Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty CPTM và CPN Nội Bài- CN Đồng Nai.

Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty CPTM và CPN Nội Bài- CN Đồng Nai.

Tải bản đầy đủ - 0trang

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



Khối sản xuất



GVHD:



CHI NHÁNH ĐỒNG NAI



GD Tuyến KCN BH1



Khối quản lý-nghiệp

vụ



Phòng Tổ chức- Hành

chính

Phòng kế tốn



GD Tuyến KCN LONG BÌNH



Phòng DVKH



GD Tuyến TP Biên Hòa



Phòng KD



GD Tuyến KCN AMATA



phòng khai thác quốc



GD Tuyến các KCN

Nhơn Trạch

GD Tuyến KCN BH2



tế



Phòng CNTT

Tổ Kiểm sốt



GD Tuyến KCN Long



Thành

TTThành

Mơ hình Tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của cty CPTM và CPN

Nội Bài- CN Đồng Nai .



2.1.Giám đốc

Giám đốc chi nhánh Đồng Nai do Tổng giám đốc Tổng công ty CPTM và

CPN Nội Bài bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật khen thưởng sau khi

có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Hội đồng Quản trị công ty. Giám đốc chi

nhánh Đồng Nai là người đại diện theo pháp luật của Chi Nhánh Đồng Nai, chịu

trách nhiệm trước Công ty và trước pháp luật về quản lý, điều hành hoạt động

của Chi Nhánh Đồng Nai trong phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ qui định tại điều lệ

tổ chức, hoạt động của Công ty CPTM và CPN Nội Bài và các văn bản khác

của Công ty, cấp uỷ, chính quyền địa phương. Giám đốc là người có quyền điều

hành quản lý cao nhất của Chi Nhánh Đồng Nai

2.2. Phòng Tổ chức- Hành chính

Phòng TC-HC có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:

Trách nhiệm:

SVTH:



8



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



-



GVHD:



Tuyển dụng nhân sự:

- Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng nhân sự của các bộ phận, lập và triển khai kế

hoạch tuyển dụng, chịu trách nhiệm về việc cung cấp đủ nhân sự (số lượng và

chất lượng).

- Báo cáo thường xuyên kết quả tuyển dụng nhân sự trong tháng, số lượng và

tình hình sử dụng nhân sự mới tại các đơn vị.

- Hoạt động đào tạo:

- Chịu trách nhiệm chính trong việc hướng dẫn và kết hợp với các đơn vị tổ chức

đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự mới tuyển dụng, đảm bảo chất lượng nhân sự

tuyển mới.

- Đối với hoạt động đào tạo lại nhân viên, Phòng TCHC chịu trách nhiệm đảm

bảo các hoạt động đào tạo phải được tiến hành thường xuyên và chất lượng đáp

ứng được yêu cầu về nâng cao nghiệp vụ nhân viên.

- Việc tổ chức đào tạo và đào tạo lại nhân viên phải được lập kế hoạch đầy đủ và

định kỳ và được báo cáo đầy đủ về kết quả đào tạo.

- Phòng TCHC kết hợp với các đơn vị tổ chức kiểm tra thường xuyên nghiệp vụ

của nhân viên các bộ phận thông qua các kế hoạch định kỳ. Trường hợp kết quả

kiểm tra đạt thấp, không đảm bảo u cầu thì phòng TCHC sẽ là đơn vị chịu

trách nhiệm chính trong việc đào tạo kém chất lượng.



- Đánh giá năng lực nhân viên:

- Chịu trách nhiệm yêu cầu các đơn vị đánh giá hồn thành cơng việc trong tháng,

tổng hợp kết quả và báo cáo định kỳ trình Giám Đốc và Tổng Giám Đốc về kết quả

đánh giá trong tháng, đảm bảo hướng dẫn đầy đủ các đơn vị tiến hành hoạt động

đánh giá nhân viên.



SVTH:



9



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



- Lập và triển khai kế hoạch định kỳ đánh giá năng lực làm việc của nhân viên các

bộ phận. Báo cáo kết quả công tác đánh giá năng lực nhân viên, phân tích tình hình

nhân sự của công ty, đề xuất các biện pháp điều chỉnh cần thiết đối với cơ cấu nhân

sự của công ty.

