Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Sơ đồ 4.2: Tổ chức bộ máy BQLDA Quản lý tổng hợp tài nguyên nước Mê Công

Sơ đồ 4.2: Tổ chức bộ máy BQLDA Quản lý tổng hợp tài nguyên nước Mê Công

Tải bản đầy đủ - 0trang

44



được cơ quan kiểm sốt chi duyệt thì kế tốn tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống

máy tính và lưu trữ chứng từ, tài liệu; lập hồ sơ thanh tốn lương cho nhân viên và

các chi phí khác phục vụ hoạt động của BQLDA; quản lý lý các khoản thanh toán

cho các nhà tư vấn, các nhà cung cấp trực tiếp và chuẩn bị các thủ tục cho đơn xin

rút vốn, thanh tốn trực tiếp. Ngồi ra kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ tham gia giúp

kế tốn trưởng lập các loại báo cáo theo yêu cầu của các nhà quản lý: báo cáo tài

chính của dự án; báo cáo theo yêu cầu của các nhà tài trợ, Bộ Tài chính và Bộ Kế

hoạch và Đầu tư.

* Thủ quỹ: Thực hiện các công việc ghi chép và quản lý các khoản thu chi tiền

mặt của dự án

Qua cuộc phỏng vấn với giám đốc BQLDA, bộ máy kế toán của BQLDA đã

thực hiện được những yêu cầu của dự án, hỗ trợ ban quản lý trong vấn đề quản lý tài

chính của dự án. Việc mở và duy trì Tài khoản đặc biệt phù hợp với các yêu cầu của

Ngân hàng Thế giới. Ngoài ra trong việc rút vốn đã đảm bảo các đơn xin hoàn vốn

từ IDA được lập và đệ trình lên IDA kịp thời và phù hợp với các thủ tục bổ sung tài

khoản đặc biệt của IDA và các báo cáo sao kê chi tiêu (SOE) kèm theo các đơn xin

rút vốn phản ánh một cách đúng đắn trên cơ sở các chứng từ hợp lý và được lưu giữ

đầy đủ cho mục đích sốt xét khi có yêu cầu. Về tổ chức nhân sự, các nhân viên đều

có trình độ chun mơn và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của công việc cũng như

yêu cầu từ phía nhà tài trợ. Cụ thể đối yêu cầu đối với vị trí kế tốn trưởng của dự

án: có bằng cấp đại học chun ngành kế tốn; có bằng ngoại ngữ và tin học và có ít

nhất 5 năm kinh nghiệm làm kế toán trưởng. Tuy nhiên với đặc điểm và tính chất

của dự án đầu tư xây dựng cơ bản thì với số lượng nhân như trên là chưa đủ. Vì kế

tốn tổng hợp phải đảm nhận khối lượng công việc rất lớn cùng lúc thực hiện rất

nhiều công việc khác nhau như: kiểm tra hồ sơ thanh toán, lập chứng từ, giao dịch

với ngân hàng và kho bạc,…Chính vì lý do trên nên việc theo dõi thanh toán các

hợp đồng cho nhà thầu chưa được sát sao ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ giải ngân

của dự án.

Ngoài ra theo quan sát và phỏng vấn với kế tốn trưởng có thể thấy bộ máy kế tốn

của BQLDA về cơ bản đã thực hiện những nhiệm vụ sau:



45



- Đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán đúng đắn,

kịp thời và phù hợp với các yêu cầu của Ngân hàng Thế giới và Chính phủ Việt

Nam; các khoản chi phí thực hiện dự án thanh toán cho nhà thầu được thực hiện phù

hợp với các điều khoản quy định trong hợp đồng.

- Thiết lập và thực hiện hệ thống kế toán trên máy với sự trợ giúp của chuyên

gia phần mềm, cộng tác có hiệu quả với các chuyên gia tư vấn về tài chính và kế

tốn của dự án.

- Thiết lập hệ thống tài khoản phù hợp với yêu cầu của dự án (điều này có thể

được cập nhật thường xuyên theo hoạt động của dự án)

- Đảm bảo rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ được thiết lập và duy trì

đảm bảo tách rời trách nhiệm trong việc thực hiện và phê duyệt thanh toán cũng như

trong việc quản lý và hạch toán kế toán đối với các khoản thu nhập và tài sản của dự

án.

