Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẤY VÀ CẤP PHÁT LỆNH GIAO HÀNG CHO MỘT LÔ HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY AA LOGISTICS

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẤY VÀ CẤP PHÁT LỆNH GIAO HÀNG CHO MỘT LÔ HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY AA LOGISTICS

Tải bản đầy đủ - 0trang

nhận trách nhiệm về hàng hố trong q trình chun chở và sẽ giao hàng cho

người xuất trình vận đơn gốc hợp pháp tại cảng đích. B/L là một chứng từ vơ cùng

quan trọng trong việc giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu bởi một trong ba chức

năng của nó là xác nhận quyền sở hưu. Người có tên trong vận đơn hoặc được

chuyển nhượng một cách hợp pháp thì mới là người nhận được hàng. Chủ hàng

muốn nhận được hàng trước tiên phải xuất trình vận đơn cho hãng tàu để dổi lấy

lệnh giao hàng thì mới tiến hành được các bước tiếp theo được.

- Vai trò của vận đơn (B/L):

+ Là biên nhận hàng hóa

+ Được coi như hợp đồng

+ Là giấy chứng nhận quyền sở hữu

- Các loại vận đơn (B/L)

+ Theo tính sở hữu:

● Vận đơn đích danh (Straight B/L): hãng tàu chỉ giao hàng cho người có

tên trên vận đơn.

● Vận đơn theo lệnh: Được ký hậu mặt sau tờ đơn.

● Vận đơn vô danh (To bearer B/L): không ghi tên người nhận hàng, ai cầm

vận đơn này đều trở thành chủ sở hữu.

+ Theo phê chú hàng hóa:

● Clean Bill (Vận đơn sạch): Mơ tả hàng hóa bên ngồi phù hợp để đi biển

hoặc đảm bảo chất lượng.

● Unclean Bill (Vận đơn không sạch): Mơ tả hàng hóa bên ngồi khơng phù

hợp để đi biển. Hoặc không đảm bảo chất lượng.

Trên vận đơn ghi Clean hay Unclean không quan trọng. Chỉ cần ghi được thuyền

trưởng đánh giá phù hợp thì đó là vận đơn sạch.

Tuy vậy, bạn cần đảm bảo rằng hàng hóa trước khi vận chuyển, cần được đóng gói

theo đúng tiêu chuẩn xếp dỡ và vận chuyển.

Hãng tàu sẽ không chịu trách nhiệm cho phần hàng hóa khơng đủ tiêu chuẩn vận

chuyển. (Có thể nhận nhưng người gửi hàng phải chịu khoảng phạt phí).

+ Theo tính pháp lý:



14



● Original B/L (Vận đơn gốc): Được ký bằng tay, có thể có hoặc khơng có

dấu “Original”. Có thể giao dịch, chuyển nhượng được.

● Copy B/L (Bản sao vận đơn): Bản phụ của vận đơn gốc, khơng có chữ ký

tay. Thường có dấu “Copy – Non negotiable ” và không giao dịch chuyển

nhượng được.

+ Theo nhà phát hành

● Master B/L (Vận đơn chủ): Do hãng tàu phát hành cho Shipper hoặc

Forwarder.

● House B/L (Vận đơn nhà): Do Forwarder cấp cho Shipper.

- Khái niệm cần phân biệt:

● Surrenderd B/L: vận đơn điện giao hàng, nhà nhập khẩu chỉ cần xuất đơn

này là có thể nhận được hàng. Bill gốc được thu hồi, hãng tàu hay công ty

giao nhận để làm điện giao hàng – Telex Release. Sau đó được gửi ược gửi

bằng Fax hoặc Email. Yêu cầu văn phòng và đại lý của họ ở cảng đến trả

hàng cho người nhận hàng (Consignee). Mà không cần vận đơn gốc. Chỉ áp

dụng cho vận đơn đích danh. (Straight B/L).

●Sea way B/L: Không phải là vận đơn, không có tính sở hữu hàng hóa. Chỉ

có 2 chức năng là biên lai nhận hàng và hợp đồng vận chuyển.

