Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Sơ đồ 1.4: Quy trình hệ thống thông tin kế toán

Sơ đồ 1.4: Quy trình hệ thống thông tin kế toán

Tải bản đầy đủ - 0trang

45



nhiên, mơ hình cũng có nhược điểm là: Việc ghi chép lặp lại nhiều lần cho

một nghiệp vụ kế toán vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên mất nhiều

thời gian, khả năng xảy ra sai sót cũng cao. Khi sai sót mất nhiều thời gian để

tìm kiếm và sửa chữa. Đồng thời, kế toán phải làm nhiều quy trình mới ra được

báo cáo các loại nhất là vào dịp kết sổ cuối năm.

Mơ hình dữ liệu phẳng (Flat – File):

Mơ hình này mơ tả một mơi trường trong đó các tập tin dữ liệu cá nhân

khơng liên quan đến các tập tin khác. Người sử dụng cuối trong môi trường này

sở hữu các tệp dữ liệu của họ chứ không phải chia sẻ với người sử dụng

khác. Như vậy, quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện là các ứng dụng độc lập

chứ không phải là hệ thống tích hợp. Khi nhiều người sử dụng cần cùng một dữ

liệu cho các mục đích khác nhau, họ phải có được bộ dữ liệu riêng biệt có cấu

trúc với nhu cầu cụ thể của họ (James A.Hall) [48, tr27].

Mơ hình này có ưu điểm hơn mơ hình thủ công là tốc độ dữ liệu xử lý

nhanh hơn, dữ liệu có tính bảo mật hơn vì một phần cơng việc của kế tốn đã

thực hiện trên máy tính. Tuy nhiên, mơ hình này vẫn có một số hạn chế trong quá

trình sử dụng như: 1) Lưu trữ dữ liệu: tốn nhiều chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu.

Vì cùng một dữ liệu phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau sẽ được lưu

trữ nhiều lần khác nhau. Đồng thời có nhiều thủ tục lưu trữ dữ liệu. 2) Cập nhật

dữ liệu: Các DN có rất nhiều dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin cần cập nhật

định kỳ để phản ánh những thay đổi. Khi người dùng giữ các tập tin riêng biệt,

tất cả các thay đổi phải được thực hiện riêng cho mỗi người dùng. Điều này làm

tăng thêm công việc thực hiện và các chi phí quản lý dữ liệu cũng tăng lên. Đồng

thời nếu việc cập nhật thông tin không được thực hiện một cách đồng bộ ở tất cả

các tập tin của những người sử dụng sẽ dẫn đến thông tin phản ánh thiếu chính

xác ảnh hưởng đến việc ra quyết định. 3) Người sử dụng thơng tin khác nhau khó

có thể hợp nhất được những tệp dữ liệu riêng biệt. Như vậy, sẽ khó đáp ứng được

nhu cầu sử dụng thông tin nếu người sử dụng thay đổi nhu cầu.

Mô hình Cơ sở dữ liệu (Data base):

Mơ hình này được sử dụng để quản lý dữ liệu, trong đó dữ liệu phổ biến

45



46



được chia sẻ cho những người sử dụng khác nhau. Với dữ liệu trong tổ chức ở

một vị trí trung tâm, tất cả người sử dụng có quyền truy cập vào các dữ liệu mà

họ cần để đạt được mục tiêu của mình. Việc truy cập vào các nguồn dữ liệu được

kiểm soát bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS). Đây là một hệ thống

phần mềm đặc biệt được lập trình để biết được các yếu tố dữ liệu cho mỗi người

sử dụng được trao quyền truy cập. Nếu người sử dụng yêu cầu dữ liệu mà người

đó khơng được phép truy cập, u cầu bị từ chối. Như vậy, với mơ hình này, thủ

tục giao quyền sử dụng là một vấn đề kiểm sốt quan trọng cho các kiểm tốn

viên phải xem xét.