- Tiếp cận thường xun với nhân viên thơng qua những hình thức phù hợp, tìm

hiểu những ý kiến phản ánh, góp ý của nhân viên về công ty, báo cáo Giám Đốc và

Tổng Giám đốc.

Báo cáo tình hình nhân sự và các chi phí liên quan đến nhân sự:

Định kỳ báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự của các đơn vị, phân

tích hiệu quả sử dụng nhân sự tại các đơn vị, đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo

việc sử dụng nhân sự được hiệu quả, đề xuất tuyển dụng bổ sung nhân sự mới (nếu

có).

Báo cáo biến động chi phí lương nhân viên (bao gồm cả lương chi nhánh), đánh giá

tình hình biến động chi phí lương, đảm bảo mức độ biến động chi phí lương trong

phạm vi giới hạn cho phép.



Quyền hạn:

-Lập và triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân sự, quyền giám sát các bộ phận

tuân thủ đúng các bước thuộc quy chế số 11/QC-NETCO/2007 quy định về thủ

tục tuyển dụng nhân sự.

-Trong những trường hợp cần thiết, có quyền lập biên bản đối với những bộ

phận không tuân thủ nghiêm túc các quy định thuộc quy chế tuyển dụng

-Quyền hạn trong việc tổ chức đào tạo và đào tạo lại nhân viên:

+ Được phép soạn thảo và phổ biến các tài liệu giới thiệu về công ty và đào tạo

sơ lược nghiệp vụ cho nhân viên mới của công ty (tài liệu phải được phê duyệt)

SVTH:



10



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



+ Được quyền tổ chức và đề nghị các bộ phận hợp tác đào tạo chuyên sâu về các

kỹ năng liên quan đến nghiệp vụ áp dụng cho nhân viên mới.

+ Căn cứ vào tình hình thực tế hoặc các yêu cầu cụ thể phát sinh trong quá trình

hoạt động của từng bộ phận, có thể lập kế hoạch đào tạo lại nhân viên nhằm đáp

ứng các nhu cầu về nâng cao nghiệp vụ. Phòng TCHC sẽ cung cấp các điều kiện

cần thiết để đảm bảo việc đào tạo nhân viên được thuận lợi trong đó có quyền đề

nghị các bộ phận có liên quan chủ động trong cơng tác đào tạo lại nhân viên của

mình.

+ Đề nghị các bộ phận có liên quan hợp tác chặt chẽ với phòng TCHC tiến hành

kiểm tra, đánh giá kết quả tiếp thu của nhân viên sau mỗi kỳ đào tạo lại nhân sự

thuộc bộ phận.

+ Căn cứ kết quả kiểm tra có thể kiến nghị các Trưởng bộ phận hoặc kiến nghị

Tổng Giám đốc về các biện pháp xử lý cần thiết nhằm điều chỉnh hệ thống về

mặt nhân sự.

Quyền hạn trong hoạt động đánh giá năng lực nhân viên:

+ Đề nghị các Trưởng bộ phận thực hiện đánh giá hồn thành cơng việc nhân

viên trong tháng. Đối với những trường hợp không đảm bảo việc thực hiện đánh

giá hồn thành cơng việc nhân viên trong tháng (khơng có bản đánh giá hoặc

bản đánh giá khơng đạt u cầu), Phòng TCHC có thể lập biên bản và kiến nghị

hình thức kỷ luật phù hợp.

+ Định kỳ tổ chức các hoạt động đánh giá lại nhân viên và có thể sẽ sử dụng các

hình thức thi nghiệp vụ đối với nhân viên của công ty. Căn cứ kết quả đánh giá

và test nghiệp vụ có thể kiến nghị những biện pháp điều chỉnh nhân sự thích hợp

đối với các bộ phận có liên quan.

+ Căn cứ vào hoạt động đánh giá năng lực nhân viên, có quyền đề xuất Giám

Đốc và Tổng Giám Đốc xem xét điều chỉnh mức lương hoặc các mức phụ cấp.

SVTH:



11



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



2.3.Phòng Kế tốn

Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng kế tốn được quy định như sau:

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch theo dõi, kiểm soát doanh thu và chi phí.

