Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
XÁC ĐỊNH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Tải bản đầy đủ - 0trang

Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



Bộ phận quản lý thư viện nhận được sách nhập về, tiến hành phân loại

sách và đánh mã số sách. Tại đây cuốn sách sẽ được xem xét nội dung, thể loại

qua đó phân loại cuốn sách theo chuyên mục đã có sẵn trong thu viện. Đồng thời

cuốn sách cũng được đánh một mã số để tiện cho việc tra cứu, qua mã số này

cán bộ quản lý có thể biết được cuốn sách nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ.

Sau khi cuốn sách được phân loại và đánh mã số nó được cung cấp một thẻ mục

lục, trên đó có mã số sách, tên sách, nội dung sách, tên tác giả, tên nhà xuất

bản...

Trong quá trình quản lý những cuốn sách bị hư hỏng hoặc nội dung khơng

còn phù hợp thì sẽ được loại bỏ ra khỏi hệ thống.

b. Phục vụ độc giả

Khi có nhu cầu tìm hiểu tài liệu độc giả sẽ đăng ký làm thẻ với thư viện.

Để làm thẻ thư viện độc giả được cung cấp phiếu đăng ký. Trong phiếu độc giả

phải điền một số thông tin cá nhân, phiếu này được thư viện tiếp nhận và lưu

trữu. Đồng thời độc giả được cung cấp thẻ thư viện, trên thẻ có mã số độc giả và

các thông tin khác thư viện sẽ quản lý độc giả thông qua mã số này.

Khi có nhu cầu tìm tài liệu, độc giả sẽ tìm kiếm mã số sách thông qua hệ

thống danh mục sách có tại phòng mượn của thư viện theo chủ đề, nội dung

hoặc tác giả. Tiếp theo độc giả đăng ký mượn sách qua phiếu yêu cầu với thư

viện. Trên phiếu yêu cầu có ghi mã số thẻ thư viện và mã số sách cần mượn, tên

sách, ngày mượn và ngày trả... Sau đó căn cứ theo mã số sách cán bộ thư viện

tiến hành kiểm tra lại các phiếu mượn sách để thống kê sách mượn, sách hiện

còn trong thư viện và thông báo lại cho độc giả biết cuốn sách nào đã hết. Cán

bộ cũng phải kiểm tra xem có những độc giả nào vi phạm quy định của thư viện

như: mượn quá số lượng sách cho phép, sách mượn quá hạn, làm hỏng sách... để

có biện pháp xử lý.

c. Ưu nhược điểm của quản lý thư viện trên

 Ưu điểm:

PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



2



Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



Hệ thống quản lý thư viện trên đã đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của

việc quản lý thư viện

 Nhược điểm:



Hệ thống quản lý dùng đến nhiều giấy tờ, vì vậy việc bảo quản, tìm kiếm

mất nhiều thời gian. Hệ thống mắc phải nhiều sai sót, cơng việc quản lý gặp

nhiều khó khăn khi lượng độc giả tăng, do việc kiểm tra thời gian mượn, số

lượng mượn đều phải làm thủ cơng. Vì vậy xảy ra nhiều sai sót trong q trình

quản lý. Việc phân loại sách cũng mất rất nhiều thời gian.

1.3.



Khảo sát hiện trạng của thư viện

o Trường Học viện kỹ thuật Mật Mã cơ sở phía Nam

o Địa chỉ: 17A đương Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ

o

o

o

o

o



o

o



Chí Minh

Điện thoại liên hệ: 04.38544244

Email: atvn@outlook.com

Website: www.actvn.edu.vn

Cơ quan quản lý(cấp trên): Học viện kỹ thuật Mật Mã cơ sở Hà Nội

Ngành đào tạo:

Kỹ thuật phần mềm nhúng và di động (cơ sở miền bắc)

An toàn thông tin (cả hai cơ sở)

Hệ thống nhúng và Điều khiển tự động (cơ sở miền bắc)

Hệ đào tạo:

Sinh viên

Tại chức

Quá trình hình thành và phát triển của trường:

Học viện Kỹ thuật Mật mã là một trường đại học công lập

trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ, được thành lập ngày 17 tháng 2

năm 1995 có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ đại học, sau đại

học và nghiên cứu khoa học kỹ thuật mật mã của ngành Cơ yếu

Việt Nam. Học viện cũng được chính phủ Việt Nam lựa chọn là một

trong tám cơ sở trọng điểm đào tạo nhân lực an tồn thơng tin Việt

Nam theo đề án đào tạo và phát triển nguồn nhân lực an tồn, an

ninh thơng tin đến năm 2020.



PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



3



Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



Học viện Kỹ thuật Mật mã, tiền thân là Trường Cán bộ Cơ

yếu Trung ương (15-4-1976), Trường Đại học Kỹ thuật Mật mã

(05-6-1985) và Viện Nghiên cứu Khoa học Kỹ thuật Mật mã (1702-1980), được thành lập ngày 17-02-1995 trên cơ sở sáp nhập

Trường Đại học Kỹ thuật Mật mã và Viện Nghiên cứu Khoa học Kỹ

thuật Mật mã.

Học viện là cơ sở duy nhất của Việt Nam có chức năng đào

tạo cán bộ có trình độ đại học, sau đại học và nghiên cứu khoa học

kỹ thuật mật mã của ngành Cơ yếu Việt Nam. Đây còn là nơi đào

tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cơ yếu, sĩ quan chỉ huy kỹ thuật

mật mã cho quân đội Việt Nam, Lào, Campuchia và Cuba.

Hiện nay Học viện đào tạo thêm đại học chính quy hệ dân sự

ngành CNTT (chun ngành An tồn thông tin), Tiến sĩ ngành Mật

mã và Thạc sĩ chuyên ngành An tồn thơng tin.

Để phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của cán bộ giáo

viên, học sinh sinh viên trong trường thư viện trường đã được thành

lập.

Khi mới thành lập cơ sở trong nam cơ sở vật chất còn thiếu,

thư viện chưa có,khơng có phòng đọc. Do số lượng sinh viên tăng

và như cầu về nghiên cứu học tập và tìm hiểu tài liệu của học sinh

sinh viên ngày một nhiều. Thư viện được xây dựng và phần lớn

sách do Hà Nội gửi vào và cũng không được phong phú, thư viện

có mở thêm phòng máy cho sinh viên sử dụng. Nhưng vẫn chưa có

phòng đọc do thư viện khơng có đủ diện tích chỉ đặt một bàn và ghế

ngay tại thư viện để sinh viên nào có như cầu thì đọc nhưng khơng

được rộng rãi thoải mái. Thư viện chỉ có một cán bộ quản lý, khi

anh khơng có mặt thì khơng mượn hay trả được sách nên rất bất

tiện.

Công tác quản lý thư viện của trường chủ yếu dùng Excel và

giấy tờ ghi chép, mọi việc tiến hành thủ công là nhiều, từ việc cập

PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



4



Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



nhật đến tìm kiếm, sắp xếp tài liệu. Do mất nhiều thời gian và cán

bộ quản lý hầu như phải ở thư viện trong xuất thời gian thư viện mở

cửa. Thêm vào đó việc quản lý trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn thời

gian, và công tác quản lý cũng gặp nhiều khó khăn, và do vậy việc

sai sót khi cập nhật thơng tin mới thường gây ra tẩy xóa là khó

tránh khỏi. Hiện nay thư viện có dùng Excel để trợ giúp công tác

quản lý nhưng cũng chỉ để giảm bớt việc ghi chép, giúp in số liệu

và tìm kiếm thô sơ. Và việc quản lý cơ sở dữ liệu cũng khá sơ sài

và thiếu chuyên nghiệp.

Tóm lại việc quản lý thư viện vẫn còn làm một số bước thủ

cơng trên giấy tờ mà khơng cần thiết, máy tính chưa hỗ trợ được

nhiều và chưa có phần mêm quản lý.

1.3.1. Nguyên tắc quản lý của thư viện

 Thư viện không có thẻ thư viện mà dùng thẻ sinh viên nên việc sinh

viên mượn sách còn gặp nhiều khó khăc, thời gian sinh viên năm

nhất vào chưa có thẻ sinh viên do Hà Nội cấp thẻ thời gian làm thẻ

và vận chuyển mất khá nhiều thời gian mà sinh viên cần sách để

học nên còn gặp phải khó khăn lớn. Sinh viên không may mất thẻ

sinh viên chưa kịp làm lại thì cũng khó khăn trong việc mượn sách.

 Khi đến mượn sách thì các sinh viên, các anh học tại chức và du

học sinh nước ngoài phải mang theo thẻ sinh viên để cán bộ thư

viện kiểm tra. Nếu đủ điều kiện mượn sách thì sinh viên tự đi tìm

sách và lấy sách.

 Trong thư viện các kệ sách còn chưa ghi rõ danh mục cho từng loại

sách, các kệ sách còn khá cao so với nhiều sinh viên, đặc biệt sinh

viên nữ không thể với tới những hàng sách trên cùng và không biết

được các hàng sách trên cao đó là sách gì.

 Điều kiện để được mượn sách là thẻ sinh viên còn giá trị sử dụng,

khơng làm mất sách và không nợ sách quá hạn. Tổng sách mượn

của mỗi độc giả trong cùng thời điểm là không giới hạn.

PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



5



Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



 Nếu độc giả đủ điều kiện mượn sách thì cán bộ thư viện tiến hành

thủ tục cho mượn sách và cán bộ thư viện phải tự tay lấy thông tin

sách cho mượn rồi ghi vào Excel.

 Mỗi lớp được quản lý bởi một file Excel và khi sinh viên mượn

sách nói rõ lớp và tên để giám thị tìm kiếm trong file và ghi thông

tin sách mượn vào.

 Sinh viện mượn sách cũng không được vào chọn sách theo ý mình

mà phải nói rõ tên sách và giám thị vào lấy sách cho mươn. Làm

cho sinh viên không được thoải mái mượn sách và không nắm rõ

được thư viện có những sách gì để cần trong việc mượn và tìm hiểu

thêm cho sinh viên

 Việc giám thì tự lấy sách cũng khá mất nhiều thời gian sử lý cho

từng sinh viên vì chỉ có một người quản lý mà có những lúc có rất

nhiều sinh viên đến vừa trả sách vừa mượn sách thì xẽ phải chờ rất

lâu mà người quản lý cúng rất mất công trong việc chạy đi chạy lại.

 Sử dụng sách không được gạch chân, gấp gáy, không cắt xé trang,

tranh ảnh, không viết chú thích, lời bình, khơng ghi tên hoặc đánh

dấu vào sách.

 Khi nhận trả sách độc giả cần kiểm tra chất lượng sách. Nếu có hiện

tượng khác thường phải báo ngay cho cán bộ thư viện biết để ghi

nhận.

 Khi trả sách phải đúng số, đủ trang, nếu làm hỏng phải sửa lại (hoặc

bồi thường). Nếu làm mất phải đền bằng hình thức:

- Trả đúng sách

- Thay thế bằng cuốn khác có giá trị tương đương nhưng phải

được cán bộ thư viện chấp nhận.

- Hoặc đóng tiền bồi thường theo quy định của thư viện.

 Khi có sách mới về thì cán bộ thư viện tiến hành vào sổ theo dõi

sách có của thư viện và in mã số cho sách để quản lý.



PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



6



Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



 Bạn đọc đến thư viện cần ăn mặc lịch sự, nói năng nhã nhặn khiêm

tốn, nghiêm túc. Đồ dùng cá nhân giày dép phỉa bỏ bên ngoài, chỉ

được phép mang Laptop vào trong thư viện.

 Bên ngoài thử viện cũng chưa có kệ để giày dép cho người vào thư

viện và cũng chưa có tủ để cặp và đồ dùng cá nhân cho sinh viên

vào thư viện nên dễ sảy ra tình trạng mất đồ lấy nhầm đồ.

 Ai vi phạm nội quy tùy theo mức độ sẽ bị xử lý bằng các hình thức.

Nhắc nhở, bồi thường, phê bình, cảnh cáo theo quy định hoặc thu

hồi thẻ sinh viên.

1.3.2. Các yêu cầu về quản lý thư viện

a. Quản lý độc giả

- Mỗi độc giả đến mượn sách phải mang theo thẻ sinh viên đúng yêu

cầu.

- Thẻ sinh viện



- Mỗi sinh viên sẽ được lưu thông tin và những sách đã mượn trong

một file Excel của lớp học tương ứng của sinh viên đó.

- Cán bộ còn có một file những sinh viên mượn sách quá thời hạn trả

hay vi phạn quy định của thư viện thì sẽ khơng được mượn sách,

khi sinh viên có tên trong file đó thì sẽ khơng được mượn sách trừ

khi trả số sách đang nợ đó.

b. Nhập sách

Sách mới bổ xung trước hết phải được phân loại theo nội dung cơ cấu

bảng phân loại sách của thư viện và thực hiện các khâu nghiệp vụ thư viện

hoàn chỉnh để đưa sách vào kho.

Quy trình xử lý như sau:



o Phân loại

o Đưa vào cơ sở dữ liệu quản lý

PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



7



Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



o Đóng dấu

o Dán mã sách

o Lập mục lục

o Đưa sách vào kho

c. Cho mượn sách

 Sinh viên vào thư viện phải xuất trình thẻ sinh viên

 Người quản lý sẽ kiểm tra sinh viên đủ tiêu chuẩn mượn sách thì sẽ

được mượn sách

 Sinh viên đọc tên sách và người quản lý sẽ tự vào lấy sách ra cho

sinh viên mượn

 Người quản lý cũng tự tay ghi thông tin sách cho mượn và lưu vào

file trong máy

d. Nhận sách trả

 Độc giả làm mất sách hoặc hỏng sách, phải đền bằng các hình

thức đúng theo nộp quy của thư viện

 Do thư viện vẫn còn thiếu sách mà lượng độc giả lại ngày một

nhiều nên việc mượn sách lâu dài là không thể. Nếu muốn sử

dụng sách các bạn trong lớp có thể trao đổi nhau mượn.

