Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Tải bản đầy đủ - 0trang

Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phòng



1.1. Sàng lọc (SERI):

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại

nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những

trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ

cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần

thiết giữ lại.

1.2. Sắp xếp (SEITON):

Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh

chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan

một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm

thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời

gian.

1.3. Sạch sẽ (SEISO):

Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi

trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý

thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho

đầy đủ và thích hợp.

Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức,

và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.

1.4. Săn sóc (SEIKETSU):

Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc

để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ

thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi

trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE):

Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm

việc.

Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt

các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen,

niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút

kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập,

xây dựng và định hình một nền văn hố trong đơn vị.



Võ Thị Đan My



3



Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phòng



Hình 1: Mơ hình 5S

1. Nguyên nhân thực hiện 5S

Việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, hầu như giữ lại tất cả mọi

thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không

sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?

* Thứ nhất là khơng ngăn nắp: Vì q nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn,

khơng biết mình đang có cái gì, khi cần tìm khơng biết đâu mà tìm, và vẫn phải

đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa khơng có tác dụng.

* Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và

không sử dụng được, thứ sử dụng được thì khơng sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn

xộn làm mất thời gian tìm kiếm.

– Mơi trường làm việc bề bộn, khơng vệ sinh tạo thành thói quen, khơng

ai quan tâm, chỉ làm khi có đồn kiểm tra.

Chính vì vậy, áp dụng 5S là thiết yếu trong văn phòng đặc biệt phòng Văn

thư – Kế tốn

2. Lợi ích của 5S trong nhà trường

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên khơng thể nói là “thực hiện xong”

nhưng qua q trình thực hiện sẽ thu được một số kết quả như sau:

- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mơ trường

học.

- Triết lý của 5S đơn giản, khơng đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.

- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi

làm việc.

- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.

Võ Thị Đan My



4



Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng



- Tăng cường phát huy sáng kiến.

- Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan.

- Những vật dụng thừa được loại bỏ.

- Cán bộ nhân viên có ý thức khi thực hiện cơng việc.

- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia

phải tìm kiếm, chất lượng cơng việc tăng.

3. Các bước áp dụng

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Bước 2: Phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu Seri (sàng lọc)

Bước 5: Thực hiện Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) và Seiso (sẵn sàng)

hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kì

II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ

1. Thuận lợi:

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và

ủng hộ của lãnh đạo. Ban giám hiệu trường TH Trưng Vương tạo điều kiện

thuận lợi và hỗ trợ tận tình cho tổ văn phòng khi thực hiện ứng dụng 5S trong

cơng tác hành chính văn phòng. Hơn nữa, với những khái niệm dễ hiểu và tính

tự giác của mọi người khi thực hiện 5S trong hành chính – văn phòng rất cao là

điều kiện thuận lợi khi áp dụng.

2. Khó khăn:

Việc ứng dụng 5S trong văn phòng bắt nguồn ở Nhật Bản và diễn ra khá

phổ biến trong các cơ quan, trường học hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy

nhiên lại chưa phổ biến ở Việt Nam đặc biệt các tỉnh Tây Ngun. Chính vì vậy

để áp dụng hiệu quả cần thời gian dài để đào tạo, nghiên cứu và thực hiện

III. CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Quy định sắp xếp



STT Nội dung

Võ Thị Đan My



Cách thức sắp xếp



Ghi chú

5



Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phòng



1



Sơ đồ vị trí

khu vực làm

việc của nhân

viên, sếp, khu

vực lối đi

chung



2



Qui định sắp Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá

xếp dữ liệu nhân và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ

trên máy tính chung

Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các

folder thể hiện được nội dung bên trong.



3



Qui định sắp

xếp hồ sơ tài

liệu : đang

giải

quyết,

chưa

giải

quyết, đã giải

quyết, lưu trữ



àn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn

nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng

ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi

qui định sau mỗi chiều tan ca.

1.Đang

giải

quyết:

Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan

trọng của cơng việc hoặc thời gian

Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái

quyết”

Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.

2.

Chưa

qiải

quyết:

Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan

trọng của cơng việc hoặc thời gian

Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái

quyết”

Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.

3.

Đã

giải

quyết:

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời

gian.



4



Qui định sắp

xếp hồ sơ tài

liệu : lưu trữ

dài hạn, băng

dĩa, hình ảnh

dự liệu và tài

liệu

tham

khảo



Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng

lĩnh vực cụ thể: Lĩnh vực tài chính, hồ sơ

cán bộ giáo viên, hồ sơ học sinh, hồ sơ

Đảng và Đoàn.



Võ Thị Đan My



Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các

thành viên trong tổ. Phân bổ vị trí của

một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn

phòng phẩm phục vụ cho công tác đào

tạo…



– Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán

ngoài

hồ



được

thiết

kế

– Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài

liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên

ngồi và mục lục bên trong từng File để

dễ

tìm

– Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo

6



Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phòng



được sắp xếp và phân loại rõ ràng theo

từng đơn vị.

5



Qui định sắp Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên

xếp lưu giữ bàn làm việc phải: cần thiết cho công

và sử dụng việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy

VPP



6



Lưu hồ sơ, Qui định thời gian lưu: theo S1

giấy tờ

Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo

từng

nhóm

chức

năng

Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo

một dạng biểu mẫu của phòng( theo

nhóm, theo màu )



IV. TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP

- Đây là phương pháp khá hiệu quả tại các trường học mà trên địa phương

chưa trường học nào áp dụng

- Ứng dụng 5S là một trong những phương pháp quản lý chất lượng hiệu

quả đối với cơng việc hành chính văn phòng, đặc biệt lưu trữ thơng tin, chứng từ

Kế tốn quan trọng tại phòng Văn thư – Kế tốn tại trường TH Trưng Vương có

thể

- Trong tương lai nếu áp dụng đạt được hiệu quả nhất định sẽ phát triển

thực hiện trong lớp học, phòng thư viện và các phòng chức năng khác trong

trường học

V. HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

- Qua q trình ứng dụng phương pháp 5S tại phòng Văn thư – Kế toán từ

thực tế hiện nay trường TH Trưng Vương đang sử dụng và có sự phản hồi rất tốt,

hiệu quả. Đáp ứng được tất cả các yếu tố cần thiết trong cơng tác hành chính văn

phòng.

- Việc theo dõi, cập nhật các công văn đến, công văn đi kịp thời. Hoàn

thành báo cáo kịp tiến độ với phòng ban lãnh đạo u cầu.

- Xây dựng được mơi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tiết kiệm thời

gian tìm kiế, xử lý chứng từ. Tính chun nghiệp trong văn phòng ngày càng

cao và hiệu quả chất lượng cơng việc tăng.

- Bản thân tôi vừa là người thiết lặp kế hoạch và thực hiện áp dụng

phương pháp trong 1 năm qua cảm thấy ứng dụng 5S đã đem lại cho tôi một

cách làm việc chuyên nghiêp, giải quyết công việc một cách kịp thời và hiệu

quả, giảm được thời gian, cơng sức rất nhiều. Ước tính của bản thân tôi khi áp

Võ Thị Đan My



7



Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phòng



dụng phương pháp này giúp kế tốn giảm được ½ khối lượng thời gian tìm

kiếm, xử lý chứng từ đang làm tại đơn vị.



Võ Thị Đan My



8



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x