Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Tải bản đầy đủ - 0trang

Với phương châm “Cốt cách tạo dựng thương hiệu” đề cao nhân cách của

lãnh đạo và đội ngũ nhân viên lấy sự tận tâm, tận tình làm tơn chỉ hành động. Công

ty chúng tôi luôn nhận được sự đánh giá cao về năng lực và uy tín từ các Cơ quan

quản lý nhà nước, sự tin tưởng, ủng hộ từ phía các khách hàng, đối tác, sự đồn

kết, thống nhất từ phía các cán bộ nhân viên.

1.2. Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần số hóa tài liệu HT [Xem phụ lục

1]

Tùy vào tình hình cụ thể yêu cầu nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh trong từng

giai đoạn công ty cổ phần số hóa tài liệu HT đã phân chia cơ cấu tổ chức của mình

gồm những bộ phận sau:

- Hội đồng quản trị của công ty mà đại diện là chủ tịch hội đồng quản trị

người có quyền lực cao nhất trong công ty

- Tổng Giám Đốc: là người trực tiếp kiểm tra, giám sát, điều hành mọi hoạt

động của các phòng ban trong công ty. Là người chịu trách nhiệm trước chủ tịch

Hội đồng quản trị và công ty về tất cả các hoạt động của các phòng ban.

- Các phòng ban chức năng của công ty trực thuộc sự quản lý và điều hành

của tổng giám đốc.

+ Phòng Hành chính – Nhân sự: Căn cứ vào khối lượng và tính chất cơng

việc phòng hành chính kế tốn gồm có một trưởng phòng, 02 nhân viên hành chính

nhân sự, 01 nhân sự, 01lái xe. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước tổng

giám đốc và pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng. Việc bổ nhiệm miễn nhiệm

cách chức trưởng phòng và các chức danh khác theo quy định của cơng ty.

+ Phòng Kế hoạch – Tài chính: Căn cứ vào tính chất và khối lượng cơng

việc phòng kế hoạch kinh doanh gồm có 01 trưởng phòng và 02 nhân viên thực

hiện cơng việc. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về

toàn bộ hoạt động của phòng, nhân viên chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và

7



trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách. Việc bổ nhiệm, miễn

nhiệm cách chức trưởng phòng, các chức danh khác trong của phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện theo quy định của cơng ty.

+ Phòng Cơng nghệ Lưu trữ: Căn cứ vào khối lượng tính chất cơng việc

phòng lưu trữ gồm một chuyên gia quản lý chất lượng, 01 trưởng phòng, 01 phó

phòng , 02 nhân viên Lưu trữ, 03 đội trưởng đội chỉnh lý. Trưởng phòng là người

chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật về tồn bộ hoạt động của

phòng. Việc bổ nhiệm,miễn nhiệm, cách chức trưởng phòng, phó phòng và các

chức danh khác của phòng lưu trữ thực hiện theo quy định của cơng ty.

+ Phòng Cơng nghệ Số hóa: tùy thuộc vào số lượng tính chất cơng việc

phòng số hóa gồm có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 02 nhân viên số hóa.

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và trước pháp luật về toàn bộ

hoạt động của phòng. Khi vị trí trưởng phòng vẫn khuyết phó phòng sẽ là người

chịu trách nhiệm đảm nhận công việc của trưởng phòng cho đến khi trưởng phòng

mới được bổ nhiệm. Việc bổ nhiệm,miễn nhiệm các chức trưởng phòng ,phó phòng

và các chức danh khác của phòng số hóa thực hiện theo quy định của công ty.

Hội đồng quản trị của cơng ty có thể chia tách hợp nhất thành lập phòng ban

mới tùy vào tình hình cụ thể u cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

trong giai đoạn mới để phù hợp với yêu cầu cho sự phát triển tốt nhất

Bộ máy các phòng chức năng trong cơng ty vùng trưởng phòng phó phòng

và các nhân viên. Trưởng phòng và phó phòng có tổng giám đốc tuyển dụng, bổ

nhiệm ,miễn nhiệm, giải quyết từ nghiệm sau khi được hội đồng quản trị thỏa

thuận. Cấp nhân viên đó tổng giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm theo

nhu cầu cơng tác đề nghị của trưởng phòng. Phó phòng là người trợ giúp trưởng

phòng điều hành quản lý tại phòng do trưởng phòng phân cơng. Cấp nhân viên

thực hiện cơng việc do trưởng phòng thành cơng.

