Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống tại công ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên

Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống tại công ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên

Tải bản đầy đủ - 0trang

Điện thoại di động

Máy vi tính - Phụ kiện – Linh kiện – Phần cứng.

Máy vi tính, Laptop – Nhà cung cấp

 Hồ sơ công ty

Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Thế Giới Số

Loại hình: Cơng Ty TM

Năm thành lập: 2005

Thị trường: Toàn Quốc

 Tổ chức bộ máy quản lý



Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý doanh nghiệp

 Chức năng nhiện vụ các phòng ban





Hội đồng quản trị: gồm 01 Tổng Giám Đốc và 01 Phó Tổng Giám Đốc. Hội

đồng quản trị kiêm Tổng Giám Đốc có quyền điều hành cao nhất trong công ty,

chỉ đạo mọi hoạt động trong công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Nhà

nước, pháp luật về mọi hoạt động của mình.



17



• Phòng dự án: Là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc

cho Chủ tịch, Giám đốc của công ty trong các lĩnh vực : Quản lý hoạt động của

dự án, nghiên cứu tiếp cận và phát triển các dự án đáp ứng yêu cầu của thị

trường để thực hiện chiến lược sản xuất kinh doanh của cơng ty.

• Phòng kinh doanh: Là bộ phận rất quan trọng có nhiệm vụ là gặp gỡ, tiếp xúc

trực tiếp với khách hàng. Là bộ phận luôn đi đầu trong việc tạo ra các mối quan

hệ khách hàng mới cho công ty. Bộ phận này luôn đề ra những kế hoạch mới

cho công ty cũng như lưu trữ các kế hoạch chiến lược đã thực hiện của cơng ty.

• Phòng kỹ thuật: Là bộ phận chuyên trách về lắp ráp và sữa chữa, khắc phục

những sự cố.

• Phòng kế tốn: Là bộ phận quản lý sổ sách của công ty. Theo dõi số lượng

khách hàng cũ và mới, chịu trách nhiệm về mọi mặt của tài chính trong cơng ty.

• Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc cơng ty và tổ chức thực

hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ

lao động, chế độ chính sách chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ

nhân sự theo luật và quy chế của công ty. Kiểm tra đôn đốc các phòng ban thực

hiện nghiêm túc quy chế của cơng ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin

của giám đốc cơng ty

2.2



Bộ máy kế tốn của cơng ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên



2.2.1 Đặc điểm bộ máy kế tốn

Với quy mơ như hiện nay cơng vận dụng hình thức kế tốn tập trung. Các nhân

viên kế tốn tập trung về một phòng coi là phòng kế tốn tài vụ có chức năng giúp

giám đốc về lĩnh vực kế tốn tài chính, theo dõi tình hình kiểm tra và thực hiện chế độ

chính sách về quản lý kinh tế tài chính.

+ Chức năng của phòng Tài chính – Kế tốn:

Phòng Tài chính – Kế tốn có chức năng cung cấp đầy đủ và tồn bộ thơng

tinvề hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty giúp Tổng Giám Đốc công ty điều hành

quản lý các hoạt động kinh tế đạt hiệu quả cao nhất.

+ Nhiệm vụ của phòng Tài chính- Kế tốn:

Phản ánh đầy đủ tồn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động tài sản của cơng

ty. Qua đó quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình nhằm nâng cao

hiệu quả sử dụng tài sản đó.

Phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong q trình kinh doanh cũng như

kết quả của quá trình kinh doanh đem lại nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự

bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh.

Đồng thời phòng Tài chính – Kế tốn phản ánh cụ thể từng loại nguồn vốn,

từng loại tài sản phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng

18



vốn và tính chủ động trong kinh doanh. Ngồi ra xác định kết quả của người lao động

thơng qua việc tính lương và các khoản phụ cấp theo lương cho người lao động.

