Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
PHần một : Tổng quan về chi phí chất lượng

PHần một : Tổng quan về chi phí chất lượng

Tải bản đầy đủ - 0trang

với một tập hợp những yêu cầu hoặc tiêu chuẩn quy cách

đã qui định từ trước. Theo quan điểm này, người ta cho rằng

COQ là tất cả các chi phí liên quan đến việc đảm bảo rằng

các sản phẩm được sản xuất ra hay các dịch vụ được cung

ứng phù hợp với các tiêu chuẩn quy cách đã được xác định

trước hoặc các chi phí liên quan đến các sản phẩm hay dịch

vụ không phù hợp với các tiêu chuẩn đã được xác định

trước.

Theo quan điểm hiện đại, chất lượng được định hướng

bởi khách hàng. Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu

của khách hàng. Rất nhiều định nghĩa về COQ theo cách

tiếp cận này.

Tiêu chuẩn BS 4778, COQ là những khoản chi tiêu bởi

nhà sản xuất, người sử dụng và cộng đồng liên quan đến

sản phẩm và dịch vụ.

Tiêu chuẩn BS 6143, COQ là những chi phí đảm bảo

chất lượng cũng như những tổn thất do không đạt chất

lượng.

Tiêu chuẩn BS EN ISO 8402,COQ là những chi phí phát

sinh để đảm bảo mức chất lượng thoả mãn cũng như những

tổn thất phát sinh do không đạt mức chất lượng thoả mãn

đó.

Như vậy, bản chất của COQ là tất cả các chi phí để

đảm bảo rằng các sản phẩm sản xuất ra hoặc các dịch vụ

được cung ứng thoả mãn khách hàng và những chi phí phát

sinh do khơng thoả mãn.

2. Phân loại chi phí chất lượng



4



Chi phí chất lượng thơng thường được chia thành các

loại:chi phí phòng ngừa,chi phí thẩm định/đánh giá và chi

phí thiệt hại.

Chi phí phòng ngừa là chi phí để phòng ngừa hay tránh

việc sản xuất sản phẩm chất lượng kém. Các chi phí phòng

ngừa thường được lập kế hoạch và được bỏ ra trước khi thực

hiện. Chi phí này bao gồm các loại chi phí liên quan đến lập

kế hoạch chất lượng, thiết kế phát triển phương pháp đo

lường chất lượng và các thiết bị thử nghiệm; đánh giá và

chứng nhận thiết kế; sửa chữa và duy trì thiết bị đo lường

và thử nghiệm chất lượng; sửa chữa và duy trì thiết bị sản

xuất dùng để đánh giá chất lượng; đảm bảo chất lượng nhà

cung cấp; đào tạo chất lượng , thanh tra chất lượng; phân

tích dữ liệu đầu vào và báo c dữ liệu chất lượng; các

chương trình cải tiến chất lượng.

Chi phí đánh giá/ thẩm định là tất cả các chi phí liên

quan đến các hoạt động đo lường và giám sát chất lượng.

Chi phí đánh giá/thẩm định để đảm bảo rằng sản phẩm hay

dịch vụ sản xuất ra tuân thủ theo thiết kế. Chi phí này bao

gồm các chi phí liên quan đến:chứng nhận trước sản

xuất;kiểm



tra



đầu



vào;thử



nghiệm



trong



phòng



thí



nghiệm;kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu dùng trong

quá trình kiểm tra và thử nghiệm; phân tích và báo cáo kết

quả kiểm tra và thử nghiệm; thử nghiệm sản phẩm tại hiện

trường thông qua và xác nhận; đánh giá tồn kho;lưu hồ sơ.

Chi phí thiệt hại là các khoản chi phí do khơng thoả

mãn nhu cầu của khách hàng gây ra. Chi phí này có thể



5



chia làm hai loại chi phí thiệt hại bên trong và chi phí thiệt

hại bên ngồi.

Chi phí thiệt hại bên trong là các chi phí xảy ra khi sản

phẩm sản xuất ra không đạt tiêu chuẩn chất lượng đã được

thiết kế và được phát hiện trước khi chuyển tới khách hàng.

