Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Tải bản đầy đủ - 0trang

công ty sẽ đề ra sứ mạng (mission) và mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Từ mục

tiêu này, ban lãnh đạo sẽ đề ra chiến lược và chính sách nhân lực cho toàn doanh

nghiệp. Sở dĩ, cần thu thập những thơng tin này bởi vì khi có sự thay đổi bất ký

nhân tố nào trong mơi trường bên ngồi cũng ảnh hưởng đến các kế hoạch kinh

doanh của Công ty, từ đó ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực.

Một thơng tin nữa mà văn phòng của cơng ty thu thập để làm căn cứ hoạch

định nhân sự đó là tình hình thi trường lao động như: tỷ lệ thất nghiệp, sự sẵn sàng

về kỹ năng làm việc, độ tuổi và giới tính của lực lượng lao động.

Cuối cùng là một yếu tố quan trọng mà văn phòng cơng ty thu thập đó là các

quy định chung của Chính phủ về lao động ở nước ta được quy định trong bộ luật

Lao động như quy định độ tuổi lao động, các thủ tục tuyển dụng, quy định về hợp

đồng lao động, thời gian thử việc, các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động của

người lao động; quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao

động, thời gian làm việc, bảo hiểm xã hội, mức lương…

* Thông tin bên trong Công ty

Đối với những thông tin bên trong Cơng ty thì Nhà QTVP sẽ chỉ đạo thu

thập thơng tin từ chiến lược phát triển của công ty, các kế hoạch kinh doanh, nguồn

nhân lực hiện tại và tỷ lệ thay thế nhân viên.

Những thông tin trên sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực của Công ty.

2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu

Bất kỳ công việc nào, việc hoạch định có thành cơng hay khơng, phần lớn là

do cơng tác thiết lập mục tiêu hoạch định có tốt hay khơng. Trong q trình hoạch

định nhân sự cũng vậy, bước thiết lập mục tiêu có vai trò vơ cùng quan trọng.

Trên cơ sở các thông tin thu thập làm căn cứ hoạch định Nhà QTVP phải tổ

chức thiết lập mục tiêu về nhân sự cho cơ quan. Trong hoạch định nhân sự cho cơ

quan Nhà QTVP phải thiết lập các mục tiêu về nhân sự, mục tiêu trong hoạch định

nhân sự bao gồm:

17



- Mục tiêu về số lượng nhân sự:

+ Các đơn vị bộ phận trong cơ quan cần bao nhiêu nhân sự;

+ Xác định được số lượng nhân sự đáp ứng được yêu cầu của công việc;

+ Dự kiến được những thay đổi về quy mô công ty;

+ Dự kiến được những nhân sự sẽ nghỉ hoặc thuyên chuyển để có thể thay

thế;

+ Dự đốn về số lượng lao động trên thị trường lao động để có những kế

hoạch tuyển dụng hợp lý;

+ Xây dựng kế hoạch để cân đối cung cầu nhân lực trong công ty khi cung

nhân lực lớn hơn cầu nhân lực và ngược lại;

+ Chỉ đạo xây dựng kế hoạch hoá nguồn nhân lực kế cận khi xác định được

nhu cầu về số lượng nhân sự của cơ quan trong tương lai.

- Mục tiêu về độ tuổi, giới tính:

+ Xác định được độ tuổi trung bình, tỷ lệ giới tính của cơng ty để có biện

pháp cân bằng hợp lý;

+ Dự đốn được nguồn nhân sự sẽ nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển;

+ Xây dựng các hoạt động khuyến khích động viên nhân sự tuỳ theo độ tuổi,

giới tính.

- Mục tiêu về trình độ chun mơn của nhân sự, nhân sự phải đảm bảo trình

độ như thế nào bằng cấp hay kiến thức thế nào, năng lực phải đáp ứng được yêu

cầu của công việc hơn nữa đòi hỏi nhân sự phải có được các kỹ năng để vân dụng

kiến thức chuyên môn vào thực tế công việc.

- Mục tiêu về thái độ, ý thức nghề nghiệp, làm việc trong cơ quan tổ chức là

làm việc trong một tập thể vì vậy khi hoạch định nhân sự nhà nhà QTVP còn phải

18



chú ý đến thái độ, ý thức của nhân sự. Thái độ ý thức rất quan trọng trong khi làm

việc vì nó thuộc bản tính vốn có của mỗi cá nhân, rất khó có thể thay đổi, nếu thái

độ ý thức mang tính tiêu cực sẽ ảnh hưởng đến công việc đến hoạt động của cơ

quan.