1.3. Chức năng nhiệm vụ

2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự

8



* Chức năng: Tham mưu cho hội đông quản trị và tổng giám đốc công ty về:

- Tổ chức bộ máy

- Quản trị nhân sự

- Quản trị văn phòng

* Nhiệm vụ

- Về cơng tác nhân sự

+ Tham mưu về cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, ln chuyển thi đua,

khen thưởng. Kỷ luật nhân sự trong công ty theo đúng pháp luật và quy chế của

công ty;

+ Tham mưu về quy chế chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự;

+ Quản lý tiền lương và tiền thưởng, BHYT,BHXH theo đúng chính sách

chế độ, pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm CBCNV trong tồn

cơng ty.

- Về cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ

+ Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Cơng ty

cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài;

+ Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo,

tiệc liên hoan cấp Công ty;

+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;

+ Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của Cán bộ trong

Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường

Công ty;

+ Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty;

9



+ Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng, dự án Công ty

theo định mức quy định;

+ Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn

đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính;

+ Cơng tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường: Quản lý công tác vệ sinh môi

trường trong phạm vi tồn Cơng ty (Nghiên cứu, hướng dẫn triển khai, kiểm tra, xử

lý vi phạm).

- Về công tác quản lý tài sản

+ Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Cơng ty (tính tốn nhu

cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,

theo dõi, quản lý, sửa chữa, thay thế);

+ Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Cơng ty.

2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán

* Chức năng

- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Cơng ty trong lĩnh vực

Tài chính - Kế tốn - Tín dụng của Cơng ty.

- Kểm sốt dòng tiền, Các hoạt động liên quan đến dòng tiền, kinh tế trong

Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.

- Quản lý chi phí của Cơng ty, các thủ tục liên quan đến hạch tốn.

- Thực hiện cơng tác kiểm sốt tài chính của các Phòng ban liên quan.

* Nhiệm vụ

- Cơng tác tài chính: Quản lý Hệ thống kế hoạch tài chính Cơng ty (Xây

dựng, điều chỉnh, đơn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến

nghị)

10



- Quản lý chi phí: Lập dự tốn chi phí; Thực hiện chi theo dự tốn, theo dõi

tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Cơng ty;

- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, nghiệm thu

thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng dự án; Tham gia thanh

lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất;

- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân hàng,

thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt;

- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý các

khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợ khơng ai

đòi;

- Quản lý các quỹ theo chế độ và Quy chế tài chính của Cơng ty.

- Cơng tác tín dụng, công tác hợp đồng

- Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn

lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty .

- Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và

ngồi Cơng ty.

- Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Cơng ty .

- Cơng tác kế tốn:

+ Thu thập, xử lý thơng tin, chứng từ kế tốn theo đối tượng kế tốn và nội

dung cơng việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán;

+ Lập báo cáo kế tốn tổng hợp của Cơng ty;

+ Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;

+ Tổ chức ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn.

11



- Cơng tác thuế:

+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp. Phát

hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về tài chính kế tốn tại Cơng ty.

+ Phân tích báo cáo kế tốn hàng q, năm của Công ty ; Đánh giá và kiến

nghị, xử lý.

2.2.3. Phòng Kế hoạch – Tài chính

* Chức năng

Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về:

- Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển kinh doanh;

- Công tác thống kê, tổng hợp sản xuất;

- Công tác điều động, sản xuất kinh doanh;

- Công tác triển khai hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán các hợp đồng kinh

tế;

- Công tác đấu thầu;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chỉ đạo.

* Nhiệm vụ

- Công tác kế hoạch:

+ Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong

từng giai đoạn cụ thể;

+ Tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư;

+ Chủ trì lập kế hoạch SXKD của Công ty trong từng tháng, quý, năm và kế

hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;

12



+ Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các cơng việc sản xuất kinh doanh

của Công ty và các công tác khác được phân cơng theo quy định;

+ Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Trên

cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu,

tìm ra nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm;

- Cơng tác hợp đồng:

+ Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, phối hợp cùng các

phòng nghiệp vụ kiểm tra, theo dõi các công tác liên quan đến việc thực hiện các

Hợp đồng kinh tế;

+ Tham mưu về Hợp đồng kinh tế đối với các dự án, phối hợp cùng các

Phòng ban thực hiện cơng tác nghiệm thu, thanh tốn, quyết tốn;

- Cơng tác đấu thầu:

+ Chủ trì, tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm, tham gia đấu thầu các dự án

nhằm tại doanh thu và lợi nhuận cho Công ty;

+ Phối hợp cùng các phòng ban thực hiện lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu

thầu các dự án.

