Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Nhân viên nhãn mác:

Nhân viên nhãn mác:

Tải bản đầy đủ - 0trang

doanh, phòng marketing, phòng tài chính kế tốn, phòng xuất nhập khẩu, phòng nghiên

cứu & thị trường.

Phòng xuất nhập khẩu cung cấp kịp thời các thông tin mua bán , xuất nhập khẩu

trong kì kinh doanh cho phòng kế tốn để phòng kế tốn có số liệu hạch tốn, thống kê

tình hình tài chính của cơng ty.

Phòng tài chính kế tốn thực hiện các nghiệp vụ về tình hình tài chính sau đó

cung cấp lại số liệu cho phòng xuất nhập khẩu để phòng xuất nhập khẩu thực hiện q

trình mua bán, có kế hoạch xuất nhập khẩu phù hợp trong kì tiếp theo. Thực hiện cung

cấp các báo cáo tài chính cho giám đốc để giám đốc có thể nắm được tình hình tài

chính của doanh nghiệp từ đó có các quyết định kinh doanh phù hợp

Phòng kinh doanh là bộ phận thơng suốt tồn bộ hoạt động của cơng ty. Liên

quan đến tất cả các phòng ban. Là cấu nối liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp và giữa

doanh nghiệp với bên ngồi.

Phòng marketing cùng với phòng xuất nhập khẩu quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm

đối tác từ marketing sau đó chuyển danh sách khách hàng qua phòng xuất nhập khẩu sử

lý và tiến hành bán hàng,

Phòng nghiên cứu & phát triển thị trường cung cấp số liệu cho phòng marketing

và phòng xuất nhập khẩu nhằm hổ trợ cách thức đưa ra sản phẩm mới theo từng phân

khúc nhằm đưa đến khách hàng sản phẩm tốt nhất.

Các phòng ban trong công ty Cổ phần Artex Đông Tháp luôn ln đồn kết cùng

hổ trợ nhau phát triển, mỗi phòng ban làm tốt thôi chưa đủ phải tạo nên một tập thể

đồn kế thì mới tạo nên một cơng ty vững mạnh và đều đó thể hiện ở tinh thần làm việc

tạo ra năng suất cho công ty.

2.2. Tổ chức cơng việc tại phòng x́t nhập khẩu

2.2.1 Bố trí mặt bằng

25



Phòng xuất nhập khẩu cơng ty cổ phần ARTEX Đồng Tháp có tổng là 16 mét

vng với 5 bàn làm việc cho 5 vị trí là trưởng phòng xuất nhập khẩu, phó phòng xuất

nhập khẩu, nhân viên chứng từ, nhân viên tổng hợp và nhân viên nhãn mác. Ngồi ra

phòng xuất nhập khẩu còn bố trí thêm một bàn tiếp khách hàng khi khách hàng có nhu

cầu đến trực tiếp công ty để bàn bạc.



Nhân viên nhãn mác

Nhân viên chứng từNhân viên tổng hợp



Cửa ra vào



Bàn tiếp khách



Phó phòng XNK



Trưởng phòng XNK



Sơ đồ 2.2.1: Sơ đồ mặt bằng tại phòng x́t nhập khẩu



Tồn bộ cơng ty có diện tích 120 mét vng với 7 phòng bao gồm phòng giám

đốc,phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng tài chính kế tốn, phòng xuất nhập

khẩu, phòng nghiên cứu & thị trường và 1 phòng họp chung cho cơng ty. Với bố trí

theo chức năng và nhiệm vụ của phòng ban thì cơng ty xắp sếp vị trí các phòng như

sau:

Từ bên ngồi bước vào sẽ có một phòng họp và đó cũng là phòng tiếp khách hàng

với khơng gian thống cùng các sản phẩm trưng bày và những hình ảnh một số thành

tựu và hoạt dộng mà công ty đạt được. Tiếp đến là phòng cho ban giám đốc và cuối

26



cùng bao quanh phòng giám đốc và phòng họp chung là các phòng ban, cụ thể từ ngồi

nhìn vào thì được sắp xếp từ trái sang phải là phòng kinh doanh, phòng marketing,

phòng tài chính kế tốn, phòng xuất nhập khẩu, phòng nghiên cứu & thị trường.

Cách bố trí các phòng ban như vậy giúp cho phòng xuất nhập khẩu cũng như các

phòng ban khác dễ kết nối với nhau cũng như kết nối trung tâm là giám đốc giúp giám

đốc quan sát chi tiết các bộ phận làm việc qua đó đạt năng suất và hiệu quả làm việc

cao nhất đem lại cho công ty cũng như khách hàng sản phẩm đạt chất lượng.

2.2.2 Bố trí nguồn nhân lực

Trong phòng xuất nhập khẩu có 5 nhân viên là trưởng phòng xuất nhập khẩu, phó

phòng xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ, nhân viên tổng hợp và nhân viên nhãn mác.