Phòng còn đưa ra các thơng tin kinh tế cần thiết để ra các quyết định quản lý

đem lại hiệu quả tối ưu. Đối với khách hàng cũng như các nhà cung cấp phòng Tài

chính – Kế tốn có vai trò quan trọng trong việc giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù

hợp nhất để ra quyết định đầu tư , góp vốn, mua hàng, bán hàng,...nhằm đem lại hiệu

quả kinh tế cao nhất.

Đối với ngân sách Nhà nước, phòng Tài chính – Kế tốn có nhiệm vụ tính tốn

kiểm tra việc chấp hành nộp các khoản thuế có liên quan theo quy định.



Hình 2.2 cơ cấu bộ máy kế toán

Phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty,

hiện nay phòng Tài chính – Kế tốn với vai trò cụ thể như sau:

Trưởng phòng kế tốn: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và Nhà nước về 47

công tác tài chính kế tốn thống kê của cơng ty

Phó phòng kế toán tổng hợp :Chịu trách nhiệm theo số lượng hàng hóa bán ra

mua vào.

Kế tốn thanh tốn: Thu, chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Kế toán thuế: Tập hợp nhật kí chứng từ ghi sổ, làm thủ tục cơng tác thuế

Kế tốn tiền lương: Thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân viên tồn cơng ty

Kế tốn kho: Theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh hàng hóa, kế tốn chi tiết tập

hợp.

Kế tốn vật tư hàng hóa: Quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động nhập-xuất-tồn các

loại vật tư, cơng cụ, ngun vật liệu, hàng hóa,... mua vào nhập kho và xuất kho để sử

dụng, bán, công trình,... bằng Phiếu nhập kho, xuất kho và sổ sách các loại, thẻ

kho,...đảm bảo cận thận, chi tiết, chính xác (các tài khoản 152, 153, 156,...)

Kế toán thu-chi: Lập phiếu thu, phiếu chi, rút số dư cuối ngày báo cáo cho

trường phòng kế tốn, cuối tháng kiểm kê quỹ lập báo cáo quỹ tiền mặt.

Làm báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định.

Mở tài khoản với các ngân hàng và theo dõi lập dự toán thu chi ngân hàng ,

công nợ với ngân hàng. Cuối tháng tiến hành lập báo cáo tiền gửi ngân hàng.

Kế toán bán hàng: Tập hợp tài khoản phải thu của khách hàng, tổng hợp doanh

thu bán hàng.

19



2.2.3 Hình thức kế tốn áp dụng trong công ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên

Xuất phát từ việc nhận thức về tầm quan trọng của công tác kế toán trong việc

kinh doanh thương mại dịch vụ, cơng ty đã xây dựng cho mình bộ máy kế toán khoa

học, gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơng ty. Mơ hình kế tốn cơng ty

áp dụng theo mơ hình tập trung, mọi việc hạch tốn lưu giữ chứng từ sổ sách được

thực hiện tại phòng kế tốn của cơng ty đây là nơi duy nhất tổng hợp sổ tổng hợp.

Chế độ kế tốn mà cơng ty áp dụng là Quyết định số 48/ 2006/QĐ-BTC ngày

14/09/2006.

Hình thức kế tốn áp dụng: hình thức Nhật ký chung, cơng ty khơng sử dụng

phần mềm kế tốn máy.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung mà công ty cổ phần hợp

tác đầu tư và phát triển doanh nghiệp vùng áp dụng là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài

chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát

sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số

liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.



Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hình2.3: Quy trình ghi sổ kế tốn

 Cơng việc hàng ngày của các nhân viên kế toán như sau:

Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ gốc được

dùng làm căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ nhật ký chung được ghi vào sổ

Cái các tài khoản cho phù hợp.

Riêng chứng từ tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt.

Riêng những chứng từ liên quan đến các đối tượng cần hạch tốn chi tiết thì ghi

vào sổ chi tiết.

20



Cuối tháng kế toán viên lấy số liệu trên các sổ Cái tài khoản để lập bảng đối

chiếu số phát sinh từ các tài khoản, lấy số liệu chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh.

Đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ Cái để lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài

khoản với sổ quỹ với các bảng chi tiết số phát sinh.

