Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Tải bản đầy đủ - 0trang

Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

1.2. Một số lý luận chung về công tác văn thư

1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công

tác quản lý, bao gồm tồn bộ các cơng việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản

lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các doanh

nghiệp nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công

tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình

xử lý thông tin.

1.2.2. Yêu



cầu

Công tác văn thư là một bộ phận của cơng tác văn bản giấy tờ. Do đó trong

quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Nhanh chóng : Q trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc

nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp

thời sẽ góp phần hồn thiện tốt cơng việc của cơ quan.

- Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự

thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi

hỏi phải được thực heienj theo đúng quy trình, đúng ngun tắc và đối tượng

- Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có

nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của nhà nước. Vì vậy trong

quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo

đảm bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung

văn bản.

- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư

gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì

vậy, u cầu hiện đại hóa cơng tác văn thư đã trở thành một trong những tiền

đề bảo đảm cho cơng tác quanr lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói

riêng có năng xuất chất lượng cao. Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày nay

tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù

hợp với khoa học kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi

cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng

phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc

tăng cường hiệu quả cơng tác văn thư.

1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư

a. Vị trí

Cơng tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói

chung. Trong văn phòng cơng tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung

quan trọng, chiếm một phần lớp trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy

cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận

hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà

nước.

b. Ý



nghĩa

13



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

- Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ,

chính xác những thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước và

các doanh nghiệp. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn

khác nhau nhưng trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là

thơng tin bằng văn bản.

- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ

quan được nhanh chóng, chính xác, có năng xuất, chất lượng, đúng chính

sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế

được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng

văn bản nhà nước để làm việc trái pháp luật.

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của

cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy

đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì

khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt

động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả.

- Cơng tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện

làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu

lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ

quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các

cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ.

Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất

lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời cơng tác lưu

trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.

1.3. Một số lý luận chung về công tác lưu trữ

1.3.1. Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài

liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản

lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

1.3.2. Nội dung của công tác lưu trữ

- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ

như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an

toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử

dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm

pháp luật để quản lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra,

thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ.

- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp

tác quốc tế về lưu trữ.

1.3.3. Tính chất của cơng tác lưu trữ

- Tính chính trị: Lưu trữ là bằng chứng lịch sử phản ánh toàn bộ hoạt

động xã hội qua các thời kỳ, phản ánh sự thật lịch sử. Các giai cấp trong xã

14



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

hội điều muốn chiếm đoạt tài liệu lưu trữ để sử dụng làm công cụ đấu tranh

bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình chống lại các giai cấp đối kháng.

Đảng và Nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ làm vũ khí đấu tranh chính trị

nhằm đập tan mọi hành động chống đối của các lực lượng đối lập thù địch, bảo về

quyền lợi của giai cấp vô sản và đông đảo quần chúng nhân dân.

Đảng và Nhà nước ta coi công tác lưu trữ là cơng tác “có tính chất đấu tranh

với địch”. Những người làm công tác lưu trữ phải là người có phẩm chất chính trị

rõ ràng nhằm bảo vệ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, đồng thời phải nhạy bén về

chính trị; kịp thời nắm bắt các chủ trương chính sách, nhiệm vụ chính trị ở từng

thời kỳ, từng giai đoạn để lựa chọn và cung cấp kịp thời những tài liệu phù hợp có

giá trị phục vụ lợi ích của Đảng, của Nhà nước và của nhân dân.

- Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa lịch sử vừa có giá trị

thực tiễn. Tài liệu lưu trữ phải được đưa ra nghiên cứu phục vụ nhu cầu của

xã hội, tuy nhiên rất nhiều tài liệu chứa đựng những thơng tin bí mật của

Đảng, Nhà nước, của từng cơ quan đơn vị cần phải được đảm bảo bí mật

trong q trình quản lý và khai thác sử dụng.

Trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cán bộ

lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật, thực hiện nghiêm túc các quy định nhằm

giữ bí mật nội dung tài liệu.

- Tính khoa học: Hoạt động lưu trữ là một lĩnh vực chuyên môn bao

gồm các khâu nghiệp vụ như bổ sung thu thập, xác định giá trị, thống kê,

bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu. Mỗi khâu nghiệp vụ đều

đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp khoa học và các biện pháp kỹ thuật

phù hợp.

Tài liệu lưu trữ có nhiều loại, trong q trình thực hiện các nội dung nghiệp

vụ lưu trữ, cần nghiên cứu các biện pháp, phương pháp quản lý riêng phù hợp với

từng loại hình tài liệu.

