Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
3 Quy trình lấy lệnh và cấp phát lệnh cho một lô hàng nhập khẩu nguyên container của công ty TNHH GNVT AA qua bộ chứng từ thực tế

3 Quy trình lấy lệnh và cấp phát lệnh cho một lô hàng nhập khẩu nguyên container của công ty TNHH GNVT AA qua bộ chứng từ thực tế

Tải bản đầy đủ - 0trang

+ Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

+ Chứng minh nhân dân photo của nhân viên lấy lệnh ( bản photo nộp cho

hãng tàu, bản gốc để đối chiếu ).

Trước khi đến văn phòng của hãng tàu KMTC lấy lệnh giao hàng, nhân viên

lấy lệnh sẽ phải đến ngân hàng Maritime Bank số 27C đường Điện Biên PhủTP.Hải Phòng để đóng các chi phí để lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu KMTC theo

các khoản mục phí, số tài khoản ngân hàng của hãng tàu KMTC, và nội dung nộp

tiền trên Proforma Invoice mà hãng tàu đã gửi cho kèm giấy báo nhận hàng. Trên

Proforma Invoice thông báo số tiền cần phải đóng các phí như sau:

+ Phí THC: 2,799,000 VNĐ (120 USD)

+ Phí chứng từ: 700,000 VNĐ

+ Phí vệ sinh cont: 150.000 VNĐ

Nhân viên giao nhận của công ty AA Logistics mang theo các giấy tờ nêu

trên cùng với hóa đơn đã đóng tiền các phí phải trả tại ngân hàng Maritime Bank

đến văn phòng đại lý hãng tàu KMTC tại địa chỉ Habour View Tower, 2nd F1 số 12

Trần Phú, quận Ngơ Quyền, TP.Hải Phòng. Đến đây, nhân viên của công ty AA

Logistics nộp các giấy tờ đã chuẩn bị tạị quầy phát lệnh hàng nhập. Đại lý hãng tàu

sau khi nhận giấy giới thiệu và thông báo hàng đến sẽ kiểm tra các nội dung trên

thông báo hàng đến. Kiểm tra xong, nhân viên đại lý hãng tàu sẽ tiến hành phát một

bộ lệnh giao hàng (gồm 3 bản) chuyển sang bộ phận kế tốn. Sau đó, nhân viên kế

tốn hãng tàu KMTC tiến hành đóng dấu, ký tên vào lệnh giao hàng, xuất hóa đơn

giá trị gia tăng các khoản phí cho hãng tàu KMTC

Trong lệnh giao hàng D/O cần kiểm tra các thông tin sau đây:

+ Số B/L: KMTCHKG3309057

+ Consignee: AA LOGISTICS-HANOI BRANCH

25



2 FLOOR, 25 VU NGOC PHAN ST, LANG HA WARD, DONGDA

DIST., HANOI CITY, VIETNAM

+ Tên tàu và số chuyến: TRIUMPH/ 1818S

+ Cảng bốc: HONGKONG

+ Cảng dỡ: TAN VU TERMINAL, HAIPHONG, VIETNAM

+ Tên hàng: OUTSOLES MATERIAL

+ Trọng lượng: 8,042,000 KGS

+ Số cont/ Số seal: BSIU2362705/ KG637874

*) Mượn và cược vỏ container: Đối với hãng tàu KMTC hãng khơng thu tiền cược

vỏ mà miễn phí cho khách hàng. Đây là một trong những ưu đãi để thu hút khách

hàng của hãng.

*)Lưu ý: Đối với những nhân viên mới tiếp xúc với việc lên các hãng tàu lấy lệnh

thì trước khi đi cần tìm hiểu xem hãng tàu yêu cầu những giấy tờ gì để đổi lệnh

giao hàng, cần đóng bao nhiêu phí, đóng phí ở đâu,…để tránh mất thời gian đi lại

nhiều lần. Hãng tàu KMTC là một ví dụ, hãng khơng thu tiền mặt trực tiếp tại quầy

cách đây hơn 1 năm mà yêu cầu khách hàng phải tự ra ngân hàng Maritime Bank

số 27C Điện Biên Phủ, TP.Hải Phòng để đóng các khoản phí và mang hóa đơn lại

cho hãng tàu KMTC.



