Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Phong cách giao tiếp và văn hóa giao tiếp

Phong cách giao tiếp và văn hóa giao tiếp

Tải bản đầy đủ - 0trang

Tính ổn định của phong cách giao tiếp được quy định bởi nhiều yếu tố, trong đó cơ

bản là:

-



Đặc điểm thể trạng của cá nhân



Chẳng hạn như chiều cao, tỉ lệ giữa các phần của cơ thể: đầu, mình, chân, tay cũng

ảnh hưởng nhiều đến dáng đi, đứng.

-



Nghề nghiệp



Trong hoạt đông nghề nghiệp của minh, mỗi con người thường tham gia vào những

quan hệ giao tiếp ổn định, trong những điều kiện, hoàn cảnh cũng tương đối ổ định,

chúng tạo nên những nét riêng trong giao tiếp của những người cùng nghề. Từ đó,

phong cách giao tiếp của người thầy giáo khác phong cách giao tiếp của người thầy

thuốc, phong cách giao tiếp của người thư ký khác phong cách giao tiếp của nhà

khoa học, phong cách giao tiếp của người kinh doanh khác phong cách giao tiếp

của ngưòi nơng dân...

-



Đặc trưng của thời đại



Chẳng hạn, phong cách giao tiếp của con người trong thời kỳ đổi mới có nhịp điệu,

nhanh, hối hả, khẩn trương hơn thời bao cấp.

Tính ổn định của phong cách giao tiếp tạo nên nét riêng của mỗi con người, mỗi

nhóm người trong giao tiếp.

ii.



Tính chuẩn mực



Giao tiếp là một hành vi xã hội phổ biến ở con người. Nó được quy định bởi các

chuẩn mực xã hội, như đạo đức, văn hoá, thẩm mỹ, pháp luật; bởi phong tục, tập

quán, truyền thống, lễ giáo và các nguyên tắc khác được ấn định trong giao tiếp. Ví

dụ: một học sinh khi trả lời câu hỏi của thầy giáo thì cần mở đầu bằng những từ:



“Em thưa thầy..một nhân viên khi báo cáo kết quả công việc với giám đốc thì phải:

“Thưa giám đốc...” hoặc “Báo cáo giám đốc...” hay khi một người lớn tuổi và một

người trẻ tuổi gặp nhau thì người trẻ tuổi phải chào người lớn tuổi...

Trong giao tiếp, nếu chúng ta không tuân thủ các chuẩn mực, các quy tắc, thì

chúng ta đã bị đánh giá là “thiếu văn hoá”, “thiếu giáo dục”, “hỗn láo” hoặc nhẹ

nhàng như là “không lịch sự”.

Mỗi cơ quan, mỗi còng ty thường có những quy dịnh riêng vể vấn để giao tiếp

trong cơ quan, trong công ty đó, chẳng hạn như việc gặp gỡ giữa nhân viên và lãnh

đạo, hội họp, tiếp khách, hoặc những truyền thống, những chuẩn mực không được

lãnh đạo quy định nhưng được mọi người chấp nhận, chẳng hạn như trang phục. Là

một người thư ký, bạn cần am hiểu và tôn trọng các quy định, các chuẩn mực này.

Mỗi cộng đồng người, mỗi dân tộc đều có phong tục, tập quán, lễ giáo, truyền

thống riêng mà bạn cần biết, đặc biệt trong thời đại hiện nay, khi xu thế hội nhập,

liên kết, hợp tác khu vực và toàn cẩu đang là xu thế chính của thời đại. Sự thiểu

hiểu biết về văn hoá giao tiếp của các dân tộc trên thế giới có thể gây bất lợi cho sự

nghiệp của bạn. Chẳng hạn, bạn tổ chức yến tiệc chiêu đãi một đoàn khách quốc tế,

trong đó có cả những vị theo đạo Hồi, mà trong thực đơn của bạn lại có món được

chế biến từ thịt lợn, thì đó là một thiếu sót khống nhỏ của bạn, những vị khách đó

sẽ cảm thấy bị xúc phạm và rất dễ rời bàn tiệc.

iii.



Tính linh hoạt của phong cách giao tiếp



Trong phong cách giao tiếp của mỗi con người, bên cạnh những yếu tố ổn định,

khó thay đồi, còn có những yếu tổ được thay đổi theo tình huống giao tiếp, chúng

giúp con người đó có những lời nói, cử chỉ, điệu bộ phù hợp với tình huống giao

tiếp cụ thể. Chẳng hạn, một giám đốc khi giao tiếp với nhân viên của mình sẽ có

những lời nói, cử chỉ khác với khi giao tiếp với người thân ở gia đình; lời nói, cử



chỉ của người thư ký khi tiếp khách cũng khác với khi giao tiếp với hạn bè, đồng

nghiệp. Như vậy, tính linh hoạt của phong cách giao tiếp nói lên sự khéo léo, mểm

dẻo của mỗi con ngưòi trong giao tiếp, ứng xử với người khác.

