Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)

Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)

Tải bản đầy đủ - 0trang

11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)





Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép

phim tuần tự dọc theo cuốn phim. Khi sử dụng phương pháp này cách

tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự nào đó khơng thay

đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộn phim chứa

những tài liệu hồ sơ một cách hữu hiệu. Để đọc được phim, tức đọc

hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử dụng một máy đọc phim, nếu

muốn bản sao hồ sơ trên giấy, phải sử dụng một máy đọc và in.







Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn

thuần là mở rộng của cách sử dụng một cuộn phim. Sử dụng cách này

giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi bụi, bẩn và hao

mòn tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là sự cồng

kềnh khơng đáng



11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)





 









Microfiche: đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là

một tấm phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro. Một micro có thể có

những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc

vào chất lượng của tài liệu được chụp. ơỷ phương pháp này các trang

tài liệu được “ nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có

thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ. Để xem một microfiche

cần có một máy đọc đặc biệt.

Microfiche thừơng được lưu trữ trong một bao cứng trong suối đặt

trong một cái ví hai mặt, kích thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ được lưu

trữ. Cái ví này sẽ cho biết những microfiche nào được lưu trữ trong

đó và mỗi tấm phim sẽ cho biết rõ những hình ảnh của tài liệu nào

được chụp trên phim qua phía trên cùng của phim, thường được đánh

dấu trong quá trình chụp.

 



11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)





Khung và jacket: để cung cấp một phương tiện linh động hơn cho

việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể

chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động ở chỗ khi

thông tin trên mo6t dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra cà thay

thế bằng một dải phim khác chứ a thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ

lưu trữ hồ sơ bị giới hạn trong phương pháp này.







Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập

thông tin. Có thể truy cập thơng tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp

thứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp này thường

được dùng để lưu trữ những bản vẽ, có u cầu truy cập thường

xun



III/ QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ.

2. Xây dựng quy trình.

3. Huấn luyện

4. Tổ chức sắp xếp.

5. Lập danh mục.

6. Theo dõi, cập nhật



1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ.

Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:

• Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví

dụ: 5 năm.

• Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.

• Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.



2. Xây dựng quy trình.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA DN LIÊN

QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG SAU:













Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.

Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.

Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.

Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.

Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×