4.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn

Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán tại các dự án ODA tại Bộ tài nguyên và

Môi trường được sử dụng các mẫu chứng từ theo quy định của đơn vị hành chính sự

nghiệp theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 chế độ kế

tốn hành chính sự nghiệp, ngồi ra BQLDA còn sử dụng một số chứng từ khác

theo quy định, thông tư 08/2016/TT-BTC ngày 18 tháng 01 năm 2016 của Bộ Tài

chính về việc quy định quản lý và thanh toán vốn đầu tư sử dụng ngân sách nhà

nước và. Tùy thuộc vào từng nghiệp vụ phát sinh mà kế toán sử dụng chứng từ một

cách phù hợp. Thực tế quan sát tại dự án Quản lý tổng hợp tài nguyên nước Mê

Công hoạt động rút vốn và thanh toán được thực hiện dưới sự kiểm soát chi của kho

bạc nhà nước Hà Nội.

* Luân chuyển chứng từ

Theo kết quả phỏng vấn chuyên sâu đối với nhân viên phụ trách kế toán tại

BQLDA “Quản lý tổng hợp tài ngun nước Mê Cơng” thì quy trình ln chuyển

chứng từ kế toán được trong BQLDA được khái quát như sau:

Sơ đồ 4.3: Quy trình xử lý, phê duyệt chứng từ tại các dự án ODA

Xác định danh

mục chứng từ



Lập chứng từ



Kiểm tra phân

loại sắp xếp định

khoản và ghi sổ



Bảo quản và

lưu trữ



46



(5) Xác định danh mục chứng từ:

Tùy thuộc vào hoạt động rút vốn hay thanh toán của dự án mà kế toán tiến hành

xác định danh mục chứng từ kế toán phù hợp.

Đối với hoạt động rút vốn chứng từ kế toán bao gồm (Xem phụ lục 2)

- Bảng tổng hợp đơn rút vốn (Biểu 2.1)

- Bảng kê ghi thu ghi chi tài khoản đặc biệt (Biểu 2.2)

- SOE (Biểu 2.3)

- Sumary sheet (Biểu 2.4)

Đối với hoạt động thanh toán. Tùy thuộc vào nội dung thanh toán và nguồn vốn

sử dụng mà kế toán sẽ lập các chứng từ cần thiết theo quy định. Đối với việc

thanh toán nguồn vốn đối ứng (chủ yếu là các khoản thanh tốn lương cho ban

quản lý, chi phí hành chính...) Chứng từ thanh toán bao gồm (Xem phụ lục 3)

-



Giấy đề nghị rút vốn đầu tư (Biểu 3.1)



-



Giấy đề nghị rút dự toán (Biểu 3.2)



-



Các bảng kê theo yêu cầu (Bảng 3.3)



Với các khoản thanh toán bằng vốn vay (Chủ yếu là chi mua sắm tài sản, thiết

bị, chi phí tư vấn xây dựng…). Căn cứ vào chứng từ thanh toán do bên nhà thầu

gửi bao gồm: Giấy đề nghị thanh tốn, Bảng xác định khối lượng cơng việc hồn

thành, Biên bản nghiệm thu thanh toán, bảng kê (Bảng chấm cơng, bảng kế

chứng từ thanh tốn…). Kế tốn sẽ tiến hành lập các chứng từ

-



Giấy đề nghị rút vốn đầu tư



-



Ủy nhiệm chi của Exim bank (Biểu 3.4)



(6)



Lập chứng từ



- Trên cơ sở việc xác định danh mục chứng từ, khi có nghiệp vụ kinh tế phát

sinh kế tốn dự án tổ chức lập và thu thập chứng từ kế tốn theo đúng quy định hiện

hành. Qua khảo sát thì nội dung trên chứng từ đều được lập một cách rõ ràng đúng

với nội dung kinh tế. Trên chứng từ đều có ghi rõ trách nhiệm của các bên liên quan



47



như người lập, kế toán trưởng, giám đốc dự án đảm bảo tính pháp lý cao và là căn

cứ thơng tin để ghi nhận khai báo vào phần mềm kế toán. Do đặc điểm riêng nên

BQLDA sử dụng phần mềm kế tốn ACCB quản lý tài chính kế tốn dự án ODA.

Một số mẫu chứng từ như phiếu thu, phiếu chi đã được lập sẵn trên phần mềm. Còn

các mẫu bảng kê còn lại được lập trên bảng excel

(7) Kiểm tra phân loại và định khoản

Chứng từ kế toán sau khi được lập sẽ được kiểm tra tính rõ ràng trung thực đầy

đủ phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ phát sinh đồng thời tuân thủ theo quy

định của pháp luật. Chứng từ kế toán sau khi được kế toán viên kiểm tra sẽ được

chuyển sang kế toán trưởng xem xét và cuối cùng là trình lên giám đốc dự án ký

duyệt.

