Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Biểu đồ 2.1: Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Biểu đồ 2.1: Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Tải bản đầy đủ - 0trang

Khóa luận tốt nghiệp



Đại học Thương Mại



nghiệp,khả năng dự trữ của doanh nghiệp,mức độ rủi ro trong mua hàng, đặc điểm của

sản phẩm dịch vụ, những điều kiện về pháp lý và tiêu chuẩn hiện hành và các căn cứ khác.

• Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp: Kế hoạch kinh doanh tác động

đến tất cả các hoạt động tác nghiệp của bất cứ một doanh nghiệp nào. Với Sơn Hà, kế

hoạch mua hàng sẽ phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ của công ty.

Và tất cả các kế hoạch này đều bị chi phối bởi kế hoạch kinh doanh. Ví dụ, trong tháng

1/ 2014 công ty đề ra kế hoạch sản xuất 10.000 sản phẩm ,cần sử dụng khoảng

10.000kg nguyên liệu đồng thời lượng nguyên liệu tồn trong kho là 1.500 kg thì trên

những căn cứ đó cơng ty sẽ phải mua về 8.500kg nguyên liệu.

• Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng: Rủi ro trong mua hàng càng cao, doanh

nghiệp càng cần phải quan tâm sát sao đến công tác mua hàng để giảm thiểu rủi ro.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường mua hàng số lượng ít hơn, ưu tiên nhà

cung cấp truyền thống, quy trình phân tích đánh giá chặt chẽ, sự giám sát cả quản lý

cấp cao chặt chẽ hơn.Đối với đặc thù kinh doanh Sơn Hà nên chủ yếu nguyên vật liệu

là nhập từ nước ngoài nên rủi ro từ khoảng cách địa lý, yếu tố pháp luật, phong tục tập

quán của quốc gia đó là cần phải được quan tâm, hạn chế tối đa rủi ro mắc phải.

• Căn cứ và khả năng tài chính của doanh nghiệp: Để thanh tốn cho các khoản chi phí

liên quan đến mua hàng thì cơng ty Sơn Hà dựa vào 3 nguồn tài chính là: vốn tự có,

doanh thu và vốn vay. Số lượng hàng hóa, chất lượng hàng mua về đều bị chi phối bởi

yếu tố tài chính. Ví dụ: năm 2012 do tình hình kinh tế khó khăn, sức tiêu thụ hàng hóa

thấp, các ngân hàng đồng loạt không cho vay khiến công ty gặp khó khăn về vốn,

doanh thu bán hàng giảm do đó ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng tác mua hàng. Bảng

2.3: Theo dõi kết quả mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà qua các năm 2011, 2012,

2013 cho thấy năm 2013 lượng hàng công ty dự kiến mua về ở kì kế hoạch thấp hơn

khá nhiều so với lượng hàng công ty dự kiến mua về ở năm 2011, 2012. Qua đó cho

thấy khả năng tài chính có sức ảnh hưởng không nhỏ đến xây dựng kế hoạch mua hàng

nói riêng và cơng tác mua hàng nói chung của cơng ty.

• Căn cứ vào khả năng dự trữ của doanh nghiệp: Quy mô kho bãi, điều kiện bảo quản

hàng hóa ln là yếu tố có sức ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua hàng của doanh

nghiệp. Ví dụ, kho hàng của cơng ty có sức chứa 10.000kg ngun liệu thì cơng ty sẽ

chỉ nhập tối đa 10.000kg ngun liệu.

36

SVTH: Đào Thị Kim Anh



MSV: 10D100275



Khóa luận tốt nghiệp



Đại học Thương Mại



Nhận xét: Qua đây, chúng ta thấy ,nhìn chung những căn cứ xây dựng kế hoạch

mua hàng của công ty cũng khá đầy đủ và hợp lý. Các căn cứ đều rất rõ ràng, cụ thể hỗ

trợ cho công tác lập kế hoạch mua hàng cũng như công tác mua hàng được diễn ra

thuận lợi, đáp ứng đúng nhu cầu của công ty.Tuy nhiên,trong căn cứ xây dựng kế

hoạch mua hàng công ty chưa thực sự chú trọng đến căn cứ vào thị trường, mà sự tác

động và xu hướng thay đổi của thị trường là một căn cứ rất quan trọng cần thiết để lập

kế hoạch mua hàng.Công ty chưa có sự tìm hiểu thơng tin về đối thủ cạnh tranh trên

thị trường vi mô cũng như vĩ mô, mà điều này cũng là một căn cứ cần thiết cho bản kế

hoạch mua cho phù hợp.Ngồi ra,các thơng tin dự báo còn sai khơng đầy đủ nên việc

xây dựng kế hoạch mua hàng sát với thực tế rất là ít. Trong tương lai cơng ty nên có sự

cập nhật hơn về thị trường để cho bản kế hoạch được hồn thiện hơn.

