Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Megaway Việt Nam.

3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Megaway Việt Nam.

Tải bản đầy đủ - 0trang

kiện hàng (nhãn vận đơn, hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ, hàng nguy hiểm, động vật

sống…)

Công ty sẽ cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng của công

ty Megaway ( Forwarder’s Certificate of Receipt). Đây là sự thừa nhận chính thức

rằng cơng ty đã nhận hàng.

Cơng ty sẽ tiếp tục cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (Forwarder’s

Warehouse Receipt) nếu hàng được lưu tại kho của công ty trước khi gửi cho hãng

hàng không.

Sau cùng là đưa hàng vào kho chờ để xếp lên máy bay.

b. Trường hợp chủ hàng giao hàng tại sân bay

Nếu hàng được giao tại sân bay, chủ hàng tự chịu trách nhiệm về vận chuyển nội

địa, công ty chỉ tiến hành thu gom toàn bộ hàng và hồ sơ tại sân bay, kê khai hải quan,

kiểm hóa, dán nhãn kiện hàng, lưu khoang máy bay, gửi bộ chứng từ theo hàng.

2.3.2



Chuẩn bị phương tiện.

Bộ phận Operation hàng Air tiến hành xin giá, so sánh giá của các hãng bay

khác nhau. Mẫu xin giá của cơng ty gồm có:

- Tên hàng hóa: Đối với các mặt hàng dễ vỡ, dễ hư hỏng, khơng xếp chồng cần

phải có chú thích cụ thể; với các hàng hóa chất, hàng nguy hiểu yêu cầu phải đi kèm

MSDC (bảng chỉ dẫn về an toàn hàng hóa)

- Term, AOL, AOD: Điều kiện giao hàng theo Incoterm, cảng bốc hàng, cảng

dỡ hàng.

- Khối lượng cân, kiện tính theo kg.

- Dimension: Kích thước của hàng hóa, dài – rộng – cao tính theo cm.

Sau khi chốt giá, cơng ty tiến hành booking hãng tàu bay, kiểm tra lịch trình

tàu chạy. Căn cứ vào báo giá với khách hàng, cơng ty sẽ tiến hàng đặt chỗ với bên

airline, có thể chọn các phương án gửi hàng như sau:

+ Tuyến đường đi thẳng (Direct flight - non stop).

+ Tuyến đường qua một trung tâm chuyển tải (transit hub) của Đại lý giao

nhận nước ngoài để tiếp tục vận chuyển theo phương thức gom hàng, hay hàng cần

chuyển đến một nơi mà ta chưa có chuyến bay một nước cần phải qua một trạm

chung chuyển.

13



13



+ Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (connecting flight) của cùng một

hãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu).

Báo cáo lại với khách hàng và đại lý đầu nhận hàng để chốt thông tin từ 1 đến

2 ngày trước khi tàu chạy. Cập nhật closing time cho khách hàng và nhân viên

Operation của công ty tại sân bay để chủ động trong việc chuẩn bị phương tiện và

tiếp nhận hàng tại cảng bay.

2.3.3



Lập bộ chứng từ và kết tốn chi phí



• Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.

Từ các thỏa thuận trên, nhân viên sale sẽ gửi yêu cầu tới bộ phận booking để

lấy Booking Note và gửi thông tin của Booking Note từ hãng bay đến khách hàng

xác nhận. Sau khi kiểm tra thông tin trên Booking Note chính xác với yêu cầu,

khách hàng gửi thông tin chi tiết về lô hàng để công ty lên Draft Bill.

• Kiểm tra và hồn thiện bộ chứng từ

Khi nhận được bộ chứng từ của khách hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra

một cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Công

việc này vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc khơng hợp lệ giữa các

chứng từ thì hải quan sẽ khơng chấp nhận đăng ký tờ khai, và việc điều chỉnh lại.

chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí. Bộ chứng từ hàng xuất bao gồm:

- Hợp đồng thương mại - Sales contract

- Phiếu đóng gói - Packing list

- Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice

- Lưu cước hàng không - Booking note

- Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin (C/O)

- Giấy chứng nhận chất lượng - Certificate of Quality

- Giấy chứng nhận kiểm dịch - Certificate of Phytosanitary and Veterinary

- Tờ khai hải quan.