Với không gian rộng khơng có ngăn cách giữa các nhân viên giúp tạo sự gần gủi khi

làm việc và quan sát của trưởng phòng. Phía trong cùng là trưởng phòng xuất nhập

khẩu, tiếp đến là phó phòng và trên phó phòng là bàn trống để tiếp khách, song song

với ba bàn trên là bàn làm việc của ba nhân viên còn lại là nhân viên tổng hợp, nhân

viên chứng từ và nhân viên nhãn mác.

Khi có vấn đề giải quyết hay họp nội bộ trong phòng xuất nhập khẩu thì mọi

người ngồi quay ra giữa là cuộc họp có thể diễn ra, cách bố trí này rất sáng tạo và

nhanh chóng khi cần truyền đạt thơng tin cho nhân viên.

Các nhân viên thì gắn kết với nhau, cùng nhau làm việc, không gian mở nên việc

xảy ra xung đột là không thể, điều này ảnh hưởng đến phòng xuất nhập khẩu cũng như

cả cơng ty.

Mỗi người một cơng việc nhưng khi có ý kiến đóng góp mọi người vẫn đóng góp

để cùng nhau phát triển là người này phải làm cái này mới đúng để dễ dàng hơn trong

công việc, và không phải vì thế mà ganh ghét nhau, các nhân viên vẫn tiếp thu và thay

đổi tạo nên một phòng xuất nhập khẩu đoàn kết và phát triển mạnh, là một phần không

thể thiếu của công ty.



27



2.2.3 Quy trình làm việc của nhân viên tổng hợp trong phòng xuất nhập khẩu

Theo như quan sát được thì nhân viên tổng hợp trong phòng xuất nhập khẩu

phối hợp với phó phòng tiến hành làm các quy trình hoạt động xuất và nhập các sản

phẩm của cơng ty, cụ thể quan sát được q trình xuất khẩu sản phẩm đi như sau:

- Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòng marketing sẽ gửi cho phòng

xuất nhập, trong đơn hàng có chi tiết số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng .Phòng

xuất nhập khẩu sẽ liên hệ khách hàng làm hợp đồng ngoại thương để thống nhất về

điều khoản xuất hàng như : điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, cảng nhận

hàng, mua bảo hiểm hàng hóa hay khơng, có cần phải xin c/o cho lô hàng này

không ..vv..Sau khi nhận được đầy đủ thơng tin đơn hàng sẽ chuyển lên phó phòng

kiểm tra nếu đúng thì chuyển nhân viên nhãn mác chuyển bị in thùng, shipping mark,

nhãn ..vv, sai thì chỉnh sửa lại rồi chuyển cho nhân viên nhãn mác.

- Đến gần ngày xuất hàng, khách hàng sẽ gửi cho booking cho phòng xuất nhập

khẩu ( xuất hàng theo giá FOB).Sau khi nhận được booking sẽ sắp xếp kế hoạch để lấy

container đóng hàng.

- Nhân viên tổng hợp tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa với bộ phận kế hoạch về

số lượng hàng hóa rồi báo có cho phó phòng,nếu hàng đủ sẽ cho đi đúng ngày, còn

thiếu sẽ xin trễ hoặc xuất hàng thiếu. Sau đó chuyển booking , hợp đồng ngoại thương,

thơng tin hàng hóa cho nhân viên chứng từ để nhân viên chứng từ khai tờ khai xuất

khẩu và xin c/o ( nếu có )

- Đến ngày xuất hàng sẽ theo dõi việc đóng cont hàng để đảm bảo hàng hóa được

sắp sếp theo yêu cầu của khách trách hư hỏng , mất mát..

- Khi hàng ra đến cảng, nhân viên chứng từ sẽ ra làm các thủ tục để thanh lý tờ

khai. Sau khi tờ khai được thanh lý thì nhân viên tổng hợp sẽ thơng báo với khách về

tình trạng của hàng hóa. Nếu lơ hàng xuất theo phương thức L/C thì nhân viên tổng

hợp sẽ tập hợp chứng từ trình cho phó phòng ký rồi gửi cho ngân hàng để thu hồi công

nợ, nếu theo phương thức T/T thì đến hạn sẽ nhắc cơng nợ với khách hàng.

28



CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT

3.1. Nhận xét chung về Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp và Phòng xuất

nhập khẩu của Công ty.

Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp có hơn 10 năm trên thị trường, chuyên về

xuất khẩu mặt hàng handmade. Là doanh nghiệp sản xuất trực tiếp và xuất khẩu có uy

tín cao trên thị trường quốc tế. Thị trường chính là: EU, US, Japan,…. 10 năm không

quá dài cũng không quá ngắn để xây dựng một vị thế nhất định trên thị trường. Công ty

đã vượt qua rất nhiều giai đoạn khó khăn của nền kinh tế để trở thành một trong những

cơng ty dược có doanh số lớn nhất với kim ngạch xuất khẩu năm 2013 là 5.8 triệu

USD.