Ngồi các mục tiêu trên còn có mục tiêu khác như kỹ năng nghề nghiệp,...

Tùy vào tính chất của các cơng việc trong cơ quan mà có sự đòi hỏi khác nhau. Sau

khi đã xác định được các mục tiêu trong hoạch định nhân sự Nhà QTVP sẽ tiến

hành tổ chức thực hiện các mục tiêu, lên kế hoạch cụ thể chi tiết để việc thực hiện

mang tính khả thi, đạt hiệu quả.

2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp

Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp trong công tác hoạch định nhân

sự là quá trình xác định yếu tố rủi ro, hạn chế, nhược điểm trong quá trình hoạch

định để chủ động giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh, nhằm đảm bảo và duy

trì nguồn nhân lực, chính sách phù hợp với sự phát triển của tổ chức.

Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp là một quá trình gồm nhiều

bước với mức độ phức tạp khác nhau đòi hỏi nhà QTVP cần thực hiện đúng mục

tiêu và hỗ trợ các phòng ban khác tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp

hoạch định nhân sự phù hợp.

2.3.1. Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng lao động là một qúa trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết

định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức. Mục đích của một cuộc

tuyển dụng là rất rõ ràng: trong số những người tham gia dự tuyển, doanh nghiệp

sẽ tìm chọn một hoặc một số người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của

các vị trí cần tuyển.

Tại Cơng ty Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT khơng

có phòng Quản trị nhân sự riêng, chức năng quản lý nhân sự, lao động được phân

cơng cho phòng HC-NS thực hiện.

19



2.3.1.1. Xác định nguồn nhân lực

Trong quá trình khảo sát và tìm hiểu, thì có thể thấy được việc tuyển dụng

nhân sự tại Công ty dựa vào 2 nguồn nhân lực đó là bên trong và bên ngồi cơng

ty.

- Nguồn tuyển trọng bên trong công ty ( nguồn nội bộ ) là những người

đang làm việc bên trong của công ty có nhu cầu và có khả năng thuyên

chuyển

để đảm nhận một cơng việc khác.

- Nguồn tuyển dụng bên ngồi cơng ty là những người lao động bên ngồi

tại các trường đại học, các thị trường lao động, . . .

2.3.1.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu

trữ - Số hóa tài liệu HT

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT ln đề cao hoạt

động tuyển dụng nhân sự mà đóng vai trò đặc biệt ở đó là phòng HCNS cụ thể hơn

là trưởng phòng HCNS

* Tiêu chuẩn tuyển dụng:

- Đối với nhân viên Hành chính

+ Có trình độ Trung cấp trở lên hoặc tương đương phù hợp với yêu cầu của

vị trí cần tuyển, thuộc ít nhất các chuyên ngành sau: Kinh tế; Luật; Hành chính; Tài

chính kế tốn; Cơng nghệ thơng tin;

+ Có chứng chỉ A tiếng anh (đối với trình độ Trung cấp);

+ Có chứng chỉ B tiếng anh (đối với trình độ Cao đẳng trở lên);

+ Có trình độ tin học văn phòng;

20



+ Theo dõi giải quyết khiếu nại tố cáo, công tác pháp chế của đơn vị;

+ Theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của đơn vị;

+ Theo dõi quản lý tài sản, cập nhật quá trình sử dụng tài sản của đơn vị;

+ Hiểu các thủ tục về mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định, công cụ

dụng cụ của cơ quan;

+ Phối hợp công tác tổ chức kiểm kê tài sản hàng năm;

+ Thanh quyết tốn chi phí hành chính của đơn vị.

- Đối với nhân viên Văn thư lưu trữ

+ Có trình độ Trung cấp trở lên hoặc tương đương phù hợp với yêu cầu của

vị trí cần tuyển, thuộc ít nhất các chuyên ngành sau: Văn thư lưu trữ; Kinh tế;

Hành chính; Cơng nghệ thơng tin.

+ Có chứng chỉ A tiếng anh (đối với trình độ Trung cấp);

+ Có chứng chỉ B tiếng anh (đối với trình độ Cao đẳng trở lên);

+ Có trình độ tin học văn phòng;

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Biết sử dụng dấu của cơ quan và đóng dấu trên văn bản;

+ Lưu trữ hồ sơ hành chính, cơng văn đi, đến;

+ Chuyển giao văn bản đi đến các cơ quan ban hành;

+ Biết sử dụng máy photo, máy scan, máy fax;

+ Kỹ năng soạn thảo văn bản.

