Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
3 Thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc bằng đường biển của công ty TNHH Volex.

3 Thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc bằng đường biển của công ty TNHH Volex.

Tải bản đầy đủ - 0trang

Theo kết quả đánh giá của các chuyên gia thì không chuyên gia nào cho rằng

khâu này đã làm thực sự tốt 0/10, có 5/10 cho rằng tốt, 4/10 cho rằng đạt yêu cầu,

còn 1/10 cho rằng vẫn còn những thiếu sót.

Trong khâu chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu có thể xảy ra những sai sót là: sai

sót trong khâu xác định kế hoạch sản xuất dẫn tới tình trạng sản xuất thực tế không

hợp lý, làm cho việc sản xuất chậm khơng cung cấp đủ hàng hóa giao hàng theo kế

hoạch xuất khẩu hoặc thừa gây tăng chi phí sản xuất, bảo quản. Mặt khác, sai sót

trong khâu xác định kế hoạch sản xuất có thể khiến việc nhập khẩu nguyên vật liệu

phục vụ cho sản xuất không đúng kế hoạch về thời gian, số lượng, chủng loại gây

ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm để xuất khẩu.

2.3.2 Tổ chức chuyên chở và ký hợp đồng vận tải

Công ty Volex thuê công ty TNHH Kho vận Danko làm Forwarder. Thông

thường đối với hàng lẻ, công ty thường thuê hãng tàu Nippon Express (Việt Nam),

công ty sẽ báo với công ty Danko về ngày giờ qua lấy hàng vận chuyển hàng lên

kho Quang Minh khu công nghiệp Quang Minh. Từ đó cơng ty có thể sắp xếp thời

gian vận chuyển phù hợp với tình trạng của kho, như sản xuất. Đối với hàng

nguyên, công ty thường thuê hãng tàu NYK Line (Việt Nam). Công ty liên hệ với

hãng tàu sắp xếp thời gian phù hợp để mượn vỏ container về kho đóng hàng. Khi

sắp xếp được thời gian hợp lý, công ty báo với công ty Danko ngày, giờ mượn vỏ

container rỗng về kho của công ty để đóng hàng.

Với 10 phiếu điều tra có 5 phiếu cho là thực sự tốt , có 3/10 cho rằng tốt,

1/10 cho rằng đạt yêu cầu, còn 1/10 cho rằng vẫn còn những thiếu sót. Ở khâu này,

theo bà Nguyễn Kim Phượng, công ty tiến hành giao hàng theo điều kiện CFR giúp

cơng ty có thể thuận lợi trong việc liên lạc với hãng tàu để giải quyết các vấn đề

nảy sinh một cách nhanh chóng. Tuy nhiên thì việc liên lạc ngày, giờ mượn vỏ

container lên đóng hàng thơng qua Forwarder, lên còn dẫn đến tình trạng vỏ

container đến q sớm hàng hóa chưa chuẩn bị xong, và muộn dẫn đến bị nhỡ tàu.

Ở đây cơng ty còn có hạn chế là chưa linh hoạt trong so sánh cước, uy tín của các

hãng tàu.

2.3.2.1 Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty

Đối với hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là CFR thì

quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty. Để thực hiện công tác này một cách thuận



19



lợi và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ thông qua hai hãng

tàu là NYK Line (Việt Nam) và Nippon Express (Việt Nam). Phương thức thuê tàu

chợ công ty áp dụng khơng đòi hỏi hai bên phải tiến hành kí kết hợp đồng chuyên

chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đã quy định sẵn trong B/L của hãng tàu nên

không yêu cầu cao về trình độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác thuê

tàu.

Phương thức thuê tàu này phù hợp với mục đích vận chuyển của cơng ty vì

địa điểm cảng đến tại Hàn Quốc là cố định lâu dài, thủ tục th tàu nhanh chóng và

cơng ty chủ động được trong việc gửi hàng vì biết trước lịch trình và thời gian tàu

chạy. Tuy nhiên, vì thuê tàu chợ nên công ty không được thỏa thuận các điều kiện

chuyên chở mà phải chấp nhận các điều kiện in sẵn trong vận đơn. Ngồi ra, cơng

ty thường sử dụng hãng tàu truyền thống nên chi phí, cước phí vận tải phải trả cao

hơn so với các hãng tàu khác. Mặt khác việc lệ thuộc lâu dài vào các hãng tàu lớn,

ít tìm hiểu thị trường vận tải làm công ty thiếu linh hoạt trong sự lựa chọn hãng tàu,

không đạt được lợi thế so sánh giữa các hãng tàu về giá cước, cũng như các điều

kiện chuyên chở khác.