2.2.3. Thực trạng cơng tác xác định nhu cầu mua hàng của CTCP Quốc tế

Sơn Hà

Trước tiên để xác định nhu cầu mua hàng, Sơn Hà cần có q trình nghiên cứu

thị trường, thị trường là nơi sản phẩm được tiêu thụ là nơi để khách hàng và doanh

nghiệp gặp nhau trao đổi về các điều kiện mua bán. Thông qua nghiên cứu thị trường

bộ phận kế hoạch xác định được hướng vào doanh nghiệp mình, xem thị trường cần

hàng hoá với số lượng, chất lượng như thế nào, ở thời điểm nào. Trên cơ sở đó,cơng ty

dự báo bán hàng ,rồi qua dự báo bán hàng để có kế hoạch mua hàng một cách hợp

lý.Trong những năm qua CTCP Quốc tế Sơn Hà vẫn tổ chức các hoạt động nghiên cứu

thị trường trước khi xâydựng kế hoạch mua hàng nhưng chủ yếu mang tính kinh

nghiệm của các nhân viên và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả

các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của mình nên dẫn tới khi xây dựng kế

hoạch một số mặt hàng mua về có số lượng vượt quá mức hoặc có chất lượng không

tốt hay không đúng thời điểm gây ra lãng phí, gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Hiện nay, cơng ty đang áp dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, đưa chủ

yếu vào những số liệu thống kê,tình hình thực tế qua các năm. Tuy nhiên, do đặc điểm

dễ biến động của mặt hàng kinh doanh, công ty nên áp dụng đồng thời cả hai phương

pháp là phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo theo những biến động của yếu

37

SVTH: Đào Thị Kim Anh



MSV: 10D100275



Khóa luận tốt nghiệp



Đại học Thương Mại



tố thị trường để có thể thích ứng với những biến đổi của các yếu tố ảnh hưởng tới khả

năng, nhu cầu mua hàng của công ty.

Để xác định nhu cầu mua các mặt hàng này công ty thường dựa trên các yếu tố

như: Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp , khả năng tài chính, khả năng dự trữ,lượng

hàng tồn trong kho, lượng hàng cần cho sản xuất,…

Đầu tiên bộ phận kho sẽ kiểm kê lượng tồn kho.Đồng thời bộ phận kinh doanh

sẽ tổng hợp đơn đặt hàng để đưa ra số lượng hàng cần mua cho tháng tới. Trưởng các

bộ phận nêu trên sẽ tổng hợp kết quả thu được lập thành báo cáo trình lên Ban giám

đốc phê duyệt. Sau khi báo cáo được thông qua các kết quả đã thu được sẽ đưa xuống

bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng có trách nhiệm xem xét lại lần cuối và tiến hành

xây dựng kế hoạch mua hàng theo đúng nhu cầu đã đề ra. Qua đó, chúng ta thấy nhu

cầu mua hàng nguyên vật liệu của cơng ty được xác định theo quy trình từ dưới

lên(Down- Top)

Nhận xét: Công tác xác định nhu cầu tại công ty luôn được chú trọng và dựa

trên sự phối hợp giữa các phòng ban như: bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận kinh

doanh và bộ phận mua hàng.Tuy nhiên các cơng đoạn còn phức tạp,làm mất nhiều thời

gian để xử lý và ra quyết định nên đơi khi làm gián đoạn q trình sản xuất.Ngồi ra

cơng tác nghiên cứu thị trường vẫn chưa thực sựquan tâm đúng mức, chưa nghiên cứu

một cách có hệ thống, khoa học về dung lượng thị trường của những mặt hàng riêng

biệt. Do đó cơng ty thường thiếu chủ động trước những biến động của thị trường nhất

là những năm qua thị trường ln có những biến động về giá cả gây ảnh hưởng rất

nhiều đến lượng mua hàng của công ty. Hơn nữa, cơng ty áp dụng quy trình xác định

nhu cầu từ dưới lên nên vẫn còn tình trạng tiêu cực, lợi dụng chức quyền để thu lợi

riêng từ trưởng các bộ phận liên quan.