Chịu trách nhiệm theo dõi, báo cáo cho Giám Đốc chi nhánh và Tổng Giám Đốc số

liệu liên quan đến các chỉ tiêu doanh thu, chi phí của cơng ty trong tháng, chi phí

hoạt động của các bộ phận, các khoản chi phí liên quan đến giá thành dịch vụ. Phân

tích biến động doanh số và các khoản chi phí, mức độ tăng giảm chi phí, nguyên

nhân và giải pháp khắc phục nhằm mục đích tư vấn cho Tổng Giám đốc/Giám đốc

chi nhánh trong việc hoạch định các kế hoạch đầu tư ngắn hạn và dài hạn.

Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các nguyên tắc thu chi tài chính tại các bộ phận

thuộc cơng ty, đảm bảo duy trì việc phân bổ chi phí hợp lý.

Đề xuất các giải pháp nhằm kiểm soát hiệu quả các hoạt động tài chính của cơng ty.

Thu hồi cơng nợ:

- Chịu trách nhiệm đảm bảo việc thu hồi công nợ trong tháng, giải quyết được tối

thiểu 90% công nợ tồn tháng trước. Đảm bảo tỷ lệ tồn công nợ không được vượt

quá chỉ tiêu do Giám Đốc chi nhánh và Tổng Giám Đốc giao.

Lập kế hoạch thu nợ theo tháng và chỉ tiêu thu nợ của nhân viên kế toán chịu trách

nhiệm thu hồi cơng nợ.

Báo cáo thường xun tình hình tồn đọng cơng nợ, ngun nhân và các biện pháp

khắc phục, kế hoạch giải quyết … Báo cáo công nợ phải được lập vào cuối tháng

hoặc cuối kỳ kế tốn, trong đó phải khoanh vùng được những khoản nợ khó đòi,

những khoản nợ chưa thanh tốn do phát sinh những vấn đề cần có sự hỗ trợ giải

quyết của các bộ phận khác, phương hướng giải quyết….



SVTH:



12



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



Chịu trách nhiệm kết hợp với các bộ phận có liên quan, giải quyết nhanh chóng

cơng nợ tồn đọng.

-Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tất cả các vấn đề liên quan đến cơng nợ, kiểm sốt

doanh thu và chi phí.

-Chịu trách nhiệm về sắp xếp và lưu trữ chứng từ



2.4.Phòng DVKH

Đảm bảo và chịu trách nhiệm duy trì các hoạt động chăm sóc khách hàng đáp ứng

việc duy trì doanh số cơng ty ln đạt mức độ tối thiểu bằng 100% của doanh số

tháng trước.

Lập kế hoạch tháng chi tiết chăm sóc khách hàng.

Dự báo các tình huống sẽ phát sinh trong tháng với từng khách hàng cụ thể và trên

từng tuyến giao dịch

Thu thập thông tin thăm dò khách hàng đang sử dụng dịch vụ của cơng ty (những

thông tin nhận xét về chất lượng dịch vụ, về nhu cầu sử dụng của khách hàng,

những đặc điểm riêng của từng đối tượng khách hàng …)

Báo cáo thường xuyên về tình hình khách hàng sử dụng dịch vụ trên các tuyến của

nhân viên giao dịch, báo cáo số lượng khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ trong

tháng, nhận định và phân tích nguyên nhân khách hàng ngừng sử dụng, đề xuất biện

pháp giải quyết.

Lập kế hoạch giải quyết triệt để các vụ việc phát sinh trong tháng, yêu cầu phải giải

quyết thành công tối thiểu 80% số cuộc khiếu nại của khách hàng phát sinh trong

tháng, không được để tồn đọng khiêu nại của khách hàng.

Báo cáo tổng hợp kết quả giải quyết khiếu nại của khách hàng hàng tháng bao gồm

những nội dung cơ bản như Tên khách hàng khiếu nại, Nội dung khiếu nại, Biện

SVTH:



13



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



pháp xử lý, Thống kê Tổng số cuộc khiếu nại theo tuyến, theo tính chất khiếu nại

…. Trình Giám

Tổng Giám Đốc và gửi các đơn vị liên quan (Bộ phận nghiệp vụ, Phòng Kinh

doanh, …).

-



Kiểm tra giám sát chặt chẽ quy trình làm việc của bộ phận tiếp nhận thơng tin,

khơng để xảy ra tình trạng chậm lấy thư do không thông tin đầy đủ hoặc không

kịp thời cho nhân viên giao dịch.

