Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
NHẬT KÝ THỰC TẬP.

NHẬT KÝ THỰC TẬP.

Tải bản đầy đủ - 0trang

Nhận xét: Công việc mới đều khá bỡ ngỡ. Nhất là việc đi lại và làm việc với các TLS

của ĐSQ. Đây là lần đầu em tiếp xúc với nhứng nơi làm việc chuyên nghiệp như thế

nên cảm thấy khá lo lắng. Tuy nhiên vì mình là người trực tiếp hướng dẫn cho khách

hàng nên phải tỏ ra tự tin để khách hàng an tâm hơn.

Ban đầu em khá bất ngờ vì một cơng việc giấy tờ mà phải đi lại nhiều đến thế. Nhưng

đây cũng là cơ hội để em đi được đến nhiều nơi và tiếp xúc với nhiều điều mới để

thích nghi hơn với cơng việc.

Ngày 4/7

Cơng việc tương tự ngày 3/7,

-



In tài liệu, đưa một đoàn khách khác đi lấy dấu vân tay ở TLS Canada

Sau đó về VP, lọc, scan thống kê tài liệu và gửi tài liệu qua bưu điện theo yêu cầu.



Nhận xét: Hôm nay em không được giao cho công việc phải đi lại nhiều nữa, thay vào

đó là ở tại văn phòng để quan sát các anh chị làm việc sao cho chính xác và khao học

nhất

Ngày 5/7

-



Tiếp nhận hồ sơ từ một đoàn khách đi Úc. Lọc, scan hồ sơ, thống kê các hồ sơ đã

có và gửi mail cho chị Ly để kiểm tra xem còn thiếu những gì, từ đó liên hệ lại cho



-



khách hàng

Dựa vào những hồ sơ đã có, điền form khai thơng tin visa cho khách (thông tin gửi



-



lên hệ thống của ĐSQ nên cần những thơng tin chi tiết và chính xác nhất)

Giao kết quả visa đã lấy từ TLS Canada về cho một khách



Nhận xét: Học được cách lọc, thống kê và xử lý hồ sơ theo cách khoa học nhất. Công

việc đơn giản nhưng đòi hỏi tỉ mỉ và mất nhiều thời gian. Đồng thời bước đầu học

được cách liên hệ với khách hàng và hướng dẫn họ một các dễ hiểu về quy trình

chuẩn bị hồ sơ visa như thế nào cho tốt. Đồng thời phải học hỏi nhiều về quy trình

chung để có thể tự tin trả lời khách mỗi khi khách hàng có nhiều thắc mắc khác nhau

về quá trình chuẩn bị hồ sơ của họ.

Ngày 6/7



15



-



Lấy thơng tin của một số công ty công bố trên sàn chứng khoán theo yêu cầu. Lọc



-



và tổng hợp lại.

Soạn (lọc, thống kê, scan) hồ sơ của 2 khách hàng đi Đức gửi cho chị Liên kiểm



-



tra.

Liên hệ và đặt phòng khách sạn cho đoàn du lịch Tour Hàn khi về đến Hà Nội

Liên hệ và đi lấy Hộ chiếu của 2 khách hàng đi Hàn.



Nhận xét: Một ngày cần liên hệ và xử lý hồ sơ của nhiều đoàn khách khác nhau, đòi

hỏi phải làm việc nhanh nhẹn, xử lý các tình huống phát sinh nhanh. Ban đầu em gặp

khó khăn khi chưa chịu được áp lực công việc.

Ngày 7/7

-



Tiếp tục lọc hồ sơ, liên hệ khách chuẩn bị hồ sơ thiếu

Giải quyết những cơng việc còn tồn đọng của cả tuần

Làm thủ tục ra vào và gửi xe tại tòa nhà



Ngày 9/7

-



Lọc và bổ sung hồ sơ cho 2 khách đi Đức

Liên hệ bên dịch thuật công chứng,

Liên hệ làm bảo hiểm cho khách hàng đi Đức

giao HC cho khách hàng

Nhận xét: Vì cần phối hợp nhiều bên liên quan trong quá trình làm giấy tờ trong

thời gian gấp nên cần làm thêm giờ và xử lý tất cả các tình huống phát sinh. Kể cả

việc đến tận nhà khách hàng để bổ sung hồ sơ



Ngày 10/7

-



Có mặt sớm ở văn phòng cơng ty để tập hợp, bổ sung giấy tờ thiếu.

