuống 5% trên 1 kg hàng là 75%. Điều này còn phụ thuộc rất nhiều vào

26



26



mức cân của lô hàng và khả năng đàm phán, mặc cả của người giao dịch. Giá của

các lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không được tính dựa trên cân nặng của

chúng. Cụ thể giá được chia thành các mức cân sau: Min; +45kg; +100kg; +300kg;

+500kg; +1000kg… Mức cân càng cao thì đơn giá trên 1 kg hàng hóa càng nhỏ và

càng dễ để deal giá, đặc biệt khi hàng hóa nặng trên 1 tấn, khả năng cơng ty có thể

thương lượng giảm giá đầu vào xuống 10% là rất cao. Với mức thấp thì đơn giá sẽ

cao hơn và càng khó để thương lượng giá cả đầu vào với các hãng hàng khơng, đòi

hỏi nhân viên giao dịch, đàm phán phải có những kỹ năng riêng cũng như phải có

mỗi quan hệ cực tốt với hãng hàng khơng đó.

3.2.3. Lập bộ chứng từ và kết tốn chi phí.

Đây là khâu mà cơng ty phải kết hợp các phòng ban để thực hiện nhiều cơng

việc một lúc như tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, kiểm tra, sửa chữa và hồn thiện

bộ chứng từ, kết tốn các chi phí và gửi hóa đơn u cầu khách hàng thanh toán.

Những đánh giá, phản hồi của khách hàng trong những năm gần đây cũng để lại cho

công ty nhiều điểm đáng phải chú ý, xem xét:

Bảng 3.5: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ do khách hàng đánh giá đối với bộ

phận chứng từ (Cus & Docs) và bộ phận và bộ phận kế tốn của cơng ty

Megaway Việt Nam.

(Thang điểm 7)

Năm

Tiêu chí

Tốc độ thời gian hồn thiện bộ chứng từ.

Tốc độ thời gian kết tốn chi phí.

Kỹ năng - nghiệp vụ của bộ phận chứng từ.

Kỹ năng – nghiệp vụ của bộ phận kế tốn.



2014



2015



2016



5

4.5

6

5.5



5.5

5

6.5

6



5.5

5

5.5

6



(Nguồn: Cơng ty Megaway Việt Nam)

Với thang điểm 7, tất cả các tiêu chi qua các năm đều đạt trên mức trung bình

và khá ổn định, thể hiện một đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, vững kiến

thức chuyên môn, mạnh kỹ năng nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm.

Xét trên từng mảng công việc. Đối với bộ phận chứng từ, khách hàng đánh giá

tốc độ thời gian tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ ở mức 5 - 5.5 trên 7

điểm. Đây là mức điểm chưa thực sự cao so với mức điểm về kỹ năng – nghiệp vụ

của bộ phận này. Thực trạng có nhiều trường hợp bộ phận làm chứng từ bị lúng

27



27



túng, bối rối gây chậm trễ khi các giấy tờ khách hàng cung cấp có nội dung không

thống nhất: hay trường hợp khách hàng khai sai mã HS của hàng hóa; hoặc thiếu

MSDS đối với các hàng hóa mà đường hàng khơng cho là nguy hiểm… Trong

những trường hợp đó, bộ phận chứng từ phải liên hệ trực tiếp với khách hàng để tư

vấn giúp khách hàng hiểu rõ vấn đề, từ đó hồn thiện bộ chứng từ một cách chính

xác nhất. Thơng thường, nếu khơng xảy ra các sai xót, rắc rối phát sinh thì một bộ

chứng từ đầy đủ chỉ mất từ 1 đến 2 ngày là có thể hồn thiện. Ngồi ra, tuy nghiệp

vụ tốt nhưng vẫn không tránh khỏi một số sai sót trong q trình làm việc. Theo

thống kê trong năm 2016, cơng ty mắc phải 4 vụ sai sót trong bộ chứng từ, trong đó

có một vụ đặc biệt nghiêm trọng phải bồi tròng cho khách hàng 30 triệu VNĐ, xử

phạt đối với nhân viên vi phạm 10 triệu VNĐ.

Với bộ phận kế tốn, đây là cơng việc mang nhiều tính chất đặc thù khơng liên

quan nhiều đến các nghiệp vụ XNK hay giao nhận vận tải. Theo khách hàng đánh

giá, năng lực nghiệp vụ của nhân viên kế tốn của cơng ty khá ổn. Các chi phí đều

được tính tốn cẩn thận, chính xác. Các hóa đơn thanh toán trước khi gửi cho khách

hàng đều được kiểm tra lại ít nhất 2 lần. Rất hiếm khi xảy ra sai xót do biến động tỷ giá

hay do lỗi chủ quan của nhân viên gõ sai chính tả. Bên cạnh đó, thới gian kết tốn chi

phí lại khá lâu, thường mất nhiều gian do phải tính tốn và kiểm tra nhiều lần. Điều này

cũng vì mục đích đảm bảo yếu tố chính xác, tin cậy đối với khách hàng.