- Vận đơn hàng không Master Airway Bill và Vận đơn của người gom hàng House



Airway Bill

- Các chứng từ khác theo yêu cầu với lơ hàng đặc biệt (nếu có)



Bộ chứng từ khơng nhứt thiết phải ln có đầy đủ các loại chứng từ trên mà còn

tùy thuộc vào loại hàng hóa và những yêu cầu theo quy định của nước nhập khẩu.

14



14



Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ

như hợp đồng, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết…đều thống nhất với nhau: tên,

địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng

cả bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng,

xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không, số chuyến bay...

Nếu khách hàng tự mở tờ khai, đề nghị khách hàng gửi lại hóa đơn thương mại

và phiếu đóng gói hoặc hướng dẫn làm vận đơn để bộ phận hàng xuất có thơng tin

làm vận đơn.

Vận chuyển hàng hóa từ kho khách hàng đến địa điểm tập kết hàng xuất tại

sân bay theo thời gian quy định.

Tại địa điểm tập kết tại sân bay, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện việc tiếp

nhận hàng để chở (Acceptance for carriage), tổ chức bốc xếp, cân hàng dán nhãn,

kiểm hải quan (nếu có), kiểm hố hoặc kiểm dịch động thực vật (nếu có)... Cũng có

khi đem hàng về kho đóng gói lại nếu cần thiết hoặc cho thêm đá khơ vào hàng

đơng lạnh... tuỳ theo tính chất lơ hàng hay dịch vụ chọn gói đã chào cho khách mà

bộ phận hiện trường có những bước thực hiện cụ thể.

Trong thao tác này, nhiệm vụ của hiện trường rất quan trọng, đòi hỏi phải có

kiến thức chun mơn nhất định về làm hàng hàng không (Handling facilities) chỉ

một sơ xuất nhỏ tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: mất mát, thất lạc

hàng hố, chậm giao hàng.

Ngồi ra, nhân viên làm cơng tác hiện trường còn phải nắm vững các mã sân

bay, thành phố để việc chuyển tải được chính xác.

Cũng cần phải chú ý đến việc xác định khối lượng hàng. Trong nhiều trường

hợp, đối với những lơ hàng bình thường thì khối lượng thực tế cả bì (gross weight)

cũng là khối lượng tính cước (chargeble weight). Tuy nhiên với những loại hàng

nhẹ cồng kềnh chiếm thể tích lớn thì phải tính giá cước theo khối lượng (volume).





Kết tốn chi phí.

Khi phòng kế tốn nhận các chứng từ của lơ hàng từ phòng kinh doanh và

phòng giao nhận sẽ tiến hành lên chi phí cho lơ hàng xuất khẩu. Trong bước này,

công ty sẽ lên chi phí cho lơ hàng với mức giá hợp lý nhất đảm bảo lô hàng được

vận chuyển đúng yêu cầu khách hàng và phải hạn chế tối đa các chi phí phát sinh

15



15



cũng như những sai sót trong q trình từ lúc nhận hàng từ nhà xuất khẩu đến hãng

hàng không vận chuyển.

2.3.4



Tổ chức giao hàng lên tàu.

Bộ phận Operation làm việc trực tiếp tại cảng sẽ giải quyết các công việc:



• Đưa hàng vào kho của cảng hàng khơng:

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nhân viên giao nhận sẽ đưa hàng

đến kho. Tại kho hàng xuất, nhân viên giao nhận sẽ trình bộ chứng từ của lơ hàng

để nhập kho.

• Kiểm tra thực tế hàng hóa:

Trước khi nhận hàng và chất hàng lên Pallet, nhân viên giao nhận đối chiếu

các số hiệu ghi trên kiện hàng với các chi tiết in trên bộ chứng từ như: Tên hàng, số

kiện,..Đây là một bước quan trọng mà nhân viên giao nhận phải thực hiện để đảm

bảo nhận đúng lơ hàng của khách hàng, các sai sót về nhãn hàng, chất lượng bao bì,

các số liệu so với HAWB phải được phát hiện trong bước này cần khắc phục ngay,

khi hàng đã được gửi đi thì đại lý phải chịu hồn tồn trách nhiệm về tình trạng của

lơ hàng đối với khách hàng.

