Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Tổ chức phát triển nguồn nhân lực:

Tổ chức phát triển nguồn nhân lực:

Tải bản đầy đủ - 0trang

nước ta rất thấp, nhưng nhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đào tạo của

Đảng và Nhà nước cho nên trình độ dân trí của nước ta đã nâng cao sánh vai với các

cường quốc kinh tế trên thế giới. Sự tác động vật chất của con người vào hiện thực biến

đổi của quá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới đã phát triển từ thấp đến cao trong

các xã hội khác nhau chính là kết quả của q trình hoạt động thực tiễn của con người.

“Con người là kì diệu nhất”, “con người là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất cả. Trong

mỗi cơ quan, đơn vị hay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đó

chính là con người. Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những vấn đề

lợi ích, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo. Năng lực tiềm tàng

trong mỗi con người là vô hạn. Nhiệm vụ và tài năng của con người là làm thế nào để

khai thác và phát huy được tiềm năng con người trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Nước ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá,

hiện đại hoá đất nước mà Nghị quyết Trung ương 7 (khoá VII) đã chỉ rõ: “Phàn thắng

trong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trường, suy cho đến cùng là do trí tuệ và năng lực

sáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cách khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ của nhân

loại, tận dụng lợi thế của nước đi sau. Giải quyết có hiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội,

công nghệ, môi trường sinh thái”. Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấu

đồng bộ, có chất lượng bảo đảm chuyển tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả,

cụ thể là phải đào tạo bồi dư&ng một đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệ thơng

minh, sắc sảo, khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thơng tin và xử lí

thơng tin tốt, biết nhìn xa trơng rộng, biết ứng phó kịp thời trước mọi tình huống, nhất là

tư duy kinh tế thị trường định hướng XHCN. Do đó, những yếu tố chiến lược bảo đảm

cho sự phát triển của một cơ quan, đơn vị chính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗi

nhân viên, công nghệ hiện đại và đặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí và trình

độ quản lí của người

lãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm của mọi quá trình phát triển kinh tế

xã hội.

Đối với cấp quản trị văn phòng hiện đại càn phải được đào tạo, bồi dưỡng có hệ

thống, có trình độ chun mơn, có tính sáng tạo, ln năng động để có khả năng gánh



vác, điều hành công việc một cách dễ dàng. Mức độ am hiểu và vận dụng của cấp quản

trị văn phòng đối với ba loại kĩ năng: kĩ năng nghiệp vụ - kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp - ứng

xử, kĩ năng khái niệm chiến lược phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thơng tin đạt

cả năm u cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng. Sự am hiểu và vận

dụng cả ba loại kĩ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng càng triển khai

tốt cơng việc điều hành văn phòng. Đổ làm được điều đó đòi hỏi cấp quản trị văn phòng

phải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin trong cơng việc; phải tiếp nhận

nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý của cả cấp trên và cấp dưới, không được có

thái độ đối với cấp dưới khi họ có ý kiến; phải nhận diện được các nhân tố quan trọng của

một tình huống cá biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định chính xác các ưu

tiên; hồn thành công việc thông qua sự phối hợp với đồng sự , với người khác; quyết

làm công việc tới cùng một cách tự tin, khơng sợ va vấp; ngồi ra, cấp quản trị văn phòng

còn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làm thì phải làm nhiều cơng việc

hom mức quy định. Do đó cấp quản trị văn phòng phải là người chăm chỉ, nhiệt tình với

cơng việc, là người có óc khơi hài, hồ đồng với ý tưởng của nhân viên, phải kiểm soát

được mọi cảm xúc, bởi vì văn phòng được ví như “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ mọi sự

chỉ trích, chê bai. Ngồi ra, cấp quản trị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi những

cái mới để đổi mới phương pháp làm việc cũng như để đáp ứng nhu càu công việc ngày

một nhiều hom. Như vậy, để điều hành tốt cơng tác quản trị văn phòng đòi hỏi cấp quản

trị văn phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi. Có nghĩa là cấp quản trị phải biết tạo đồn

kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong văn phòng, cơ quan, đơn vị, xây dựng

được mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, có cùng mục tiêu chung

và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vì quyền lợi chung của mỗi

nhân viên và của cơ quan, đơn vị. Ngày nay, trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào,

nếu nhân viên trong cơ quan năng động, có trách nhiệm, ln chủ động, linh hoạt,

sáng tạo, nhiệt tình trong cơng việc, đủ sức vượt qua các thử thách, đổi thay thì càng

thúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho cơ quan đơn vị đó mãi tồn tại và phát triển hơn.