Mơ hình cơ sở dữ liệu cho phép thiết kế các ứng dụng hệ thống tích hợp

để có khả năng hỗ trợ các nhu cầu thông tin của nhiều người sử dụng từ một tập

hợp chung của bảng cơ sở dữ liệu được tích hợp. Tuy nhiên, mơ hình cơ sở dữ

liệu chỉ đơn thuần là cho phép tích hợp xảy ra, sự tích hợp này khơng được bảo

đảm. Hiện nay, trong HTTTKT hầu hết các đơn vị có sử dụng mối quan hệ giữa

cơ sở dữ liệu với ứng dụng là những thiết kế truyền thống, không sử dụng các

ứng dụng cơng nghệ hiện đại. Do đó, mơ hình này chưa thực sự đem lại hiệu quả

trong việc cung cấp thơng tin cho người sử dụng.

Mơ hình REA (Resources, Events, and Agents):

Mơ hình REA đã được đề xuất trong năm 1982 như là một mơ hình kế

tốn tổng qt. Những tiến bộ trong công nghệ cơ sở dữ liệu đã đưa ra một mơ

hình mới REA như một giải pháp thiết thực để thay thế mơ hình hạch tốn truyền

thống. Mơ hình REA là một khung cơ sở kế tốn, được sử dụng để mơ hình hóa

các nội dung quan trọng của một tổ chức: các nguồn lực, các sự kiện, các đối

tượng liên quan và các mối quan hệ giữa chúng.

Mỗi quy trình kinh doanh trong DN có một mơ hình REA riêng. Ở trung

tâm của mỗi mơ hình REA thường có một cặp sự kiện, được liên kết bởi một

quan hệ trao đổi, thường được gọi là quan hệ “hai mặt”. Một trong những sự kiện

này thường đại diện cho một nguồn lực bị mất hoặc mất đi, trong khi một nguồn

khác được nhận hoặc thu được. Ví dụ, trong quá trình bán hàng, một sự kiện sẽ là

“bán hàng” - nơi hàng hoá bị bán đi, và một sự kiện đó là “nhận tiền mặt” - nơi

46



47



nhận tiền mặt. Hai sự kiện này được liên kết với nhau, việc nhận tiền mặt xảy ra

để đổi lấy việc bán hàng, và ngược lại. Mối quan hệ hai chiều này có thể phức

tạp hơn, ví dụ như trong q trình sản xuất, nó thường liên quan đến hơn hai sự

kiện (James A.Hall) [48, tr31].

Mơ hình Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):

Đây là mơ hình hiện nay được các DN đang tiếp cận và triển khai áp dụng.

Trong phạm vi luận án của mình, tác giả cũng đi sâu vào nghiên cứu mơ hình

ERP (Enterprise resource planning), từ đó làm căn cứ để hướng đến áp dụng

trong các DN mà tác giả nghiên cứu.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) phát triển cùng

phương pháp quản lý kinh doanh và các nguồn lực doanh nghiệp. ERP có thể

được diễn tả khác nhau tùy theo những góc độ khác nhau. Đứng ở góc độ quản

lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin

đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon và Laudon, J.P, 2007)

[50]. Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật và tổ

chức để giúp DN gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh

nội bộ, nó tác động thay đổi qui trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức

và văn hóa của DN. Theo quan điểm hệ thống thơng tin, hệ thống ERP là các gói

phần mềm cho phép DN tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia

sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn DN, tạo ra và cho phép truy cập thông

tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick và Labuschagne, 2005) [53].

Như vậy, mơ hình ERP là một mơ hình hệ thống thơng tin cho phép DN tự

động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh quan trọng của nó. ERP phá vỡ

rào cản chức năng của mơ hình truyền thống bằng việc chia sẻ dữ liệu, lưu

chuyển thông tin, và cung cấp những thông tin về hoạt động kinh doanh chung

giữa tất cả người dùng của tổ chức (James A. Hall, 2008) [48, tr34].

Một hệ thống ERP bao giờ cũng bao gồm các thành phần cơ bản:

+ Quy trình quản lý. Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động

kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Quy trình quản lý và quy

trình xử lý của phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau.

47



48



+ Phần mềm xử lý là phần mềm ERP.

+ Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau

thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ.

