Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC

Tải bản đầy đủ - 0trang

Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức mở cửa liên tục từ thứ hai đến thứ bảy

hàng tuần. Ngồi ra, Văn phòng còn đáp ứng các dịch vụ tự nguyện:

- Công chứng tận nơi tại địa chỉ của khách hàng.

- Cơng chứng ngồi giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ.

Với sứ mệnh nhân danh Nhà nước, xác nhận giá trị pháp lý của các giao

dịch, Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức luôn cố gắng thực hiện tốt trọng

trách được giao đồng thời phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, góp phần vào

công cuộc cải cách và giảm tải thủ tục hành chính trên địa bàn quận 3 và Thành

phố Hồ Chí Minh.

Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức đang đặt mục tiêu trở thành một

trong những Văn phòng cơng chứng hàng đầu được tin tưởng tín nhiệm trong việc

cung cấp dịch vụ công chứng phục vụ nhân dân đảm bảo “An toàn pháp lý – Tận

tâm – Chuyên nghiệp”.

2.1.2. Chức



năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

VPCC Văn Thị Mỹ Đức

a. Chức năng

Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức là tổ chức dịch vụ công chứng,

chức năng thực hiện theo Quyết định số 4098/QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm

2018 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của

các hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản như các giao dịch liên quan tới

bất động sản, di chúc, văn bản khai nhận di sản thừa kế, hợp đồng thế chấp, hợp

đồng bảo lãnh để đảm bảo cho các khoản vây Ngân hàng (sau đây gọi là hợp đồng,

giao dịch),… tính chính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội của bản dịch

giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang

tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công

chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Các văn bản cơng

chứng này được cơng nhận và có giá trị pháp lý hồn tồn giống như văn bản được

cơng chứng tại Phòng cơng chứng Nhà nước; VPCC Văn Thị Mỹ Đức có con dấu

và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ

phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

b. Nhiệm vụ và quyền hạn

Nhiệm vụ:

- Công chứng hợp đồng giao dịch:

+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nơng nghiệp của hộ gia đình, cá

nhân.

+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

17



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

+ Hợp đồng mua bán tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng mua bán căn hộ nhà chung cư.

+ Hợp đồng tặng cho căn hộ nhà chung cư.

+ Hợp đồng tặng cho tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất.

+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất.

+ Hợp đồng thuê tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng thuê căn hộ nhà chung cư.

+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất.

+ Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng thế chấp căn hộ nhà chung cư.

+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất.

+ Hợp đồng góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất.

+ Hợp đồng góp vốn bằng căn hộ nhà chung cư.

+ Hợp đồng thuê nhà.

+ Hợp đồng mượn nhà.

+ Hợp đồng/văn bản bán đấu giá bất động sản.

+ Hợp đồng vay tài sản.

18



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

+ Hợp đồng mượn tài sản.



GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường



+ Hợp đồng cho thuê tài sản.

+ Hợp đồng thuê khoán tài sản.

+ Hợp đồng thế chấp tài sản.

+ Hợp đồng cầm cố tài sản.

+ Hợp đồng thương mại

+ Hợp đồng góp vốn.

+ Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/cổ phiếu.

+ Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp.

+ Hợp đồng hợp tác kinh doanh.

+ Hợp đồng hợp tác đầu tư.

+ Hợp đồng xây dựng.

+ Hợp đồng bán doanh nghiệp tư nhân.

+ Hợp đồng bảo lãnh.

+ Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa.

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa.

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mua bán.

+ Hợp đồng mua bán phương tiện thủy nội địa.

+ Hợp đồng mua bán xe: Ơtơ, Mơtơ, xe máy, các loại xe cơ giới...

+ Hợp đồng đặt cọc.

+ Hợp đồng tặng cho tài sản.

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng tặng cho tài sản.

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng tặng cho tài sản.

19



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

+ Hợp đồng tặng cho phương tiện thủy nội địa.

+ Hợp đồng tặng cho xe: Ơtơ, Mơtơ, xe máy, các loại xe cơ giới...

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mượn tài sản

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mượn tài sản.

+ Hợp đồng trao đổi tài sản.

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng trao đổi tài sản.

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng trao đổi tài sản.

+ Hợp đồng thuê tài sản.

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thuê tài sản.

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng thuê tài sản.

+ Hợp đồng thanh lý Hợp đồng thuê tài sản.

+ Hợp đồng thuê khoán tài sản.

+ Hợp đồng vay tài sản khơng có biện pháp bảo đảm.

+ Hợp đồng bảo lãnh bằng động sản.

+ Hợp đồng cầm cố tài sản.

+ Hợp đồng bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với

đất.

+ Hợp đồng thuê lại quyền sử dụng đất.

+ Hợp đồng thanh lý hợp đồng thuê nhà.

+ Hợp đồng trao đổi nhà ở.

+ Hợp đồng có yếu tố nước ngồi.

+ Hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ.

+ Các loại hợp đồng, giao dịch khác phù hợp với quy định của phát luật.

- Công chứng di chúc, thừa kế gồm:

20



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

+ Di chúc.



GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường



+ Văn bản sửa đổi, bổ sung di chúc.

+ Văn bản hủy bỏ di chúc.

+ Nhận giữ di chúc.

+ Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.

+ Công chứng văn bản khai nhận di sản.

+ Công chứng văn bản từ chối nhận di sản.

- Công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng.

+ Văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng.

+ Văn bản xác nhập tài sản chung vợ chồng.

+ Văn bản cam kết về tài sản.

+ Hợp đồng uỷ quyền về tài sản của vợ, chồng.

+ Văn bản thỏa thuận khôi phục chế độ tài sản chung vợ chồng.

+ Văn bản thỏa thuận nhập tài sản riêng vào tài sản chung của vợ chồng.

- Công chứng ủy quyền gồm:

+ Hợp đồng ủy quyền.

+ Hợp đồng uỷ quyền về bất động sản.

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng ủy quyền.

+ Giấy ủy quyền.

+ Văn bản đơn phương đình chỉ thực hiện Hợp đồng ủy quyền.

+ Hợp đồng ủy quyền lại/ Giấy ủy quyền lại.

+ Văn bản nhận ủy quyền đối với ủy quyền bằng hình thức Giấy ủy quyền.

+ Hợp đồng ủy quyền mua tài sản.

+ Hợp đồng ủy quyền bán tài sản.

21



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

+ Hợp đồng uỷ quyền quản lý, sử dụng nhà ở.

- Cấp bản sao văn bản hợp đồng, giao dịch lữu giữ tại Văn phòng

Cơng chứng.

Quyền hạn:

Văn phòng Cơng chứng có các thẩm quyền sau đây:

- Cơng chứng các hợp đồng theo qui định của pháp luật về công chứng

như: Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng

tặng cho nhà đất, hợp đồng thế chấp bất động sản, hợp đồng ủy quyền, giấy

ủy quyền, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di

sản, văn bản từ chối nhận di sản, công chứng bản dịch, công chứng thỏa

thuận tài sản vợ chồng,… Công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động

sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành

nghề công chứng đặt trụ sở.

- Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực các giấy tờ, văn bản do

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm

quyền của nước ngồi; cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết

với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp hoặc chứng

nhận theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của

Chính Phủ về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,

chứng thực chữ ký (trừ việc chứng thực chữ ký người dịch) và chứng thực

hợp đồng, giao dịch.

c. Cơ cấu tổ chức của VPCC Văn Thị Mỹ Đức

Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức tổ chức và hoạt động theo với

người đứng đầu là Trưởng Văn phòng.

- Trưởng Văn phòng cơng chứng: Là Cơng chứng viên có kinh nghiệm trong



nghề cơng chứng. Là người đại diện theo pháp luật của văn phòng và quản lý tồn

bộ hoạt động của văn phòng.

- Phó trưởng Văn phòng: là người chịu trách nhiệm tồn bộ về mặt hành



chính – kế tốn của văn phòng và cố vấn cho Trưởng Văn phòng trong việc quản

lý các hoạt động của văn phòng.

- Chuyên viên nghiệp vụ: phụ trách thực hiện các nghiệp vụ công chứng và



tư vấn về các vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện giao dịch.

- Bộ phận Hành chính – Tổ chức: có chức năng giúp Trưởng văn phòng tổ



chức thực hiện cơng tác hành chính, tổ chức cán bộ thuộc nhiệm vụ của văn phòng

- Kế tốn: phụ trách tồn bộ hệ thống sổ sách kế tốn, theo dõi tình hình thu



– chi phát sinh trong kỳ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán.

- Văn thư – Lưu trữ: chịu trách nhiệm lên danh sách, hệ thống một cách khoa

22



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

học và bảo quản hồ sơ của những hợp đồng đã được thực hiện tại Văn phòng.

- Bộ phận chăm sóc khách hàng: tiếp nhận thơng tin về khiếu nại của khách



hàng và đưa ra phương hướng xử lý, lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng. Tổ chức

thực hiệ, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách

hàng để cải tiến công việc.

- Bảo vệ - Tạp vụ: chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự, đảm bảo an toàn



về tài sản của các thành viên trong Văn phòng cũng như của khách hàng đến với

Văn phòng. Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ trong Văn phòng.



23



Lý Thị Bích Un



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập



GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường



Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức

Trưởng văn phòng



Phó trưởng văn phòng



Khối nghiệp vụ



CCV 1



CCV 2



CCV 3



Khối hỗ trợ



CCV 4



CCV 5



CCV 6



Bộ phận Hành chính - T

chức



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Bộ phận Kế toán



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Thư ký nghiệp vụ



Bộ phận VTLT



Bộ phận chăm sóc khách

hàng



24



Lý Thị Bích Un



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập



GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường



25



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập



GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường



2.2. Khảo



sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành

chính văn phòng của cơ quan.

2.2.1. Tổ chức và hoạt động của bộ phận Hành chính – Tổ chức.

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ phận Hành chính – Tổ chức là bộ phận có chức năng tham mưu, đề

xuất Trưởng Văn phòng quản lý và thực hiện các quy định của Sở Tư pháp

trong cơng tác Hành chính – Tổ chức.