2.3.2.2 Trình tự thực hiện cơng tác th tàu chun chở tại công ty:

Việc thuê tàu được thực hiện theo trình tự các cơng việc sau:



Bảng 2: Quy trình th tàu chuyên chở tại công ty

Liên hệ với

các hãng

tàu



Gửi Booking

Note



Nhận Booking

Confirmation



Hàng tháng hãng tàu NYK Line (Việt Nam), Nippon Express (Việt Nam) gửi

cho cơng ty lịch trình tàu chạy tại các cảng, phòng kế hoạch sẽ báo với phòng xuất

nhập khẩu những chuyến hàng đi trong tuần, cũng như ngày sản xuất xong hàng.

Đối với hàng lẻ, thì nhân viên phòng xuất nhập khẩu gửi booking note về thời gian,

cảng hàng đi trong tuần đính kèm packing list ( phiếu đóng gói hàng hóa) qua mail

đến nhân viên hãng tàu và nhận lại booking confirmation. Sau đó, nhân viên phòng

20



xuất nhập khẩu báo với kho về kế hoạch đóng hàng, bên Danko về kế hoạch

chuyển hàng lên kho Quang Minh.

Đối với hàng nguyên, khi nhận được kế hoạch cho hàng đi trong tuần, nhân

viên phòng xuất nhập khẩu gửi booking note về số lượng, thời gian, cảng đi cho

hãng tàu NYK Line (Việt Nam) và nhận lại booking confirmation từ hãng tàu. Sau

đó nhân viên phòng xuất nhập khẩu báo với bộ phận kho về kế hoạch hàng đi, và

báo với công ty Danko về kế hoạch mượn vỏ container lên kho của cơng ty nhận

hàng.

Trong trình tự thực hiện công tác chuyên chở ta thấy, do công ty sử dụng

hãng tàu quen thuộc nên quy trình này tương đối đơn giản, cơng ty khơng cần mất

thời gian tìm hiểu thêm các hãng tàu khác đang có trên thị trường, tìm hiểu mơi

giới. Mặt khác, cơng ty có được mối quan hệ thân thiết với hãng tàu nên nhận được

ưu đãi về giá cả và hiểu rõ các điều khoản chuyên chở của hãng tàu, tạo điều kiện

thuận lợi và nhanh chóng cho cả hai bên trong việc giao hàng. Ở khâu này, có thể

xảy ra sai sót trong việc booking về số lượng, thời gian, địa điểm cảng đi dẫn đến

việc giao hàng gặp khó khăn, chậm trễ nhưng do đặc thù của quy trình này tại cơng

ty Volex là đơn giản như đã nói ở trên, nên những sai sót tại khâu này ít xảy ra.

2.3.3 Làm thủ tục hải quan và các chứng từ xuất khẩu:

Hiện tại công ty tiến hành khai báo hải quan điện tử qua chi cục Hải Quan

Bắc Thăng Long gặp nhiều thuận lợi. Thay vì phải đến từng chi cục Hải Quan cửa

khẩu, doanh nghiệp có thể khai báo qua hệ thống mạng điện tử. Nhân viên phòng

xuất nhập khẩu tiến hành khai báo trên hệ thống hải quan điện tử, khi được tờ khai

được duyệt thì chuyển tờ khai cho nhân viên Danko đi thơng quan. Cùng với đó là

cơng việc kiểm tra hàng hóa xem có đúng về số lượng và chất lượng bên ngồi của

hàng có phù hợp với mã hàng như công ty đã khai báo hay không.

Công việc này có 3/10 phiếu cho rằng đã được làm rất tốt, 3/10 phiếu cho

rằng làm tốt, 2/10 phiếu cho rằng đạt yêu cầu. Tuy nhiên vẫn còn 2/10 chuyên gia

cho rằng cơng việc này chưa đạt u cầu, vì theo các chuyên gia, khâu khai báo hải

quan tuy không gặp khó khăn song còn tồn tại tình trạng chậm nộp thuế, hay khai

báo chưa chính xác hoặc thiếu sót về thông tin khai báo, làm cho thủ tục hải quan

chưa hồn thành nên hàng hóa chưa được giao lên tàu dẫn tới chi phí lưu kho, lưu

bãi tăng lên do đó giảm hiệu quả của hoạt động giao hàng.