Trong cơng tác của mình, người thư ký thường phải tiếp xúc với nhiều đối tượng

khác nhau, trong những tình huống khác nhau. Vì vậy, linh hoạt, mềm dẻo là một

trong những phẩm chất giao tiếp cần thiết nhất của người thư ký.

c)



Các loại phong cách giao tiếp



Phong cách giao tiếp của mỗi con người luôn có những nét riêng, khơng ai giống

ai. Nói cách khác, phong cách giao tiếp của con người là đa dạng, phong phú. Tuy

vậy, căn cứ vào những nét nổi trội, điển hình, nhiều nhà tâm lí học phân biệt 3 loại

phong cách giao tiếp: phong cách dân chủ, phong cách độc đoán và phong cách tự

do,

i.



Phong cách giao tiếp dân chủ



Phong cách giao tiếp dân chủ biểu hiện qua những nét nổi bật sau đây:

* Bình đẳng, gần gũi, thoải mái;

Người có phong cách dân chủ có xu hướng tạo khơng khí bình đẳng, thân mật,

thoải mái trong giao tiếp. Họ cố gắng thu hẹp khoảng cách với đối tượng giao tiếp

tới mức có thể, thơng qua ăn mặc, đi đứng, nói năng, điệu bộ, cử chỉ v.v. Chẳng

hạn, một người lãnh đạo dân chủ thì khi tiếp khách, cho dù đó là nhân viên dưới

quyền, họ thường niềm nở, vui vẻ chìa tay ra cho khách, mời khách ngồi, chủ động

ngổi gẩn khách, quan tâm hỏi thăm sức khoẻ v.v...

* Tôn trọng đối tượng giao tiếp, chú ý đến đặc điểm tâm lí cá nhân của họ;



Trong giao tiếp, người có phong cách dân chủ thường chú ý tìm hiểu các đặc điểm

tâm lí cá nhân của đối tượng giao tiếp như: sở thích, thói quen, nhu cầu, quan điểm

v.v để từ đó có phương pháp tiếp cân hợp lý. Chính vì vậy mà họ thường được

đánh giá là dễ gần, dễ thơng cảm, dễ nói chuyện, khơng quan cách v.v,

* Lắng nghe đối tượng giao tiếp

Lắng nghe là một trong những nét nổi bật thường thấy ở người có phong cách giao

tiếp dân chủ. Họ điềm tĩnh, kiên trì lắng nghe người khác và những ý kiến xác

đáng của người khác luôn được họ quan tâm đáp ứng kịp thời hoặc có lời giải thích

rõ ràng.

Phong cách giao tiếp dân chủ làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, yên

tâm, tự tin, giúp họ phát huy được tính độc Iâp, chủ động, sáng tạo trong cơng việc.

Chính vì vây mà người có phong cách giao tiếp dân chủ thường được nhiều người

yêu mến, kính trọng, tin tưởng.

Tuy nhiên, dân chủ phải có ngun tắc, khơng xố nhòa mọi ranh giới giữa người

này với người khác trong giao tiếp. Trong trường hợp ngược lại sẽ dẫn đến tình

trạng “cá mè một lứa”, xuề xồ, “dân chủ q trớn”. Đặc biệt, trong giao tiếp mang

tính chất cơng việc, dù người đối thoại có thoải mái đến mức độ nào đi chăng nữa,

thì vẫn có những ngun tắc mà chúng ta không được bỏ qua.

ii.



Phong cách giao tiếp độc đoán



Ngược với phong cách dân chủ là phong cách độc đốn. Người có phong cách giao

tiếp độc đốn thường đề cao ngun tắc, đòi hỏi ranh giới phải được tơn trọng (anh

là nhân viên còn tơi là giám đốc, đừng bao giờ quên điều đó). Họ thường hành

động một cách cứng rắn, kiên quyết, đánh giá và ứng xử mang tính đơn phương,



một chiều, cứng nhắc, xuất phát từ ý của mình, ít chú ý đến người khác, vì vậy

khơng ít người ngại tiếp xúc với họ.

Ở những tổ chức mà người lãnh đạo là người có phong cách độc đốn, tính tích

cực, chủ động, sáng tạo của nhân viên thường khó được phát huy. Tuy nhiên, trong

hồn cảnh phức tạp, khẩn cấp, đòi hỏi một con người quyết đốn, dám chịu trách

nhiệm thì phong cách giao tiếp độc đốn thường phát huy được tác dụng.

iii.



Phong cách giao tiếp tự do



Người có phong cách giao tiếp tự do thường biểu hiện những đặc điểm sau:

- Hành vi, lời nói, ứng xử, thái độ bị chi phối nhiều bởi tâm trạng, cảm xúc và tình

huống. Do đó, các ngun tắc, chuẩn mực nhiều khi bị coi nhẹ. Ví dụ: Một người

lãnh đạo dễ dàng bỏ qua, không xử lý vi phạm kỷ luật của nhân viên, hoặc nhân

viên thích nghỉ sớm thì cho nghỉ ngay, khơng cần biết lý do có thoả đáng hay

khơng.