Hỗ trợ 2 khách hàng đi phỏng vấn tại ĐSQ Đức 29 Trần Phú

Hướng dẫn khách xếp hàng, chuẩn bị CMT và HC để đợi vào phỏng vấn. Hỗ trợ



-



khách bổ sung các giấy tờ thiếu

Chiều về tiếp tục lọc hồ sơ

Nhận xét: Được phân công đi hướng dẫn khách để quan sát và học hỏi cách làm

việc tại Đại sứ quán. Việc bổ sung giấy tờ thiếu khá vất và đòi hỏi phải nhanh

nhẹn, đi lại nhiều. Bên cạnh đó là giải đáp các thắc mắc của khách hàng về lỗi hồ

sơ, lỗi nào thuộc về khách, lỗi nào thuộc về bên mình để kịp thời chịu trách nhiệm

và giải quyết nhanh chóng.



16



-



Ngày 11/7

Nhận hồ sơ từ 2 khách hàng đi Canada trên mail.

Xử lý tổng hợp và thống kê hồ sơ thiếu

Khai form thông tin xin visa cho khách



Ngày 12/7

-



Mua bảo hiểm, dịch thuật để bổ sung hồ sơ thiếu cho 2 khách đi Đức (đã nêu ở



-



ngày 10/7) để nộp tại ĐSQ Đức

Làm data

Lấy kết quả visa cho khách Canada tại TLS số 11 Duy Tân

Trả lời mail, tư vấn cho khách theo yêu cầu



Nhận xét: Bắt đầu thấy áp lực công việc gia tăng từ những tình huống phát sinh từ

phía khách hàng. Do thời gian thực tập ngắn nên em chưa có đủ kiến thức đủ để xử lý

tốt những tình huống phát sinh. Nhưng vì nguồn nhân sự thiếu và đều bận rộn nên

hầu như em phải cố gắng linh hoạt để giải quyết vấn đề của khách hàng mà mình

đang nhận chịu trách nhiệm. Đây chính là điều em cảm thấy khó khăn nhất trong q

trình thực tập. Bởi mỗi sai sót da xử lý chưa tốt đều gây ra những hậu quả nghiêm

trọng

Ngày 13/7

-



Mang hồ sơ của khách hàng đi dịch thuật, công chứng

Trả lời mail tư vấn cho khách hàng

Thiết kế lịch trình chi tiết cho cho tour đi Hàn Quốc 4 ngày 3 đêm



Ngày 14/7

-



Tiếp nhận hồ sơ gia hạn visa Mỹ từ khách hàng. Khai form thông tin

Thiết kế tour Hàn 9 ngày 8 đêm

Lọc data

liên hệ hoàn thành hồ sơ cho 2 khách đi Canada



Nhận xét: Việc em được thử sức tiếp theo chính là thiết kế tour du lịch. Việc này khá

khó đòi hỏi phải có sự hiểu biết về khoảng cách địa lý, phương tiện đi lại và nguồn

kinh phí để có thể sắp xếp đến những nơi hợp lý trong khoảng thời gian quy định. Ban

đầu đa số là em tham khảo trên mạng trước rồi mới có thể tự chỉnh sửa đúng theo lịch

trình được yêu cầu



17



Ngày 16/7

-



Theo nhân viên đến TLS Pháp (109 Trần Hưng Đạo) để quan sát, học hỏi quy trình



-



và thủ tục phỏng vấn xin visa Pháp

Chuẩn bị tài liệu, đưa khách đến TLS Úc (52 Lê Đại Hành) để lấy dấu vân tay

Soạn hồ sơ gia hạn visa Mỹ

Hoàn thành bộ hồ sơ Canada để chuẩn bị cho lịch lấy vân tay

Chuyển hồ sơ ở bưu điện theo yêu cầu

Dịch thuật gấp nột số hồ sơ (hợp đồng lao đông, bảng lương, đơn xin nghỉ phép)



