Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

Tải bản đầy đủ - 0trang

2.2.2. Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động văn phòng trong nội

bộ doanh nghiệp

Để các đơn vị trong doanh nghiệp hoạt động thường xuyên, liên tục có

hiệu quả, lãnh đạo đơn vị cần phối hợp, điều chỉnh các hoạt động độc lập, riêng

biệt của từng bộ phận bằng một cơ chế, thể chế và ké hoạch cũng như chương

trình cơng tác một cách phù hợp trong doanh nghiệp.

2.2.3. Kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng doanh nghiệp cũng

như doanh nghiệp.

Thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của các đơn vị để kịp thời

phát hiện những ưu điểm, những cách làm hay, đồng thời uốn nắn các sai lệch,

khuyết điểm nhằm bổ sung điều chỉnh cho hoạt động của doanh nghiệp đạt kết

quả ngày càng tốt.

2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản

trị văn phòng doanh nghiệp.

2.3.1. Trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong

quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng.

- Thực hiện cơng tác, tổ chức quản lý văn phòng.

+ Nắm vững tất cả các loại hình cơng việc văn phòng.

+ Sắp xếp, bố trí, phân cơng cơng việc hợp lý, khoa học

+ Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận quản

trị văn phòng và thực hiện cơng việc truyền thông cho doanh nghiệp

+ Đảm bảo các mối quan hệ tốt với nhân viên của văn phòng doanh

nghiệp cũng như các phòng ba khác trong doanh nghiệp.

+ Tổ chức, duy trì các cơ sở vật chất cần thiết đảm bảo cho cơng tác văn

phòng của doanh nghiệp

+ Lựa chọn mua sắm dụng cụ, trang thiết bị văn phòng.

+ Phối hợp các hoạt động văn phòng với các hoạt động hành chính văn

phòng của các bộ phận trong phòng ban khác…

- Hoạch định cơng tác văn phòng.

+ Tạo lập ngày làm việc hợp lý đối với mỗi công việc

15



+ Lên kế hoaạch và thực hiện kế hoạch công tác

+ Sử dụng người và mấy móc hợp lý, tránh lãng phí.

Thực hiện nguyên tắc tiết kiệm để làm việc hiệu quả.

- Quản lý, kiểm sốt cơng việc văn phòng.

+ Điều hành văn phòng (điều hành văn phòng và các cơng việc hành

chính)\

+ Duy trì các cơng việc như thư từ, điên thoại, điện tín, tiếp tân…

+ Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính văn phòng doanh nghiệp cho

bất cứ nơi nào trong doanh nghiệp yêu cầu.

+ Duy trì lịch huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên

+ Duy trì lịch theo dõi tiến trình cơng việc của Văn phòng doanh nghiệp

+ Kiểm sốt q trình làm việc của nhân viên.

2.3.2. Trong cơng tác lập kế hoạch

Lập chương trình kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đat

được của đơn vị và phương pháp tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu

đóntrong từng thời kỳ. Văn phòng với tư cách là giúp việc cho HĐQT và giám

đốc doanh nghiệp, vì vậy Nhà quản trị văn phòng có nhiệm vụ thiết lập các

chương trình, kế hoạch haotj động của doanh nghiệp mình.

Trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, việc lập chương trình kế

hoạch cho doanh nghiệp của Nhà quản trị văn phòng được thực hiện theo quy

trình các bước sau:

- Bước 1. Chuẩn bị lập chương trình kế hoạch

- Bước 2. Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo

- Bước 3. Trưng cầu ý kiến về chương trình, kế hoạch dự thảo

- Bước 4. Thảo luận thông qua chương trình kế hoạch dự thảo

- Bước 5. Ban hành chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp

Cơng tác lập chương trình kế hoạch là cơng tác quan trọng hàng đầu của

mỗi doanh nghiệp, bởi chương trình kế hoạch thể hiện tất các ý đồ chiến lược,

chiến thuật của ãnh đạo nhằm đưa doanh nghiệp phát triển theo phương hướng

mục tiêu đã được xác định.