Do nhu cầu phát triển của cơng tác lưu trữ và của xã hội, khoa học lưu trữ

phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện, đồng

thời kế thừa và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để đáp

ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội.

Cơng tác tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cần được nghiên cứu đầy đủ; các tiêu

chuẩn, quy trình nghiệp vụ cần được nghiên cứu, ban hành, ứng dụng nhằm đảm

bảo tính khoa học và thống nhất trong cơng tác lưu trữ.



15



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập



GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường



Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI

VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC

2.1. Khái qt về Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Văn phòng Cơng chứng

Văn Thị Mỹ Đức

Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức (sau đây gọi tắt là Văn phòng)

được thành lập theo Quyết định số 4098/QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm 2018

của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và hoạt động theo Giấy đăng ký hoạt động số

41.02.0068/TP-CC-ĐKHĐ ngày 11 tháng 10 năm 2018 của Sở Tư Pháp Thành phố

Hồ Chí Minh.

Văn phòng có trụ sở tại 47E Nguyễn Thơng, phường 9, quận 3, Thành phố

Hồ Chí Minh.

Với các cơng chứng viên có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng

và Pháp luật cùng đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết và tận tâm, Văn phòng Cơng

chứng Văn Thị Mỹ Đức ln đảm bảo sự chính xác và an tồn của Văn bản cơng

chứng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch và luôn nhận

được sự đánh giá cao của khách hàng. Hiện nay, VPCC Văn Thị Mỹ Đức là một

trong những Văn phòng cơng chứng được tổ chức hoạt động theo Luật công chứng

năm 2014 với đội ngũ lãnh đạo, cố vấn là Thạc sỹ Luật, từng là luật sư có bề dày

kinh nghiệm, chuyên sâu trong lĩnh vực pháp luật. Bên cạnh đó, có được sự hậu

thuẫn và hợp tác chiến lược của các thành viên có đầy tiềm năng và uy tín. Hiện

nay, với đội ngũ nhân sự năng động, vững chun mơn, tận tình và tràn đầy nhiệt

huyết, VPCC Văn Thị Mỹ Đức tự tin đối với chất lượng dịch vụ của mình và ln

đặt ra phương châm khách hàng là mục tiêu để phát triển. Sau một thời gian hoạt

động, Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức đã củng cố và tạo dựng một lượng

khách hàng và ổn định.

Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức có đội ngũ cơng chứng viên, cán

bộ, nhân viên có nhiều kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu và thái độ phục vụ tận

tình, chu đáo. Các mức phí dịch vụ theo quy định và được niêm yết cơng khai.

16



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức mở cửa liên tục từ thứ hai đến thứ bảy

hàng tuần. Ngoài ra, Văn phòng còn đáp ứng các dịch vụ tự nguyện:

- Cơng chứng tận nơi tại địa chỉ của khách hàng.

- Công chứng ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ.

Với sứ mệnh nhân danh Nhà nước, xác nhận giá trị pháp lý của các giao

dịch, Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức luôn cố gắng thực hiện tốt trọng

trách được giao đồng thời phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, góp phần vào

cơng cuộc cải cách và giảm tải thủ tục hành chính trên địa bàn quận 3 và Thành

phố Hồ Chí Minh.

Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức đang đặt mục tiêu trở thành một

trong những Văn phòng cơng chứng hàng đầu được tin tưởng tín nhiệm trong việc

cung cấp dịch vụ công chứng phục vụ nhân dân đảm bảo “An toàn pháp lý – Tận

tâm – Chuyên nghiệp”.

2.1.2. Chức



năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

VPCC Văn Thị Mỹ Đức

a. Chức năng

Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức là tổ chức dịch vụ công chứng,

chức năng thực hiện theo Quyết định số 4098/QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm

2018 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của

các hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản như các giao dịch liên quan tới

bất động sản, di chúc, văn bản khai nhận di sản thừa kế, hợp đồng thế chấp, hợp

đồng bảo lãnh để đảm bảo cho các khoản vây Ngân hàng (sau đây gọi là hợp đồng,

giao dịch),… tính chính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội của bản dịch

giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang

tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công

chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Các văn bản cơng

chứng này được cơng nhận và có giá trị pháp lý hoàn toàn giống như văn bản được

cơng chứng tại Phòng cơng chứng Nhà nước; VPCC Văn Thị Mỹ Đức có con dấu

và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ

phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

b. Nhiệm vụ và quyền hạn

Nhiệm vụ:

- Công chứng hợp đồng giao dịch:

+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá

nhân.

+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

17



Lý Thị Bích Uyên



Lớp ĐHLT 1707QTVB



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×