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân

đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật

ký chung ( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số

trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt cùng kỳ

2.3 Các phương thức bán hàng và thanh toán được áp dụng tại Công ty

2.3.1 Các phương thức bán hàng tại công ty

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi mà lượng cung hàng hóa trên thị

trường vượt quá so với nhu cầu các doanh nghiệp đang phải cạnh tranh với nhau rất

gay gắt vì vậy mà cơng tác tiêu thụ hàng hố có vị trí vơ cùng quan trọng. Chính vì lẽ

đó mà Cơng ty rất quan tâm đến các phương thức bán hàng nhằm đẩy mạnh số lượng

hàng bán ra, tiết kiệm chi phí bán hàng và quản lý nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất

cho cơng ty.

Hiện nay, phòng kinh doanh của cơng ty đang thực hiện phương thức bán buôn

qua kho, bán lẻ tiêu dùng .

Bán bn qua kho: Theo đó hàng mua về nhập kho rồi mới được chuyển bán

cho khách hàng, khách hàng trực tiếp đến ký hợp đồng với công ty.

Bán lẻ: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Qua khâu bán

lẻ, hàng hoá kết thúc giai đoạn lưu thông, giá trị của hàng được thực hiện đầy đủ.

Với mục tiêu thu được lợi nhuận cao nhất, Công ty luôn nghiên cứu thị trường

và các đối thủ cạnh tranh từ đó đưa ra các chính sách giá cả hợp lý đủ để bù đắp chi

phí bỏ ra và thu được lợi nhuận cao nhất có thể. Giá bán hàng hoá được tạo ra trên cơ

sở giá bán quy định hoặc giá thoả thuận với khách hàng trong các hợp đồng mua bán

trên cơ sở 2 bên cùng có lợi

2.3.2 Các phương thức thanh tốn trong q trình bán hàng của cơng ty

Hiện nay trong q trình tiêu thụ hàng hố cơng ty đã áp dụng nhiều phương thức

thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong q trình thanh tốn.

Các phương thức thanh tốn được áp dụng tại cơng ty.

- Thanh tốn ngay bằng tiền mặt hoặc séc: Đối với những khách hàng có như

cầu thanh tốn ngay, những khách hàng mua hàng ít, không thường xuyên, khách hàng

mới. Phương thức này giúp cho cơng ty thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng

chiếm dụng vốn.

- Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo

yêu cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng được.



21



- Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng có quan

hệ mua bán thường xun, đã có uy tín với cơng ty. Trong trường hợp này, công ty bị

chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất do việc trả chậm.

- Thanh toán bằng cách chuyển khoản tiền qua ngân hàng vào tài khoản của

công ty tại ngân hàng đó.

Việc cơng ty áp dụng nhiều hình thức thanh tốn tuy làm cho cơng tác kế tốn

phức tạp hơn nhưng lại tạo điều kiện cho khách hàng. Đây cũng là một trong những

chiến lược nhằm thu hút thêm khách hàng đối với công ty.

2.3.3 Tổ chức công tác kế tốn bán hàng tại cơng ty

Cơng ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên là cơ sở kinh doanh nộp thuế theo

phương pháp khấu trừ nên: Doanh thu bán hàng là số tiền bán hàng thu được không

bao gồm thuế GTGT.

Để phản ánh các nghiệp vụ Tài chính - Kế toán phát sinh liên quan đến Kế toán

doanh thu bán hàng sử dụng các Tài Khoản:

- TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.

- TK 156: Hàng hóa.

- TK632: Giá vốn hàng bán.

- TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.

- Các Tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 131, ..

Hiện nay, Cơng ty đang áp dụng hình thức Kế tốn Nhật Ký Chung, do đó các

chứng từ được sử dụng để hạch tốn doanh thu bán hàng và tình hình thanh tốn với

khách hàng gồm có:

- Hố Đơn GTGT.

- Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Bảng kê chi tiết hàng bán ra.

- Bảng kê bán hàng.

- Bảng tổng hợp hàng bán.

- Sổ chi tiết Tài khoản 131.

- Các chứng từ liên quan khác.