16



Cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch của Nhà quản trị văn phòng tại

các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã được thực hiện tương đối tốt tại các

doanh nghiệp. Nhận thức được ý nghĩa của việc lập chương trình kế hoạch trong

doanh nghiệp, các nhà quản trị văn phòng đã xác định rõ nhiệm vụ từ đó lên lịch

làm việc cụ thể để thực hiện đầy đủ các bước trong tiến trình lập chương trình kế

hoạch.

2.3.4. Trong công tác phân công, phối hợp công việc giữa các bộ phận

Các chương trình kế hoạch nội dung trong cơng tác văn phòng doanh

nghiệp có những mặt cần thay đổi theo hanhg năm. Trước yêu cầu công tác mới,

Nhà quản trị văn phòng cần sớm bố trí lại tổ chức, phân công điều động nhân sự

sao cho đúng người đúng việc phát huy hết tính năng sáng tạo và sở trường của

từng người, đồng thời cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguòn nhân lực chuẩn

bị cho chương trình kế hoạch của năm sau.

Nhà quản trị văn phòng có chức năng và nhiệm vụ quan trọng là đầu mối

trợ giúp cho doanh nghiệp trong các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần, giúp

cho Giám đốc trong cả 4 khâu trong quá trình lãnh đạo (ra quyết định, tổ chức

thưc hiện quyết định, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quyết định, tổng kết đánh

giá việc thực hiện quyết định). Do vậy trong công tác quản lý điều hành cơng tác

văn phòng Nhà quản trị văn phòng phai thực hiện tốt việc phối hợp hoạt động

với các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, đòng thời phải phối hợp hoạt động tốt

với các đon vị chức năng cấp trên, đồng cấp và ngoài doanh nghiệp

Gần đây, trong q trình hợp tác, liên doanh trước xu thế tồn cầu hóa,

khu vực hóa nhiều doanh nghiệp, cơng ty đã tự tìm tới nhau và cùng tự nguyện

phối hợp , tìm ra những hướng đi, cách làm phù hợp với phương hướng hoạt

động và phát triển của doanh nghiệp mình.

Chính từ xu hướng này, mà xu thế phối hợp giữa các bộ phận dã được

thực hiện một cách mền dẻo, linh hoạt, cùng nhau nghiên cứu để tìm ra phương

hướng phát triển doanh nghiệp.



17



2.3.5. Trong công tác giao quyền, ủy quyền

Giao quyền, ủy quyền là công việc giao trực tiếp hay gián tiếp quyền thực

hiện một hay một số công việc, nhiệm vụ nào đó trong một thời gian nhất định

cho người dưới quyền

Tại các doanh nghiệp hiện nay việc giao quyền, ủy quyền của các Nhà

quản trị văn phòng được thực hiện khi lãnh đạo vắng mặt mà muốn đảm bảo

công việc của doanh nghiệp được thường xuyên, liên tục hoặc muốn bồi dưỡng

người dưới quyền trở thành một nhà lãnh đạo.

Trên thực tế, công tác giao quyền và ủy quyền chỉ được thực hiện khi thật

sự cần thiết, khi mà Nhà quản trị văn phòng có việc tiếp theo cần thiết hơn công

việc giao quyền, ủy quyền.

Tuy nhiên việc giao quyên, ủy quyền phải thực hiện đúng nguyên tắc đó là:

- Phải đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp

- Phải đảm bảo trình tự và lợi ích của cả hai bên giao quyền và nhận

quyền

- Duy trì được hoạt động của doanh nghiệp và cả hai bên sau khi giao

quyền, ủy quyền và thu quyền.

2.3.6. Trong công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng

Kiểm tra, giám sát là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo

các tiêu chuẩn của tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu, đảm bảo cho

mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch. Đó là tiến

trình giám sát việc thực hiện và thu thập những thông tin phản hồi để kịp thời

sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch được hoàn thành như dự định.

