Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Chương 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC

Chương 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC

Tải bản đầy đủ - 0trang

Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

Để đạt được mục tiêu đã đề ra thì Văn phòng phải thực hiện một số giải pháp

chủ yếu sau đây nhằm không ngừng hồn thiện, đổi mới hơn nữa cơng tác văn thư

tại Văn phòng.

3.1. Đánh giá chung

3.1.1. Ưu điểm

- Nhìn chung cơng tác



Văn thư – Lưu trữ của Văn phòng Cơng

chứng Văn Thị Mỹ Đức đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.

Mối quan hệ giữa Trưởng văn phòng với các bộ phận, cá nhân trong Văn

phòng được thiết lập tốt. Việc chỉ đạo thực hiện công việc đúng thẩm

quyền, trong hoạt động quản lý có nhiều tiến bộ. Hoạt động Văn thư –

Lưu trữ tuy còn một số vấn đề cần được quan tâm, chú trọng và đầu tư

nhiều hơn nhưng cũng đã đi vào nề nếp.

Chuyên viên Văn thư – Lưu trữ trong Văn phòng có tinh thần trách

nhiệm trong cơng việc, nhiệt tình trong cơng tác, tạo điều kiện thuận lợi cho

việc cụ thể hóa cơng việc và tổ chức thực hiện công việc.

- Công tác Văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ với việc

chuyển giao các loại văn bản đi, đến, được thực hiện nhanh chóng, phân

loại văn bản để chuyển giao kịp thời tới lãnh đạo Văn phòng. Nhân viên trong

văn phòng đã hồn thành tốt nhiệm vụ được giao và bảo đảm đúng các quy

định về công tác văn bản, giấy tờ.

- Trong q trình hoạt động, Văn phòng cũng đã chủ động xây dựng các

nội quy, quy chế làm việc phù hợp với tình hình thực tiễn của mình. Những quy

chế này nhìn chung tương đối khoa học, chi tiết đến từng công việc, từng chức

danh và những quy định này là hoàn toàn phù hợp với những quy định hiện

hành về quản lý hành chính Nhà nước.

3.1.2. Hạn chế

- Bên cạnh những



kết quả đạt được trong việc thực hiện quy trình

tiếp nhận, xử lý các văn bản, giấy tờ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại một

số hạn chế sau:

+ Công tác thu thập tài liệu chưa được tiến hành triệt để nên tài liệu

vẫn còn nằm rải rác ở các bộ phận, cá nhân trong Văn phòng, gây khó khăn

cho việc tìm kiếm tài liệu. Danh mục tài liệu cũng chưa được lập chi tiết, cụ

thể.

+ Công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các bộ phận, cá nhân

chưa được tiến hành triệt để, đây cũng là thực tế chung của hầu hết các đơn vị

cơ quan, tổ chức.

3.1.3. Nguyên



nhân



Do cán bộ Văn thư kiêm nhiệm luôn lưu trữ nên việc thực hiện các khâu

trong nghiệp vụ lưu trữ chưa được thực hiện tốt và khoa học.

3.2. Đề



xuất, kiến nghị

44



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

3.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ

Để công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động một cách có hiệu quả nhằm

thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng của công cuộc cải

cách hành chính. Chúng ta cần có sự quan tâm hơn nữa dến công tác này để

phát huy tối đa hiệu quả của nó. Để làm được điều này trước mắt chúng ta cần

đổi mới nhận thức về vai trò của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với hoạt động

quản lý của Cơ quan:

Bộ phận văn thư cần tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan để Lãnh đạo thấy

được vai trò, và tầm quan trọng của cơng tác văn phòng. Việc ứng dụng cơng nghệ

thơng tin vào cơng tác lưu trữ góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, tiết kiệm

được chi phí, truy xuất nhanh chóng. Hơn thế nữa, cơ quan thường xuyên kiểm tra

đánh giá công tác lưu trữ nhằm kịp thời phát hiện những mặt hạn chế từ đó đưa ra

giải pháp khắc phục; tuyên dương những cá nhân, bộ phận tiêu biểu trong công tác

lưu trữ tại VPCC Văn Thị Mỹ Đức. Chính vì vậy, để đạt hiệu quả cao VPCC Văn

Thị Mỹ Đức cần quan tâm và hỗ trợ công tác Văn thư – Lưu trữ.

Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư –

Lưu trữ tại VPCC Văn Thị Mỹ Đức.