21



2.3.4 Đóng hàng vào container

Đến ngày giao hàng, nhân viên cơng ty Danko sẽ mượn vỏ container tại cảng

rồi đưa về kho của cơng ty để đóng hàng. Nhân viên kho kiểm tra container, và tổ

chức xếp hàng vào container. Thông thường, hàng hố của cơng ty được đóng vào

thùng carton, ràng dây buộc cẩn thận, bên ngồi thùng có ghi loại hàng, chất lượng,

số lượng. Việc bốc xếp hàng vào container ở kho của cơng ty thì do nhân viên của

cơng ty thực hiện. Còn đối với trường hợp giao hàng tại bãi container của cảng,

cơng việc này có thể do nhân viên của công ty hoặc nhân viên của cảng thực hiện.

Việc chất hàng được tiến hành sao cho chiều cao của chồng thùng carton không

vượt quá vạch đỏ kẻ gần trần container. Đây là một qui định bắt buộc nhằm đảm

bảo an tồn cho container.

Cơng việc này có 4/10 phiếu cho rằng đã được làm rất tốt, 3/10 phiếu cho

rằng làm tốt, 2/10 phiếu cho rằng đạt yêu cầu, 1/10 cho rằng công việc này chưa đạt

yêu cầu. Mức hư hỏng, tổn thất của công ty do lỗi đóng gói hàng hố vẫn chiếm tỷ

lệ trên 1%. Mức hư hỏng này chủ yếu do chất lượng của thùng carton dùng để đóng

gói chưa đảm bảo, hay việc dán, chằng các thùng carton do các nhân viên thực hiện

còn thiếu cẩn thận khiến các thùng hàng bị rách, bung thậm chí rơi, rớt ra bên

ngồi. Nhưng, có thể nói cơng tác đóng hàng vào container được cơng ty thực hiện

tương đối tốt, công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc khi xếp hàng vào container để

hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất.

2.3.5 Giao hàng với hãng tàu và lấy B/L

Đối với hàng nguyên, hàng hóa được đóng vào container dưới sự giám sát

của thủ kho, đại diện công ty, đại diện hãng tàu, cán bộ hải quan và nhân viên cảng

vụ. Sau khi đóng hàng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container,

đồng thời cơng ty cũng tiến hành kẹp seal. Nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ đưa

tờ khai xuất khẩu cho nhân viên Danko, để xuất trình với Hải Quan cửa khẩu. Sau

đó trên cơ sở số lượng hàng thực tế đóng vào container, nhân viên hải quan sẽ ghi

biên bản tờ khai và kí. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải

quan cảng biển Cái Lân hoặc cảng Hải Phòng. Sau khi hồn tất các cơng việc trên,

công ty sẽ tiến hành làm thủ tục với cảng và đóng các loại phí, đồng thời hồn tất

thủ tục với hãng tàu để lấy Clean B/L (vận đơn hoàn hảo) để hoàn thành bộ chứng

từ.



22



Việc giao hàng được các chuyên gia đánh giá như sau: 3/10 phiếu cho rằng

rất tốt, ở mức độ tốt 3/10 phiếu, đạt yêu cầu có 3/10 phiếu và 1/10 phiếu cho rằng

vẫn có thiếu sót. Có thiếu sót vì còn tình trạng sau khi tàu bốc xong hàng, hãng tàu

không ký phát vận đơn “hồn hảo” cho cơng ty với lý do tình trạng hàng hóa “có

vấn đề”. Nhân viên phòng xuất khẩu công ty không chấp nhận ghi chú (remark) lên

vận đơn về tình trạng hàng hóa dẫn đến việc khởi hành của tàu bị chậm trễ, làm ảnh

hưởng đến công ty, hãng tàu và cả đối tác nhận hàng của công ty. Hoặc có trường

hợp nhân viên Danko làm mất tờ khai xuất khẩu. Nhưng nhìn chung, những sai sót

nói trên là hiếm khi xảy ra, công tác giao hàng cho hãng tàu và lấy B/L của nhân

viên công ty được đánh giá tốt.

2.3.6 Thông báo cho người mua về kết quả giao hàng

Sau khi hàng hố đã được giao, cơng ty nhận được vận đơn từ hãng tàu và sẽ

thông báo tình hình hàng hố và kết quả giao hàng cho người mua. Việc thông báo

được thực hiện bằng email với nội dung sau:

- Ngày giao hàng.

- Tên tàu chuyên chở.

- Chi tiết, đặc điểm hàng được giao.

- Ngày phát hành B/L.

- Ngày dự kiến tàu đến cảng đích.

- Giá trị lô hàng.