Chi phí này gồm các chi phí như: phế phẩm loại bỏ; thay

thế; làm lại và sửa chữa; truy tìm ngun nhân hoặc phân

tích phế phẩm;kiểm tra và thử nghiệm lại;lỗi của nhà thầu

phụ;sự cho phép và nhượng bộ đối với các thay đổi;giảm

phẩm cấp; thời gian chết.

Chi phí thiệt hại bên ngồi là những chi phí xảy ra khi

sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt chất lượng thiết kế nhưng

không được phát hiện trừ phi sau khi chuyển tới khách

hàng. Các chi phí này bao gồm các chi phí liên quan đến: sự

phàn nàn của khách hàng; bồi thường trong thời gian bảo

hành; sản phẩm bị loại bỏ và bị trả lại; sự nhượng bộ; thiệt

hại giảm doanh thu(do mất khách hàng,thị phần…); chi phí

thu hồi;trách nhiệm sản phẩm.

Các tổ chức kinh doanh có quy mơ khác nhau, kinh

doanh trong các ngành,các lĩnh vực khác nhau có đặc điểm

khác nhau. Do đó việc phân loại các loại chi phí trong các

loại chi phí phòng ngừa, chi phí đánh giá/thẩm định, chi phí

thiệt hại bên trong và bên ngồi phụ thuộc vào đặc điểm

của từng doanh nghiệp.

3. Các mô hình chi phí chất lượng .

Các nhà quản lý chất lượng khi nghiên cứu mối quan

hệ giữa các loại COQ đã đưa ra các mơ hình mơ tả xu hướng

biến đổi giữa các loại chi phí này.Trong đó có hai mơ hình

6



được sử dụng phổ biến ,đó là mơ hình COQ truyền thống và

mơ hình COQ hiện đại.



Chi phí



Chi phí



COQ

COQ

P&A



P&A



F



F



100%

Mức chất lượngphù

Mơ hình truyền

hợp



100%



thống cho thấy

mứclượng

chất

Mức chất

phù lượng phù

hợp



Hìnhở1:0%

Mơ hình

COQphí

truyền

hợp

thì chi

thiệt hại F là

100%

nghiệp

Hình

2:Mơ.Khi

hìnhdoanh

COQ hiện

đại

thống

chú ý đến hoạt động phòng ngừa P và thẩm định A thì mức



chất lượng phù hợp tăng và COQ giảm đến mức tối ưu

(Min).Nếu doanh nghiệp tiếp tục tăng chi phí phòng ngừa và

thẩm định q mức thì chi phí thiệt hại giảm dần về lỗi zero

và mức chất lượng phù hợp tăng dần đến 100% nhưng COQ

tăng mạnh .Như vậy ,trong mơ hình tồn tại điểm chất lượng

tối ưu, và ln có qui luật đánh đổi giữa chi phí thiệt hại và

chi phí phòng ngừa ,thẩm định .

Mơ hình truyền thống gợi ý rằng muốn có mức chất

lượng thì doanh nghiệp phải chi cho các hoạt động phòng

ngừa ,đánh giá /thẩm định.Song hạn chế của mơ hình là

khơng khuyến khích các doanh nghiệp nỗ lực cải tiến chất

lượng .Một trong những mục tiêu quan trọng của doanh



7



nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận . COQ là một khoản chi phí

nên doanh nghiệp ln có xu hướng tối thiểu hố chi phí để

tăng lợi nhuận .Do đó doanh nghiệp chỉ cố gắng đến mức

COQ tối ưu.

Mơ hình truyền thống chỉ mang tính lý thuyết , phù

hợp trong môi trường sản xuất kinh doanh tĩnh với một mơ

hình sản xuất cố định theo thời gian .Trong thực tế cùng với

sự phát triển mạnh mẽ của khoa học cơng nghệ,qui trình

sản xuất và phát triển của lực lượng sản xuất mối quan hệ

giữa các COQ mang tính động . Do vậy các nhà nghiên cứu

COQ đã dưa ra mơ hình COQ hiện đại .

