Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
* Hiệu quả của quản lý

* Hiệu quả của quản lý

Tải bản đầy đủ - 0trang

thống gồm những kế hoạch hạ cấp để tổng hợp và phối hợp những hoạt động.



- Tổ chức gồm việc xác định những nhiệm vụ phải làm, ai sẽ thực hiện

những nhiệm vụ đó, những nhiệm vụ đó được tập hợp như thế nào, ai báo cáo

cho ai, và những quyết định được làm ra ở đâu.

- Điều khiển bao gồm việc động viên những người dưới quyền, điều khiển

những hoạt động của những người khác, chọn lọc một kênh thông tin hiệu

nghiệm nhất, giải quyết các xung đột, mâu thuẫn, thay đổi,…

- Kiểm tra bao gồm các công việc theo dõi các hoạt động, so sánh với mục

tiêu đặt ra và điều chỉnh, sửa chữa những sai lệch so với mục tiêu.

Phân tích rõ một cách khoa học về khái niệm q trình quản lý có ý nghĩa

quan trọng trong công tác quản lý chỉ đạo thực tiễn. Bất cứ doanh nghiệp nào,

muốn quản lý tốt chúng ta phải có những phương pháp quản lý hiệu quả, mọi ý

muốn chủ quan, nóng vội đều phải trả giá, thậm chí là những bài học đắt giá. Mặt

khác, trong thực tiễn và trong lý luận, cần phải tiếp tục nghiên cứu kỹ khái niệm

và nội dung quá trình quản lý để đánh giá đúng bản chất, tạo sự thống nhất hơn

trong nhận thức và chỉ đạo trong thực tiễn quản lý.

1.1.2. Mục tiêu, tác dụng và đặc điểm của quản lý theo quá trình

1.1.2.1. Mục tiêu

Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, để tồn tại và phát triển lâu dài

các doanh nghiệp, các cơ quan cần phải có mục tiêu quản lý. Doanh nghiệp

nào cũng cần các quá trình quản lý để tạo ra sản phẩm và dịch vụ do vậy quá trình

quản lý là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của nhà quản lý nói chung và quản lý

doanh nghiệp nói riêng.

Mục tiêu của việc quản lý bằng quá trình là nhằm cân bằng ba yếu tố:

- Chất lượng - Sắp xếp phù hợp giá trị tăng thêm với sự quan tâm của khách

hàng, và giảm khả năng sai sót

- Chi phí - Tránh các hoạt động khơng hiệu quả và tối ưu hóa việc sử dụng

nguồn lực

- Thời gian - Giảm thời gian chờ, thời gian phân phối, thời gian đưa sản

phẩm ra thị trường.



1.1.2.2. Tác dụng của quản lý theo quá trình



Khi quản lý theo quá trình thì u cầu đối với từng vị trí sẽ rất cao. Nhân

viên không chỉ phải nắm vững chuyên môn chính mà còn phải hiểu biết về cơng

việc các bộ phận khác cùng tương tác với mình. Nếu như trước đây chủ yếu chỉ bao

gồm tương tác dọc chuyển lên cho cấp cao hơn hoặc chuyển xuống dưới, thì nay

khơng những vẫn phải báo cáo, thông tin cho cấp trên trực tiếp mà còn phải

tương tác, trực tiếp làm việc với các bộ phận khác. Nếu làm được điều này, có

nghĩa là đã rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến tay khách

hàng. Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc rút ngắn thời

gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là một lợi thế cạnh tranh rất lớn để thỏa

mãn khách hàng. Còn trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, cách

tiếp cận định hướng tới khách hàng theo q trình giúp cho việc kiểm sốt chất

lượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả các quá trình đều được giám

sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống. Điều này hướng đến việc nâng cao chất lượng

nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất.

Không phải tự nhiên mà các doanh nghiệp làm ISO, và cũng không phải doanh

nghiệp nào làm ISO cũng chỉ để cho có cái chứng chỉ cho oai. Rõ ràng một điều rằng

làm ISO sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm sốt theo q trình tốt hơn. Nhiều

doanh nghiệp nước ngồi khơng làm ISO nhưng họ vẫn có hệ thống quy trình chặt

chẽ.