2.1.2.2 Lệnh giao hàng (Delivery order- D/O):

Được người chuyên chở ký phát sau khi người nhận hàng xuất trình vận đơn

hợp lệ và thanh tốn đủ những khoản chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hoá

như tiền cước (nếu cước chưa trả), phí lưu container q hạn (nếu có). Lệnh giao

hàng gồm những nội dung chính sau đây:

+ Tên tàu và hành trình

+ Tên người nhận hàng

+ Cảng dỡ hàng

+ Kí mã hiệu hàng hố

+ Số lượng bao kiện hàng, trọng lượng và thể tích hàng hố



15



+ Lệnh giao hàng phải được ký hậu đúng cách (hợp lệ) bởi người vận chuyển

hoặc đại lý của họ

2.1.2.3 Giấy thông báo nhận hàng ( Arrival Notice- A/N):

Là giấy thông báo chi tiết của Hãng tàu, Đại lý hãng tàu hay một công ty

Logistics thông báo cho người nhận hàng biết về lịch trình (Lơ hàng khởi hành từ

cảng nào? Đến cảng nào?), thời gian (ngày lô hàng xuất phát, ngày lô hàng đến), số

lượng, chủng loại (hàng cont hay hàng lẻ, số lượng bao nhiêu?), trọng lượng (trọng

lượng hàng, số khối CBM) tên tàu, chuyến......... của lô hàng mà công ty nhập khẩu

từ nước ngồi về.

2.2 Phân tích nghiệp vụ làm hàng nhập nguyên container

2.2.1 Trách nhiệm của người gửi hàng (Shipper)

Người gửi hàng FCL sẽ có trách nhiệm:

- Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để

đóng hàng.

- Ðóng hàng vào container kể cả việc chất xếp, chèn lót hàng trong container.

- Ðánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở.

- Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu.

- Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY),

đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cấp.

- Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên.

Việc đóng hàng vào container cũng có thể tiến hành tại trạm đóng hàng hoặc

bãi container của người chuyên chở. Người gửi hàng phải vận chuyển hàng hóa của

mình ra bãi container và đóng hàng vào container.



16



2.2.2 Trách nhiệm của người chuyên chở ( Carrier).

Người chuyên chở có những trách nhiệm sau:

- Phát hành vận đơn cho người gửi hàng.

- Quản lý, chăm sóc, gửi hàng hóa chất xếp trong container từ khi nhận

container tại bãi container cảng gửi cho đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi

container cảng đích.

- Bốc container từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở, kể cả việc

chất xếp container lên tàu.

- Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích.

- Giao container cho người nhận có vận đơn hợp lệ tại bãi container.

- Chịu mọi chi phí về thao tác nói trên.

2.2.3 Trách nhiệm của người nhận hàng

Người nhận hàng ở cảng đích có trách nhiệm:

- Thu xếp giấy tờ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lơ hàng.

- Xuất trình vận đơn (B/L) hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi

container.

- Vận chuyển container về kho bãi của mình, nhanh chóng rút hàng và hồn

trả container rỗng cho người chun chở (hoặc công ty cho thuê container).

- Chịu mọi chi phí liên quan đến thao tác kể trên, kể cả chi phí chun chở

container đi về bãi chứa container.



17



2.2.4 Cơng việc của Forwarder nhập khẩu một lô hàng nguyên container

Căn cứ theo hợp đồng mua bán đã được hình thành giữa bên nhập khẩu và

bên xuất khẩu mà việc vận chuyển hàng hóa được tiến hành. Trước khi tàu tới cảng

chỉ định trong hợp đồng nước người nhập khẩu, hãng tàu ở nước người xuất khẩu

gửi thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu thông qua đại lý hãng tàu của mình. Tùy

vào quy mơ doanh nghiệp mà cơng ty nhập khẩu có thể tự mình làm thủ tục nhận

hàng hoặc tiến hành th ngồi. Do tính chun mơn hóa vào q trình sản xuất nên

xu hướng th ngồi hiện nay là rất phổ biến.

Hàng hóa được nhập khẩu từ các quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau bởi vậy

số lượng và chủng loại hàng hóa cũng có sự khác biệt đáng kể. Mặt khác chế độ

chính sách của Nhà nước đối với từng mặt hàng riêng biệt và các quốc gia thay đổi

theo từng thời kỳ. Do đó, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà các giấy tờ trong bộ

chứng từ có thể khác nhau nhưng về cơ bản có thể hệ thống quy trình làm hàng

nhập nguyên container theo sơ đồ sau:



Bên bán

Hãng tàu



Bên mua

Thông tin lô hàng



Đại lý hãng

tàu



1



3

18



Lấy tiền cược

vỏ



Forwarder nhận yêu

cầu của khách hàng



Lấy lệnh

hãng tàu



Trả vỏ rỗng



4



Khai hải

quan



Thanh

Kho

Vận

toán

riêng

tảigiữa

đường

khách

cáchàng

bộbên

576



2



Nhận và kiểm tra chứng từ

của khách hàng



Sơ đồ 2.1: Quy trình chung làm hàng nhập nguyên container



19



(Nguồn: Bộ phận chứng từ công ty AA Logistics, 2018)