2.2.4. Phòng Cơng nghệ Lưu trữ

* Vị trí và chức năng

Phòng Lưu trữ trực thuộc Cơng ty CP Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu

HT có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc trong điều hành, triển khai các dự

án và tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

* Nhiệm vụ

- Xây dựng trình Giám đốc kế hoạch và chương trình của Phòng, đảm bảo

đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;

13



- Quản lý, thực hiện triển khai dự án theo “Quy trình quản lý dự án chỉnh lý

tài liệu lưu trữ”;

- Tư vấn lập dự tốn nhân cơng chỉnh lý, vật tư, Văn phòng phẩm, lựa chọn

hình thức triển khai dự án;

- Báo cáo tiến độ và chất lượng các dự án cho Giám đốc;

- Xây dựng mạng lưới các đội khoán;

- Tư vấn tuyển dụng nhân sự;

- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc

2.2.5. Phòng Cơng nghệ Số hóa

* Vị trí chức năng

Phòng Số hóa trực thuộc Cơng ty CP Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc trong điều hành, triển khai các dự án

và tổ chức thực hiện các dự án số hóa tài liệu lưu trữ.

* Nhiệm vụ

- Xây dựng trình Tổng Giám đốc kế hoạch và chương trình của Phòng, đảm

bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;

- Quản lý, thực hiện triển khai dự án theo “Quy trình quản lý dự án số hóa tài

liệu lưu trữ”;

- Tư vấn lập dự tốn nhân cơng, số hóa, vật tư, Văn phòng phẩm, lựa chọn

hình thức triển khai dự án;

- Báo cáo tiến độ và chất lượng các dự án cho Giám đốc;

- Xây dựng mạng lưới các đội khoán;

- Tư vấn tuyển dụng nhân sự;

14



- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc.

* Tiểu kết Chương 1

Trong chương 1 tơi đã trình bày về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và

chức năng, nhiệm vụ của công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.

Trên đây là cơ sở để tôi khảo sát, triển khai và phân tích nội dung vai vai trò của

nhà QTVP trong công tác hoạch định nhân sự tiếp ở chương 2.



15



Chương 2

THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG

CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG

NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HĨA TÀI LIỆU HT

2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

Trước hết, chúng ta phải khẳng định chắc chắn rằng phương tiện được sử

dụng đặc trưng cho hoạt động quản lý là thông tin. Các tác động quản lý được

chuyển tới người chấp hành đều thể hiện dưới hình thức bằng thơng tin.

Thơng tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ nhiều nguồn, nhiều loại

hình thức khác nhau. Do đó, nhà QTVP thường đóng vai trò chính trong thực hiện

phân tích cơng việc thường đóng vai trò chính cần bảo đảm sự phù hợp của các

thông tin với yêu cầu thu thập, phục vụ cho công tác hoạch trong hoạt động của cơ

quan. Thông tin là chất liệu để nhà QTVP phân tích, đánh giá tình hình do đó phải

bảo đảm tính chính xác của thông tin. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả

phân tích khơng chính xác, từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu.

Thơng tin phải đầy đủ mới mô tả trọn vẹn được sự vật, hiện tượng, thông tin phải

kịp thời nếu không kịp thời thì sẽ khơng có giá trị trong việc ra quyết định, nhất là

trong thời đại ngày nay các đơn vị đểu chạy đua để tìm kiếm thơng tin thì tính kịp

thời. Trong hoạch định nói chung và hoạch định nhân sự nói riêng bao gồm các căn

cứ: Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và căn cứ khoa học.

Vì lý do trên mà việc thu thập thơng tin làm căn cứ hoạch định nhân sự được

chú ý đến và 2 loại thơng tin sau được trưởng phòng Hành chính - Nhân sự thu

thập.

* Thơng tin từ bên ngồi mơi trường

Thơng tin từ mơi trường bên ngồi bao gồm những thơng tin về hồn cảnh

hiện tại ở Việt Nam và khung cảnh kinh tế, dân số và lực lượng lao động trong xã

hội, luật lệ của nhà nước, văn hóa và xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật,

khách hàng, và chính quyền/đồn thể. Sau khi phân tích kỹ mơi trường bên ngồi,

16



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x