Sau khi kiểm tra xong nhân viên giao nhận tiến hành dán nhãn của hãng hàng

không và nhãn của đại lý lên các kiện hàng. Sau khi dán phải kiểm tra lại cẩn thận

xem đã dán đầy đủ hết các kiện hàng chưa. Sau đó chất hàng lên pallet.

• Cân hàng:

Tiếp theo hàng hố sẽ được chuyển đến khu vực cân hàng. Sau khi đưa hàng

vào vị trí cân, nhân viên giao nhận sẽ cung cấp số MAWB cho nhân viên tiếp nhận

nhập thông tin hàng vào máy, nhân viên tiếp nhận cân hàng lấy Gross Weight và

Volumn Weight so sánh đối chiếu số nào lớn hơn sẽ lấy làm Charge Weight (trọng

lượng tính cước) cho lô hàng. Sau khi nhân viên tiếp nhận ký tiếp nhận và cho kết

quả khối lượng lô hàng sẽ trả phiếu hướng dẫn gửi hàng cho nhân viên giao nhận

bấm giờ.

• Đóng phí lao vụ

Nhân viên kế tốn lên hố đơn, thu tiền, và giữ lại liên màu hồng, đồng thời

giao liên màu vàng cùng booking note cho bộ phận Loading sau máy soi. Nhân viên

giao nhận lấy lại 2 liên màu trắng và xanh cùng với hoá đơn đã đóng phí lao vụ.

16



16



• Đánh Bill (MAWB, HAWB)

Đóng phí lao vụ xong, nhân viên giao nhận cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng

màu trắng đến hãng hàng không để xin cấp MAWB. Tại đây nhân viên đánh bill của

hãng hàng không sẽ căn cứ vào các chi tiết đã ghi trên tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng

để đánh MAWB. Đánh xong nhân viên đánh Bill kí tên vào tờ Bill và đưa cho nhân

viên giao nhận. Nhân viên giao nhận đối chiếu lại các số liệu trên MAWB và phiếu

hướng dẫn gửi hàng xem có trùng khớp khơng và kí vào tờ Bill, sau đó xé hai tờ

Bill: một bản chính và một bản copy, rồi đưa tất cả các tờ Bill còn lại cho nhân viên

giao nhận cùng với tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng. Do số lượng Bill mà

nhân viên của hãng hàng không phải đánh là rất nhiều nên đối với những lô hàng

mà địa chỉ người gửi, người nhận dài hoặc chưa có lưu trên hệ thống nhân viên

chứng từ phải đối chiếu thật kỹ càng vì khi đã xuất Bill rồi thì việc chỉnh sửa sẽ rất

phức tạp. Và để đảm bảo cho chứng từ của lô hàng được đi kèm theo bộ Bill thì

chứng từ phải được bấm vào bộ Bill trước giờ cắt sổ chuyến bay 1h đến 2h.

Sau khi đánh MAWB tại hãng hàng không, nhân viên giao nhận gửi thông tin

trên phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng và phiếu cân về phòng chứng từ hàng

xuất để đánh HAWB.

• Thanh lý tờ khai hải quan

Nhân viên giao nhận đến phòng Hải Quan giám sát tại kho để thanh lý tờ khai

hải quan. Tại đây, nhân viên giao nhận ghi rõ vào tờ khai (đối với hàng mở tờ khai

tại hải quan sân bay) hoặc biên bản bàn giao chuyển cửa khẩu (đối với hàng xuất

chuyển cửa khẩu)

Nhân viên Hải Quan giám sát sau khi kiểm tra số kiện, trọng lượng trên tờ

khai so với thực tế trên phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh thì ký và đóng dấu vào

phiếu hướng dẫn gửi hàng này rồi giao lại cho nhân viên giao nhận. Đến đây thì lơ

hàng đã hồn tất thủ tục hải quan tại sân bay.