3.2.4 Tổ chức giao hàng lên tàu.

Đây là bước cuối cùng của quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường

hàng khơng, là bước quan trọng nhất và cũng là bước khó nhất của quy trình, nó bao

gồm một chuỗi các khâu, các công việc liên tiếp nhau như: Đưa hàng vào kho của

cảng hàng không, kiểm tra hàng, cân hàng, soi chiếu, thanh lý tờ khai, theo dõi và

xử lý tình huống…

Bảng 3.6: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ của công tác tổ chức giao hàng lên

tàu do khách hàng đánh giá đối với công ty Megaway Việt Nam.

(Thang điểm 7)

Năm

Tiêu chí

Tốc độ thời gian làm thủ tục giao hàng

lên tàu.

28



28



2014



2015



2016



5.5



6



6



Kỹ năng - nghiệp vụ của nhân viên

Operation tại sân bay Nội Bài.

Khả năng giải quyết các tình huống phát

sinh.

Mức độ follow tình hình chuyến hàng.

Mức độ hài lòng của khách hàng sau mỗi

chuyến hàng.



6



6



6.5



5



5.5



6.5



4



4.5



5



5.5



6



6



(Nguồn: Công ty Megaway Việt Nam)

Theo đánh giá từ phía khách hàng, tuy cơng tác tổ chức giao hàng lên tàu gồm

nhiều khâu, nhiều thủ tục phức tạp nhưng các nhân viên hiện trường của công ty

Megaway Việt Nam đều giải quyết và hồn thành cơng việc khá ổn thỏa và chuyên

nghiệp, rất ít khi xảy ra các rắc rối phát sinh trong quá trình giải quyết các thủ tục.

Thời gian thơng thường để hồn thành các thủ tục đưa hàng lên máy bay là trong

ngày, tránh các chi phí phát sinh khi lưu kho. Cùng với đó, kỹ năng – nghiệp vụ

cũng như khả năng xử lý tình huống của nhân viên hiện trường tại sân bay Nội Bài

cũng được đánh giá rất cao: 6.5/7 điểm (năm 2016) một số điểm gần như tuyệt đối.

Đối với các nhân viên này, ngoài kỹ năng nghiệp vụ, họ còn phải có những mối

quan hệ tốt với các cán bộ hải quan ở Nội Bài và các cán bộ làm việc tại sân bay.

Một nhân viên của công ty chia sẻ lại: cứ thỉnh thoảng nhân các ngày lễ, tết hay một

số dịp gì đó, cơng ty sẽ tổ chức các buổi liên hoan, ăn nhậu và có mời các cán bộ

hải quan, cán bộ tại sân bay đến để giữ mỗi quan hệ, một năm sẽ khoảng 4-5 lần.

Chưa kể các hoạt động giao lưu thể thao, bóng đá, tennis vẫn thường xuyên được tổ

chức.

Đối với hàng Air, dường như việc theo đõi tình hình vận tải chuyến hàng

không được chú trọng nhiều như đối với các lơ hàng vận tải đường biển. Lý do là vì

vận chuyển đường hàng không rất nhanh và tương đối an tồn. Nếu nhanh thì chỉ

cần vài tiếng đồng hồ, lâu hơn là khoảng 2-3 ngày là đã kết thúc quá trình vận

chuyển. Trong khoản thời gian ngắn đó, rất hiếm khi xảy ra các tình huống phát

sinh cần phải xử lý. Với hàng xuất, sau khi giao hàng cho người vận tải forwarder

gần như đã hết trách nhiệm. Chính vì vậy mà công ty Megaway Việt Nam được

khách hàng đánh giá khơng cao mức độ theo dõi tình hình vận chuyển lơ hàng.

Nói chung, tuy có những tồn tại, thiếu xót nhưng Megaway Việt Nam vẫn

xứng đáng là một đối tác đáng tin cậy của các công ty xuất khẩu bằng đường hàng

29



29



khơng. Mức độ hài lòng của khách hàng qua các năm đều khá cao và có xu hướng

tang. Chứng tỏ công ty Megaway Việt Nam đang ngày càng phát triển và hoàn thiện

hơn cả về chất lượng dịch vụ cũng như thái độ, tác phong phục vụ khách hàng.



30



30



Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT KIEENS NGHỊ ĐỂ

HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẲNG

ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY MEGAWAY VIỆT NAM.