2.2.4.1 Forwarder nhận yêu cầu của khách hàng:

Khách hàng khi nhận được thơng tin lơ hàng và có nhu cầu sử dụng dịch vụ

giao nhận của cơng ty thì hai bên tiến hành đàm phán và ký hợp đồng; đối với

những khách hàng thường xun của cơng ty thì việc ký hợp động không cần thiết

phải thực hiện lại nhiều lần. Theo điều khoản cơ bản trong hợp đồng, khách hàng có

trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác thơng tin về lơ hàng của mình và sẵn sàng

hỗ trợ forwarder trong quá trình làm thủ tục nhận hàng cũng như khi cơng việc hồn

thành thì phải thanh tốn tồn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan tới lơ hàng

cũng như phí sử dụng dịch vụ của forwarder. Forwarder có trách nhiệm đứng ra

thay mặt khách hàng (người nhập khẩu) làm các thủ tục cần thiết để nhận hàng.

2.2.4.2. Nhận và kiểm tra chứng từ của khách hàng

Thông thường khách hàng sẽ gửi thông tin lô hàng cho Forwarder 2 ngày trước khi

tàu cập cảng chỉ định. Forwarder sẽ nhận được 1 giấy báo tàu đến cùng với 1 danh

sách các giấy tờ liên quan tới lô hàng bao gồm :

- Hợp đồng mua bán hàng hóa

- Hóa đơn thương mại

- Đóng gói

- Vận đơn đường biển

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có)



Khi nhận hồ sơ về lô hàng, bộ phận Forwarder kiểm tra các thơng tin xem đã

chính xác chưa, một số thơng tin cần lưu ý như: tên tàu, cảng đi, cảng đến, số

chuyến, số container, thông tin công ty người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng,

chủng loại… trước khi tiến hành thủ tục khi hải quan.



20



2.2.4.3 Lấy lệnh từ hãng tàu:

Bộ phận chứng từ của Forwarder chuẩn bị tiền và các giấy tờ cần thiết để

nhân viên đi lấy lệnh:

- Giấy giới thiệu có đóng dấu của cơng ty (Bản gốc)

- Vận đơn đường biển (Bill of Loading/Master Bill- bản gốc)

- Giấy báo hàng đến ( Arrival Notice- bản photo)

- Giấy chứng minh nhân dân của người được cử đến lấy lệnh ( bản photo)

- Tiền đóng các khoản phí để lấy được D/O. Một số loại phí phải nộp cho hãng tàu

khi đi lấy lệnh:

+ Phí dịch vụ bến bãi: Teminal Handling Charge- THC

+ Phí chứng từ: Document Fee

+ Phí vệ sinh container: Cleaning Container Fee

+ Phí cân bằng container: Container Imbalance Charge -CIC

+ Phí DEM: rút container

+ Phí phụ trội hàng nhập: EIS

Sau khi đầy đủ giấy tờ cần thiết, nhân viên lấy lệnh mang giấy tờ cần thiết tới

đại lý hãng tàu đã ghi như trong giấy báo tàu đến để làm giao dịch. Tại đây, nhân

viên lấy lệnh xếp hồ sơ lên khay và chờ gọi tên, thông thường hãng tàu sẽ gọi lên

khách hàng của mình ghi trên Bill. Sau khi được gọi tên, nhân viên tiến hành nộp

các khoản phí mà hãng tàu đã quy định. Hãng tàu đóng dấu vào bill hoặc packing

list đổi trả cho nhân viên đi lấy lệnh. Sau khi hoàn tất thủ tục lấy D/O, nhân viên

chuyển qua quầy cược vỏ để tiến hành giao dịch, tại đây, nhân viên điền đầy đủ

21



thông tin như trên Bill vào phiếu cược vỏ ( 4 liên). Các thông tin cần điền: số Bill,

số cơng, số chì, tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến, tên khách hàng,… sau đó nộp

tiền cược vỏ, lấy phiếu tạm thu ký nhận và ghi số điện thoại của mình. Hãng tàu sẽ

giữ lại liên màu trắng ngồi cùng để lưu, 3 liên còn lại gửi trả cho người đi lấy lệnh.

Trong đó liên màu vàng dùng để đổi phiếu giao nhận EIR dưới cảng, liên màu xanh

để lấy lệnh cược vỏ sau khi rút ruột, liên màu hồng đưa cho lái xe để làm thủ tục hạ

vỏ rỗng trên bãi, trên đó có ghi rõ hạ ở bãi nào.

 Giá tham khảo tiền cược vỏ container:

- Container 20 feet: 2-4 triệu đồng ( hàng khô, bách hóa)

- Container 40 feet:5-8 triệu đồng ( hàng khơ, bách hóa)

 Phí nâng hàng, hạ vỏ, bãi cảng:

- Container 20 feet: 750.000-780.000 VNĐ ( hàng khơ, bách hóa)

- Container 40 feet: 1.000.000-1.100.000 VNĐ ( hàng khơ, bách hóa)

Sau khi hoàn tất thủ tục lấy lệnh, nhân viên liên lạc với bộ phận mở tờ khi để

được cung cấp bản gốc và photo tờ ký mã vạch. Đồng thời, Forwarder thông báo

cho đội xe chuẩn bị đi lấy hàng.