* Quy trình tuyển dụng

21



Bước 1: Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng

Trước khi tuyển dụng nhà QTVP tổ chức tuyển dụng cần xác định được:

- Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo.

- Số lượng nhân viên cần tuyển.

- Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển.

- Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng.

- Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Công ty áp dụng các hình thức thơng báo tuyển dụng sau đây:

- Thơng qua văn phòng dịch vụ lao động

- Quảng cáo trên báo chí, internet

- Niêm yết trước cổng doanh nghiệp.

Thông báo ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho

các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ.

Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ

* Thu nhận hồ sơ:

Tất cả hồ sơ dự tuyển nộp phải kiểm tra có đảm bảo đúng quy định không

gồm:

- Đơn xin việc

- Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp

- Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tóm tắt lý lịch, hồn cảnh cá nhân và gia đình.

22



Các hồ sơ đều phải lưu lại và phân loại chi tiết cho tiện sử dụng sau này

* Nghiên cứu hồ sơ:

Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên bao gồm:

- Học vấn, kinh nghiệm, q trình cơng tác;

- Khả năng tri thức, mức độ tinh thần;

- Sức khoẻ;

- Trình độ tay nghề;

- Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng.

Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên khơng thích hợp với

cơng việc, khơng cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng.

Bước 4: Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên

Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến thức

cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề… dưới dạng bài thi, bài tập

thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính…

Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc

biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay.

Phỏng vấn để đánh giá ứng viên về phương diện cá nhân như các đặc điểm

về tính cách, khí chất, diện mạo.Trong cuộc phỏng vấn cần:

- Khẳng định và xác định các thơng tin mà họ đưa ra về trình độ, kiến thức,

kỹ năng và kinh nghiệm;

- Cung cấp thêm thông tin cho các ứng cử viên về công việc cần làm và tiêu

chuẩn yêu cầu khi thực hiện công việc;

- Khám phá những khả năng khác có ở ứng cử viên mà doanh nghiệp có thể

23



sử dụng;

- Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng phỏng

vấn có chấp nhận việc hay khơng.

Bước 5: Kiểm tra sức khoẻ

Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với người dự tuyển. Kiểm tra sức khoẻ

là nhằm xác định được sức khoẻ của người dự tuyển có đủ sức khỏe để làm việc và

hồn thành nhiệm vụ được giao.

Bước 6: Quyết định tuyển dụng

Nhà QTVP đề nghị Tổng giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp

đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động ghi rõ về

chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, khế ước.

Các nhân viên mới được Cơng ty phổ biến về lịch sử hình thành và phát

triển, các chính sách và nội qui chung, các yếu tố về điều kiện làm việc, thời gian

làm việc, ngày nghỉ, các chế độ khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động.

Nhân viên mới được giới thiệu với người phụ trách, ban lãnh đạo Cơng ty và

những người có quan hệ công tác sau này.

2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự

Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng

nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng

vững và thắng lợi trong mơi trường cạnh tranh. Do đó, trong các tổ chức, cơng tác

đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động có tổ chức được

tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra sự thay đổi hành

vi nghề nghiệp của người lao động.

Để hoàn thành các mục tiêu nhân sự đã đặt ra công tác đào tạo và phát triển

do nhà QTVP đứng đầu trực tiếp xây dựng hoặc tham mưu cho Ban giám đốc công

24



ty nhờ các phương án sau:

- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của cá nhân người lao động trong

công ty cũng như công ty qua việc phát phiếu điều tra, phỏng vấn hoặc quan sát

thấy nhân sự nào cần phải đào tạo. Ngồi ra còn dựa vào mục tiêu, yêu cầu công

việc của công ty

- Xác định mục tiêu sau khi đào tạo và phát triển nhân sự: nâng cao chuyên

môn nghiệp vụ và thái độ làm việc của người lao động; giúp công ty sử dụng hiệu

quả tối đa nguồn nhân sự.

- Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự : Khi nào? ở đâu? Đào tạo

cái gì? Ai là người được đào tạo? Đào tạo như thế nào ?...