- Công tác xây dựng các phương pháp phục vụ khách hàng

- Nâng cao doanh số khách hàng cũ,kiểm soát chặt chẽ thư từ,tài liệu ,hàng hóa

nhận và phát,đảm bảo tơt chất lượng dịch vụ.

- Phát triển thương hiệu Netco đến cho tất cả khách hàng trên cả nước.

- Tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ của Netco

2.5.Phòng kinh doanh

Nhiệm vụ:

-Tổ chức nghiên cứu thị trường và thị hiếu của khách hàng

-Tổ chức nghiên cứu thị trường và thị hiếu của khách hàng để đề xuất các

chiến lược tiếp thị kinh doanh phù hợp với chiến lược và nguồn lực của chi

nhánh công ty.

-Tổ chức phân tích,nghiên cứu các phân khúc thị trường,các kênh phân phối

để đưa ra các kế hoạch tiếp thị kinh doanh nhằm hỗ trợ khách hàng hiểu

nhiều hơn về dịch vụ của công ty.

-Tham mưu cho Giám Đốc chi nhánh trong việc hoạch định các chiến lược

kinh doanh phát triển thị phần,khách hàng nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh

theo chiến lược phát triển của công ty.



SVTH:



14



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



-Tổ chức thu thập các thông tin tiếp thị để dự báo và đưa ra các chiến lược giá

và định vị sản phẩm cho từng phân khúc thị trường phù hợp với từng đối

tượng khách hàng.

-Tổ chức phân tích ,đánh giá các thơng tin nghiên cứu để quyết định việc thiết

kế và chọn lựa các hình thức, chiến lược quảng cáo,nhằm kích thích nhu cầu

của khách hàng,hỗ trợ đại diện kinh doanh tiếp thị phù hợp với chiến lược

nguồn lực của công ty.

-Tổ chức thu thập thông tin,phân tích và đánh giá đối thủ cạnh tranh để kịp

thời đưa ra các kế hoạch thíc hợp nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh của công ty.

-Phối hợp với các phòng ban để tham gia biên soạn các trương trình,tài liệu

huấn luyện tiếp thị nhằm phát triển kỹ năng tiếp thị cho nhân viên phù hợp

với chiến lược phát triển của chi nhánh.

Trách nhiệm:

-Chịu trách nhiệm đảm bảo duy trì và đạt được tốc độ tăng doanh thu theo

như kế hoạch đề ra.

-Đảm bảo tốc độ phát triển khách hàng và thị phần theo lộ trình của cơng ty.

-Chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng cũ cho tốt, khơng để khách hàng

ngưng sử dụng dịch vụ của công ty mà do lỗi của nhân viên kinh doanh.

-Chịu trách nhiệm báo cáo thường xuyên, kết quả thực hiện kế hoạch kinh

doanh trong tháng.

-Thu thập thông tin về thị trường,thông tin về các đối thủ cạnh tranh, trên cơ

sở đó chịu trách nhiệm tư vấn Ban Giám Đốc về xu hướng phát triển, chiến

lược phát triển và mở rộng thị trường, đề xuất thực hiện những kế hoạch

marketing cần thiết nhằm đạt được những mục tiêu chiến lược đã đề ra.



SVTH:



15



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



- Chịu trách nhiệm về tính chính xác những thông tin liên quan đến khách

hàng mới và đảm bảo về tính bảo mật những thơng tin này trong nội bộ phòng

KD.

Quyền hạn:

-Quyết định giá cả từng thời điểm nhưng không thấp hơn khung giá do công

ty quy định.

-Đề nghị tuyển dụng,đề xuất thu nhập,khen thưởng,kỷ luật nhân viên kinh

doanh nào khơng hồn thành nhiệm vụ được giao,nhưng phải báo cáo cho

Giám Đốc chi nhánh.

2.6.Phòng khai thác quốc tế.

Mục tiêu công việc:

Phục vụ cho việc xuất hàng đi quốc tế.

Hồn thành mọi cơng việc được giao.

Nhiệm vụ:

-Nhập doanh số quốc tế,kiểm tra ,chọn đối tác tốt để xuất hàng,bưu phẩm ,tài

liệu đi quốc tế.

-Cập nhật và trả toàn bộ thông tin báo phát quốc tế cho khách hàng.

-Giải quyết triệt để các khiếu nại của khách hàng.