3.2.2. Giải



pháp về nhân sự

Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên Văn thư – Lưu

trữ: công tác Lưu trữ còn nhiều yếu tố cần khắc phục do chưa được chú trọng

nghiên cứu, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Nguyên nhân chủ

yếu là do hạn chế về chuyên môn của nhân viên Văn thư - Lưu trữ, cần được đào

tạo bài bản về chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ hoặc lưu trữ và quản trị văn

phòng.

Mời các chun gia về cơng tác lưu trữ đến hỗ trợ tại VPCC Văn Thị Mỹ

Đức. Đây có thể được xem là một giải pháp hữu hiệu để nâng cao trình độ chun

mơn, nghiệp vụ cho nhân viên lưu trữ. Qua đó, có thể tham khảo ý kiến của chuyên

gia về cách tổ chức lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả. Bên cạnh đó,

có thể lắng nghe và tiếp nhận những kinh nghiệm lưu trữ q giá từ chun gia.

Văn phòng có thể tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên lưu

trữ, qua đó nắm rõ được năng lực của nhân viên để từ đó tổ chức đào tạo bồi

dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng nhân viên. Việc cử nhân viên Lưu

trữ đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong

bồi dưỡng đào tạo. Ngồi trình độ về chuyên môn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ,

nhân viên cần phải bổ túc về tin học và ngoại ngữ để đáp ứng nhu cầu công việc tốt

hơn.

VPCC Văn Thị Mỹ Đức tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân

viên lưu trữ để nâng cao chuyên môn, đặc biệt cũng cố khả năng ứng dụng phương

tiện kỹ thuật hiện đại vào cơng tác của mình, có chính sách khuyến khích động

viên trong cơ quan.

Ngồi ra, hằng năm nên cử nhân viên lưu trữ đi tiếp cận thực tế tại các cơ

quan lưu trữ như Chi cục văn thư lưu trữ thành phố, Trung tâm lưu trữ Quốc gia

45



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

I,II,... Từ đó, giúp nhân viên lưu trữ có thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tế để

vận hành và áp dụng tại cơ quan.

3.2.3. Giải pháp thiết kế lại phòng làm việc

Điều kiện và mơi trường làm việc có ảnh hưởng đến hiệu quả và năng xuất

lao động. Điều kiện làm việc kém sẽ gây cảm giác khó chịu cho người lao động,

làm giảm sự nhiệt tình đối với cơng việc. Bộ phận văn thư khơng những là nơi đảm

nhiệm công tác nghiệp vụ lưu trữ còn là nơi đảm nhiệm cơng tác nghiệp vụ lưu trữ

mà còn là nơi đón tiếp hướng dẫn các bộ phận chức năng thực hiện công việc.

Đồng thời, là nơi tiếp nhận và hướng dẫn xử lý tất cả các văn bản đến và đi nên

việc bố trí phòng làm việc của bộ phận văn thư cần được bố trí phòng làm ở những

nơi dễ thấy, dễ tìm như đối diện với cổng vào, gần cổng, khơng nên bố trí trên lầu

hay bố trí nơi khuất tầm nhìn.

Khối lượng cơng việc của Văn thư – Lưu trữ khá nhiều nên cần phải có

cán bộ phụ chuyên trách cho từng bộ phận tránh kiêm nhiệm Văn thư – Lưu trữ.

Bố trí phòng làm việc của bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ ở hai phòng làm

việc riêng biệt là hết sức cần thiết. Đối với bộ phận văn thư thường xuyên tiếp

xúc và làm việc với các bộ phận và khách hàng nên công tác tiếp nhận xử lý văn

bản đến và đi vì vậy khơng khí làm việc ln năng động. Bộ phận lưu trữ hồn

tồn trái ngược với bộ phận văn thư. Bộ phận lưu trữ ít tiếp xúc với các đơn vị,

việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ phức tạp nên cần có khơng gian yên tĩnh,

không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoại cảnh. Như vậy nhân viên lưu trữ có thể

tập trung làm việc tốt hơn. Bố trí hai bộ phận văn thư và lưu trữ ra thành hai bộ

phận riêng biệt đồng nghĩa với việc góp phần tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao

hiệu quả làm việc của cả hai bộ phận văn thư và lưu trữ. Khi thiết kế phòng làm

việc và kho lưu trữ cần thực hiện theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26

tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về xây dựng kho lưu trữ chuyên

dụng.