4.1. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới.

a. Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng

đường hàng không

Ngày nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, Việt Nam cũng gia nhập nhiều tổ

chức về thương mại cho thấy sự mở cửa của nền kinh tế quốc dân cũng ngày càng

lớn. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu cũng ngày càng nhiều. Mối quan hệ của

Việt Nam với các nước trên thế giới không ngừng được mở rộng đã tạo điều kiện

cho buôn bán quốc tế phát triển mạnh mẽ. Điều này đồng nghĩa với tiềm năng

phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế ở Việt Nam trong những

năm tới là rất lớn.

Đối với vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, mặc dù chỉ chiếm một

thị phần rất nhỏ trong tổng khối lượng vận chuyển nhưng lại đóng góp 25% giá trị

thương mại vận chuyển của Việt Nam qua đường hàng không.

Trong chiến lược phát triển ngành giao thông vận tải, Việt Nam sẽ có 26 sân

bay vào năm 2020 và hiện đang trong quá trình phát triển mở rộng 2 sân bay căn cứ

Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh cùng với sân bay quốc tế mới Long Thành sẽ được đưa

vào hoạt động trong năm 2020. IATA dự báo về ngành hàng khơng tới năm 2017,

Việt Nam có thể xếp thứ 7 trong số những thị trường phát triển nhanh nhất thế

giới với vận chuyển hành khách quốc tế tăng 6,9%; vận chuyển hàng hóa quốc tế

đạt 6,6%.

Việt Nam có mạng lưới đường bộ, đường sắt, đường biển cho phép nối liền

với các nước không chỉ trong khối ASEAN mà còn các nước khác trên thế giới cùng

với nhiều lợi thế để phát triển ngành vận tải đường hàng không cũng như dịch vụ

giao nhận vận tải đường hàng không như vậy, không chỉ giúp cho công ty Megaway

Việt Nam mà còn cho tất cả các cơng ty giao nhận vận tải khác có thể phát triển

mạnh dịch vụ giao nhận, vận tải ngoại thương.



31



31



b. Phương hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng

đường hàng không tại Công ty Megaway Việt Nam.

- Ổn định nhân sự đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ, cử cán bộ đi đào tạo,

xây dựng một bộ máy làm việc gọn nhẹ, hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng phục

vụ, đáp ứng tốt nhất các đòi hỏi ngày càng khắt khe của khách hàng.

- Duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, các hãng hàng không then

chốt, chiến lược nhằm lấy được giá tốt để cung cấp cho khách hàng.

- Tiếp tục đẩy mạnh chất lượng và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh dịch

vụ giao nhận- một trong những thế mạnh truyền thống của Kintesu World Express.

- Nâng cấp cơ sở hạ tầng nhằm cung cấp chokhách hàng dịch vụ chất lượng

với các phương tiện đáng tin cậy nhất của phân phối, đa dạng hoá các tuỳ chọn dịch

vụ để khách hàng có những lựa chọn phù hợp với nhu cầu của họ.

- Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp hơn, để cung cấp các dịch vụ thân

thiện, chu đáo, chính xác, và hiệu quả nhằm xây dựng quan hệ đối táclâu dài với

khách hàng.

- Phân cấp quản lý, quá trình giao nhận hợp lý với chất lượng dịch vụ cao, phù

hợp với tiêu chuẩn quốc tế.

- Lắng nghe những ý kiến quý báu của khách hàng để hoàn thiện hơn những

dịch vụ chưa hoàn thiện và phát huy tốt hơn những dịch vụ hoàn hảo.

4.2. Các đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

bằng đường hàng không tại công ty Megaway Việt Nam.

a. Hồn thiện cơng tác nhận hàng và kiểm tra hàng

Ngay từ khâu kiểm tra hàng (đối với quy trình xuất khẩu) và khâu nhận hàng

để vận chuyển (đối với quy trình nhập khẩu), cơng ty cần phải hết sức chú ý đến

chất lượng của hàng hố. Cơng ty phải kiểm tra hàng hoá một cách kỹ lưỡng, nếu

hàng hố có sai sót gì về phẩm chất, chất lượng cũng như về số lượng thì cơng ty

phải thơng báo ngay với khách hàng để khách hàng biết về tình trạng của hàng hố

trước khi cơng ty tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình. Cụ thể:

- Nhân viên giao nhận khi đến nhận hàng của khách cần kiểm tra hồ sơ và đề

nghị khách bổ sung luôn hồ sơ nếu thiếu, tránh để bị mất hàng, thiếu hàng.



32



32



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

b. Khái quát hoạt động giao nhận hàng hóa XNK.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×