Mơ hình COQ hiện đại phản ánh hiệu ứng của đường

cong kinh nghiệm.Mơ hình cho thấy doanh nghiệp chỉ đạt

COQ tối ưu khi mức chất lượng phù hợp 100%.Tại mức chất

lượng phù hợp 0% chi phí thiệt hại tối đa làm COQ cực đại

,xong khi doanh nghiệp chú ý đến hoạt động phòng

ngừa,đánh giá thì chi phí thiệt hại giảm mạnh làm COQ

giảm.Và một sự thực rằng khi doanh nghiệp tiến hành các

hoạt động phòng ngừa và đánh giá /thẩm định thì lúc đầu

chi phí đánh giá /thẩm định tăng ,xong cùng với sự cải tiến

và đào tạo chất lượng thì chi phí đánh giá /thẩm định giảm

dần,chi phí phòng ngừa tăng nhẹ .Nếu doanh nghiệp giữ ổn

định và duy trì các hoạt động phòng ngừa ,đánh giá ổn định

trong thời gian dài thì COQ giảm xuống mức tối ưu .Điều

này khuyến khích các doanh nghiệp nỗ lực cải tiến chất

lượng toàn diện và thực thi chương trình COQ nhằm đem lại

lợi ích lâu dài trong tương lai. Mơ hình COQ hiện đại phù hợp

với nền kinh tế thị trường ngày nay.



8



4. Vai trò việc áp dụng COQ

COQ là một phương pháp đánh giá hiệu suất tổng hợp

của quản lý chất lượng

Trong các hệ thống kế tốn tài chính truyền thống ,

COQ thường lẩn khuất đâu đó trong các chi phí



khác



.Chẳng hạn chi phí chứng nhận thiết kế thường trong chi phí

quản lí chung , hàng tồn kho bao gồm cả chi phí làm lại , chi

phí bảo hành trong chi phí dịch vụ …Do đó việc đo lường

hiệu quả quản lí chất lượng trở nên khó thực hiện.

COQ là thước đo chính xác sự cố gắng về chất lượng . “

Chất lượng là điều có thể có được mà khơng mất tiền.

Khơng phải tự nó có được nhưng nó cũng khơng tốn kém gì .

Cái tốn kém chính là cái thiếu chất lượng nghĩa là những

hoạt động do không làm đúng đắn mọi việc ngay từ đầu gây

nên. Không những chất lượng không mất tiền mà còn là một

nguồn lãi chân chính nhất. Mỗi xu không bị chi tiêu để làm

cẩu thả công việc ,để làm những việc ấy hay những gì ngồi

dự kiến sẽ được lãi ròng một nửa . Trong thời đại mà tất cả

mọi người đều tự hỏi ngày mai sẽ do cái gì làm nên thì

khơng còn nhiều phương tiện nữa để tăng tỷ suất lãi. Nếu

bạn tìm mọi cách đảm bảo chất lượng chắc chắn bạn sẽ

tăng tỷ suất lãi được một khoảng tương đương từ 5%-10%

doanh số . Cái đó mang lại nhiều tiền mà khơng tốn kém

gì”(Crosby). Việc khơng làm đúng ngay từ đầu gây lãng phí

các nguồn lực như nguyên vật liệu do sai hỏng , nhân công

để làm lại sản phẩm ,thời gian, máy móc …Mặt khác lợi

nhuận =doanh số-(tổng đầu vào + tổng lãng phí) . Việc

khơng làm đúng ngay từ đầu làm tổng lãng phí tăng trong



9



khi đó chất lượng sản phẩm giảm làm doanh số bán ra giảm

sút do mất uy tín, thị phần. Điều này có thể làm doanh số

giảm từ 35%-40% hay COQ tăng, tổng chi phí tăng dẫn đến

lợi nhuận doanh nghiệp giảm mạnh. Việc áp dụng COQ cụ

thể là chi cho các hoạt động phòng ngừa,đánh giá cùng với

các nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng góp phần làm

đúng ngay từ đầu trong doanh nghiệp từ nghiên cứu nhu

cầu khách hàng, thiết kế đến đưa sản phẩm,dịch vụ cho

khách hàng và dịch vụ sau bán. Việc thực hiện các chương

trình chẳng hạn Six Sigma, Kaizen, 5 S cũng góp phần làm

giảm thiểu lỗi và lãng phí các nguồn lực. Doanh nghiệp sử

dụng tối đa nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất, chất

lượng sản phẩm /dịch vụ; giảm chi phí chất lượng và chi phí

nói chung; hạ giá thành. Một sản phẩm hay dịch vụ có sức

cạnh tranh trên thị trường chỉ khi đảm bảo được sự cân

bằng giữa hai yếu tố chất lượng và chi phí. Chất lượng chỉ

có thể chấp nhận được với chi phí thấp nhất. Điều này góp

phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của doanh

nghiệp.