3.2.4. Giải pháp thường xuyên kiểm tra đánh giá lại công tác lưu

trữ

Để đảm bảo cho công tác lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số biện

pháp trên, Văn phòng thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài

liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng

hay khơng, nếu khơng đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác

kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và bộ phận văn thư nói chung sẽ rút ra

những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Thông qua việc kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ, VPCC Văn Thị Mỹ

Đức cần thực hiện chính sách khen thưởng nhân viên hồn thành tốt nhiệm vụ

về cơng tác lưu trữ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong

công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với nhân viên không

chấp hành đúng nội quy làm việc, cố ý làm hư hỏng tài liệu lưu trữ hoặc vô

trách nhiệm với công việc.



46



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



KẾT LUẬN

Sau 1 tháng tiến hành khảo sát, thực tập về cơng tác hành chính văn phòng

và cơng tác Văn thư – Lưu trữ em đã nhận thức rõ hơn và đầy đủ hơn về tầm

quan trọng, vị trí của văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng đóng

vai trò quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, văn phòng là

trung tâm xử lý, cung cấp thơng tin, tổng hợp phục vụ do lãnh đạo, quản lý, giúp

thủ trưởng cơ quan có những quyết định đúng đắn góp phần vào sự phát triển

chung của cơ quan.

Từ thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ tại VPCC Văn Thị Mỹ Đức và thông

qua bài báo cáo này tôi đã chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và tìm ra những ngun

nhân cơ bản. Từ đó tơi mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn

nữa hiệu quả công tác này tại cơ quan, đưa năng suất, chất lượng hiệu quả công

việc lên cao.

Để khắc phục những mặt tồn tại và phát huy những ưu điểm trong công tác

Văn thư – Lưu trữ đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả nhất. Trước hết, Văn phòng

cần phải tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn cũng như kiểm tra, giám sát và xử lý vi

phạm khi cần thiết.

Trên đây là một số đánh giá và kiến nghị mang tính chủ quan từ phía bản

thân tơi. Hi vọng thông qua bài báo cáo này, Lãnh đạo Văn phòng cũng như nhân

viên trong Văn phòng sẽ thấy được những điểm mạnh trong công tác Văn thư –

Lưu trữ để tiếp tục phát huy, đồng thời nắm được những tồn tại cần phải khắc phục

và hoàn thiện để đưa công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan đi vào nề nếp.

Bài báo cáo của tôi không tránh khỏi những hạn chế. Tơi rất mong nhận

được sự góp ý của Lãnh đạo Văn phòng, các thầy cơ trong khoa Quản trị văn phòng

và các bạn để Báo cáo này được hồn thiện hơn.

Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Lãnh đạo, toàn thể

nhân viên VPCC Văn Thị Mỹ Đức đã luôn tạo điều kiện và hướng dẫn tơi trong q

trình thực tập tại đây. Tơi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành các thầy cơ giáo khoa

Quản trị Văn phòng, đặc biệt là TS. Nguyễn Mạnh Cường – Giảng viên hướng dẫn

đã luôn tận tình giúp đỡ và chỉ bảo để tơi hồn thành tốt bài báo cáo này.

Tôi xin chân thành cảm ơn./.



47



PHẦN CÁC PHỤ LỤC



48



Phụ lục 1: Mẫu bìa và nội dung sổ đăng ký văn bản đến:

Bìa sổ đăng ký văn bản đến:



SƠT TƯ PHÁP

VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC



SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 2018

Từ ngày: 16/10 đến ngày 31/12/2018

Từ số: 01 đến số 300



Quyển số: 01



49



Nội dung sổ đăng ký văn bản đến:



Ngày



Số



Tác



đến



đến



giả



(1)



(2)



(3)



Số,



hiệu

(4)



Tên loại và



Ngày



trích yếu nội



tháng



dung



(5)



(6)



Đơn vị

hoặc

người







Ghi



nhận chú



nhận

(7)



(8)



(9)



(1): Ngày đến là ngày tháng năm nhận được văn bản đến.

(2): Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến của cơ quan, tổ chức.

(3): Tác giả là tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của

người gửi đối với đơn, thư.

(4): Số, ký hiệu: Ghi đúng theo số, ký hiệu của văn bản đến.

(5): Ngày tháng năm: ghi đúng theo ngày, tháng, năm của văn bản đến.

(6): Tên loại và trích yếu nội dung: Ghi tên loại của văn bản đến và trích yếu

nội dung (đối với cơng văn thì khơng phải ghi tên loại). Trường hợp văn bản

đến hoặc đơn, thư khơng có trích yếu thì sẽ được văn thư tóm tắt lại nội dung

của văn bản

(7): Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn

cứ vào ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo của trưởng Cơ quan.