2.2.4. Thực trạng công tác xác định mục tiêu và phương án mua hàng của

CTCP Quốc tế Sơn Hà

2.2.4.1. Xác định mục tiêu mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Sau quá trình điều tra phỏng vấn thực tế, em thấy các mục tiêu mua hàng mà cơng ty

thường hay hướng tới đó là:

+ Mục tiêu chất lượng hàng mua: mục tiêu này nhận được 100% phiếu lựa

chọn. Bởi vì chất lượng là một yếu tố quan trọng hàng đầu,đối với Sơn Hà ,một doanh

38

SVTH: Đào Thị Kim Anh



MSV: 10D100275



Khóa luận tốt nghiệp



Đại học Thương Mại



nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí tiêu dùng, đồ gia dụng…và chủ yếu các

sản phẩm được sử dụng ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người,vì vậy hàng hóa

bán ra càng cần phải quan tâm đến chất lượng hơn bao giờ hết. Theo đó, với tất cả các

mặt hàng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất công ty nhập về đều phải đảm bảo đạt

tiêu chuẩn chất lượng quốc tế.

+ Mục tiêu đảm bảo thời hạn giao hàng: Để phục vụ kịp thời ,tránh những sự cố

thiếu hụt hàng hóa trong kinh doanh cho quá trình sản xuất thì hàng hóa mua về phải

ln đúng và đủ cả về thời gian, số lượng cũng như chất lượng. Đây cũng là yếu tố

sống còn giúp tăng sự uy tín của cơng ty với khách hàng.

+ Mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất: Đây là điều mà Sơn Hà rất chú

trọng vì nó đánh vào chi phí mà cơng ty bỏ ra, phải chọn mua làm sao hàng đúng chất

lượng mà chi phí bỏ ra là thấp nhất để có thể đem lại lợi nhuận cao nhất. Tối thiểu hóa chi

phí giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận, tăng doanh thu từ đó giúp doanh nghiệp phát triển

cũng như đạt được các mục tiêu trong kinh doanh.

+ Mục tiêu giảm thiểu các rủi ro trong mua hàng: đây là yếu tố mà công ty cần

chú ý đến khi lập kế hoạch mua hàng, cần có những biện pháp né tránh, phòng ngừa và

giảm thiểu rủi ro, khắc phục được những sự cố có thể xẩy ra trong q trình mua hàng.

Điều này đòi hỏi các chuyên gia dự báo thật chính xác, nhất là phòng xuất nhập khẩu

của cơng ty, cần có đội ngũ nhân viên giỏi, làm việc cẩn thận, chi tiết để khắc phục

được những sự cố trong quá trình lập kế hoạch này.

Tuy nhiên, mục tiêu thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp ,tạo ra

những nguồn hàng khác biệt với đối thủ cạnh tranh ,mục tiêu thu thập thơng tin, tăng

tính chủ động và kiểm sốt được đầu vào của doanh nghiệp…thì lại ít được cơng ty

chú trọng đến hoặc hầu như khơng quan tâm đến.Bởi vì là,với đặc thù của sản phẩm

Sơn Hà thì nguồn hàng hầu hết của cả đối thủ đều cùng nhập từ nước ngồi,khó tìm

nguồn mới nên để tạo sự khác biệt thì Sơn Hà lại chú trọng đến khâu thiết kế hay tìm

kiếm sản phẩm mới.Ngồi ra các mục tiêu khác thì cơng ty cũng rất ít quan tâm.

2.2.4.2. Xác định phương án mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Phương án mua hàng của công ty Sơn Hà được xây dựng dựa trên cơ sở chính

sách và kế hoạch mua hàng. Phương án mua hàng của công ty rất chi tiết nhưng không

cứng nhắc mà luôn linh hoạt cho mỗi đợt mua hàng cụ thể. Phương án mua hàng là

39

SVTH: Đào Thị Kim Anh



MSV: 10D100275



Khóa luận tốt nghiệp



Đại học Thương Mại



bản tài liệu rất cần thiết đảm bảo sự thành cơng cho hoạt động mua hàng của cơng ty

vì vậy cơng ty đã thể hiện các hình thức mua hàng khác nhau như:

- Bản mơ tả những hàng hố cần mua: chỉ rõ một số đặc tính của sản phẩm, dịch

vụ mà công ty cần.