Sau đó chứng từ kế tốn sẽ được phân loại sắp xếp theo từng tiêu thực cụ thể và

theo tính hợp lý. Do dự án sử dụng vốn vay và vốn đối ứng nên chứng từ kế toán sẽ

được sắp xếp thành hai loại riêng biệt từ hai nguồn vốn khác nhau. Đối với mỗi loại

nguồn vốn tùy vào từng nội dung cụ thể chứng từ kế tốn sẽ được sắp xếp thành

từng nhóm riêng như: chi phí hành chính, chi phí tiền lương, chi phí hội thảo, các

hợp đồng thầu tư vấn, mua sắm thiết bị cho dự án.

Dựa vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra và đối chiếu, nhân viên kế toán

kiểm tra và soát xét các chứng từ kế toán và hạch tốn vào sổ kế tốn theo đúng

trình tự quy định. Chỉ có Giám đốc và Kế tốn trưởng dự án hay phụ trách kế tốn

có quyền phê duyệt mọi chứng từ hóa đơn của BQLDA.

(8) Bảo quản và lưu trữ

Để đảm bảo tính liên tục trong cơng việc theo sát và xử lý các chứng từ, mỗi

người phải có trách nhiệm lưu các số liệu kế tốn do mình phụ trách. Trong các

trường hợp đặc biệt hoặc do thay thế sổ kế toán, sổ cũ phải được giữ bởi nhân viên

thứ ba của bộ phận kế toán theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế

toán.

Trong trường hợp thay thế nhân viên hoặc thuyên chuyển, sắp xếp lại, các cá

nhân liên quan phải gửi lại mọi chứng từ, số liệu trong phạm vi trách nhiệm của



48



mình dưới sự chứng kiến của Kế toán trưởng, Phụ trách kế toán hoặc Giám đốc Dự

án (nếu được yêu cầu).

Kết thúc năm tài chính và các cơng việc kế tốn như kiểm tra, đối chiếu và lập

các báo cáo tài chính kết thúc mọi chứng từ, sổ sách kế toán đều được sắp xếp, phân

loại, đóng sổ, đóng dấu và gửi cho bộ phận lưu trữ của BQLDA (nhân viên trực tiếp

lưu trữ thuộc Bộ phận hành chính) theo qui định của chế độ chứng từ, sổ sách kế

tốn.

Quy trình ln chuyển chứng từ thanh toán qua ngân hàng và kho bạc

Hoạt động thanh toán của dự án được thực hiện qua việc thanh toán qua tài

khoản đặc biệt mở tại Ngân hàng Eximbank chi nhánh Long Biên bằng đồng ngoại

tệ được thỏa thuận trong hiệp định số 5912 để chủ động thanh tốn. Hàng tháng,

ngân hàng phục vụ có trách nhiệm thơng báo cho Bộ Tài chính sao kê chi tiêu từ tài

khoản đặc biệt để làm thủ tục ghi thu ghi chi ngân sách. Báo cáo sao kê tài khoản

đặc biệt của ngân hàng phục vụ lập và gửi cho Bộ Tài chính là cơ sở để Bộ Tài

chính hạch toán ngân sách cấp phát vốn cho dù án. Thông báo chuyển vốn về tài

khoản đặc biệt của nhà tài trợ là căn cứ để Bộ Tài chính hạch toán ngân sách và ghi

nợ đối với các dự án vay lại.

Do dự án sử dụng hai nguồn vốn gồm vốn đối ứng và vốn vay. Đối với nguồn

vốn đối ứng thì việc thanh tốn sẽ được thực hiện qua kiểm soát chi của kho bạc.

