Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Tải bản đầy đủ - 0trang

- Mức độ tồn vẹn của phơng lưu trữ;

- Hình thức của tài liệu;

- Tình trạng vật lý của tài liệu.

2. Thời hạn bảo quản tài liệu

a) Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh,

chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác

theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

b) Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu khơng thuộc các nhóm tài liệu trên và được xác định thời

hạn bảo quản dưới 70 năm.

c) Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thơng tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo

quản theo quy định và khơng còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

d) Thời hạn bảo quản tài liệu có thể vận dụng các văn bản dưới đây để xây dựng Bảng thời hạn bảo

quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức như sau:

- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo

quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung

ương;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo

quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

82



3. Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị

* Nguyên tắc chung:

- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy định;

- Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và Sở

Nội vụ thẩm định trước khi thủ trưởng cơ quan ra quyết định tiêu hủy;

- Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xét hủy tài liệu hết giá trị phải đồng

thời xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm tiêu hủy hết thông tin ghi trên tài liệu.

* Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau:

- Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu

đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (thực hiện theo Phụ

lục XXV);

- Thứ hai, trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản:

Những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu

hết giá trị.

b) Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo Phụ lục XXVI)

83



Bước 2: Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị

Đơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ

sơ xét hủy tài liệu hết giá trị. Hồ sơ gồm:

- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa

thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).

Bước 3: Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị

a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, Hội đồng xác định giá trị tài

liệu bao gồm:

+ Chủ tịch Hội đồng;

+ Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;

+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

+ Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

- Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

84



+ Đại diện lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh: Chủ tịch Hội đồng;

+ Cán bộ làm công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh: thư ký;

+ Trưởng các đơn vị nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh, và cán bộ lưu trữ của Trung tâm: Ủy

viên;

b) Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trong việc xét hủy tài liệu hết giá trị

- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài

liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp

được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng (thực hiện theo Phụ lục

XXVII). Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan, tổ chức và một

bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

c) Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,

gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (Mẫu tại Phụ lục XXVIII);

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Bước 4: Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

- Gửi hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị về Sở Nội vụ.

85



- Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra, cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu hồ

sơ để thẩm tra về thủ tục xét hủy và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực

tế tài liệu và trả lời bằng văn bản về ý kiến thẩm tra.

- Thời gian thẩm tra tài liệu hết giá trị: Không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị

thẩm tra.

Bước 5: Hồn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ vào kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý

lưu trữ có thẩm quyền, nếu có u cầu phải chỉnh sửa hồ sơ thì cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị

phải hồn thiện hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:

- Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ

tương ứng của phông (khối) tài liệu;

- Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: Ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được

phép tiêu hủy; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết

lại lý do loại;

- Trình cấp có thẩm quyền ra quyết định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;



86



- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại

Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

Bước 6: Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được

thực hiện theo các bước sau:

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu

hủy tài liệu hết giá trị (theo Phụ lục XXX);

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy,

ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;

d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị (theo Phụ lục XXXI).

Bước 7: Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá

trị bao gồm:

- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;



87



- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội

đồng xác định giá trị tài liệu);

- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

- Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Các tài liệu có liên quan khác.

b) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu

hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.

Mục 5

THỐNG KÊ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

1. Thống kê lưu trữ

a) Hàng năm, Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải thực hiện thống kê định kỳ về tài liệu lưu trữ, phương tiện

bảo quản tài liệu và công tác khai thác tài liệu lưu trữ.

b) Số liệu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày

31 tháng 12 .

88



c) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo về Sở Nội vụ;

Phòng Nội vụ tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện báo cáo về Sở Nội vụ.

d) Chế độ kiểm kê định kỳ: Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải tổ chức kiểm kê tài liệu theo định kỳ mỗi

năm một lần vào ngày 31/12 hàng năm.

đ) Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV

ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ

và tài liệu lưu trữ.

e) Đối tượng thống kê

* Công tác văn thư:

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư;

- Tổ chức văn thư;

- Nhân sự làm công tác văn thư;

- Văn bản đi, văn bản đến;

- Hồ sơ;

- Trang thiết bị dùng cho văn thư.

* Công tác lưu trữ

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ;

- Tổ chức lưu trữ;

- Nhân sự làm công tác lưu trữ;

89



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×