Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Nội dung quy trình:

Nội dung quy trình:

Tải bản đầy đủ - 0trang

5



Ban pháp chế - Chuyển hợp đồng cho bộ phân



041-BM



yêu cầu sau khi kết thúc đàm

phán.

- Trường hợp không thống nhất



được với đối tác về các điều

khoản, các bộ phận rà sốt

hợp đồng có quyền bảo lưu ý

kiến theo Mẫu phiếu bảo lưu

ý kiến.

6



Bộ phận yêu

cầu



- Thực hiện ký kết hợp đồng.



Các trang hợp đồng phải có

chữ ký hoặc dấu của Trưởng

ban pháp chế và chữ ký của

Trưởng bộ phận yêu cầu (nếu

cần thiết).

- Phiếu bảo lưu ý kiến phải đính



kèm với Hợp đồng

- Gửi bản chính hợp đồng đã ký



kết đến các bộ phận khác theo

quy định.



Với số lượng giao dịch hàng tháng của công ty, để đáp ứng việc thực hiện hợp đồng

nhanh chóng, chính xách và đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, đã đặt ra u

cầu có một quy trình rà sốt và ký kết hợp đồng khép kín và chặt chẽ, có sự phối hợp

nhịp nhàng giữa các phòng ban. Trong đó, ban pháp chế có nhiệm vụ soạn thảo hoặc



15



điều chỉnh nội dung hợp đồng, trong trường hợp cần thiết, ban pháp chế sẽ tham gia

cùng đàm phán nội dung hợp đồng và giám sát đến khi hợp đồng được ký kết.

Hợp đồng, ban đầu, sẽ được ban pháp chế tiếp nhận dưới dạng file word. Sau đó

ban sẽ tiến hành trao đổi về nội dung hợp đồng với bộ phận yêu cầu. Bộ phận yêu cầu

thường là các trung tâm kinh doanh hoặc ban thương mại – đầu tư, tuỳ vào tính chất

mỗi giao dịch mà hợp đồng có thể là hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng mua hàng

hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh. Khi nội dung được thống nhất, ban pháp chế sẽ

tiến hành điều chỉnh hoặc soạn thảo lại hợp đồng. Việc này nhằm đảm bảo hợp đồng

phù hợp với pháp luật hiện hành và bảo vệ lợi ích của cơng ty.

Tuy nhiên, việc thống nhất về mặt nội dung của hợp đồng giữa ban pháp chế và bộ

phận yêu cầu là chưa đủ. Do bản chất hợp đồng là thoả thuận giữa công ty và bên ký

kết, có thể là khách hàng hoặc đối tác, nên nội dung này còn phải được sự chấp nhận

của bên ký kết còn lại (sau đây gọi là bên còn lại). Vì vậy, trong trường hợp bên còn

lại khơng đồng ý với nội dung nói trên, ban pháp chế sẽ cùng tham gia đàm phán nội

dung hợp đồng. Thêm vào đó, để thơng tin trong hợp đồng được đầy đủ và khách quan

nhất, trong quá trình đàm phán, ban pháp chế có thể lấy ý kiến các bộ phận liên quan

để bổ sung vào nội dung hợp đồng. Trường hợp khơng thoả thuận được với bên còn

lại, các bộ phận rà soát, cụ thể là ban pháp chế và bộ phận yêu cầu, sẽ bảo lưu ý kiến

của mình. Tức là khơng ký hợp đồng và lưu tình trạng bảo lưu hợp đồng. Bước này sẽ

đảm bảo lợi ích của công ty không bị xâm phạm và là bài học để các bộ phận chức

năng rút kinh nghiệm, giảm triệt để các trường hợp đàm phán không thành công, qua

đó nâng cao nghiệp vụ.

Cuối cùng, khi hồn thành việc ký kết hợp đồng, nếu cần thiết các trang hợp đồng

sẽ có chữ ký hoặc dấu của Trưởng ban pháp chế và Trưởng bộ phận yêu cầu và được

chuyển cho các bộ phận lưu trữ theo quy định. Trường hợp bảo lưu hợp đồng, phải gửi

kèm phiếu bảo lưu ý kiến.

Như vậy, với bộ máy tổ chức công ty lớn như CMC Telecom, việc các bộ phận

chức năng hoạt động nhịp nhàng, tuân thủ theo một quy trình làm việc là rất cần thiết,

16



đặc biệt trong các giao dịch của cơng ty dưới hình thức xác lập hợp đồng.



