Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
THỐNG KÊ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

THỐNG KÊ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

Tải bản đầy đủ - 0trang

c) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo về Sở Nội vụ;

Phòng Nội vụ tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện báo cáo về Sở Nội vụ.

d) Chế độ kiểm kê định kỳ: Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải tổ chức kiểm kê tài liệu theo định kỳ mỗi

năm một lần vào ngày 31/12 hàng năm.

đ) Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV

ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ

và tài liệu lưu trữ.

e) Đối tượng thống kê

* Công tác văn thư:

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư;

- Tổ chức văn thư;

- Nhân sự làm công tác văn thư;

- Văn bản đi, văn bản đến;

- Hồ sơ;

- Trang thiết bị dùng cho văn thư.

* Công tác lưu trữ

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ;

- Tổ chức lưu trữ;

- Nhân sự làm công tác lưu trữ;

89



- Tài liệu lưu trữ;

- Thu thập và loại hủy tài liệu;

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.

g) Thời hạn gửi báo cáo: Trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo

thống kê cơ sở và trước ngày 15 tháng 02 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo thống kê tổng

hợp

h) Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khi gửi báo cáo

- Báo cáo đầy đủ, trung thực, khách quan và đúng nội dung thông tin được quy định trong chế độ

báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các

nội dung báo cáo;

- Gửi báo cáo đúng hạn;

- Kiểm tra, cung cấp lại số liệu và các thông tin liên quan đến báo cáo thống kê khi có yêu cầu của cơ

quan, tổ chức nhận báo cáo;

2. Bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện

cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và

bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

90



b) Tài liệu lưu trữ phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

c) Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện về bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu và

thơng tin tài liệu lưu trữ.

- Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bố trí độc lập trong trụ sở với diện tích đảm bảo

cho việc bảo quản tài liệu;

- Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời;

- Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, không bị đột nhập; không bị ảnh hưởng mưa bão,

ngập lụt; không bị các loại cơn trùng phá hoại;

- Phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ, có trang bị quạt thơng gió;

- Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu;

- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy.

d) Phải thực hiện chế độ vệ sinh kho; thực hiện duy trì các biện pháp phòng chống cơn trùng phá

hoại tài liệu lưu trữ.



91



Mục 6

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

a) Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu

Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công

chức của cơ quan; các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức khác và cá nhân. Công chức làm công tác

văn thư, lưu trữ có trách nhiệm trực tiếp phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu được bảo quản tại

Lưu trữ cơ quan.

b) Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan do đứng đầu cơ quan, tổ chức

chức quy định.

c) Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo

mật thơng tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.

2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu và sao, chụp tài liệu

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép sử dụng và sao chụp tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu

trữ cơ quan.

b) Việc sao, chụp tài liệu phải do cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp thực hiện.



92



3. Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

Độc giả có nhu cầu cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ phải làm thủ tục theo quy định của Lưu

trữ cơ quan. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức xét duyệt việc cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ./.



93



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

THỐNG KÊ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×