Nhận xét: Được thử sức với quá trình dịch thuật những giấy tờ một cách chuyên

nghiệp, áp dụng được những gì đã học từ môn tiếng anh chuyên ngành 1 2 3 (ngôn

ngữ luật trong tiếng Anh, văn phong khi viết thư trang trọng hay một số văn bản pháp

luật,…)

Ngày 17/7

-



Tiếp nhận 1 khách hàng đi Phỏng vấn tại ĐSQ Mỹ

Phát hiện lỗi sai trong hồ sơ của khách hàng và nhanh chóng báo cáo để sửa đổi

Xong xi trở lại văn phòng để dịch thuật bổ sung mộ số giấy tờ

Lọc data theo yêu cầu



Nhận xét: Trong quá trình đưa khách đi phỏng vấn đã kịp thời phát hiện ra lỗi sai đến

từ khâu cơng việc trước đó và sửa chữa. Áp lực công việc gia tăng khi phải sửa đổi

gấp rút và kịp thời xử lý lỗi từ các khâu công việc trước gây ra. Em cảm thấy khá áp

lực khi bị khiển trách bởi những lỗi khơng phải do mình gây ra. Nhưng lại nhận thức

được đó là chuyện bình thường và nhiệm vụ là làm tốt hơn trong những lần sau.

Ngày 18/7

-



Tiếp nhận hồ sơ mới gồm 4 khách hàng xin visa Pháp (Thống kê, xử lý phân loại



-



hồ sơ)

Dịch thuật một số giấy tờ quan trọng

Chuyển hồ sơ gia hạn visa Mỹ để khâu tiếp theo xử lý



Nhận xét: Nhận ra được một số điểm bất cập trong quá trình xử lý hồ sơ. Một ngày

phải xử lý hồ sơ của rất nhiều đoàn khách nhưng sự sắp xếp và phân công công việc

không tốt từ khâu quản lý có thể dẫn đến sự chậm chễ và bị động cho cả các khâu

đằng sau. Bởi vậy năng lực sắp xếp, điều phối, phân công và phối hợp nhịp nhàng

trong cơng việc là cực kì quan trọng

18



Ngày 19/7

-



Khiếu nại về vấn đề hồ sơ visa của khách hàng (Một khách hàng đã được cấp visa



-



nhưng quên dán visa vào hộ chiếu cho sơ suất của bên ĐSQ Canada)

Viết thư bằng tiếng Anh gửi lên ĐSQ để khiếu nại

Dịch thuật một số giấy tờ theo yêu cầu



Nhận xét: Phát sinh vấn đề mới, đòi hỏi nhanh nhạy trong cách xử lý. Đôi khi phải

chịu trách nhiệm và dành thời gian xử lý những vấn đề không phải phát sinh từ phía

bên mình. Nhưng bởi khách hàng khơng là người chịu bất kì rủi ro gì nếu khơng phải

lỗi của họ nên trách nhiệm khiếu nại thuộc về bên mình.

Ngày 20/7

-



Đưa khách hàng đi lấy vân tay TLS Canada

Soạn giấy ủy quyền và biên lai, lấy kết quả visa cho 4 khách hàng

Đi lấy HS hàn quốc ở Blue Tour, chuyển về văn phòng

Mang gửi trả HC cho khách ở Nghệ An qua bưu điện



Ngày 21/7

Scan, soạn lọc hồ sơ

Ngày 23/7

-



Liên hệ bên dịch thuật công chứng, bảo hiểm, photo hồ sơ đi Pháp và dẫn 3 khách



-



đi VFS Pháp (đứng xếp hàng chờ hộ khách)

Đưa gia đình khách hàng đi lấy dấu vân tay ở TLS Úc

Về VP lấy HS, lên TLS xin tư vấn về hồ sơ du học Bỉ của 1 bé gái học cấp 3.



