Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Tải bản đầy đủ - 0trang

+ Có tài khoản riêng;

+ Có con dấu riêng.

e) Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để

chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

g) Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu

hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

h) Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu

chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo

quản và tài liệu hết giá trị.

2. Các loại hình tài liệu lưu trữ chủ yếu

a) Tài liệu hành chính: Bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản

lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, quân sự, ngoại giao như: Nghị quyết,

quyết định, chỉ thị, công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình và các hình thức văn bản hành chính khác.

b) Tài liệu khoa học - kỹ thuật: Là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa

học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các cơng trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm

công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: Địa chất, khí tượng thủy văn, trắc địa, bản đồ

v.v...

c) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi là tài liệu nghe nhìn): Là các loại

tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứu khoa học, và các cá nhân.

66



Ngồi ba loại hình tài liệu chủ yếu nói trên, tài liệu lưu trữ còn có những loại tài liệu lưu trữ khác

như: Tài liệu điện tử, tài liệu văn học - nghệ thuật...

3. Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bổ sung,

xác định giá trị, bảo quản an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ các yêu cầu của xã

hội.

a) Nội dung hoạt động quản lý

- Ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ;

- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ;

- Thống kê về lưu trữ;

- Tổ chức nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ;

- Quản lý, đào tạo cán bộ, công chức lưu trữ thuộc phạm vi quản lý;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và khen thưởng về hoạt động lưu trữ.

b) Nội dung hoạt động nghiệp vụ

- Theo quy định của Nhà nước, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thực hiện các chức năng cơ bản sau:

+ Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

+ Xác định giá trị tài liệu;

+ Sắp xếp khoa học tài liệu;

67



+ Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

+ Thống kê, bảo quản an toàn tài liệu;

+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Để thực hiện các chức năng nêu trên, Lưu trữ cơ quan phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu

trữ cơ quan;

+ Thu thập hồ sơ, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

+ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

+ Làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.



68



Mục 2

THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

1. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Hàng năm cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ

phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần giao nộp; tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp

lưu vào Lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo các bộ phận, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu

đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu gồm các nguyên tắc sau:

- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc,

thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào lưu trữ.

- Hồ sơ, tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy

định.

- Hồ sơ, tài liệu thu thập vào lưu trữ phải được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ

những loại hồ sơ, tài liệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm

của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;

+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);

+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.



69



2. Thành phần tài liệu cần thu thập bổ sung

- Tài liệu tổng hợp;

- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;

- Tài liệu tổ chức, nhân sự;

- Tài liệu lao động, tiền lương;

- Tài liệu tài chính, kế tốn;

- Tài liệu xây dựng cơ bản;

- Tài liệu khoa học công nghệ;

- Tài liệu hợp tác quốc tế;

- Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Tài liệu thi đua, khen thưởng;

- Tài liệu pháp chế;

- Tài liệu về hành chính, quản trị công sở;

- Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ;

- Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.



70



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×