+ Cơ sở dữ liệu toàn DN là tất cả các dữ liệu của toàn bộ DN được lưu trữ

chung.

+ Con người tham gia trong qui trình xử lý của hệ thống ERP.

Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau,

cùng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định theo những đặc điểm sau:

Tính phân hệ và tích hợp: Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử

lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ

liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được. Ở mức độ cơ bản, một

phần mềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động (Marnewick và

Labuschagne, 2005) [53].

Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin: Tất cả các dữ liệu của

các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ

sở dữ liệu (database management system - DMS). Các phân hệ đều có thể truy

cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp

việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau,

các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao.

Hoạch định tồn bộ nguồn lực của DN: Đây chính là điểm cốt lõi, cơ bản

trong hệ thống ERP. Nguồn lực của doanh nghiệp có thể chia thành 3 loại chính

là tài chính, nhân lực và vật lực. Liên quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ

phận tham gia từ khi yêu cầu, hình thành cho tới khi sử dụng và thông tin về

chúng được luân chuyển qua các bộ phận trong quá trình thực hiện hoạt động

kinh doanh.

Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thơng tin theo quy trình hoạt động kinh

doanh: Thực hiện theo nguyên tắc: nếu bước hoạt động trước chưa được ghi

nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ khơng có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt

động sau thực hiện.

Hệ thống ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản

48



49



lý và qui trình kinh doanh: Đây là hệ quả của đặc điểm xử lý kinh doanh theo

quy trình. Muốn ứng dụng ERP thì điều rất quan trọng là chuỗi quy trình hoạt

động kinh doanh gồm xử lý quản lý (xét duyệt, ra quyết định); xử lý hoạt động

(thực hiện hoạt động theo xét duyệt); và xử lý thông tin (thu thập và xử lý dữ liệu

về xét duyệt và thực hiện hoạt động) phải được xây dựng thành quy trình hồn

chỉnh và ổn định (Nguyễn Bích Liên, 2012) [19, tr29].

Trong một DN nếu áp dụng hệ thống ERP sẽ đem lại hiệu quả cho

HTTTKT. Nhiều nghiên cứu cho thấy sự tích hợp của HTTTKT trong hệ thống

ERP cải thiện chất lượng đầu ra của kế toán và kiểm soát nội bộ trong DN (Ali,

Alzoubi, 2011) [36] và tác giả cũng đồng thuận với ý kiến này. Mục tiêu của

HTTTKT là cung cấp thơng tin hữu ích với các hình thức khác nhau cho người

sử dụng khác nhau để đáp ứng nhu cầu của họ. Hệ thống ERP có thể cung cấp

các lợi ích sau (Brazel và Li, 2005) [42]:

+ Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáo nên ERP cung cấp

cho người sử dụng thơng tin kịp thời hơn. Vì ERP là hệ thống tích hợp thơng tin

và các hoạt động xử lý trên cơ sở thông tin cho tất cả các vùng hoạt động của

doanh nghiệp nên ERP khơng những tích hợp thơng tin từ các bộ phận, các vùng

hoạt động khác nhau mà nó còn cho phép chia sẻ thơng tin, dữ liệu.

+ Hệ thống ERP sử dụng thơng tin tích hợp nên nó cũng giúp người quản

lý có nhiều thơng tin phong phú, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp một

cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn.

+ Hệ thống ERP loại trừ được các rào cản giữa các vùng chức năng của

DN nên nó cho phép người quản lý truy cập thơng tin kịp thời và do đó tăng tính

sẵn sàng của thơng tin.

Mơ hình điện tốn đám mây(cloud computing):

Điện tốn đám mây, còn gọi là điện tốn máy chủ ảo, là mơ hình điện tốn

sử dụng các cơng nghệ máy tính và phát triển dựa vào mạng Internet. Thuật ngữ

“đám mây” ở đây là lối nói ẩn dụ chỉ mạng Internet (dựa vào cách được bố trí

của nó trong sơ đồ mạng máy tính) và như một liên tưởng về độ phức tạp của các

cơ sở hạ tầng chứa trong nó.