• Soi chiếu an ninh

Soi chiếu an ninh là quá trình kiểm tra lại tổng thể hàng hoá trước khi hàng

hoá lên máy bay. Đến bộ phận an ninh Security, nhân viên giao nhận trình tờ phiếu

hướng dẫn gửi hàng màu xanh đã thanh lí cho nhân viên tiếp nhận để xin cho lô

hàng được qua máy soi chiếu.

17



17



Tiếp theo nhân viên giao nhận chuyển lơ hàng đến máy soi và trình phiếu

hướng dẫn gửi hàng màu xanh để nhân viên bốc xếp nhập số liệu vào máy và đưa

hàng qua máy soi, sau đó cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh đến bàn Tiếp

Nhận Soi Chiếu An Ninh đưa cho nhân viên an ninh tại đây để nhân viên này nhập

số liệu vào máy. Khi lô hàng đã soi chiếu xong, nhân viên an ninh sẽ đóng dấu xác

nhận hàng đã qua soi chiếu vào tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh. Đây là ranh

giới trách nhiệm giữa đại lý với hãng hàng không, đến đây đại lý mới hết trách

nhiệm về hàng hố của mình

• Gửi bộ chứng từ

Gửi bộ chứng từ theo hàng: đây là công việc rất quan trọng trong quy trình

giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng khơng. Bởi vì khi xuất hàng phải có

bộ chứng từ kèm theo nhằm giúp cho các cơ quan hải quan tại các cảng hàng không

mà hàng đến có cơ sở để kiểm tra, giám sát hàng hóa. Bên cạnh đó, bộ chứng từ này

còn giúp kiểm soát việc giao hàng cho khách hàng được thuận lợi và dễ dàng hơn.

Bộ chứng từ kèm theo hàng bao gồm:

- MAWB+HAWB: 1 bản sao y cho mỗi chứng từ

- Invoice + Packing list: 1 bản gốccho mỗi chứng từ

Bộ chứng từ này sau khi đã được nhân viên chứng từ trong cơng ty chuẩn bị

đầy đủ thì nhân viên giao nhận sẽ mang đến gửi lại cho hãng hàng không để hãng

này gửi kèm theo hàng.

Gửi bộ chứng từ cho Agent: sau khi đã hồn tất các cơng đoạn xuất hàng và bộ

chứng từ thì nhân viên giao nhận sẽ trở về công ty để tiến hành gửi bộ chứng từ của

lô hàng trên qua mail cho Agent. Bộ chứng từ bao gồm:

- HAWB: 1 bản scan.

- MAWB: 1bản scan.

- CARGO MANIFEST: 1 bản.

Bộ chứng từ này sẽ được gửi cho đại lý của bên khách hàng để làm thủ tục

nhận hàng khi có thơng báo hàng đến.





Gửi thơng báo xuất khẩu đến đại lý và người gửi hàng (pre-alert), thường thực

hiện qua email



18



18



Gửi HAWB kèm MAWB (nếu có) đến đại lý của Megaway Việt Nam tại địa

điểm dỡ hàng để thông báo người nhận hàng làm thủ tục nhận hàng.

Gửi HAWB đến người gửi hàng để họ thông báo hoàn tất việc xuất khẩu tại

Việt Nam cho người nhận hàng và theo dõi để lấy hàng.

Vào hệ thống tổng chi phí của lơ hàng, căn cứ điều kiện giao để kế toán làm

căn cứ thu tiền theo hệ thống. Thu đại lý hoặc thu của người gửi hàng.

Theo dõi tình hình vận chuyển và cập nhật các phát sinh đến các bên liên quan:

Việc theo dõi và kiểm tra thơng tin về tình trạng lơ hàng trên đường vận chuyển

cũng rất khó khăn đặc biệt đối với những lơ hàng có transit. Nếu muốn biết tình

trạng của lơ hàng thế nào, bộ phận dịch vụ khách hàng phải truy cập vào trang

web của hãng hàng không hay trực tiếp gọi điện thoại hỏi hãng hàng khơng để

biết tình hình.