Nhiệm vụ của Nhà quản trị văn phòng khi kiểm tra, giám sát trong doanh

nghiệp là thơng qua kiểm tra phải phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với

mục tiêu, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp và kịp thời để cải tiến, hồn thiện

q trình xây dựng kế hoạch cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Về mặt cụ

thể, công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:

+ Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

+ Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.

18



+ Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ

tự quan trọng

+ Xác định và dự đốn những chiều hướng chính và những thay đổi cần

thiết trong các vấn đề như: Thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật

chất...

+ Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách

nhiệm để sửa sai.

+ Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách

nhiệm

+ Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ít

quan trọng hay khơng cần thiết.

+ Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách lien tục để cải tiến sự hồn

tất cơng tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và

lại lợi nhuân cao.

+ Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm thường xảy ra thiếu sót, hạn

chế và khi xảy ra thì thường có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của doanh

nghiệp

* Quy trình kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn

phòng doanh nghiệp hiện nay được thực hiện theo tiến trình các bước sau:

Bước 1. Dự kiến xây dựng kế hoạch kiểm tra

Bước 2. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra

Bước 3. Thu thập thông tin về kiểm tra

Bước 4. Phân tích nội dung kiểm tra

Bước 5. Xử lý kết quản phân tích

Bước 6. Kết luận về đối tượng kiểm tra.

Có thể nói, cơng tác kiểm tra giám sát của Nhà quản trị văn phòng trong

doanh nghiệp hiện nay đã được triển khai phổ biến, minh bạch nhằm xem xét

đánh giá kết quả và quá trình vận động của văn phòng nhằm làm cho các hoạt

động của Văn phòng doanh nghiệp ngày càng hồn thiện và đạt kết quả tốt hơn.



19



2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị

văn phòng.

Nhà quản trị văn phòng của mỗi doanh nghiệp có quy mơ khác nhau , có

chức năng nhiệm vụ khác nhau. Song muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ

của mình đòi hỏi phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản nhất định của văn phòng

doanh nghiệp đặt ra.Để thực hiện được đúng vai trò của nhà quản trị văn phòng

doanh nghiệp trong xu thế quốc tế hóa và hội nhập hiện nay, Nhà quản trị văn

phòng doanh nghiệp cần phải phấn đấu đạt được các yêu cầu cơ bản sau đây:

2.4.1. Có kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và tầm hiểu biết rộng.

Khơng riêng gì đối với Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp mà tất cả

các Nhà quản trị đều cần có kỹ năng này. Đối với nhà quản trị Văn phòng doanh

nghiệp cần đẩy mạnh hơn yêu cầu này.

Nhà quản trị Văn phòng phaitr trợ giúp lãnh đạo trong các cơng tác tham

mưu tổng hợp, hậu cần, phải có đầu mối qn xuyến hầu hết các cơng việc trong

doanh nghiệp.

Chính vì thế đòi hỏi nhà quản trị văn phòng vừa pahỉ có năng lực chun

mơn về Quản trị văn phòng vừa đòi hỏi phải có tầm hiểu biết rộng đủ để nắm

bắt, xử lý và giúp lãnh đạo ứng phó kịp thời với các tình huống xảy ra trong

doanh nghiệp

2.4.2. Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các

quyết định của mình.

Nhà quản trị văn phòng phải có bản lĩnh, dám mạo hiểm trên cơ sở khoa

học, dám từ bỏ những tư tưởng, quan điểm lỗi thời . Cần đổi mới tư duy, đổi mới

phong cách lãnh đạo, đổi mới cách tổ chức quản lý…Luôn tiếp cận sớm các

công nghệ hiện đại và cách tổ chức quản lý khoa học, để đảm bảo cho các đơn

vị, bộ phận hoạt động một cách hiệu quả ngày một cao.