Một hệ thống quản lý tốt sẽ tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt. Một hệ thống

các quá trình quản lý phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động sản xuất kinh

doanh một cách có hệ thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh

sau kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại. Cải tiến liên tục hệ thống các quá trình,

như theo yêu cầu của tiêu chuẩn, sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm.

Như vậy, quản lý bằng quá trình là rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm có chất

lượng:

Tăng năng suất và giảm giá thành: Thực hiện hệ thống các quá trình quản

lý giúp doanh nghiệp tăng năng suất và giảm giá thành, cung cấp các phương tiện

giúp cho mọi người thực hiện cơng việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm sốt chặt



chẽ qua đó sẽ giảm tối thiểu khối lượng cơng việc làm lại và chi phí xử lý sản phẩm

sai hỏng và giảm được lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc,

đồng thời giảm được chi phí kiểm tra, tiết kiệm được cho cả Xí nghiệp và khách

hàng.



Tăng tính cạnh tranh: Hệ thống các quá trình quản lý ngày càng trở nên quan

trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay.

Có được một hệ thống các quá trình quản lý phù hợp sẽ đem đến cho doanh

nghiệp lợi thế cạnh tranh, vì thơng qua việc chứng nhận có hệ thống quản lý

theo ISO doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là các sản

phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết. Trong thực tế,

phong trào áp dụng quản lý theo ISO được định hướng bởi chính người tiêu

dùng, những người luôn mong muốn được bảo đảm rằng sản phẩm mà họ mua

về có chất lượng đúng như chất lượng mà nhà sản xuất đã khẳng định. Một số

hợp đồng mua hàng ghi rõ, sản phẩm mua phải kèm theo chứng nhận hệ thống

chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Một số doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ

hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng nhận ISO 9000. Trong giai đoạn hiện

nay có thể nói rằng chứng chỉ ISO 9000 khơng còn là lợi thế cạnh tranh mà đã

trở thành điều kiện tiên quyết mà các doanh nghiệp cần phải có để có thể cạnh

tranh, tồn tại và phát triển trong thị trường có tính cạnh tranh ngày càng cao.

Tăng uy tín của doanh nghiệp về đảm bảo chất lượng: Áp dụng hệ thống các

quá trình quản lý theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để chứng

minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và chứng minh cho

khách hàng thấy rằng các hoạt động của doanh nghiệp đều được kiểm sốt. Hệ

thống chất lượng còn cung cấp những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu

quả quá trình, các thông số về sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến

hiệu quả hoạt động và nâng cao sự thoả mãn khách hàng.

1.1.2.3. Đặc điểm của quản lý theo q trình

Quản lý q trình là họach định, kiểm sốt và cải tiến các quá trình

quan trọng trong một tổ chức bằng các nhóm q trình thường trực. Quản lý q

trình có các đặc điểm:

Định hướng nhu cầu khách hàng hơn là nhu cầu các bộ phận chức năng.

Tập trung vào một số quá trình liên chức năng quan trọng.

Chủ q trình có trách nhiệm với q trình.



Nhóm vận hành q trình là nhóm thường trực từ nhiều bộ phận chức năng.

Áp dụng họach định, kiểm soát và cải tiến chất lượng quá trình.



Quản lý theo quá trình thay đổi hình thức tổ chức theo chiều dọc của quản lý

theo chức năng thành hình thức tổ chức theo chiều ngang với các quá trình bao

gồm nhiều chức năng liên quan đòi hỏi cái nhìn hệ thống để có thể hiểu được quan

hệ phụ thuộc giữa các chức năng cũng như sự tương tác và hợp tác giữa các bộ

phận chức năng.

1.1.3. trình quản lý theo quá trình

* Bước 1: Hoạch định quá trình

(1) Định nghĩa quá trình; (2) Xác định nhu cầu khách hàng, lưu đồ quá trình;

(3) Đo lường q trình; (4) Phân tích q trình; (5) Thiết kế / tái thiết kế quá trình.

* Bước 2: Chuyển giao quá trình

Họach định vận hành, triển khai kế họach.