(8): Ký nhận: chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

(9): Ghi chú: Dùng để ghi chú những điểm lưu ý hoặc cần thiết của văn bản

đến.



50



Phụ lục 02: Mẫu bìa và nội dung sổ đăng ký văn bản đi:

Mẫu bìa:



SƠT TƯ PHÁP

VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC



SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 2018

Từ ngày: 16/10 đến ngày 31/12/2018

Từ số: 01 đến số192



Quyển số: 01



51



Nội dung sổ đăng ký văn bản đi

Số, ký

hiệu

văn bản

(1)



Ngày,

tháng

văn

bản

(2)



Tên loại và

trích yếu nội

dung văn bản

(3)



Người



(4)



Nơi

nhận

văn bản

(5)



Đơn vị,

người

nhận bản

lưu

(6)



Số

lượng

bản

(7)



Ghi

chú

(8)



(1): Số, ký hiệu văn bản: ghi số, ký hiệu của văn bản.

(2): Ngày, tháng văn bản: ghi ngày, tháng ban hành của văn bản.

(3) Tên loại và trích yếu nội dung: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

đi.

(4): Người ký: Ghi tên của người ký văn bản.

(5) Ghi tên của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân nhận văn bản như đã ghi

tại phần nơi nhận của văn bản.

(6): Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu văn bản.

(7): Số lượng bản: Số lượng bản ban hành.

(8): Ghi những điểm cần lưu ý riêng đối với văn bản.



52



DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. TS.



Triệu Văn Cường, TS. Nguyễn Cảnh Dương, TS. Lê Văn In, Ths. Nguyễn

Mạnh Cường – giáo trình Văn bản quản lý Nhà nước những vấn đề lý luận và kỹ

thuật soạn thảo NXB Giáo dục Việt Nam.

2. Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác Văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB

Giao thơng vận tải, năm 2009.

3. Vương Đình Quyền – Giáo trình Lý luận và phương pháp cơng tác Văn thư, NXB

Đại học Quốc gia năm 2006.

4. Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

Việt nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011.

5. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

6. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2014 của Chính phủ về

công tác văn thư.

7. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ về sửa

đổi một số điều trong Nghị định 110.

8. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sử đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định số 110.

9. Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

10. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về

quản lý và sử dụng con dấu.



53



CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM



Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

PHIẾU XÁC NHẬN THỰC TẬP

1. Họ và tên: Lý Thị Bích Uyên

2. Lớp: Đại học liên thơng Quản trị văn phòng 1707QTVB hệ chính

quy, khóa 2017-2020

Mã số sinh viên 1707QTVB-020

3. Thực tập tại cơ quan: Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức

4. Thời gian: Từ ngày .../ .../ ..... đến ngày .../ .../ .....

5. Nội dung công việc thực tập tại cơ quan

5.1. Nội dung cơng việc thực tập (tóm tắt)

Thực hiện cơng tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Cơng chứng Văn

Thị Mỹ Đức bao gồm các công việc hàng ngày của nhân viên hành chính như

cơng tác đánh máy soạn thảo văn bản, ban hành văn bản đi, tiếp nhận văn bản

đến, quản lý văn bản đi, đến. Ngồi ra còn hỗ trợ thêm cơng tác lưu trữ hồ sơ,

đóng dấu hồ sơ, văn bản.

5.2. Về các công việc khác

Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận Hành

chính – Tổ chức và Ban lãnh đạo Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức.

6. Tự nhận xét ưu, hạn chế trong thời gian thực tập

Ưu điểm: Trong suốt q trình thực tập tại Văn phòng Cơng chứng Văn

Thị Mỹ Đức. Với tinh thần năng nổ hoạt bát của một sinh viên cùng với sự giúp

đỡ tận tình của các anh chị và ban lãnh đạo trong cơng ty đã giúp em từng bước

thực hiện và hồn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Vận dụng tốt các kiến thức

được học ở trường vào thực tế công việc hàng ngày tại cơ quan đang thực tập.

Thu thập thêm được nhiều kiến thức kinh nghiệm từ những công việc thực tế đảm

nhiệm.

Nhược điểm: Do chỉ được tiếp xúc với thực lý thuyết ở trường, hạn chế

trong việc tiếp cận với thực tế nên đơi khi còn bỡ ngỡ trong cách xử lý công việc.

Thời gian thực tập ngắn, trong q trình thực tập thì ngồi thời gian thực tế làm

việc phải hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp nên khơng thể tránh khỏi những thiếu

sót.

SINH VIÊN THỰC TẬP

(Ký và ghi rõ họ tên)



54



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Chương 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×