2.Thực tiễn áp dúng quy trình rà sốt và ký kết hợp đồng

2.1.Thực tiễn áp dụng quy trình

Tại CMC Telecom, các hợp đồng được ký kết chủ yếu là hợp đồng bán dịch vụ,

hợp đồng mua sắm vật tư, hợp đồng hợp tác,… Theo đó, tuỳ vào mỗi giao dịch, bộ

phận yêu cầu sẽ là các trung tâm kinh doanh hoặc ban thương mại – đầu tư. Căn cứ

nội dung quy trình, đối với những hợp đồng không theo mẫu hợp đồng cung cấp dịch

vụ đã được công bố tại cổng thông tin điện tử của Cục Cạnh tranh 5, trước khi ký kết,

bộ phận trực tiếp tham gia ký kết hợp đồng phải gửi yêu cầu rà soát hợp đồng cho ban

pháp chế. Ban pháp chế sẽ tiếp nhận hợp đồng dưới dạng file word và nghiên cứu nội

dung cũng như luật điều chỉnh cho nội dung hợp đồng, sau đó tiến hành trao đổi và

thống nhất nội dung hợp đồng với bên yêu cầu. Trong trường hợp nội dung hợp đồng

một số vấn đề chưa phù hợp với pháp luật hiện hành hoặc chưa đảm bảo quyền và lợi

ích hợp pháp của cơng ty, ban pháp chế có trách nhiệm điều chỉnh hoặc soạn thảo lại

cho phù hợp. Nội dung hợp đồng sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm các bên

tham gia, vì vậy việc rà sốt nội dung hợp đồng trước khi ký kết đóng là khơng thể

thiếu, theo đó bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trong hoạt động ký kết hợp

đồng.

Hợp đồng sau khi điều chỉnh hoặc soạn thảo lại sẽ được đàm phán với bên ký kết

còn lại, trong trường hợp cần thiết, bộ phận pháp chế sẽ cùng tham gia quá trình đàm

phán thoả thuận nội dng hợp đồng nhằm giải thích luật điều chỉnh và tư vấn hướng

gỉai quyết cho vấn đề pháp lý tồn tại. Cách làm này bên cạnh việc đảm bảo vấn đề

hiệu lực hợp đồng, bảo vệ lợi ích của cơng còn giúp nâng cao niềm tin của khách



5 CMC Telecom, Hợp đồng cung cấp dịch vụ mẫu. Xem tại:

http://www.vca.gov.vn/searchHopdongmau.aspx?cate_id=453&title=C%c3%b4ng%20ty%20c

%e1%bb%95%20ph%e1%ba%a7n%20h%e1%ba%a1%20t%e1%ba%a7ng%20vi%e1%bb%85n%20th

%c3%b4ng%20CMC. (Truy cập 08/08/2019).

17



hàng, đối tác khi giao dịch. Ban pháp chế có nhiệm vụ giám sát quá trình này từ khâu

soạn thảo đến khi hồn thành ký kết hợp đồng.

Trường hợp khơng thoả thuận được với bên ký kết còn lại, ban pháp chế và bộ phận

yêu cầu bảo lưu ý kiến theo mẫu phiếu bảo lưu và chuyển hợp đồng cho bộ phận tiếp

nhận theo quy định. Bước này là căn cứ để rút ra bài học kinh nghiệm cho vấn đề giao

kết hợp đồng và việc nghiên cứu nguyên nhân không thoả thuận hợp đồng với bên còn

lại được về đề ra giải pháp khắc phục sẽ giúp nâng cao nghiệp vụ cũng như chất lượng

dịch vụ của công ty.

2.2.Kết quả từ hoạt động giao kết hợp đồng áp dụng quy trình

Trong hơn mười năm tham gia hoạt động thương mại với nhiều đối tượng khách

hàng bao gồm cả các cá nhân và các tổ chức, cũng như các đối tác cả trong và ngồi

nước. Điều này đã góp phần vào cơng cuộc nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty,

phù hợp mới giá trị bền vững mà công ty hướng tới. Để việc ký kết hợp đồng được

diễn ra thuận lợi, cũng như tránh rủi ro khơng đáng có cho các bên ký kết, công ty đã

xây dựng và đưa vào thực hiện quy trình rà sốt và ký kết hợp đồng thông qua Quyết

định 007/QĐ ngày 01/02/2017. Dưới đây là thống kê số lượng hợp đồng đã ký kết

trong ba năm gần đây:

Bảng 2.1. Số lượng hợp đồng đã được ký kết trong ba năm gần đây

(Đơn vị: Hợp đồng)

Năm



Số lượng hợp đồng Mức độ biến động (Năm sau/ Năm trước)

thương mại đã ký kết

Số hợp đồng



18



2016



2367



-



2017



2976



609



Tỉ lệ



125.7%



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Nội dung quy trình:

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×