* Bước 3: Vận hành q trình

(1) Kiểm sốt chất lượng q trình; (2) Cải tiến chất lượng quá trình; (3)

Xem xét, đánh giá định kỳ quá trình.

a. Chọn lựa quá trình

Một tổ chức có nhiều q trình liên chức năng. Lãnh đạo nên chọn một

số quá trình quan trọng để quản lý theo phương pháp quản lý theo quá trình. Quá

trình được chọn lựa phải là quá trình quan trọng định hướng theo sứ mệnh,

chiến lược cũng như các mục tiêu quan trọng của tổ chức.

Khi một quá trình đã được chọn lựa, lãnh đạo sẽ xác định sứ mệnh và

mục tiêu của quá trình.

b. Tổ chức quá trình

Sau khi chọn lựa quá trình, lãnh đạo sẽ chỉ định nguời chủ nhiệm quá

trình là người chịu trách nhiệm về quá trình. Với các quá trình quan trọng, trách

nhiệm của chủ nhiệm q trình là nặng nề vì người chủ nhiệm khơng có trách

nhiệm và quyền hạn ở các bộ phận chức năng liên quan nhưng lại có trách nhiệm

với lãnh đạo về tồn bộ q trình. Người chủ nhiệm q trình tập trung vào các

công việc thiết lập quan hệ trong cơng việc với các thành viên trong nhóm q

trình, thiết lập các khái niệm về chất lượng cho quá trình, giải quyết các vấn đề



liên quan đến các bộ phận chức năng, thúc đẩy tiến độ liên tục.



Thành viên trong nhóm q trình gồm nhân lực từ các bộ phận chức

năng liên quan, là lực lượng thường trực, với số lượng lớn nhất là 8 người cùng

với một điều phối viên.

Khi đã xác định được chủ nhiệm quá trình và nhóm q trình cần xác định

rõ ràng trách nhiệm của chủ nhiệm cũng như các thành viên trong nhóm quá trình.

c. Xác định quá trình

Xác định quá trình là bước thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu, phạm vi và các q

trình con của q trình. Để bắt đầu, nhóm q trình xem lại nhiệm vụ và mục

tiêu quá trình xác định bởi lãnh đạo cùng các thông tin quá khứ về họat động

của quá trình với các điểm mạnh, điểm yếu của q trình. Các q trình con

chính của q trình cũng được xác định. Phạm vi của quá trình được xác định với

các câu hỏi quá trình bắt đầu từ đâu, kết thúc ở đâu, gốm những họat động nào và

không gồm những họat động nào.

d. Xác định nhu cầu khách hàng, lưu đồ q trình

Ở bước này, nhóm quá trình xác định khách hàng cả bên trong và bên ngòai

của q trình là những đối tượng ảnh hưởng bởi quá trình; xác định nhu cầu

khách hàng và xếp thứ tự ưu tiên các nhu cầu này.

e. Thiết lập đo lường quá trình

Đo lường quá trình là bước đầu cần thiết để xem quá trình vận hành như

thế nào để chuẩn bị cho các họat động phân tích và cải tiến q trình. Đo

lường q trình sau đó giúp kiểm sóat q trình và định kỳ phân tích năng lực

quá trình. Đo lường quá trình nên định hướng theo các chỉ số kinh doanh của

tổ chức như thu nhập, chi phí, lợi nhuận, …

f. Phân tích q trình

Phân tích quá trình nhằm xác định các cơ hội cải tiến quá trình, xác định

nguyên nhân của các vấn đề xảy ra trong quá trình. Dữ kiện quá trình được đánh

giá cả về hiệu quả kỹ thuật lẫn hiệu quả kinh tế của quá trình, các vấn đề được

nhận dạng bởi các cơng cụ như phân tích Pareto, lưu đồ q trình. Nhằm phát hiện

các cơ hội cải tiến quá trình, các câu hỏi được đặt ra cho mỗi loại hoạt động q



trình

Kết thúc bước phân tích, nhóm q trình hiểu rõ quá trình hiện hữu,

xác định rõ các vấn đề và nguyên nhân thực sự của vấn đề, đã có những ý tưởng

ban đầu



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

* Hiệu quả của quản lý

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×