2.3.2 Cấp phát lệnh giao hàng cho chủ nhân lô hàng ( Nhà nhập khẩu)

Tại AA Logistics tất cả các lệnh giao hàng, hóa đơn,… đều có một form sẵn.

Sau khi cầm được bộ lệnh giao hàng (gồm 3 bản) từ hãng tàu về, nhân viên chỉ cần

nhập thông tin trên D/O: số B/L, tên hàng, shipper, consignee,… vào file excel “list

hàng hóa” sẽ tự động tạo ra được một Lệnh giao hàng, phiếu thu tiền do công ty AA

Logistics phát hành cho nhà nhập khẩu.

26



AA Logistics sẽ tạo ra 2 bộ lệnh giao hàng để phát lại cho khách hàng: 1 bộ

dùng để làm thủ tục hải quan, 1 bộ dùng để xuống cảng lấy hàng.

+ Bộ dùng để làm thủ tục hải quan gồm:

 1 D/O do AA Logistics phát hành

 1 D/O do hãng tàu KMTC phát hành

 1 Master Bill

 1 House Bill

+ Bộ dùng để xuống cảng lấy hàng gồm:

 1 D/O do AA Logistics phát hành

 1 D/O do hãng tàu KMTC phát hành

 Giấy mượn container có xác nhận của hãng tàu KMTC

Khách hàng đến lấy lệnh giao hàng tại AA Logistics mang theo giấy giới thiệu có

dấu xác nhận cảu cơng ty cử đến, giấy báo nhận hàng, B/L, chứng minh nhân dân

bản photo và bản gốc để đối chiếu. Cũng giống như khi đến lấy lệnh tại hãng tàu.

Khách hàng nộp các giấy tờ trên ở bộ phận cấp phát lệnh giao hàng của AA

Logistics và nộp tiền tại bàn kế toán và mang hóa đơn trở lại bàn cấp lệnh để lấy

lệnh giao hàng (gồm 2 bộ lệnh).



2.4 So sánh với các nghiên cứu trước đây

Qua quá trình thực tập 3 tuần tại AA Logistics, em có cơ hội được tiếp xúc với

cơng việc thực tế, em nhận thấy rằng: khi đi vào thực tế của các khâu trong quy

trình nhập khẩu một lô hàng nguyên container mỗi khâu lại gồm nhiều bước phải

thực hiện, mỗi bước lại kèm theo rất nhiều chứng từ và các bước đó quan hệ chặt

chẽ với nhau tạo nên một chuỗi hoạt động liên tục. Vì khn khổ thời gian thực tập

có hạn nên mặc dù đã nắm được quy trình nhập hàng chung nhưng em chỉ có thể

nghiên cứu sâu về cơng việc lấy và phát lệnh. Thực tế cho thấy rằng mỗi hãng tàu

lại có một yêu cầu riêng trong cách thức làm việc, trong các chứng từ, giấy tờ,…đòi

hỏi nhân viên lên hãng tàu lấy lệnh phải năm rõ các quy trình và các yêu cầu đó để

tiết kiệm được vốn thời gian cũng như cơng sức. Cơng việc này tuy khơng đòi hỏi

chun môn cao nhưng lại là công việc tốn nhiều thời gian, cơng sức, đòi hỏi phải tỉ



27



mỉ, thận trọng đồng thời cũng phải nhanh nhạy trong việc xử lý tình huống tránh sai

sót xảy ra làm ảnh hưởng đến quy trình. Giữa thực tế và lý thuyết trên lớp học đơi

khi có sự mâu thuẫn và chưa thống nhất, qua nghiệp vụ lấy và cấp lệnh giao hàng

này em thấy rằng sự am hiểu về các loại hình B/L và cách thức sử dụng chúng rất

quan trọng.



28



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

3 Quy trình lấy lệnh và cấp phát lệnh cho một lô hàng nhập khẩu nguyên container của công ty TNHH GNVT AA qua bộ chứng từ thực tế

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×