 Thực hiện cơng tác Hành chính

- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của Văn phòng, xây

dựng chương trình cơng tác theo định kỳ hàng tháng, năm. Theo dõi, đơn

đốc thực hiện chương trình cơng tác sau khi đã được Trưởng Văn phòng phê

duyệt.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Văn phòng

(nội quy cơ quan, quy chế văn hóa cơng sở,…).

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể

thức văn bản do Văn phòng ban hành.

- Hướng dẫn các cá nhân, bộ phận xây dựng các quy trình thủ tục hành

chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. Ứng dụng cơng nghệ

thơng tin trong cơng tác quản lý hành chính.

- Thực hiện cơng tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết, phối hợp với các phòng

chức năng thực hiện cơng tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội

nghị, hội thảo, sự kiện của Văn phòng.

- Quản lý và sử dụng con dấu; tiếp nhận và trình Trưởng Văn phòng

giải quyết các cơng văn đến, đi, thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ; xây

dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư lưu trữ theo quy định của Văn phòng và Nhà nước.

- Phối hợp với Cơng đồn cùng các đơn vị có liên quan thực hiện việc

hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với người lao động và các cơ quan có liên hệ

cơng tác với Văn phòng.

- Lập lịch cơng tác tuần, bố trí sắp xếp chương trình làm việc thường

xun, định kỳ, đột xuất của Ban lãnh đạo; thư ký các cuộc họp; thông báo

kết luận giao ban; các cuộc họp khác và theo dõi việc thực hiện các kết luận

của Ban lãnh đạo; thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo định kỳ và báo cáo

đột xuất về tình hình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng theo

quy định.

- Thừa lệnh ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo sự phân cấp

quản lý của Trưởng Văn phòng.

 Thực hiện cơng tác quản trị

- Xây dựng kế hoạch xây dựng cơ bản, quản lý, theo dõi, tổ chức thực

hiện việc sửa chữa, bảo dưỡng, mua sắm tài sản, văn phòng phẩm theo kế

hoạch và kinh phí được duyệt. Thường trực các hội đồng về đấu thầu xây

dựng và mua sắm trang thiết bị; thanh lí tài sản.

26



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

- Tham mưu, trình Trưởng Văn phòng ký ban hành các quy định: nội

quy bảo vệ cơ quan, quản lý tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, vật liệu; quản

lý và sử dụng điện, nước, phòng cháy chữa cháy; phòng chống bão lụt; quy

chế sử dụng ơ tơ.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng, bảo quản cơ sở vật chất và trang

thiết bị theo quy định của Văn phòng.

- Quản lý tồn bộ nhà cửa, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Văn

phòng.

- Phối hợp với bộ phận Kế toán, tiến hành kiểm kê, xử lý các tài sản bị

hư hỏng, mất mát vào cuối năm.

- Quản lý phòng họp phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng;

phục vụ nơi làm việc, hội họp, tiếp khách của Trưởng Văn phòng; điều hành

các phương tiện đi lại, phục vụ lãnh đạo và cá nhân đi cơng tác theo quy

định, đảm bảo an tồn, tiết kiệm; quản lý nhà ăn; in ấn các văn bản, tài liệu,

công văn; tiếp nhận quản lý quà tặng; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho

người lao động theo ủy quyền của Trưởng Văn phòng.

- Tổ chức thực hiện cơng tác phòng, chống bão lụt và cháy nổ trong

Văn phòng.

 Thực hiện công tác tổ chức

- Tham mưu Trưởng Văn phòng cơng tác kiện tồn Tổ chức bộ máy

của Văn phòng; phối hợp với các bộ phận chức năng xây dựng và trình

Trưởng Văn phòng ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của các bộ phận chức năng.

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ nhân viên, theo dõi việc thực

hiện các kế hoạch trên sau khi được Trưởng Văn phòng phê duyệt.

- Hướng dẫn các đơn vị xác định vị trí việc làm và cơ cấu nhân viên

theo chức danh nghề nghiệp; tổng hợp, thẩm định vị trí việc làm trình

Trưởng Văn phòng phê duyệt.

- Thực hiện quy trình tuyển dụng theo sự phân cấp, tham mưu về tiếp

nhận nhân viên, lập hợp đồng và chấm dứt hợp đồng lao động thuộc thẩm

quyền theo quy định.

- Tham mưu Trưởng Văn phòng thực hiện các chế độ, chính sách về

tiền lương, phụ cấp, phúc lợi, bảo hiểm xã hội cho người lao động của Văn

phòng.

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi

dưỡng kiến thức nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ; thực hiện công

tác đánh giá, phân loại nhân viên hàng quý, năm theo sự phân cấp.

- Kỷ luật đối với nhân viên, người lao động vi phạm nội quy, quy chế

của Văn phòng.

- Thực hiện cơng tác quản lý hồ sơ, lý lịch, sổ bảo hiểm xã hội nhân

viên, người lao động.



27



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×