 Một số lưu ý khi đi lấy lệnh giao hàng:

- Phải kiểm tra kỹ thông tin và ghi cho đúng, lấy đủ số liên, không lấy thừa, lấy

thiếu.

- Kiểm tra ngày cấp phát D/O, thơng thường D/O sẽ có giá trị 3 ngày kể từ ngày cấp

phát. Nếu hết thời hạn mà vẫn chưa giải phóng được hàng, bộ phận lấy lệnh của

Forwarder sẽ lên lại hãng tàu và xin ra hạn tuy nhiên trong trường hợp này sẽ mất

phí.



22



- Trong trường hợp Forwarder khơng có đội xe mà phải đi thuê ngoài, Forwarder sẽ

liên hệ với đơn vị vận tải để họ tiến hành làm thủ tục cược vỏ.

2.2.4.4 Thanh tốn giữa các bên

Sau khi hồn thành các thủ tục nhận hàng, khách hàng và Forwarder tiến

hành thanh tốn cơng nợ với nhau. Theo đó, Forwarder kiểm tra và sắp xếp bộ

chứng từ gốc hoàn chỉnh gửi trả lại cho khách hàng và giữ lại cho mình một bản sao

để đề phòng có tranh chấp xảy ra trong q trình thanh toán. Đồng thời gửi cho

khách hàng 1 bảng kê các khoản phí mà cơng ty đã ứng trước cho khách hàng khi

làm thủ tục nhận hàng.

Các khoản ứng trước cho khách hàng bao gồm:

- Thuế GTGT hàng nhập khẩu

- Phí lấy D/O

- Phí nâng- hạ container tại cảng

- Phí bồi dưỡng hải quan giám sát

- Phí mở tờ khai hải quan hàng nhập (nếu có)

Các bên kiểm tra, đối chiếu số liệu, xác nhận sau đó bên Forwarder tiến hành xuất

hóa đơn đỏ, bên khách hàng thanh tốn tiền dịch vụ sau 2-3 tuần kể từ khi nhận

được hóa đơn.

Lưu ý:

- Khi phát sinh bất kỳ khoản chi phí nào, nhân viên cần ghi chú lại để làm căn cứ

lên hóa đơn đỏ cho khách hàng.

- Thực tế, khách hàng thường thanh tốn cơng nợ chậm 2-3 tháng kể từ lúc nhận

được hóa đơn đỏ, do đó cơng ty của Forwarder cần có chính sách quay vòng vốn

đầu tư để đảm bảo không bị gián đoạn nguồn vốn kinh doanh.



23



2.3 Quy trình lấy lệnh và cấp phát lệnh cho một lô hàng nhập khẩu nguyên

container của công ty TNHH GNVT AA qua bộ chứng từ thực tế

2.3.1 Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu

Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu tại cảng đi (cảng HONGKONG) người bán

sẽ gửi 1 bộ chứng từ đầy đủ thông qua email cho người nhận.

Trước khi tàu chở hàng đến cảng đích (cảng HẢI PHÒNG) khoảng từ 2 đến 3

ngày, đại lý hãng tàu KMTC sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival notice) cho người

nhận (consignee) là công ty TNHH GNVT AA. Để có được lệnh giao hàng thì nhân

viên giao nhận phải lên đại lý hãng tàu KMTC để lấy lệnh. Những giấy tờ sau mà

nhân viên giao nhận cần phải mang theo để nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu

KMTC:

+ Giấy giới thiệu của cơng ty TNHH GNVT AA (có tên nhân viên đi lấy lệnh),

được đính trên giấy báo hàng đến của đại lý hãng tàu.

+ Giấy báo hàng đến (Arrival Notice).

+ Vận đơn copy (Master Bill-Bill Of Lading) thể hiện:

 Số và ngày của B/L: Số: KMTCHKG3309057. Ngày 11/09/2018

 Tên tàu/Số: TRIUMPH/ 1818S

 Cảng bốc hàng: HONGKONG

 Cảng dỡ hàng



: HAIPHONG, VIETNAM



 Tên hàng : OUTSOLES MATERIAL

 Số lượng : 1 container 20’

 Số cont/Số seal: BSIU2362705/ KG637874



24



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẤY VÀ CẤP PHÁT LỆNH GIAO HÀNG CHO MỘT LÔ HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY AA LOGISTICS

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×