Việc thông báo cho người mua về kết quả giao hàng, được các chuyên gia

đánh giá 6/10 phiếu cho rằng rất tốt, 4/10 phiếu cho rằng tốt. Nói chung công việc

thông báo cho người mua về kết quả giao hàng khơng gặp khó khăn gì.

2.3.7 Thanh tốn cước phí và chi phí khác

Cơng ty thường sử dung 2 loại Container có kích thước như sau:

Loại 20 feet: 6m x 2,35m x 2,34m

Loại 40 feet: 12,03m x 2,35m x 2,38m

Cước phí Container sẽ được tính theo từng loại Container 20 feet hay 40

feet, bao gồm cước phí cho chặng vận tải chính và cước vận chuyển nội địa. Đối

với NYK Line (Vietnam) thưởng thu phí đối với hàng Container từ càng biển Cái

Lân đi Cảng Busan, Hàn Quốc:

Loại 20 feet: 450 USD



23



Loại 40feet: 750 USD

Trong đó, cước phí vận tải nội địa bao gồm chi phí vận chuyển Container

rỗng về nơi qui định (kho của công ty...) và chi phí vận chuyển Container hàng từ

cơng ty ra cảng. Cơng ty tiến hành giao hàng tại kho nên chi phí thanh tốn cho

hãng tàu bao gồm: Cước phí chặng chính, chi phí nâng, hạ Container, lên xuống xe,

chi phí kéo Container từ bãi về kho của công ty và ngược lại. Ngồi ra chi phí cơng

ty thanh tốn cho cơng ty Danko 28,5 USD cho mỗi lần mở tờ khai xuất khẩu, và

8.5 USD cho tờ khai tiếp theo mở cùng vận đơn.

Việc thanh tốn cước phí và chi phí khác, được các chuyên gia đánh giá 5/10

phiếu cho rằng rất tốt, 3/10 phiếu cho rằng tốt, 2/10 phiếu cho rằng đạt yêu cầu.

Đây là khâu được đánh giá cao bởi cơng ty ln tiến hành thanh tốn chi phí kịp

thời, đúng thời điểm.

2.3.8 Giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất nếu có khiếu nại

Việc giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất, được các chuyên

gia đánh giá 6/10 phiếu cho rằng rất tốt, 2/10 phiếu cho rằng tốt, 2/10 phiếu cho

rằng đạt u cầu. Bởi vì cơng ty thường sử dụng phương thức thanh tốn bằng L/C

khơng huỷ ngang do vậy khi đã hồn thành nghĩa vụ giao hàng của mình với hãng

tàu là đã chắc chắn thu được tiền hàng nên khâu này thường khơng phát sinh sai

sót, trừ khi có yêu cầu của người mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hãng tàu ví dụ có lỗi

trong việc vận chuyển chậm trễ, chất lượng hàng hóa bị ảnh hưởng do việc vận

chuyển của hãng tàu. Nhưng nhìn chung, do có những đặc điểm đã nêu nên sự cố

trong khâu này tại cơng ty Volex rất hiếm khi xảy ra.

2.3.9 Hồn thành bộ chứng từ thanh toán

Khi nhận được vận đơn hồn hảo, cơng ty sẽ tiến hành hồn tất mọi thủ tục

có liên quan để thành lập bộ chứng từ đầy đủ theo đúng yêu cầu trong L/C và gửi

đến ngân hàng AGRIBANK Việt Nam để được thanh toán.

Bộ chứng từ thanh toán bao gồm các chứng từ sau:

+Hoá đơn thương mại.

+Hối phiếu.

+Bill of Lading.

+Giấy chứng nhận xuất xứ.

+Phiếu đóng gói.



24



+Giấy chứng nhận kiểm dịch.

Ở khâu này có 3/10 phiếu cho rằng đã được làm rất tốt, 3/10 phiếu cho rằng

làm tốt, 2/10 phiếu cho rằng đạt yêu cầu. Tuy nhiên vẫn còn 2/10 chun gia cho

rằng cơng việc này chưa đạt u cầu, còn thiếu sót. Do vẫn còn sai sót trong chứng

từ thanh tốn L/C dẫn đến người mua chậm thanh toán. Đây là khâu quan trọng

nhưng nhân viên cơng ty chủ quan dẫn đến sai sót. Lỗi xảy ra thường gặp ở việc lập

hóa đơn thương mại như nhầm các khoản:

-Ngày lập hố đơn: Hóa đơn thương mại do cơng ty lập và xuất trình cho

người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho cơng ty bởi vì sau

giao hàng xong, nhân viên giao nhận của công ty mới bắt đầu hồn thành bộ chứng

từ thanh tốn nên dễ ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày

ký B/L.