Tuy vậy, cũng có khi các thành viên cố kết với nhau, thơng cảm với nhau, bao che

cho nhau, nặng về lợi ích cục bộ của nhóm hơn là của cả cơ quan. Cho nên, chỉ một

mình sự gắn bó chưa đủ làm nên một tập thể mạnh. Do đó, khi các nhân viên có tinh



thần gắn bó, kỉ cương thì bao giờ cũng có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân.

Nhờ sự gắn bó, năng lực sáng tạo được phát huy. Họ tìm ra các giải pháp hay nhất

cho các vấn đề nảy sinh. Điều đó cũng giúp cho cấp quản trị văn phòng nói riêng

cũng như lãnh đạo cơ quan nói chung giảm được các cơng việc sự vụ mà dành thời

gian tập trung vào các công việc quan họng khác.

Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu quả của

công tác tổ chức văn phòng càn có đội ngũ làm cơng tác văn phòng năng nổ, có

phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn. Một điều không kém phần quan trọng là

việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh. Như vậy văn phòng mới

thực sự phát huy được tính chất và mục đích hoạt động của mình.

3. Trang thiết bị văn phòng:

Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế xã hội cũng như về công

nghệ thông tin của các nước trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiến được phát

minh để phục vụ cho đời sống cũng như trong công việc của con người ngày một

nhiều hơn. Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết kiệm thời gian cho con

người mà hiệu quả hoạt động vẫn cao.

Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụng ngày

một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện cơng việc được dễ dàng,

nhanh chóng, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo. Do hầu hết các cơng việc

trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại khác,

nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như việc mua sắm các trang thiết bị trong

văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng. Ngồi ra, để giúp cho hoạt động của

văn phòng được tốt hơn còn có các thiết bị phụ trợ như: máy in, máy photocopy, máy

fax, điện thoại. Với một hệ thống các trang thiết bị hiện đại như vậy nó sẽ làm cho

hiệu quả cơng việc văn phòng tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy có

hứng thú, hưng phấn, năng động, linh hoạt hơn trong công việc.

4. Bổ trí chỗ làm việc:

Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức cơng việc có quan hệ nhiều nhất đến



hiệu quả của văn phòng. Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đày đủ các yêu cầu

sau:

- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu ra

sao.

- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn đặt

máy vi tính, bàn làm việc.

- Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí.

- Các quan hệ làm việc, luồng thơng tin.

- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc.

- Các dịch vụ liên quan.

Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theo một

cách lí tưởng các quy định kĩ thuật - nghiệp vụ. Do đó cấp quản trị văn phòng phải

có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối ưu mặt bằng chỗ làm

việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển, đi lại, nhất là từ lầu này

sang lầu khác. Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải tạo cho các nhân viên dễ

có tàm quan sát bao qt cơng việc, gần gũi với nhau; tạo được sự cơ động và mềm

dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho văn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm

có quan hệ cơng việc gắn bó chặt chẽ với nhau và điều quan họng là phải biết quản lí

để chi phí lắp đặt và điều chỉnh ở mức thấp nhất.

Hơn nữa, cũng càn nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu

thập thơng tin và xử lí thơng tin. Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thơng tin sao

cho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu càn bao nhiêu thời

gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối cùng giao nộp lãnh

đạo văn phòng sử dụng. Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại mỗi khâu; không

để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của q trình xử lí. Đảm bảo quan hệ

cân đối giữa nhu cầu xử lí thơng tin với trang thiết bị và nhân lực cần thiết. Cân nhắc



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tổ chức phát triển nguồn nhân lực:

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×