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lượng

là doanh thu/COQ(1), lợi nhuận/COQ (2),COQ/tổng chi phí

(3). Việc áp dụng COQ cùng với nỗ lực đảm bảo và cải tiến

chất lượng, các chỉ tiêu (1),(2) tăng,chỉ tiêu (3) giảm chứng

tỏ hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả.

COQ là một biện pháp để xác định các khu vực có trục

trặc và các chỉ tiêu hành động.

Việc xác định cụ thể các chi phí phòng ngừa,thẩm

định/đánh giá,thiệt hại trong tổng bộ phận, phòng ban trong



10



doanh nghiệp cung cấp cho ban lãnh đạo những con số

chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động chưa có

hiệu quả,chất lượng kém. Cụ thể là các khu vực có chi phí

thiệt hại lớn được thể hiện qua chỉ tiêu: chi phí thiệt

hại/COQ được tính cho từng khu vực để xác định xem % chi

phí thiệt hại ở khu vực đó so với tổng chi phí chất lượng

trong tồn doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về phần trăm mỗi loại

chi phí chất lượng trong tổng chi phí chất lượng giúp doanh

nghiệp xác định xu hướng biến động giữa các loại chi phí và

đề ra biện pháp khắc phục. Xong chi phí chất lượng khơng

phải là một chỉ tiêu đo lường tuyệt đối chính xác mà nó chỉ

cho ta biết trong những trường hợp nào biện pháp sửa chữa

đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chi phí càng cao thì

càng áp dụng biện pháp sửa chữa. Như vậy, COQ góp phần

phát hiện hiện tượng của vấn đề chất lượng,đòi hỏi các

cơng cụ thống kê để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn

đề ấy đồng thời tạo ra một sức ép cho việc soạn thảo thành

cơng một chương trình cải tiến chất lượng.

COQ nâng cao nhận thức, sự cam kết và tạo văn hoá

chất lượng trong doanh nghiệp. Việc thu thập COQ cung cấp

những con số,chỉ tiêu cụ thể chính xác và cơng bố trong

tồn doanh nghiệp tác động làm nâng cao nhận thức không

chỉ ban lãnh đạo cấp cao mà cả toàn thể cán bộ công nhân

viên thấy được tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm,

dịch vụ với sự sống còn của cơng ty. Từ đó, tạo ra sự cam

kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất lượng sản

phẩm,dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh

tranh của tổ chức và coi đó là một phần cơng tác của cơng



11



nhân viên. Qua đó,văn hố cơng ty được củng cố, đồng

thuận thực hiện chất lượng đồng bộ trong tổ chức. Điều này

có thể dẫn tới một số hành động đầu tiên như :

- Khởi xướng một công cuộc nghiên cứu đặc biệt để xác

định nguồn gốc nhầm lẫn và sai hỏng, các nhu cầu huấn

luyện…. điều này sẽ làm tăng chi phí phòng ngừa.

- Đặc biệt cố gắng cải tiến việc thơng tin ở các giao diện

giữa người cung ứng/khách hàng nội bộ và giữa các phòng

ban như : Marketing,thiết kế,sản xuất, kinh doanh và mua

sắm.

- Tiếp tục giao cho nhân viên tài chính,kế tốn và quản

lý chất lượng làm nhiệm vụ thu thập xử lí và báo cáo các

thơng tin về COQ .

- Xây dựng và duy trì các mục tiêu về chất lượng của cả

tổ chức và các khu vực đặc biệt tính theo COQ.

5. Hệ thống chi phí chất lượng

Mục tiêu của hệ thống tính COQ phải được doanh nhiệp

xác định ngay từ đầu. Việc này giúp tránh được các khó

khăn sau này và ảnh hưởng đến chiến lược áp dụng . Vì

điều này cho biết doanh nghiệp sử dụng những số liệu thu

thập về COQ vào mục đích gì. Các mục tiêu COQ của doanh

nghiệp ,vào lúc đầu ,có thể là tìm những khu vực có vấn đề

về chất lượng . Mục tiêu sau đó có thể là giảm các chi phí

trong tồn bộ các chi phí vì chất lượng của tổ chức.