Đối với việc thanh toán sử dụng nguồn vốn vay thì sau khi làm thủ tục xác nhận của

kho bạc. Kế toán dự án gửi chứng từ ra ngân hàng Exim bank giấy đề nghị rút vốn

đầu tư được kho bạc xác nhận và ủy nhiệm chi của ngân hàng để thanh tốn

Quy trình ln chuyển một số nghiệp vụ thanh toán chủ yêu của dự án:



49

Người

thực

hiện



Kế

tốn

thanh

tốn



NV

thanh

tốn

lương



Bảng

chấm

cơng



Hồ sơ

thanh

tốn

(



Kế tốn

trưởng





phiếu

thanh

tốn



Giám

đốc





phiếu

thanh

tốn



Kho

bạc



Xác

nhận

thanh

tốn



Kế

tốn

thanh

tốn



Bảo

quản

và lưu

trữ



Ghi sổ



Sơ đồ 4.4: Quy trình ln chuyển chứng từ thanh tốn vốn đối ứng

Quy trình thanh toán vốn vay

Nhà

thầu

Thanh

toán

cho

nhà

thầu

Hồ sơ

như phụ

lục



Kế

toán

thanh

toán



Lập

chứng

từ

thanh

toán



Kế toán

trưởng và

giám đốc





phiếu

thanh

toán



Kho

bạc



Xác

nhận

thanh

toán



Ngân

hàng



Ký ủy

nhiệm

chi



Kế

toán

thanh

toán



Bảo

quản

và lưu

trữ



Ghi sổ



Sơ đồ 4.5: Quy trình luân chuyển chứng từ vốn vay

* Tổng hợp các bút toán kế toán

Việc định khoản các bút toán của dự án được thực hiện theo hướng dẫn Thông

tư số 195/2012/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính.

Việc lập và lưu các bút toán kế toán là một phần hoạt động của hệ thống quản lý

và phải hoàn toàn thừa nhận rằng các bút toán được lập để hỗ trợ mỗi giai đoạn của

chu kỳ quản lý. BQLDA sẽ sử dụng hệ thống xử lý dữ liệu hiệu quả, tổng hợp các

bút toán kế toán để những người quan tâm đến dự án có thể có được một cái nhìn



50



tổng quan về việc quản lý tài chính. Để lưu các bút toán kế toán, BQLDA cần quản

lý tốt việc ghi chép kế toán.

Theo phỏng vấn với Kế toán trưởng, nhiệm vụ kế toán sẽ thực hiện soát xét

bảng tổng hợp các bút tốn kế tốn để đảm bảo:

- Có các thủ tục được xác định rõ ràng để tạo lập, lưu giữ và bảo quản các chứng

từ;

- Các thủ tục quản lý và lưu giữ chứng từ theo các đơn vị tham gia vào dự án,

đặc biệt là các dự án có sự phân cấp thực hiện;

- Các ghi chép kế toán, bao gồm cả những chứng từ hạch toán trên máy vi tính

khơng bị ảnh hưởng bởi lửa, nước và các ảnh hưởng khác của môi trường cũng như

không bị xâm nhập trái phép;

- Đảm bảo kiểm tra dễ dàng của người quản lý và của các kiểm toán viên.

Do tính chất của dự án là sử dụng vốn vay nên cần hạch toán song song cả tiền

Việt Nam đồng và đô la Mỹ. Tuy nhiên thực tế sau khi quan sát tại dự án Quản lý

tổng hợp tài ngun nước Mê cơng cuối kỳ mới chỉ hạch tốn chênh lệch tỷ giá hối

đoái trên khoản mục chi thanh tốn mà chưa có bút tốn hạch tốn đánh giá chênh

lệch tỷ giá với phí ngân hang phục vụ.

4.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Việc xác định danh mục các tài khoản kế toán sử dụng trong dự án phải đầy đủ

nhằm phản ánh tài sản và sự vận động của tài sản tại đơn vị mình. BQLDA Quản lý

tổng hợp tài ngun nước Mê Cơng đã thực hiện tổ chức hệ thống tài khoản áp dụng

thông tư số 195/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ tài chính về việc

hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho chủ đầu tư. Các tài khoản kế toán áp dụng

trong các dự án quy định thống nhất trong toàn bộ hệ thống các đơn vị hành chính

sự nghiệp đến tài khoản cấp 4 và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

Tùy thuộc vào mức độ, phạm vi hoạt động và đối tượng kế toán mà số lượng tài

khoản tổng hợp và chi tiết được mở tại mỗi dự án là khác nhau. Đối với dự án Quản

lý tổng hợp tài nguyên nước Mê Công, các tài khoản được phân chia thành các tiểu

tài khoản để theo dõi kế toán dự án và đáp ứng tiêu chuẩn tài chính, đặc biệt các



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Sơ đồ 4.2: Tổ chức bộ máy BQLDA Quản lý tổng hợp tài nguyên nước Mê Công

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×