Bảng 2.4. Bảng mô tả mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

TT



Tên sản phẩm



ĐVT



Giá cũ (đ)



Giá mới(đ)



1



Thép khơng rỉ



kg



20.660



20.160



2

3

4



Inox khơng rỉ

Que hàn Inox

Bulong Inox



kg

Chiếc

Chiếc



120.000

115.000

12.000



115.000

110.000

11.000

(phòng nhập hàng)



- Phương án chi tiết: bao gồm những dự tính của công ty nhằm triển khai mua

hàng.Mục tiêu mua hàng, tên loại sản phẩm cần mua, quy cách tiêu chuẩn số lượng,

thời hạn thanh toán, giao nhận hàng, các điều kiện chuyển giao… được cụ thể theo

từng lần mua hàng.(Ví dụ: Bảng 2.1 kế hoạch mua hàng năm 2014 của CTCP Quốc tế

Sơn Hà)

Nhận xét:Trong phương án mua hàng của cơng ty cần có thêm nhiều nhà cung

cấp để có thể so sánh một số ưu điểm và hạn chế của các nhà cung cấp này, so sánh

được chất lượng hàng hoá, giá cả của các nhà cung cấp để có sự lựa chọn chính xác.

Có nhiều nhà cung cấp cũng sẽ giúp công ty không rơi vào thế bị động khi cần mua hàng

vào những thời điểm khan hiếm hàng. Ngồi ra, phương án mua hàng của cơng ty cần đưa

ra được chỉ dẫn, hướng dẫn quá trình mua hàng. Đồng thời gợi mở thêm một số nhà cung

ứng tiềm năng trong các thương vụ trước đây hoặc thu được từ thị trường.

2.2.4.3. Xác định ngân sách mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Cách thức xác định các khoản chi phí liên quan đến mua hàng thường được

cơng ty xác định dựa trên các chỉ tiêu về chi phí và kết quả những lần mua trước,bản

kế hoạch tài chính theo từng nămđể đưa ra mức giá hợp lý vì ngồi việc trả tiền hàng

cho nhà cung cấp, cơng ty cần tính đến chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, thuế phải

nộp, các lệ phí khác, chi phí nhân sự, chi phí hoa hồng cho nhà mơi giới… tất cả

những chi phí này tuỳ theo từng lần mua hàng cụ thể, có những chi phí nào, khi lập kế

hoạch mua hàng cần liệt kê hết để xác định ngân sách chính xác chi cho các hoạt động

nàyvào các.

40

SVTH: Đào Thị Kim Anh



MSV: 10D100275



Khóa luận tốt nghiệp



Đại học Thương Mại



Bảng 2.5 : Các khoản chi phí cho hoạt động mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Đơn vị: triệu đồng

Các khoản chi phí

Chi phí trả NCC

Chi phí nhân sự

Chi phí vận chuyển

Chi phí khác



Năm 2011

Dự tính

Thực tế

43.260

43.425

1080

1100

1000

987

520

532



Năm 2012

Năm 2013

Dự tính Thực tế

Dự tính

Thực tế

46 200 46.150

32 160

33.200

1255

1240

1065

1120

1075

1100

950

1030

600

625

475

500

(Nguồn: phòng tài chính kế tốn)



Nhìn vào bảng các khoản chi phí dự tính và thực tế của Sơn Hà trong 3 năm qua

ta thấy, năm 2011 và 2012 các khoản chi phí dự tính khá sát với thực tế, nhưng trong

năm 2013 thì chi phí trả cho nhà cung cấp và chi phí nhân sự lại có sự chênh lệch khá

nhiều.Ngun nhân khách quan điều này là do năm 2013 lạm phát tăng cao,giá cả

nguyên vật liệu thị trường tăng nên chi phí trả cho nhà cung cấp tăng.Về chủ quan là

do cơng ty thực hiện tính tốn các chi phí mua hàng dựa vào chi phí, giá cả của các kỳ

trước để xây dựng ngân sách mua hàng cho mình, nhưng thị trường ln biến động giá

cả theo đó mà cũng thay đổi theo, để xây dựng cho mình một ngân sách mua hàng hợp

lý, công ty phải theo dõi sự biến động của thị trường về giá cả, đối thủ cạnh tranh

khách hàng….Ngồi ra chi phí nhân sự tăng là do công ty tuyển thêm nhân sự phục vụ

cho nghiên cứu và hoạt động mua hàng.

