Tải bản đầy đủ - 0trang
- Thanh định dạng (Thanh Formatting) chứa các lệnh dưới dạng các nút

có biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font,

căn lề,…Trên thanh có các ơ điều khiển Font, Font Size,…

- Thanh công thức (Thanh Formula) gồm các ô Name Box ( hiển thị tọa

độ ô hiện hành), cancel (hủy bỏ)…

2. Một số khái niệm cơ bản trong Excel

- Khái niệm về tập trang tính:

Tập trang tính là một tập tin của Excel, được gọi là một Workbook và có

phần mở rộng mặc nhiên xls. Một workbook được xem như là một tài liệu gồm

nhiều tờ.

- Khái niệm về trang tính:

Mỗi trang tính được gọi là một sheet, có tối đa 255 sheet, mặc nhiên chỉ

có 3 sheet, các sheet được đặt theo tên mặc nhiên là sheet 1, sheet 2, sheet 3….

- Các loại địa chỉ ô: là chỉ tọa độ của 1ô hoặc 1 khối ô được sử dụng để

tính tốn hoặc xử lý dữ liệu.

+ Tọa độ của ơ trên sheet mang giá trị chứa trong ô ứng với cột và hàng.

Ví dụ:



B2 = 600



+ Tọa độ của một khối ô trên sheet: mang giá trị là danh sách các giá trị

chứa trong khối ơ và có địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối.

Ví dụ:

= A1:A3



+ Địa chỉ tương đối: là địa chỉ tự động thay đổi giá trị địa chỉ khi copy địa

chỉ biểu thức tính toán tới địa chỉ mới để phù hợp với tính tốn của vùng mới.

Ví dụ:

2



Cơng thức nguồn: = B2*C2

Cơng thức copy: =B3*C3; =B4*C4; =B5*C5

+ Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi giá trị khi copy biểu thức

tính toán tới vùng mới.

Ấn F4 để lấy giá trị tuyệt đối

Địa chỉ tuyệt đối có dạng tổng qt: $cột$hàng



Cơng thức nguồn: = B3*C3*$E$2

Công thức copy: =B4*C4*$E$2…

Khi sao chép công thức các địa chỉ loại này thay đổi ở thành phần tương

đối còn thành phần tuyệt đối thì khơng thay đổi.

- Cell: là khái niệm chỉ ô, trong Excel mỗi 1 cell tương ứng với 1 ô.

- Các phím di chuyển con trỏ ô ↑ lên trên, ↓ xuống dưới, → sang phải, ←

sang trái.

- Nhập kiểu số (Number): Gõ các số bình thường, dấu phẩy biểu thị số

thập phân được thay bằng dấu chấm. Cách định dạng số liệu được thể hiện như

sau:



3



Khung

xem trước



Kiểu hiển

thị số



Số chữ số

thập phân

Sử dụng ký hiệu ngăn

cách hàng nghìn



Cách hiển

thị số âm

Chú giải



- Nhập kiểu ngày (Date): Định dạng kiểu ngày theo tiếng Việt là

dd/mm/yyyy, để định dạng kiểu ngày: Format/ Cell/ Number/ Date/ chọn kiểu

ngày Vietnamies.

- Nhập dữ liệu kiểu chuỗi: Nhiều lúc văn bản được thể hiện kiểu chuỗi

như số điện thoại: 0373.868.686; hoặc số hiệu tài khoản 111, 112… nếu nhập

thông thường thì máy sẽ nhận dạng kiểu số. Để định dạng kiểu chuỗi trước khi

nhập dữ liệu cần nhập dấu nháy (’), sau đó nhập dữ liệu dạng chuỗi. Trường hợp

cả cột hoặc cả dòng chứa dữ liệu dạng chuỗi thì ta đánh dấu cả cột hoặc dòng rồi

thực hiện lệnh: Format/Cell/Number/Text.

II. CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG



1. Định dạng trang tính và bảng tính

1.1. Định dạng trang tính

* Làm việc với tập trang tính

- Chọn sheet làm việc: Click vào tên sheet.

- Đổi tên sheet: Click chuột phải/ chọn name: đổi thành tên mới.

- Chèn thêm một sheet: Chọn lệnh Insert/chọn Worksheet.

- Xóa một sheet: Chọn sheet cần xóa -> chọn Delete.

* Làm việc với trang tính

Mỗi một sheet được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột.

- Row (hàng): có tối đa 65536 hàng, được đánh từ 1 đến 65536.

- Column (cột): có tối đa 256 cột, được đánh theo thứ tự A ,B ,C…AA, AB,

AC….AZ….IV…



4



- Ceel (ô): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ơ -> một

sheet có: 65536 x 256 = 16 777 216 (ô).

Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính:

- Sử dụng chuột.

- Sử dụng bàn phím: ->, <-….

* Định dạng trang tính

- Chọn các ơ trong trang tính:

Loại vùng



Cách chọn



Vùng chỉ một ô



- Click vào ô cần chọn

- Mouse: giữ chuột trái từ ô đầu đến ô cuối của

vùng.



Vùng nhiều ô liên tục



- Keyboard: đưa con trỏ về ô đầu tiên, nhấn giữ

phím Shift kết hợp với các phím mũi tên.

- Mouse + keyboard: đưa con trỏ về ô đầu tiên,

nhấn nhấn giữ shift, click vào ơ cuối của vùng.



Nhiều ơ cách khoảng

Nhiều

khoảng



vùng



- Giữ phìm Ctrl, click chuột chọn từng ô.



cách - Giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn lần lượt từng

vùng.



Nguyên cột



- Click vào tên cột cần chọn, dùng chuột chọn hết

cột cần chọn.



Nguyên hàng



- Click vào tên hàng cần chọn, dùng chuột chọn

hết hàng cần chọn.



Toàn bộ sheet



- Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh chứa tên

cột và thanh chứa số của hàng; nhấn tổ hợp phím

ctrl +A.



- Định dạng kiểu dữ liệu:

Vào Format/ceels/number: nhìn thấy hộp thoại Category ta sẽ tìm number

(kiểu số), currency (tiền tệ), accouting (tài chính), date (ngày tháng), time (giờ),

text (ký tự)…-> OK

- Căn chỉnh dữ liệu:

Vào Format/ceels/Alignment: căn chỉnh trái, phải, giữa, căn chỉnh hai

bên: left, right, center, justify, …-> OK

- Định dạng phông chữ:

Vào Format/ceels/ Fonts: chọn các thuộc tính font chữ, cỡ chữ, màu sắc

của chữ…

+ Kẻ bảng tính

5



+ Định dạng màu nền

* Xử lý dữ liệu trên trang tính

- Sao chép toàn bộ thuộc tính của dữ liệu

+ Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.

+ Vào menu edit/copy, hoặc nhấn tổ hợp phím ctrl + C, hoặc click vào nút

copy.

+ Di chuyển con trỏ đến ô của vùng đích.

+ Vào menu edit/ paste; hoặc nhấn tổ hợp phím ctrl + V, hoặc click vào

nút paste.

- Sao chép có lựa chọn thuộc tính của dữ liệu

+ Chọn vùng dữ liệu nguồn cần di chuyển.

+ Vào menu edit/cut, hoặc nhấn tổ hợp phím ctrl + X, hoặc click vào nút cut.

+ Di chuyển con trỏ đến ô đầu tiên của vùng đích.

+ Vào menu edit/ paste; hoặc nhấn tổ hợp phím ctrl + V, hoặc click vào

nút paste.

1.2. Định dạng bảng tính

* Thay đổi định dạng số

- Chọn tất cả các ô hoặc một phần văn bản trong một ô cần định dạng.

- Click chọn kích cỡ chữ trong hộp Fonsize.

* Thay đổi màu chữ và phông chữ

- Click các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng Formatting.

- Click chọn Font trong hộp Font.

* Thêm đường viền cho ô

Click nút Border và tuỳ chọn trong Style.

* Tạo bảng cho ô

- Chọn các ô cần kẻ bảng.

- Click trên nút Borders để kẻ bảng theo kiểu được chọn.

Chú ý:

+ Để xác định kiểu đường đóng khung khác, chọn Format, Cells, chọn tab

Borders và click chọn kiểu đường khung Line- Style.

+ Để bỏ đóng khung các ô được chọn, click nút mũi tên kế nút Border và

tự chọn.

* Sao chép định dạng bằng nút

6



Sao chép các định dạng từ một ô hay phạm vi khối ô đến chỗ khác ta làm

theo cách sau:

- Chọn ô hay phạm vi khối ơ có định dạng cần sao chép.

- Click nút Format paiter.

- Chọn ô hay phạm vi khối ô cần sao chép định dạng tới.

Chú ý: Nếu cần sao chép định dạng đến nhiều vị trí khác nhau thì click

đúp chuột trên nút Format paiter. Khi kết thúc sao chép định dạng thì click chuột

trên nút này lần nữa.

2. Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao hàng

2.1. Điều chỉnh độ rộng cột

Giữ và kéo chuột trên biên, cạnh phải của tiêu đề cột (hay địa chỉ cột)

sang phải để tăng độ rộng cột hoặc sang trái để giảm độ rộng cột (khi giữ và kéo

con trỏ chuột có dạng

)

Chú ý:

- Ta có thể thay đổi độ rộng cho nhiều cột cùng một lúc bằng cách chọn

các cột cần thay dổi trước rồi mới thực hiện việc thay đổi độ rộng cột. Các cột

được chọn sau khi thay đổi độ rộng cột sẽ có độ rộng bằng nhau.

- Click đúp trên biên, cạnh phải của tiêu đề cột (hay địa chỉ cột) để làm

cho độ rộng cột vừa khít với dữ liệu dài nhất mà cột đó chứa.

2.2. Điều chỉnh chiều cao hàng

Giữ và kéo chuột trên biên cạnh dưới của tiêu đề hàng (hay địa chỉ hàng)

xuống dưới để tăng chiều cao hàng hoặc lên trên để giảm chiều cao hàng (khi

giữ và kéo con trỏ chuột có dạng

)

Chú ý:

- Ta có thể thay đổi chiều cao của nhiều hàng cùng một lúc, trước tiên

chọn các hàng cần thay đổi rồi giữ và kéo trên biên cạnh dưới của một tổng các

tiêu đề hàng được chọn đó.

- Click đúp trên biên cạnh dưới của tiêu đề hàng (hay địa chỉ hàng) để làm

cho chiều cao hàng vừa với nội dung trên nó, chiều cao tự động được chỉnh này

phụ thuộc vào kích cỡ chữ lớn nhất được chọn trên hàng.

3. Quản lý các bảng tính (Workbook)

3.1.Di chuyển bảng tính

Ta có thể di chuyển bảng tính hiện hành đến một bảng tính khác trong

cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng tính khác.

- Chọn bảng tính (Sheet) cần di chuyển.

- Từ Menu Bar vào Edit/ Move or Copy.

- Before Sheet: cho phép chỉ định nơi để di chuyển bảng tính tới.

7



- Chọn chức năng xong, click OK.

3.2. Đặt tên bảng tính

- Click chọn vào từng bảng tính (Sheet) trên nhãn Sheet Tab, nội dung

bảng tính đó sẽ hiển thị trên màn hình.

- Để đặt tên cho bảng tính, click đúp vào vần đặt tên (được tơ đen), sau đó

nhập tên mới cho bảng tính.

3.3. Xố bảng tính

- Xoá bảng lệnh:

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit/ Delete Sheet

+ Click Delete

- Xoá bằng chuột: Di chuyển chuột đến Tab Sheet, sau đó chọn bảng tính

cần xố click chuột phải và chọn Delete.

4. Sử dụng AutoFiler

Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất.

- Bước1: Mở và kích hoạt tập tin CSDL (mở bảng tính) cần lọc các mẫu tin.

- Bước 2:Từ Menu Bar vào Data/ Filter/AutoFiler

- Bước 3: Lọc tự động các điều kiện có sẵn

+ Lệnh All: Dùng để hiển thị lại danh sách sau khi lọc.

+ Lệnh Top 10: Dùng để lọc các mẫu tin lớn nhất và nhỏ nhất. Click lệnh

này thì hộp thoại xuất hiện. Giải thích các thành phần trong hộp thoại:

Khung bên trái:

Top: Lọc các mẫu tin từ lớn đến nhỏ

Bottom: Lọc các mẫu tin từ nhỏ đến lớn

Khung giữa: cho phép chọn số mẫu tin

Khung bên phải: dùng để chọn mẫu tin (lệnh này chỉ có tác dụng với dữ

liệu kiểu số).

- Click OK để lọc, click Cancel để hủy bỏ chế độ lọc.

- Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin có điều kiện.

III. MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG EXCEL



1. Các hàm Logic

* Hàm AND

- Hàm này trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đúng với điều kiện,

ngược lại chỉ cần một đối số sai thì hàm sẽ trả về FALSE.

8



- Cú pháp:

= AND (Logicall 1, Logicall 2…)

Trong đó: Logicall 1, Logicall 2…) là các đối số biểu diễn từng điều kiện.

Có thể sử dụng tối đa 30 đối số.

* Hàm FALSE

- Hàm này trả về giá trị FALSE.

- Cú pháp:

= FALSE ( ) hàm này không có đối số.

* Hàm IF

- Hàm này dùng để lựa chọn 1 trong 2, kiểm tra điều kiện ở đối

Logical_test nếu đúng thì trả về đối Value_if_true, ngược lại sai trả về đối

Value_if_false.

- Cú pháp:

= IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false )

Trong đó:

+ Logical_test: Là điều kiện cho trước bất kỳ (dạng số hay công thức…),

điều kiện này phải trả về TRUE hay = 1 hoặc FALSE hay = 0.