19



19



Chương 3: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG

HĨA XUẤT KHẨU CỦA CƠNG TY MEGAWAY VIỆT NAM.

3.1 Khái quát về công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt



Nam.

3.1.1.



Giới thiệu về công ty.

Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc

Tế Megaway Việt Nam.

Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Viet Nam Megaway International

Trading Service Joint Stock Company.

Tên công ty viết tắt: Megaway Vietnam, JSC.

Mã số doanh nghiệp: 0105768060.

Địa chỉ trụ sở chính: Căn D7, dự án nhà bán Xuân La, phường Xuân La, quận

Tây Hồ, thành phố Hà Nội, Việt Nam.

Điện thoại: + 84 4 37593355/ 66/ 77

Fax: + 84 - 04- 37 592 96

Email: info@megaway.com.vn

Người đại diện pháp lý: Giám đốc Vũ Việt Phương.

Website: www.megaway.com.vn

Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam được

thành lập năm 2006 với 3 cơ sở là trụ sở chính Hà Nội và 2 chi nhánh ở Hải Phòng

và TP. Hồ Chí Minh. Cơng ty chun cung cấp các dịch vụ vận chuyển và giao nhận

hàng hóa XNK trong nước và quốc tế.

Bằng khát vọng tiên phong cùng chiến lược đầu tư – phát triển bền vững, công

ty Megaway Việt Nam khẳng định rằng sẽ trở thành tập đoàn dịch vụ tiếp vận và

khai thác hàng hóa hàng đầu châu Á; hướng tới một tập đồn mang thương hiệu

Việt Nam có đẳng cấp ngang tầm quốc tế.



3.1.2.



Cơ cấu tổ chức.

Bộ máy tổ chức của công ty Megaway Việt Nam được tổ chức khá đơn giản,

gọn nhẹ. Trong đó mỗi phòng ban đều được phân chia trách nhiệm, chức năng một

cách cụ thể và rõ ràng. Sự phân chia này góp phần làm gia tăng hiệu quả hoạt động

kinh doanh và đồng thời tạo nên sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất giữa các phòng

ban, bộ phận trong công ty.

20



20



Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Megaway Việt Nam.

(Nguồn: www.megaway.com.vn)

3.1.3.



Nhân lực của cơng ty.

Hiện nay, cơng ty có khoảng hơn 100 cơng nhân viên chia ra các cơ sở chi

nhánh ở Hà Nội, Hải Phòng và TP. HCM. Trong đó, đơng nhất là ở trụ sở chính Hà

Nội với 54 nhân viên chủ yếu đều đã tốt nghiệp đại học và trên đại học.



3.1.4.



Cơ sở vật chất kỹ thuật.

Sau 10 năm hoạt động kinh doanh và phát triển ở Việt Nam, Công ty đã có 3

văn phòng đại diện tại các thành phố lớn: Hà Nội, Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh.

Các trụ sở, chi nhánh của công ty đều được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng

như máy tính cá nhân, máy in, máy chiếu, wifi, các vật dụng cần thiết cho mỗi một

nhân viên cũng như các thiết bị, vật dụng hiện đại cho các phòng họp ở mỗi văn

phòng. Cơng ty có 3 kho quản lý hàng hóa cùng với hệ thống xe tải các loại phục vụ

cho việc dự trữ và chun chở hàng hóa,



3.1.5.



Tài chính của cơng ty.

Cơng ty có vốn điều lệ là 22 tỷ VNĐ.

Sau 10 năm hoạt động, công ty Megaway Việt Nam đã có những bước phát

triển nhất định. Tổng tài sản của công ty hiện nay lên tới 78,89 tỷ VNĐ (năm 2016).

Điều này cho thấy sự đầu tư và sử dụng vốn của công ty đang ngày một phất triểu

và lớn mạnh.



3.1.6.



Hoạt động kinh doanh của công ty kinh doanh.

Cơng ty tự định hướng cho mình là một doanh nghiệp logistics 3PL hoạt động

kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, cụ thể như:

21

21



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Megaway Việt Nam.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×