2.3.4 Quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng

Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hố của Cơng ty thì giao dịch với Cơng ty

thơng qua các đơn đặt hàng và căn cứ vào các đơn đặt hàng đó các nhân viên ở phòng

kinh doanh sẽ lập hợp đồng.

Khi khách hàng đồng ý mua hàng, kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT.

Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:

- Liên 1 (màu tím): Lưu tại cuống.

- Liên 2 (màu đỏ): Giao khách hàng.

- Liên 3 (màu xanh): Dùng để ln chuyển.

Sau đó, kế tốn ghi số lượng, đơn giá của hàng bán vào phiếu xuất kho kiêm

biên bản bàn giao.

Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng và ghi số lượng vào thẻ kho của

22



loại hàng có liên quan. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột

tồn của thẻ kho.

Theo định kỳ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán phản ánh vào

sổ nhật ký chung. Tại công ty cổ phần FIPT không mở sở nhật ký đặc biêt mà mở

chung một sổ nhật ký chung theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2.4.5 Trình tự kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty

Khi xuất kho hàng hóa tiêu thụ, tại phòng kế tốn lập phiếu xuất kho kiêm bản bàn

giao hoặc lập hóa đơn GTGT (do bộ tài chính ban hành).

Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:

+ Liên 1: Lưu tại cuống.

+ Liên 2: Giao cho khách hàng.

+ Liên 3: Làm chứng từ vào sổ kế toán.

Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hay giấy báo có của ngân

hàng do khách hàng chuyển khoản qua ngân hàng kế toán tiến hành lập phiếu thu.

Đồng thời kế tốn cơng nợ phải thu tiến hành hạch tốn giảm trừ cơng nợ của

người mua hàng trên sổ chi tiết thanh toán với người mua chi tiết cho từng khách hàng.

Trường hợp khách hàng mua chịu kế toán công nợ phải thu phản ánh vào bên

nợ TK 131”phải thu khách hàng”-chi tiết cho từng đối tượng, theo dõi công nợ phải

thu của khách hàng và cho tất cả các đối tượng.

2.3.6 Kế toán theo dõi thanh toán với người mua

Do đặc điểm các phương thức bán hàng trong công ty cổ phần hợp tác đầu tư

và phát triển doanh nghiệp vùng: thu tiền trực tiếp, bán trả chậm, bán nợ, bán chuyển

khoản. Đối với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau và phương thức thanh toán khác

nhau mà kế tốn cơng nợ phải thu tiến hành theo dõi chi tiết cụ thể cho từng đối tượng.

+ Đối với khách hàng mua chịu, kế tốn cơng nợ phải thu tiến hành theo dõi

công nợ phải thu bằng việc mở Sổ chi tiết thanh toán với người mua cho từng khách

hàng – TK 131 chi tiết cho từng khách hàng cụ thể về số tiền phải thu, thời gian thu

hồi nợ và theo dõi tình hình thanh tốn từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi nợ.

+ Đối với khách hàng mua trả tiền ngay kế tốn sẽ khơng theo dõi qua TK 131

mà khi phát sinh nghiệp vụ căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu để

ghi vào sổ nhật ký chung, từ đó làm căn cứ ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan như:

TK156, TK 632, TK 511, TK 3331,...



23



Hình 2.4: Quy trình xử lý kế toán bán hàng trên phần mềm Kế tốn bán hàng



2.5 Phân tích thiết kế hệ thống cho chương trình kế tốn tại Cơng ty cổ phần

Thế Giới Số Thái Nguyên

2.5.1 Biểu đồ phân cấp chức năng cho chương trình kế tốn bán hàng tại Cơng ty

Thế Giới Số



24



Hình 2.5: Biểu đồ phân cấp chức năng

2.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

 Biểu đồ mức khung cảnh



25



Hình 2.6: Biểu đồ mức khung cảnh

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh



Hình 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh



26



CHƯƠNG 3

XÂY DỰNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH CHO PHÂN HỆ KẾ TỐN BÁN

HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ THÁI NGUYÊN



27



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống tại công ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×