Để đạt được những thành công như vậy, không thể không nhắc đến sự nỗ lực cố

gắng hết mình vì cơng việc của tập thể cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty.

Đồng thời, ban giám đốc cũng như các thành viên góp vốn đã nhìn nhận được vai trò

quan trọng của quản lý và bộ máy quản lý. với sự học hỏi từ nhiều công ty khác, tất cả

cùng bàn bạc và thống nhất xây dựng một hệ thống, bộ máy quản lý bao gồm các

phòng ban với chức năng riêng biệt. Sự chuyên mơn hóa giúp cho các khâu tiếp cận

khách hàng, ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa... diễn ra một cách nhanh chóng và

thuận tiện. Cơng việc giữa các phòng,ban cũng như công việc của từng người không hề

chồng chéo. Cho đến thời điểm hiện tại, những gì đã đạt được nói lên hiệu quả của bộ

máy quản lý này.Thêm vào đó, chính sách với cơng nhân viên của cơng ty rất tốt và

thỏa mãn được những yêu cầu cơ bản nhất. Các khoản bảo hiểm và trợ cấp công ty đều

đảm bảo theo đúng luật sao cho lợi ích của họ được bảo vệ. Hàng năm, công ty tổ chức

những dịp đi nghỉ mát, tham quan... giúp giải tỏa căng thẳng và áp lực công việc. Các

dịp lễ, Tết và cả sinh nhật của công nhân viên cũng đều có tiền thưởng. Do đó, nhân

viên cơng ty ln gắn bó mật thiết và hết lòng làm việc vì sự phát triển chung. Trong

tương lai, hy vọng công ty tiếp tục phát huy những điểm trên.



29



Các phòng ban của Cơng ty đã làm rất tốt nhiệm vụ củng như kế hoạch đã đặt ra

của ban giám đốc và trong đó có Phòng xuất nhập khẩu. Đây là bộ phận hết sức quan

trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Cơng ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty,

tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như

thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp

đồng với khách hàng, tập hợp sản phẩm sản xuất để xuất khẩu và nhập khẩu nguyên

liệu. Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn

đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng

thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu

quả nhất. Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng

quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân

xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty.

Tuy nhiên, cũng cần thấy những điều cần chú ý điều chỉnh. Địa điểm công ty đặt

trụ sở hơi sâu và khó tìm. Điều này gây khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng. Đồng

thời, hoạt động Marketing cần nhiều hơn và sáng tạo hơn nữa để khách hàng ở các khu

vực xa hơn biết tới.

3.2. Nhận xét công tác tổ chức tại phòng xuất nhập khẩu của Cơng ty.

Sau khi quan sát tại Phòng xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần ARTEX Đồng

Tháp em nhận thấy rằng cơng tác tổ chức bố trí mặt bằng, bố trí nhân viên củng như

q trình làm việc rất chặt chẽ và liên kết tạo nên hiệu quả công việc cao.

Về việc bố trí mặt bằng em thấy Cơng ty rất thơng minh trong việc xây dựng các

phòng ban theo hình chữ U nói chung cũng như việc xây dựng Phòng xuất nhập khẩu

nói riêng. Để tạo sự kết nối giữa Phòng xuất nhập khẩu và các phòng ban khác thì ban

giám đốc đã làm tốt vấn đề này bằng cách không sử dụng tầng lầu tránh mất thời gian

củng như tạo sự công bằng giữa việc di chuyển giữa các phòng ban.

Khơng chỉ thơng minh giữa việc bố trí mặt bằng giữa các phòng ban trong cơng

ty mà em thấy việc bố trí trong Phòng xuất nhập khẩu cũng rất sáng tạo và tinh tế. Cụ

thể là việc mỗi nhân viên sẻ có một bàn làm việc riêng thay vì làm việc chung theo bàn

30



nhưng được ngăn cách, việc ngăn cách tạo sự cá nhân, khơng đồn kết. Thay vì vậy

mọi người sẻ có được khơng gian làm việc thoải mái củng như cởi mở với các nhân

viên còn lại và dễo dàng trao đổi thơng tin khi cần thiết trong nội bộ Phòng xuất nhập

khẩu.