49



50



Ở mơ hình điện tốn này, mọi khả năng liên quan đến CNTT đều được

cung cấp dưới dạng các “dịch vụ”, cho phép người sử dụng truy cập các dịch vụ

công nghệ từ một nhà cung cấp nào đó “trong đám mây” mà khơng cần phải có

các kiến thức, kinh nghiệm về cơng nghệ đó, cũng như khơng cần quan tâm đến

các cơ sở hạ tầng phục vụ cơng nghệ đó.

Trong những năm gần đây, điện tốn đám mây đã tạo ra một cuộc cách

mạng trong ngành công nghiệp máy tính, thay đổi cơ bản cách thức lưu trữ, chia

sẻ và xử lý dữ liệu. Đối với những ứng dụng quản lý DN, phần mềm ERP dựa

trên công nghệ điện toán đám mây (Cloud ERP), được cung cấp dưới dạng SaaS

(phần mềm ứng dụng) trong HTTTKT đang được các nhà quản lý DN quan tâm

đến. Mơ hình Cloud ERP đem đến những lợi thế đáng kể so với mơ hình ERP cũ.

Các tiến bộ này của các cơng cụ phân tích giúp cho Cloud ERP có giá trị hơn vì

nó cho phép các DN phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, cung cấp thơng tin

tốt hơn để đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh hơn. Các báo cáo cần tới hơn

một ngày để có thì với cơng cụ phân tích sẽ được hồn thành trong một vài phút.

Tương tự như vậy, một khối lượng dữ liệu có thể làm cho hệ thống ERP cũ bị

đứng sẽ được phân tích trong một khoảng thời gian chấp nhận được. Các cơng cụ

phân tích tiên tiến sẽ giúp đưa ra các quyết định chính xác hơn dựa trên các thông

tin tức thời, chẳng hạn như bao nhiêu đơn vị cần được sản xuất hoặc bao nhiêu

hàng cần phải được bổ sung vào kho.

Phần mềm Cloud ERP tích hợp một vài hoặc tất cả các chức năng cần thiết

để một DN hoạt động, như: quản lý khách hàng, quản lý nguồn lực, quản lý đơn

hàng, kế toán, hàng tồn kho,… thành một hệ thống hoàn chỉnh, và toàn bộ dữ

liệu của DN được quản lý bởi hệ thống Cloud ERP sẽ được lưu trữ ở “trên mây”.

Việc ứng dụng Mô hình Cloud ERP có những lợi ích hơn hẳn so với mơ

hình ERP cũ như:

Cloud ERP có tổng chi phí sở hữu ổn định, dễ kiểm soát hơn, và thấp hơn

ERP truyền thống trong phần lớn thời gian vòng đời của giải pháp. Mơ hình ERP

trên đám mây u cầu mức đầu tư ban đầu thấp hơn vì DN khơng phải xây dựng

và duy trì những dịch vụ cơ sở hạ tầng, nhà cung cấp ERP sẽ chịu trách nhiệm về

50



51



những việc này.

Triển khai nhanh và dễ dàng mở rộng quy mơ: Mơ hìnhCloud ERP có

thể giảm thời gian triển khai chỉ còn 25% so với thời gian cần thiết để triển khai

một hệ thống ERP cài đặt tại chỗ. Đồng thời, Cloud ERP giúp DN có thể mở

rộng quy mơ kinh doanh, vì hệ thống được chạy thơng qua kết nối Internet, nó có

thể được mở rộng đến nhiều địa điểm dễ dàng hơn nhiều so với hệ thống tại chỗ.

Tận dụng những công nghệ tiên tiến nhất: hệ thống ERP cài đặt tại chỗ

mất rất nhiều thời gian để triển khai, và không hề dễ dàng để mở rộng quy mô,

cho nên các DN thường ngại nâng cấp hệ thống của họ. Còn hệ thống ERP điện

tốn đám mây có thể được liên tục nâng cấp bởi các nhà cung cấp thông qua

Internet. Các đợt nâng cấp hoặc cải tiến được triển khai dễ dàng vào hệ thống của

DN. Do đó, DN ln được hưởng lợi từ các cơng nghệ mới nhất.