-Trị giá hóa đơn: Trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải khơng được

vượt q số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là, nếu giao

hàng từng phần khơng cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai

cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng

từng phần thì trị giá hố đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi cơng ty giao

hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá

L/C là 5% không bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ: vào khoảng,

khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải

được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém không quá 10%.

- Số bản hố đơn khi xuất trình: Số bản hố đơn khi xuất trình phải bằng số

bản mà hợp đồng hoặc L/C u cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu

“ORIGINAL”, nếu khơng bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là khơng hợp lệ.



25



CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG PHÍCH CẮM ĐIỆN XUẤT

KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA

CÔNG TY TNHH VOLEX

3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu

3.1.1 Những thành tựu đạt được

- Cơng tác giao hàng phích cắm điện xuất khẩu xuất khẩu tính đến nay đã

được thực hiện khá hoàn chỉnh và tương đối chuyên nghiệp, ít có những vấn đề nảy

sinh trong q trình thực hiện.

- Hoạt động giao nhận đơn giản, thuận tiện giúp cho q trình giao hàng ít

xảy ra tranh chấp, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho công ty.

- Việc giao dịch với các hãng tàu được thực hiện trực tiếp không phải thông

qua môi giới, giảm được một phần lớn chi phí vận tải.

- Cơng ty đã phần nào khẳng định được uy tín trên thị trường, tạo được sự

tin tưởng từ phía khách hàng giúp thuận lợi trong việc mở rộng thị trường.



26



- Công tác tổ chức cán bộ: là một cơng ty có đội ngũ CBCNNV trẻ, nhiệt

tình với cơng việc, trình độ đa số được đào tạo trong các trường Đại Học, có tác

phong làm việc nghiêm túc. Đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ cao và có mối quan hệ

rộng, năng động, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm.

3.1.2 Những vấn đề còn tồn tại

Từ những tổng hợp và phân tích phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn

chuyên sâu, có thể thấy trong các bước thực hiện quy trình giao hàng phích cắm

điện xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Hàn Quốc của cơng ty còn có một

vài vấn đề tồn tại, cần có giải pháp khắc phục để việc xuất khẩu sản phẩm phích

cắm điện đạt hiệu quả cao hơn, với chi phí thấp hơn.

- Khâu chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu vẫn còn một số sai sót: sai sót trong

khâu xác định kế hoạch sản xuất dẫn tới tình trạng sản xuất thực tế không hợp lý,

làm cho việc sản xuất chậm khơng cung cấp đủ hàng hóa giao hàng theo kế hoạch

xuất khẩu hoặc thừa gây tăng chi phí sản xuất, bảo quản. Mặt khác, sai sót trong

khâu xác định kế hoạch sản xuất có thể khiến việc nhập khẩu nguyên vật liệu phục

vụ cho sản xuất không đúng kế hoạch về thời gian, số lượng, chủng loại gây ảnh

hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm để xuất khẩu.

- Công ty vẫn chưa linh hoạt trong việc so sánh giá cước và chi phí giữa các

hãng tàu, lệ thuộc vào hãng tàu quen. Dẫn đến thuê tàu với chi phí cao.

- Thủ tục hải quan còn vẫn còn một số vướng mắc, sai sót, cần hồn thiện

hơn. Tồn tại tình trạng chậm nộp thuế, hay khai báo chưa chính xác hoặc còn nhiều

thiếu sót mà ngun nhân cũng là sự bất cẩn từ phía nhân lực của cơng ty. Do đó

mà hàng hóa chậm được thơng quan, phải lưu tại cảng khiến cho công ty phải tốn

thêm một khoản chi phí nữa.

- Khi tiến hành giao hàng tại kho công ty, việc xếp hàng trong kho tại công

ty không có trật tự, khơng có sự phân chia rõ ràng từng mặt hàng đóng ở địa điểm

nào, nên có thể gây xáo trộn hàng trong kho gây ra tổn thất.

- Hiện nay việc xếp hàng vào container tại công ty vẫn còn mắc phải hạn

chế. Việc sắp xếp hàng vào container mất rất nhiều thời gian và việc tận dụng

khoảng trống trong container vẫn chưa được công ty áp dụng một cách triệt để. Và

có thể xảy ra tổn thất trong công việc xếp hàng vào container không đúng cách gây

thiệt hại đến hàng hóa trong quá vận chuyển. Do đó cơng ty cần chấn chỉnh hoạt



27



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

3 Thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc bằng đường biển của công ty TNHH Volex.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×