2.4.3. Luôn chủ động sáng tạo tự tin trong công việc.

Nhà quản trị văn phòng cần ln ln chủ động thu thập thơng tin và yêu

cầu cấp dưới cung cấp đầy đủ thông tin cho mình . Trên cơ sở xử lý kịp thời các



20



thơng tin, nhà quản trị văn phòng cần ln ln tìm ra các giải pháp sáng tạo,

đổi mới để khơng ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động của danh nghiệp.

2.4.4. Có tầm nhìn xa, trơng rộng.

Cần hiểu được phương hướng của các nước trong khu vực và trên thế giới

trong lĩnh vực mà mình phụ trách, cố gắng phấn đấu để khỏi bị tụt hậu và vuôn

lên, sanh vai, hợp tác từng bước với các tổ chức tương ứng có liên quan của các

nước trong khu vực và trên thế giới.

2.4.5. Có khả năng tổ chức và biết sử dụng người tài.

Muốn làm được các yêu cầu nêu trên Nhà quản trị văn phòng cần phải:

- Khiêm tốn, biết đánh giá đứng năng lực, phẩm chất, chỗ mạnh chỗ yếu

của mình.

- Biết đối nhân xử thế, biết dựa vào tập thể, biết tin cậy biết sử dụng mặt

mạnh, khắc phục các mặt yêu của từng người dưới quyền.

- Biết phát huy sức mạnh tổng hợp của quần chúng, biết động viên, phát

huy sáng kiến của mọi người dưới quyền.

Hay nói theo ngơn ngữ lãnh đạo, điều hành, quản lý là người lãnh đạo

phải có năng lực tự phản ánh, có khả năng tổ chức, có năng lực tập hợp và quan

trọng nhất là biết phát huy sử dụng người tài.

2.5. Một số sai lầm mà Nhà quản trị văn phòng doanh

nghiệp cần tránh

Trong cơng tác quản lý điều hành, Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

cần tránh một số sai lầm sau:

- Bảo thủ, trì trệ, chậm đổi mới.

Trong nền kinh tế tri thức và xã hôij thông tin, khoa học công nghệ cũng

như các mặt kinh tế - xã hội biến đổi với tốc độ nhanh. Nhiều Nhà quản trị văn

phòng đã ít chịu học hỏi, đã khơng kịp thời nắm bắt thơng tin, lại ít lắng nghe ý

kiến quần chúng, nên vấp phải sai lần bảo thủ, trì trệ. Những người này thường

bỏ lỡ các cơ hội thuận lợi, không kịp thời đổi mới tư duy, đổi mới cách lãnh đạo,

quản lý, đổi mới trình độ khoa học, công nghệ…nên đơn vị thường không vươn



21



lên, không cạnh tranh được trong cơ chế thị trường vì chất lượng, hiệu quả hoạt

đọng của đơn vị thấp.

- Tự mãn theo chủ nghĩa độc tơn, ít tơn trọng ý kiến của người khác

Một số nhà quản trị văn phòng tự coi mình là người có tài, sang suốt, dám

quyết đốn. Chỉ có họ mới là người anh hùng, người địa diện cho tập thể và nhờ

các sáng kiến, các việc làm của họ mà doanh nghiệp mới được những kết quả,

những thành tích. Với sai lầm trên nhầ quản trị văn phòng đã khơng sử dụng

được người tài, đã dập tắt sáng kiến của nhiều cá nhân và tập thể. Dễ dẫn đến

kết quả là một số cộng tác và người dưới quyền không mướn ở lại doanh nghiệp

và bầu không khí trong xã hội trong tâpj thể thường nậng nề chưa thoải mái.