Cloud ERP có mức độ bảo mật khơng hề thua kém, hay thậm chí còn cao

hơn các hệ thống ERP cũ.

1.3.2. Q trình thu nhận thơng tin kế tốn

Thu nhận thơng tin là giai đoạn khởi đầu của tồn bộ quy trình kế tốn, nó

có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực, khách quan của thơng tin kế toán cung

cấp cho các đối tượng sử dụng, đồng thời phải đảm bảo thơng tin cung cấp là

thích hợp và đáng tin cậy. Để thực hiện thu nhận thơng tin một cách có hiệu quả

phải thực hiện trên cơ sở xác định nội dung thông tin cần thu nhận, tìm nguồn

thơng tin để thu nhận và cách thức, phương pháp thu nhận thông tin để đáp ứng

mục tiêu cung cấp thông tin cho những người sử dụng.

1.3.2.1. Nội dung thông tin thu nhận

Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị

mà quá trình thu nhận thơng tin có thể khác nhau. Hay nói cách khác, nội dung

thơng tin quyết định q trình thu nhận thơng tin. Có thể khái qt nội dung

thơng tin cần thu nhận trong một đơn vị kế toán ở góc độ chung nhất bao gồm:

thơng tin q khứ và thông tin tương lai.

- Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện): là nguồn thông tin được thu

51



52



nhận từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động của DN như

tình hình sử dụng vật tư, nhân cơng, tài sản, chi phí, giá thành sản phẩm, công nợ

phải thu, công nợ phải trả, doanh thu, lợi nhuận… hoặc những thơng tin có được

từ việc phân tích, tổng hợp, đánh giá dựa trên những dữ liệu có sẵn như năng lực

hoạt động của máy móc thiết bị, trình độ tay nghề của người lao động, hiệu quả

kinh doanh của các bộ phận phòng ban… Những thơng tin này phát sinh tại bộ

phận kế toán và các bộ phận có liên quan như bộ phận sản xuất, bộ phận kinh

doanh... Thông tin thực hiện là cơ sở để tiến hành phân loại, tổng hợp, lập báo

cáo kế tốn. Bên cạnh đó, thơng tin thực hiện được thu thập sẽ được tổng hợp,

phân loại, đánh giá và so sánh với thông tin kế hoạch hay thông tin dự tốn để

tìm ra những chênh lệch, sai sót, nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ

phận. Thông tin thực hiện còn là cơ sở để lập dự tốn, đánh giá, kiểm sốt mọi

hoạt động trong DN.

- Thơng tin tương lai (thông tin dự báo): là nguồn thông tin mà kế tốn có

được thơng qua chức năng dự đốn của KTQT như định mức chi phí, dự tốn về

tình hình phát sinh chi phí, doanh thu; các chỉ tiêu kế hoạch SXKD… Thơng tin

tương lai còn được ghi nhận thông qua các bộ phận chức năng của DN nhằm có

được thơng tin dự đốn tương lai về tình hình hoạt động SXKD của DN như

thông tin về đầu tư trang thiết bị; thơng tin chính sách bán hàng, nhu cầu thị

trường về mẫu mã, sản lượng, chất lượng sản phẩm, giá cả thị trường, đối thủ

cạnh tranh, phát triển thị trường... trong tương lai ngắn hạn và dài hạn. Thơng tin

tương lai có thể có những sai lệch nhất định so với thực tế, nhưng nó là những dự

báo quan trọng giúp DN nhận định được kết quả có thể có trong tương lai, từ đó

giúp nhà quản trị DN đánh giá kiểm soát nguồn lực và hoạt động của mình, chủ

động hơn và đưa ra các quyết định nhanh chóng trong từng tình huống cụ thể. Ví

dụ thơng tin về các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như nguyên liệu, lao

động… được dự đoán bằng cách xem xét mối quan hệ giữa chi phí, lợi nhuận với

các yếu tố đầu vào, từ đó nhà quản trị có thể đưa ra quyết định lựa chọn phướng

án tối ưu để tối đa hóa lợi nhuận hay tối thiểu hóa chi phí. Hay những thơng tin

về chi phí, thu nhập có thể giúp nhà quản trị trong việc ra quyết định về một

52



53



phương án cần xem xét hay lựa chọn.