-Tư vấn cho khách hàngvề hình thức chuyển phát quốc tế nhằm tăng doanh số

quốc tế.

-Kiểm tra chính xác gía cả khai thác trên vận đơn Netco và vận đơn đối tác.

-Tiết kiệm chi phí tối đa có thể.



SVTH:



16



Lớp:



Chun đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



2.7.Phòng cơng nghệ thơng tin

- Lên lịch và tiến hành kiểm tra tồn bộ hệ thống máy tính của tồn Cơng ty theo

định kỳ.

-Diệt virut và Backup dữ liệu Công ty thường xuyên theo yêu cầu của Công ty.

-Khắc phục các sự cố liên quan đến hệ thống máy tính, máy in, mạng nội bộ, mạng

internet khi xảy ra sự cố.

-Đảm bảo thường xuyên việc giám sát và duy trì hệ thống Camera giám sát (Gồm

Hà Nội và HCM và Đồng Nai).

-Thiết lập, cấu hình và cài đặt các hệ thống mạng mới khi có yêu cầu.

-Đề xuất lắp đặt hay thay thế các linh kiện liên quan đến hệ thống máy tính và mạng

để phục vụ tốt hơn cho Cơng việc.

-Duy trì và cập nhật và đảm bảo tính bảo mật thơng tin lên hệ thống Website và

Email của Cơng ty.

-Duy trì và cập nhật thơng tin, cung cấp user, phân quyền trên Hệ Thống Quản Lý

Thông Tin Nội Bộ (i-Office) theo sự chỉ đạo của Ban Giám Đốc Cty.

-Thường xuyên cập nhật thông tin quảng cáo của Công ty trên các hệ thống Website

khác.

-Hỗ trợ, hướng đẫn về nghiệp vụ liên quan đến CNTT, tin học cho các nhân viên

của phòng ban khác.

-Đảm bảo sự liên tục và thông suốt và của việc cập nhật dữ liệu lên “Hệ thống phần

mềm quản lý Chuyển phát nhanh” đang đưa vào áp dụng.

-Các nhiệm vụ khác mà Trưởng phòng CNTT và Ban Giám đốc Công ty giao cho.

-Chịu trách nhiệm hoàn toàn về các vấn đề liên quan đến hệ thống máy tính, hệ

thống phần mềm, web và các vấn đề CNTT khác của công ty.

SVTH:



17



Lớp:



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



GVHD:



2.8.Tổ kiểm sốt:

Kiểm tra số lượng thư,hàng hóa của các chi nhánh gửi về. phân chia tuyến và bàn

giao cho giao dịch đi phát.

-Tiếp nhận list thông tin người nhận,báo phát, thư hàng phát không được của nhân

viên giao dịch bàn giao ký xác nhận.

- Tiếp nhận và trả lời thông tin các dịch vụ đặc biệt cho các chi nhánh ,xử lý nhận

và gửi thư PTN.

- Kiểm tra thông tin vào sổ báo phát của nhân viên giao dịch.

- Bàn giao báo phát cho bộ phận nhập list.

-Xử lý những thư,hàng phát không được của nhân viên giao dịch bàn giao vì nhiều

lý do khác nhau ( ví dụ người nhận chuyển địa chỉ,nhà khóa cửa …)

- Những thư từ sau khi kiểm tra co đầy đủ thông tin chuyển cho nhân viên đi phát

lại trong ngày hoặc sang hơm sau.

3. Tình hình tài chính của chi nhánh Đồng Nai

Netco Đồng Nai là đơn vị hoạch toán phụ thuộc trực thuộc Tổng Công ty CPTM và

CPN Nội Bài. Được tổng Giám Đốc giao quyền quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn

phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh, phục vụ và phải chịu trách nhiệm

trước Tổng giám đốc về hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn được giao, Netco đồng

nai có thể được Tổng Giám đốc bổ sung thêm vốn hoặc điều động vốn đã giao để

đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Tổng Công Ty .

Netco Đồng Nai được Tổng Công Ty CPTM và CPN Nội Bài xác định lợi nhuận và

được trích lập các quỹ theo quy định. Việc xác định lợi nhuận được thực hiện tại

Netco Đồng Nai về kinh doanh dịch vụ mà Tổng công ty đã giao



SVTH:



18



Lớp:



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty CPTM và CPN Nội Bài- CN Đồng Nai.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×