 Nếu sinh viên mượn sách lâu không trả thì khi sinh viên đến

mượn sách mới sẽ khơng được mượn và được thông báo phải trả

sách mới đượn mượn tiếp

e. Thống kê

Do như cầu sinh viên mượn sách và 2 khoảng đầu học kỳ và trả

sách sau khi kết thúc học lỳ là nhiều. Nên chúng ta cần có những đợt

thống kê sách trướng khi vào học kỳ mới để đáp ứng đủ như cầu sinh

viên mượn, và sau khi kết thúc học kỳ chúng ta cũng cần thống kê lại

xem sinh viên trả sách và còn những ai vẫn chưa trả.



PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



8



Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



CHƯƠNG 2

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THƠNG

2.1.



Phân tích

a. Quản lý sinh viên mượn sách:

 Người mượn sách là sinh viên giảng viên học sinh khối tại chức và

du học sinh nước ngoài.

 Mỗi sinh viên cần phải đăng ký với thư viện mở tài thẻ mượn sách.

Mỗi sinh viên sẽ có một thẻ riêng và chỉ được mượn sách bằng thẻ

của mình.

 Thẻ của sinh viên phải có đầy đủ thơng tin của sinh viên đó.

 Trong phần quản lý người mượn này cón có lưu những sinh viên mà

vi phạn quy định mượn sách hay còn thiếu sách do quá thời hạn

mượn sách. Nằm trong dạnh sách tài khoản không đươc mượn sách

của thử viện.

 Chú ý là thẻ cũng có thời hạn. Thẻ chỉ có thời hạn khi sinh viên đó

đang còn học ở trường. Hết thời gian học thẻ đó sẽ bị hủy.

b. Quản lý nhập sách

 Sách được nhập về sẽ được chia theo danh mục việc chia này là thủ



PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



9



Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện



ThS. Từ Thanh Trí



cơng vì cần phải đọc nội dung của sách đó.

 Dán mã cho sách theo danh mục và mỗi danh mục cũng có mã riêng

của tưng quấn sách.

 Cập nhật thông tin của sách và số lượng vào cơ sở dữ liệu.

 Đưa sách vào kho và vào đúng danh mục của sách đó.

c. Quản lý mượn sách

 Sinh viên vào mượn sách phải có tài khoản mượn sách của thư viện

được lập thì mới được mượn sách. Nếu chưa có thì có thể lập tài

khoản và phải có thơng tin đầy đủ và chứng thực.

 Đối với những sinh viên nằm trong danh sách khơng được mượn sách

trong thư viện thì khơng được mượn sách.

 Sinh viên chọn được sách đã mượn song thì cập nhật chính sách và

đầy đủ thơng tin vào trường mượn sách trong tài khoản của mình và

sau đó mượn sách.

 Việc sinh viên tự cập nhật sách có sai sót gì thì sinh viên đó khi trả sẽ

tự chịu trách nhiệm. Còn cơng việc của người quản lý thư viện sẽ

giảm bớt đi rất nhiều, người quản lý chỉ cần 1 người là đủ mà chỉ

ngồi giám sát sinh viên thực hiện đúng nội quy và sinh viên có thắng

mắc thì giải đáp.

d. Quản lý trả sách

 Vấn đề trả sách sẽ do người quản lý là

 Người quản lý sẽ kiểm tra sách trả trước khi sách được trả xem sách

có còn ngun vẹn và có đủ tiêu chuẩn trả hay khơng. Nếu khơng thì

sách đó sẽ khơng được trả.

 Trong cơ sở dữ liệu của thư viện sẽ có thơng tin sinh viên và sách đã

mượn. Sinh viên trả sách chỉ cần đọc tài khoản và trả đúng sách của

mình đã mượn thì tự động thơng tin mượn trả sách bên tài khoản của

sinh viên đó cũng được đồng bộ.

e. Thống kê

 Việc thống kê sách hết sức quan trọng cho quá trình cập nhật sách

cho sinh viên học tập và nghiên cưu.

 Thống kê xem sách nào được sinh viên mượn nhiều.

 Số lượng sách còn dùng được và số lượng sách bị loại bỏ.

 Thống kê số lượng từng sách. Kiểm tra xem sách còn nhiều đủ để cho

sinh viên mượn hay hết rồi để cập nhật thêm sách mới.



PHẠM VĂN ĐẠT, NGUYỄN ANH HUY

TRẦN TẤN LỰC



10



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×