Các giai đoạn thiết lập hệ thống tính chi phí chất lượng

:

* Nhận dạng các yếu tố của chi phí chất lượng dùng

trong bảng kiểm tra

12



* Bắt đầu thu thập các số liệu về chi phí chất lượng

(Các tổ chức chưa có hệ thống tính



chi phí ở các phòng



ban phải làm việc nhiều hơn trong hai giai đoạn này so với

các tổ chức đã có hệ thống đó.)

*Tính các chi phí có thể quy trực tiếp về “chức năng

chất lượng”

*Tính chi phí mà tất cả các phòng ban và tổ chức khác

phải gánh chịu một cách tương tự.

Những điều trên đây nên ghi vào một “bản liệt kê ghi

nhớ” về các chi phí chất lượng,đối với kết quả các bước còn

lại cũng nên làm như vậy.

*Tính những chi phí của sự sai hỏng “đã đưa vào ngân

sách”.

*Tính chi phí bên trong của những sai hỏng ngồi kế

hoạch chi phí mà kế hoạch ban đầu khơng tính đến . Những

chi phí liên quan có thể bao gồm vật liệu bị thành phế liệu

và sự gia công trùng lặp cũng nên được ghi trong các bản

kê khai của phòng ban gây ra sai hỏng hoặc phòng ban làm

vịêc hiệu chỉnh. Dù nằm ở đâu thì các chi phí đều nên được

ghi vào bản liệt kê để ghi nhớ .

*Phát hiện và tính các chi phí do các sai hỏng rơi vào

giữa các bộ phận phòng ban, bao gồm cả thời gian dùng để

điều tra của phòng chất lượng và các phòng khác. Những

chi phí này ít khi xuất hiện trong các hệ thống đã có, và có

thể cần phải có sự ước tính ban đầu

Mọi người trong mọi phòng ban của một tổ chức đều có

trách nhiệm đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng đều

được đáp ứng và những chi phí liên quan đến việc đảm bảo



13



ấy phải được tính vào. Do đó việc tính tốn các loại chi phí

phải có sự tham gia của các phòng ban, dưới sự chỉ

đạo,kiểm tra, giám sát của phòng quản lý chất lượng, và sự

hỗ trợ đắc lực của phòng kế tốn. Các kết quả thu thập

được ở các phòng ban được ghi trong bản báo cáo của các

phòng theo từng tháng, quý, năm. Phòng chất lượng tổng

hợp lại, đối chiếu với những thơng tin mà phòng tài chính kế

tốn thu thập, để phân tích, đưa ra kết luận và những

phương hướng điều chỉnh, cải tiến hệ thống tính chi phí chất

lượng .

6. rủi ro và yêu cầu khi áp dụng chi phí chất lượng

Rủi ro

Việc đưa ra các mục tiêu COQ khơng rõ ràng, mục đích

sử dụng COQ có thể gây ra hiểu lầm, xung đột lợi ích giữa

các thành viên, các phòng ban trong doanh nghiệp. COQ có

thể sẽ trở thành phương sách cạnh tranh giữa các phòng

ban, các nhân viên. điều này sẽ làm che lấp đi các lối thoát

thực tế và các nguyên nhân gây nên các vấn đề về chất

lượng. Việc sử dụng cách tính COQ mang tính cạnh tranh sẽ

ngăn chặn các cá nhân và các cán bộ quản lý đứng ra chịu

trách nhiệm về sai hỏng; đặc biệt là nếu quyết định của nó

có tác động thuận lợi tới một người nào khác, hoặc một

phòng ban nào khác .

Yêu cầu khi triển khai COQ

Để việc triển khai COQ thành công trong doanh nghiệp

cần:

-Sự cam kết của ban lãnh đạo; sự cam kết thực sự của

ban quản trị tìm cho ra cái giá đúng của chất lượng xuyên

14



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

PHần một : Tổng quan về chi phí chất lượng

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×