Nhận xét: Do lỗi từ các khâu xử lý trước nên dẫn đến thiếu hồ sơ chuẩn bị cho khách

hàng đi phỏng vấn. Rất nhiều tình huống phát sinh để có thể kịp đủ hồ sơ cho khách

hàng. Điều này phản ánh tình trạng thiếu nhân lực của công ty khi một người phải

chịu áp lực từ phía nhiều khâu trong cơng việc

Ngày 24/7

-



Tiếp nhận thống kê, soạn bộ HS cho một gia đình đi Úc

Liên hệ tư vấn hồn thành cho một khách hàng khác cũng đi Úc do khách hàng

chưa biết cách chuẩn bị hồ sơ, hồ sơ bị thiếu và chưa đúng quy định

19



Ngày 25/7

-



Đi mua phiều gia hạn visa Mỹ cho Đưa gia đình anh Hải 3 ng đi lăn tay ÚC

Nộp bổ sung hồ sơ du học Bỉ

Nộp HS gia hạn visa Mỹ cho nơi tiếp nhận gia hạn visa Mỹ

Soạn HS, Liên hệ để nộp lại hS còn thiếu, hồn thành form khai



Ngày 26/7

-



Nhận hs sửa lại của Khách đi Úc, thống kê và hoàn thành, làm data, báo khách về

lịch lăn tay, liên hệ Người thân bên Úc của khách để xin hộ chiếu, thẻ công dân và

một số giấy tờ khác.



Nhận xét: Một trong những khó khăn của cơng việc đó là phải liên hệ tư vấn và xin

thông tin từ khách hàng. Không phải lúc nào họ cũng có thời gian và sẵn sàng cung

cấp đủ hồ sơ cũng như thông tin cá nhân cho mình. Vì thế, lại phải có trách nhiệm

giải thích, nhắc nhở, thúc giục khách hàng hoàn thiện hồ sơ.

Ngày 27/7

-



Liên hệ hòan thành hồ sơ, Đưa khách đi lăn tay, làm data,

Gửi trả hs cho khách hàng bị trượt visa



Ngày 28/7

Làm data

Khai form 5 người đoàn canada

Ngày 30/7

Liên lạc đồn canada hồn thiện hồ sơ, thống kê hò sơ đủ thiếu

Khai form khách canada

Khai form ds160 gia hạn visa Mỹ cho khách

Ngày 31/7

-



Dịch thuật thư gửi ĐSQ

Liên hệ hoàn thiện hs canada

Liên hệ hoàn thiện hồ sơ gia hạn mỹ chị Hương

Thống kê hồ sơ 2 khách hàng đi Úc

20



-



Giao kết quả đỗ visa Mỹ cho khách



Ngày 1/8

-



Thiết kế tour Hà nội- Vancouver- mỹ 12 ngày 11 đêm theo lộ trình được u cầu

Liên hệ đồn canada hồn thiện đủ hồ sơ

Gửi mail hướng dẫn thủ tục visa Hàn cho khách hàng



Ngày 2/8: Hồn thành khóa thực tập. Bàn giao lại cơng việc cho phòng ban



21



LỜI CẢM ƠN

Trên đây là tồn bộ Báo cáo thực tập giữa khóa của em về q trình làm việc và học

tập tại Cơng ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO. Em xin được gửi lời cảm

ơn chân thành tới toàn thể BGH Trường ĐH Ngoại Thương, giảng viên hướng dẫn

thực tập - TS. Nguyễn Quang Minh đã hướng dẫn và chỉ bảo chúng em trước và trong

quá trình thực tập cũng như làm báo cáo. Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới

anh Phạm Duy Khánh – Tổng giám đốc Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch

Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO, chị Nguyễn Thảo Ly– hướng dẫn

thực tập, trưởng phòng thủ tục visa đã cung cấp cho em thông tin, cũng như giúp đỡ

và chỉ bảo cho em rất nhiều trong kì thực tập và việc viết báo cáo này. Em xin chân

thành cảm ơn!



22



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

NHẬT KÝ THỰC TẬP.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×