- Nhà QTVP cần thu thập thống kê về trình độ nhân sự trong tồn cơng ty

giúp lãnh đạo cơng ty đưa ra phương pháp đào tạo thích hợp, đúng đối tượng.. Các

kế hoạch được xây dựng đó là:

- Tiến hành mời các chuyên gia nước ngoài tập huấn

- Cử các học viên xuất sắc đi tham gia học các lớp nghiệp vụ, quản trị kinh

doanh, maketing, tài chính kế tốn, tin học…

- Tiến hành giám sát tại chỗ, chỉnh sửa và nâng cao tay năng lực cho nhân

viên còn yếu hay chưa quen việc;

- Thường xuyên quan tâm đến đời sống của nhân viên trong cơng ty, giúp họ

giải quyết những khó khăn trong công việc cũng như trong quan hệ với các đồng

nghiệp;

- Thăm dò thị trường và có các kế hoạch đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho

người lao động phù hợp với sự biến động thay đổi của khách hàng;

- Cơng ty còn áp dụng các hình thức đào tạo như tạo ra phong cách làm việc

chuyên nghiệp cho nhân viên, tổ chức các phong trào thi đua sản xuất hoàn thành

25



vượt mức kế hoạch, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ… cũng mang lại hiệu quả cao trong

quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị;

- Xác định phương pháp đào tạo phù hợp: Đào tạo và phát triển tại nơi làm

việc hoặc thốt ly khỏi cơng việc;

- Đối với nhân sự thuộc phòng HC-NS, nhà QTVP có trách nhiệm đưa ra các

chương trình phát triển chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên.

- Phát triển thể lực cho nhân viên: Nhân viên trong công ty đều phải được

khám sức khoẻ định kỳ 6 tháng/1 lần. Ngồi ra còn tổ chức các cuộc thi về thể dục

thể thao khuyến khích tinh thần “khoẻ để làm việc” cho nhân viên;

- Phát triển tâm lý –xã hội cho nhân viên : bằng các nội quy, quy chế khi đến

công ty; thưởng phạt công bằng với nhân viên;

Chế độ đào tạo và phát triển nhân sự phải được thực hiện một cách khoa

học, có tổ chức và có kế hoạch. Nhất thiết là phải chọn đúng người đúng nội dung,

đúng phương pháp đào tạo để có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra.

2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự

Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sắp đạt nhân sự vào các vị trí, khai

thác phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong

công việc. Đây là bước quan trọng trong cơng tác hoạch định nhân sự.

Việc bố trí và sử dụng nhân sự chính là nền tảng để thực hiện các quy trình

kinh doanh và các chiến lược của cơng ty. Bố trí sử dụng nhân sự hợp lý giúp

doanh nghiệp đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, sử dụng có hiệu quả hơn

nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Hơn nữa bố trí và sử

dụng nhân sự hợp giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch, chiến lược đào tạo và phát

triển nhân lực trong tương lai.

Vì lẽ trên mà nhà QTVP đã thiết lập nên những mục tiêu trong việc bố trí sử

dụng nhân sự nhằm phát huy được sở trường của mỗi người, từ đó thúc đẩy nâng

26



cao hiệu suất làm việc và qua đó, hồn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp:

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp

ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng người đúng việc: Mục tiêu cần đạt

được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng

của mỗi cá nhân nhằm làm gia tăng năng suất lao động và tạo động lực của nhân

viên khi làm việc.

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo

và linh hoạt trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo các đột

biến về nhân sự trong quá trình kinh doanh do tác động đến từ hưu trí, bỏ việc,

thun chuyển cơng tác… Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hố các loại

hình lao động nhằm tiét kiệm chi phí nhân cơng mà hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.3.4. Đãi ngộ nhân sự

Đãi ngộ nhân sự là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho

người lao động để học có thế hồn thành tốt cơng việc, góp phần hồn thành mục

tiêu của cơ quan tổ chức.Đãi ngộ nhân sự góp phần duy trì nguồn nhân sự, khơng

ngừng nâng cao chất lượng nhân sự cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.Giúp

nguồn nhân sự của cơ quan tổ chức tăng hiệu quả làm việc, thức đấy sự sáng tạo và

cống hiến của cán bộ công nhân viên.

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT rất chú trọng đến

chính sách đãi ngộ, quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên với phương chân

tạo cho cán bộ, nhân viên có một cuộc sống “đầy đủ về vật chất và phong phú về

tinh thần”. Từ đó Nhà QTVP đã góp ý, tư vấn cho Ban lãnh đạo cơng ty ra một số

chính sách đãi ngộ nhân sự như:

* Lương:

- Lương Chức danh;

27



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x