Về việc bố trí nhân viên trong Phòng xuất nhập khẩu thì em thấy các Anh Chị

rất tích cực trong cơng việc, ln hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tinh thần làm

việc ảnh hưởng đến tiến độ củng như hiệu quả công việc qua đó thấy được tinh thần

mọi người như thế nào. Các Anh Chị luôn hổ trợ nhau trong các tình huống, các yêu

cầu của cấp trên đưa xuống. Trưởng phòng và Phó phòng ln là đầu tàu giúp cho hoạt

đồng của Phòng xuất nhập khẩu đi lên qua việc điểu khiển củng như chỉ đạo theo đúng

định hướng củng như chiến lược của cơng ty. Nó còn biểu hiện ở việc hầu hết 100%

các hợp đồng xuất khẩu vào khu chế xuất đều được thực hiện thành công. Các chỉ tiêu

kinh tế tài chính đặt ra đều hồn thành khá tốt và vượt mức kế hoạch, xuất khẩu và

nhập khẩu hàng hóa ngày càng tăng, quy mơ xuất khẩu ngày càng lớn.

Phòng xuất nhập khẩu có sự liên kết chặt chẽ với nhiều cơ sở sản xuất cũng như

như những đại lý trong nước và ngoài nước giúp cho nguồn hàng của công ty luôn ổn

định và đáp ứng được các yêu cầu cấp thiết của khách hàng. Không những thế Phòng

xuất nhập khẩu còn đề xuất tích cực tham gia các hội chợ , triển lãm, nhằm phát huy

tối đa năng lực kinh doanh của mình, tạo điều kiện quảng bá cho các mặt hàng của

công ty nhằm đạt năng xuất cao nhất và đem lại lợi nhuận cho công ty.

3.3. Bài học kinh nghiệm

Trong thời gian kiến tập tại Phòng xuất nhập khẩu của Cơng ty Cổ phần ARTEX

Đồng Tháp tuy còn nhiều bỡ ngỡ với cách thức làm việc thực tế của doanh nghiệp thực

tế, nhưng em đã rất cố gắng học hỏi, làm quen dần với môi trường thực tế tại doanh

nghiệp. Nhờ vậy em đã học được rất nhiều kinh nghiệm làm việc và nhiều kiến thức bổ

ích cho chuyên ngành mà em đang học.



31



Qua q trình kiến tập tại Cơng ty đã giúp cho em có những bài học quá giá. Cụ

thể là khi bắt đầu q trình kiến tập, nếu có thể hãy cố gắng làm quen càng nhanh càng

tốt. Làm quen với các Cô, Chú, Anh Chị, với môi trường ở chỗ làm. Hãy cố gắng bắt

chuyện trước, không nên từ chối nếu nhận được sự nhờ cậy trong Công ty củng như bộ

phận mà mình kiến tập. Mở cửa giúp các Cô, Chú, Anh Chị, lấy giúp một ly nước, giúp

lấy tài liệu máy in vv… một hành động nhỏ dù khơng đem lại cho em lợi ích ngay

nhưng sẽ tạo được ấn tượng tốt của những người đi trước với em.

Hãy thể hiện sự lịch sự của bản thân ngay từ những việc nhỏ nhất, chẳng hạn

như cách ăn mặc đi đứng, tác phong làm việc, chấp hành tốt các nội quy của cơ quan

thực tập vv… và điều quan trọng là luôn đúng giờ. Và luôn hỏi những gì thắc mắc,

quan sát kỹ những đều cần thiết khi tham gia quá trình thực tập.

Những bài học học kinh nghiêm trên có một phần em làm tốt một phần còn hạn

chế nhưng em củng đã khắc phục củng như hồn thiện bản thân mình hơn để việc kiến

tập củng như quá trình quan sát thực tế của em đạt được hiệu quả cao.

Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại Học Cơng nghiệp Thực Phẩm Thành

Phố hồ Chí Minh tạo điều kiện cho chúng em được tham gia kiếm tập và quan sát tại

Công ty. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của Giảng viên

Quách Tố Trinh cùng các Cô, Chú, Anh Chị trong Công ty Cổ phần ARTEX Đồng

Tháp đã giúp đỡ em có thể hồn thành báo cáo kiến tập một cách tốt nhất.

Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn các Cơ, Chú, Anh chị trong phòng xuất nhập

khẩu đã tạo điều kiện tốt nhất cho em quan sát củng như tham khảo q trình làm việc

của Phòng củng như hướng dẫn em tận tình các quy trình làm việc của các nhân viên

cụ thể giúp em hiểu sâu hơn những kiến thức đã học được trên lớp để vận dụng vào

thực tế.

Tuy nhiên do trình độ lý thuyết và thực tiễn của bản thân em còn nhiều hạn chế

nên bài viết khơng tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết , em mong nhận được sự

đóng góp ý kiến của Thầy Cô và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn nữa.

32



TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Các báo cáo của Phòng xuất nhập khẩu Cơng ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp

năm 2016-2017.

2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2016-2017 của Công ty Cổ phần

ARTEX Đồng Tháp.

3. Website: https://artexdongthap.vn.



33



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Nhân viên nhãn mác:

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×