+ Value_if_true: Đối số này là bất kỳ (dạng số hay cơng thức…), nó được

thể hiện nếu kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test là đúng (TRUE hay = 1).

+ Value_if_false: Đối số này là bất kỳ (dạng số hay cơng thức…), nó được

thể hiện nếu kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test là sai (FALSE hay =0).

* Hàm NOT

- Hàm NOT lấy phủ định một điều kiện trong đối Logical và nó trả về kết

quả một giá trị Logic TRUE = 1 (đúng) hoặc FALSE = 0 (sai).

- Cú pháp:

= NOT(Logical)

Trong đó: Logical là giá trị biểu thức luận lý bất kỳ có thể đánh giá TRUE

hay FALSE.

* Hàm OR

- Hàm OR trả về hai giá trị TRUE hoặc FALSE. Hàm này chỉ cần một đối

đúng trả về TRUE, tất cả các đối đề sai trả về FALSE.

- Cú pháp:

= OR(Logical1, Logical2,…)

Trong đó: Logical1, Logical2,…là một số hay một điều kiện nào đó có

thể là TRUE hoặc FALSE. Trong hàm này ta có thể sử dụng đến 30 đối số.

9



* Hàm TRUE

- Hàm này trả về giá trị TRUE

- Cú pháp:

= OR( ). Hàm này khơng có đối số.

2. Các hàm thống kê

* Hàm AVERAGE

- Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các số: tức là lấy tông các đối

và chia cho số đối.

- Cú pháp:

= AVERAGE( Number1, Number2,…)

Trong đó: Number1, Number2,…là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, cơng thức.

Trong hàm này ta có thể dùng đến 30 đối.

* Hàm COUNT

- Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ơ có chứa số hoặc ngày tháng còn các

kiểu dữ liệu khác không đếm.

- Cú pháp:

= COUNT( Value1, Value2,…)

Trong đó: Value1, Value2,…có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,

công thức. Trong hàm này ta có thể dùng đến 30 đối.

* Hàm MAX

- Hàm này trả về giá trị lớn nhất của các số.

- Cú pháp:

= MAX (Number1, Number2,…)

Trong đó: Number1, Number2,…là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức.

Trong hàm này ta có thể dùng đến 30 đối.

* Hàm MIN

- Hàm này trả về giá trị nhỏ nhất của các số.

- Cú pháp:

= MIN (Number1, Number2,…)

Trong đó: Number1, Number2,…là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức.

Trong hàm này ta có thể dùng đến 30 đối.

* Hàm SUMIF

SUMIF (miền_đ/k, “đ/k”, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện



10



Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100,

200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm

SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (= 14+21+28)



3. Các hàm xử lý chuỗi

* Hàm LEFT

- Hàm này trả về giá trị là một chuỗi con được cắt từ bên trái chuỗi sang n

ký tự.

- Cú pháp:

=LEFT(chuỗi, n)

Trong đó:

+ Chuỗi là một chuỗi văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuỗi.

+ n là số nguyên dương.

* Hàm RIGHT

- Hàm này trả về giá trị là một chuỗi con được cắt từ bên phải chuỗi sang

n ký tự.

- Cú pháp:

= RIGHT (chuỗi, n)

Trong đó:

+ Chuỗi là một chuỗi văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuỗi.

+ n là số nguyên dương.

* Hàm MID

- Hàm này trả về giá trị là một chuỗi con được cắt ở giữa chuỗi bắt đầu từ

ký tự n sang m ký tự.

- Cú pháp:

=MID (chuỗi, n, m)

Trong đó:

11



+ Chuỗi là một chuỗi văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuỗi.

+ n và m là số nguyên dương.

4. Các hàm tìm kiếm

* Hàm VLOOKUP

- Hàm này thực hiện tìm giá trị được chỉ định trong đối Lookup_value, và

tìm ở cột đầu tiên trong bảng cho trước. Kết quả là giao của hàng vừa tìm đó với

cột chỉ định trong đối Col_index_num.

- Cú pháp:

= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Trong đó:

+ Lookup_value: giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn.

+ Table_array: bảng giới hạn để dò tìm.

+ Col_index_num: Số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả.

+ Range_lookup: là giá trị Logic ( TRUE=1, FALSE=0) quyết định so

chính xác hay so tương đối với bảng giới hạn.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chính xác

Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1.



* Hàm HLOOKUP

- Hàm này có cơng dụng là tìm trong hàng trên cùng của bảng và trả về

một giá trị trong hàng trên cùng, với sự kiểm tra cột tương ứng của giá trị được

trả về thoả mãn điều kiện.

- Cú pháp:

= HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup)

12