- Nóng nẩy, thiếu tự chủ, dễ gây xung đột trong tập thể

Cũng có một số nhà quản trị văn phòng khá năng động, sáng tạo, dám

quyết đốn, nhưng khơng khí làm việc trong tập thể vẫn khơng hồi hởi, phấn

khởi. Khi tìm hiểu sâu thì các CBNV khơng hài lòng vì lãnh đạo của họ hay

nóng nẩy, thiếu tự chủ. Mỗi khi tranh luận vấn đè với tập thể thường dễ va chạm

gây xung đột, không tạo ra khơng khí vui tươi, làm hạn chế các hoatj động sáng

tạo của tập thể.

- Tránh vụ lợi cá nhân, lạm dụng chức quyền.

Hiện có một số nhà quản trị Văn phòng lạm dụng chức quyền, suy thối

đạo đức, mưu tính cá lợi ích cá nhân dẫn tới các việc àm khơng chính đáng, vụ

lợi, tham nhũng .

- Có óc bè phái, thiên vị, cục bộ.

Trong quá trình quản lý điều hành, nhà quản trị văn phòng phải xử lý

nhiều việc vơi người thân với dòng họ, với địa phương …cần rất cơng tâm.

Khơng thể vì tình cảm cá nhân hoặc vì thành kiến, vì cách nhìn cục bộ…mà giải

quyết cơng việc khơng cơng minh, khơng thấu tình đạt lý, gây ra các dị nghị, các

lời đàm tiếu không lành mạnh trong doanh nghiệp.

Ngồi ra, Nhà quản trị văn phòng còn cần phải tránh:

- Tính ơm đồm, bao biện



22



- Tính dựa dẫm, dựa quá nhiều vào bộ phận chức năng của doanh nghiệp,

trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.



23



Tiểu kết:

Tóm lại, trong nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin, từng doanh nghiệp

không thể chỉ hoạt động trong phạm vi, khuôn khổ hạn hẹp mà cần mở rộng các

mối quan hệ cũng như mở rộng thị trường . Do vậy vai trò của Nhà quản trị văn

phòng doanh nghiệp vơ cùng quan trọng. Để thực hiện được những vai trò của

mình trong thời kỳ hội nhập như hiện nay thì các doanh nghiệp đã đề ra những

yêu cầu cho những nhà quản trị văn phòng nhằm thực hiện tốt cơng tác văn

phòng cũng như đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.



24



CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ ĐỀ XUẤT

NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP

3.1. Nhận xét, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh

nghiệp hiện nay.

3.1.1. Những mặt ưu điểm

Đa phần, các nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nước ta hiện nay đã

thực hiện đúng vai trò, trách nhiệm của mình, điều đó được thể hiện qua việc:

- Các chương trình, kế hoạch do Nhà quản trị văn phòng xây dựng đã có

những đóng góp không nhỏ cho trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp,

giúp HĐQT và giám đốc có những kế hoạch phát triển doanh nghiệp

- Trong công tác phân công, phối hợp cơng việc các nhà quản trị văn

phòng đã phân cơng đúng người, đúng việc, phối hợp với csc phòng ban hòn

thành cơng việc hiệu quả

- Phong cách quản lý điều hành của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

khá nhậy bén, linh hoạt, năng động cả trong việc xử lý các cơng việc trong văn

phòng doanh nghiệp cũng như với doanh nghiệp

3.1.2. Những mặt hạn chế

Các nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp đã phần nào thực hiện

tốt vai trò của mình, tuy nhiên vẫn còn một số nhỏ mặt hạn chế sau:

- Trình độ chun mơn, kỹ thuật của một bộ phận nhỏ nhà quản trị văn

phòng doanh nghiệp vẫn còn thấp

- Việc bố trí, sắp xếp cơng việc của nhiêu nhà quản trị văn phòng vẫn

chưa hợp lý, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc.

- Nhiều nhà quản trị văn phòng vẫn giữ lối phong cách lãnh đạo quản lý,

điều hành truyền thống, cổ hủ, chưa bắt nhịp được với thời kỳ hội nhập.

- Việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho các nhà

quản trị văn phòng doanh nghiệp vẫn chưa được diễn ra thường xuyên và liên

tục.

25



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×