Nhìn chung cơng ty đã xác định được các khoản chi cho hoạt động mua hàng

tương đối đầy đủ nhưng việc gộp chung các khoản chi này trong bản kế hoạch tài

chính năm dễ gây nhầm lẫn, khó kiểm sốt dẫn đến hiệu quả của công tác xây dựng kế

hoạch mua hàng là không cao. Cơng ty cần phải tính tốn tất cả các chi phí phát sinh

dù là nhỏ nhất, cơng ty cần xây dựng ngân sách cao hơn so với thực tế để tránh ảnh

hưởng q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty.Đồng thời cần thu thập thơng tin về

hàng hố, các báo giá, tính tốn chính xác các chi phí cần thiết cho việc mua hàng nhằm

nâng cao chất lượng xây dựng ngân sách nói riêng và kế hoạch mua hàng nói chung.

2.3. Kết luận từ thực trạng cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP

Quốc tế Sơn Hà

2.3.1. Những thành công và nguyên nhân

 Những thành công:

41

SVTH: Đào Thị Kim Anh



MSV: 10D100275



Khóa luận tốt nghiệp

-



Đại học Thương Mại



Nhìn chung công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty rất được chú trọng và

thực hiện khá tốt.Các kế hoạch mua hàng được xây dựng dựa trên sự giám sát chặt chẽ

của ban lãnh đạo và cũng như có sự phối kết hợp giữa các bộ phận như: bộ phận kho,

và bộ phận mua hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất và sự tham mưu của bộ



-



phận kế tốn.

Cơng ty đã đầu tư khá nhiều vào công tác xây dựng kế hoạch mua hàng, các công việc

xác định nhu cầu, xác định mục tiêu đều được xác định đầy đủ. Nội dung của bản kế

hoạch mua hàng cũng rất cụ thể, chi tiết, phản ánh đầy đủ các nội dung về mặt hàng

cần mua, số lượng, nhà cung cấp dự tính, giá mua dự tính, thời điểm mua…Đây cũng

là tiền đề cho phép hoạt động mua hàng được diễn ra thuận lợi, tránh những sai lẫn



-



không đáng có hoạt động mua.

Các căn cứ lập kế hoạch mua hàng khá là hợp lý. Quy trình xác định nhu cầu mua

hàng của công ty cũng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Điều

này góp phần giúp cơng ty ln xác định được đúng lượng hàng cần mua sao cho hợp



-



lý nhất.

Công ty đã có phòng R&D phòng ban này kết hợp với các bộ phận phòng ban khác để

cùng nghiên cứu tìm hiểu để tìm ra các sản phẩm mới cũng như đưa ra các định hướng



-



kinh doanh cho công ty và quản trị mua,bán hàng.

Về tình hình kiểm sốt,kiểm tra chất lượng sản phẩm dịch vụ được thực hiện khá tốt.

Công ty đã nghiên cứu và ban hành quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩmnghiêm



ngặt từ khâu nguyên vật liệu đầu vào đến khâu đóng gói và vận chuyển thành phẩm.

 Những ngun nhân:

- Cơng ty có đội ngũ nhân viên trẻ trung ,năng động, nhiệt tình, có trình độ cũng như kĩ

năng, kinh nghiệm trong công tác mua hàng. Bên cạnh đó, là sự tận tâm của ban lãnh đạo

ln quan tâm sâu sát đến nhân viên cũng như giám sát chặt chẽ quá trình xây dựng kế

-



hoạch mua hàng giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng với kế hoạch.

Cơng ty cũng có chế độ đãi ngộ, khen thưởng kỷ luật phù hợp đối với kết quả làm việc

của từng nhân viên với công việc được giao. Điều này đã giúp cơng ty giữ được nhiều

nhân tài, khích lệ nhân viên làm việc với thái độ nghiêm túc. đảm bảo hiệu quả cơng



-



việc tốt nhất.

Cơng ty có chính sách mua hàng linh hoạt, có sự chủ động trước các nhà cung cấp

cũng như cơ sở vật chất, hệ thống kho bãi lớn cũng góp phần làm lên thành công trong

công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty.

42

SVTH: Đào Thị Kim Anh



MSV: 10D100275



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Biểu đồ 2.1: Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×