- Mục đích, nội dung đối tượng giao tiếp thường dễ dàng thay đổi; Ví dụ: A đang đi

cùng B thì gặp C, A dừng lại trò chuyện với C và quên luôn cả B đang đứng chờ và

việc mà A đang giúp B.

- Quan hệ giao tiếp rộng nhưng hời hợt, không sâu sắc. Phong cách giao tiếp tự do

có ưu điểm là làm cho đối tượng giao tiếp cảm thây thoải mái, được tơn trọng, do

đó phát huy được tính tích cực của họ, đặc biệt là với những người có ý thức tự

giác cao. Song người có phong cách giao tiếp tự do cũng dễ bị người khác coi

thường, dễ bị đánh giá là thiếu đứng đắn và thiếu nghiêm túc.

Như vậy, ba loại phong cách giao tiếp nêu trên đều có những mặt yếu và mặt mạnh.

Khơng có loại nào là tối ưu cho mọi trường hợp. Điều này đòi hỏi chúng ta phải



biết kết hợp cả ba loại phong cách giao tiếp và tuỳ thuộc vào tình huống cụ thể mà

thể hiện phong cách giao tiếp tối ưu nhất.

5. Các kỹ năng giao tiếp cơ bản

a)



Kỹ năng lắng nghe

i.



Lợi ích của việc lắng nghe



Trong giao tiếp, việc lắng nghe đem lại nhiều lợi ích:

- Thoả mãn nhu cầu của người nói. Ai cũng muốn được tôn trọng, khi chúng ta chú

ý lắng nghe người đối thoại là chúng ta thoả mãn nhu cầu đó của họ. Thật là khó

chịu khi bạn nói mà khơng ai thèm nghe. Vì vậy, việc lắng nghe cũng giúp chúng ta

tạo được ấn tượng tốt ở người đối thoại.

- Thu thập được nhiều thông tin. Người ta chỉ thích nói với những ai biết lắng

nghe. Do đó, việc chú ý lắng nghe người đối thoại không những giúp chúng ta hiểu

và nắm bắt được những điều họ nói, mà còn kích thích họ nói nhiều hơn, cung cấp

cho chúng ta nhiều thông tin hơn.

- Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp. Khi bạn chú ý lắng nghe người đối

thoại, bạn sẽ hiểu được điều họ nói, cái họ muốn, đồng thời bạn cũng có thời gian

để cân nhắc xem nên đối đáp thế nào cho hợp lý, nghĩa là có thể tránh được những

sai sót do hấp tấp, vội vàng.

- Tạo khơng khí biết lắng nghe nhau trong giao tiếp. Khi người đối thoại nói, bạn

chú ý lắng nghe thì đến khi bạn lên tiếng, họ cũng sẽ lắng nghe bạn, nghĩa là tạo

nên khơng khí tôn trọng, biết lắng nghe nhau trong giao tiếp.

- Giúp giải quyết được nhiều vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn khồng giải

quyết được chỉ vì các bên không chịu lắng nghe để hiểu nhau. Bằng thái độ tỏn



trọng, biết lắng nghe nhau, mỗi bên sẽ hiểu hơn về quan điểm, lập trường của bên

kia, xác định được nguyên nhân gầy mâu thuẫn và từ đó cùng đưa ra giải pháp để

thỏat khỏi xung đột.

Như vậy, lắng nghe đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Khơng phải ngẫu nhiên mà

những người từng trải, người khôn ngoan thường là những người nói ít, nghe

nhiều, họ chỉ lên tiếng khi thật sự cần thiết.

ii.



Những yếu tố cản trở việc lắng nghe có hiệu quả



Lắng nghe có nhiều lợi ích như vậy nhưng, trên thực tế, không nhiều người biết

lắng nghe. Theo D.Torrington, 75% các thông báo miệng không được chú ý đến, bị

hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng, còn khả năng nắm bắt được những ý nghĩ

sâu sắc trong lời nói của người khác thì lại càng hiếm. Điều này cho thấy, việc lắng

nghe có hiệu quả khơng hồn tồn đơn giản như một số người vẫn nghĩ: muốn lắng

nghe thì chỉ cần im lặng. Một trong những ngun nhân cơ bản của tình trạng trên

là có nhiều yếu tố cản trở việc lắng nghe.

* Tốc độ tư duy

Tốc độ tư duy của con người cao hơn nhiều tốc độ nói. Vì vậy, khi nghe người

khác, chúng ta thường có dư thời gian và chúng ta thường dùng thời gian dư thừa

này để suy nghĩ một vấn đề khác, nghĩa là tư tưởng của chúng ta bị phân tán. Cho

nên, khi trình bày một vấn đề nào đó, bạn cần đi thẳng vào vấn đề và nói một cách

ngắn gọn, khơng nên dài dòng và cũng khơng nên nói q chậm, vừa lãng phí thời

gian, vừa dễ làm người nghe mất tập trung.

* Vấn đề phức tạp



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Phong cách giao tiếp và văn hóa giao tiếp

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×