Nguồn thông tin quá khứ và nguồn thông tin tương lai là nguồn thơng tin

đầu vào của q trình hoạt động của HTTTKT. Đó là tồn bộ dữ liệu phục vụ cho

việc xử lý thơng tin kế tốn trong hệ thống, nhằm cung cấp thông tin cho các đối

tượng sử dụng và giúp cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Để HTTTKT đạt

hiệu quả cao thì quá trình thu nhận thơng tin phải đảm bảo các u cầu sau: thích

hợp, đầy đủ, rõ ràng, chính xác và đáng tin cậy.

Trong môi trường ERP, các thông tin thu thập về hoạt động SXKD không

chỉ liên quan đến thông tin kế tốn tài chính mà còn cả những thơng tin khơng tài

chính. Ví dụ, khi khách hàng đặt hàng thì ngồi những thơng tin về hàng hóa như

số lượng, chủng loại hàng được đặt thì còn có cả những thông tin liên quan đến

nghiệp vụ giao dịch như thời gian, địa điểm đặt hàng, người đặt hàng, người

nhận hàng, hay cả sự hài lòng của khách hàng khi đặt hàng.

1.3.2.2. Phương tiện thu nhận thơng tin kế tốn

Với những nội dung thông tin thu nhận khác nhau nên cách thức thu nhận

thông tin cũng khác nhau. Thông tin kế tốn được ghi nhận thơng qua các chứng

từ kế tốn, được sử dụng để phản ánh các giao dịch xảy ra bên trong và bên ngoài

DN như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn… Chứng

từ là phương tiện minh chứng tính hợp pháp của nghiệp vụ và là phương tiện

thông tin về kết quả của nghiệp vụ. Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong q

trình thu nhận thơng tin đầu vào của hệ thống. Vì vậy, DN cần thiết lập hệ thống

chứng từ đảm bảo phù hợp với các nhân tố tác động đến HTTTKT, đồng thời cần

phải bảo đảm yêu cầu chính xác, kịp thời và tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ

để có thể thu nhận thơng tin một cách đầy đủ nhất cho HTTTKT trong DN.

Phương tiện thu nhận thông tin kế toán chủ yếu bằng hai loại: chứng từ

giấy hoặc các chứng từ điện tử.

- Chứng từ giấy: được sử dụng trong DN lập chứng từ thủ công nhưng có

sự hỗ trợ của phần mềm kế tốn. Q trình thu nhận thơng tin kế tốn được tiến

hành bằng cách ghi chép thủ cơng lên chứng từ giấy, sau đó nhập bằng tay vào hệ



53



54



thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các dữ liệu sau khi được

nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu máy tính dưới dạng các

tệp, các file.

- Chứng từ điện tử: được áp dụng trong điều kiện ứng dụng CNTT, DN có

sử dụng phần mềm quản lý tổng thể. Q trình thu nhận thơng tin kế tốn có sự

kế thừa thơng tin khi đã được nhập từ các bộ phận khác do sử dụng một cơ sở dữ

liệu chung. Chứng từ điện tử được lập dựa vào dữ liệu của các bộ phận tiếp nhận

tài liệu nguồn và được chuyển trong hệ thống bằng hệ thống mạng nội bộ của

DN. Chứng từ điện tử vẫn đảm bảo tính pháp lý như chứng từ giấy do thơng tin

thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q

trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thơng hoặc trên vật mang tin như

băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử được quản lý như tài

liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải

có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Chứng từ kế tốn là nguồn thơng tin rất quan trọng trong mỗi HTTTKT.

Mỗi đơn vị cần phải xác định các danh mục chứng từ sử dụng phù hợp với đặc

điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị. Khi xác định hệ thống chứng từ kế

tốn phục vụ cho q trình thu nhận thơng tin kế toán phải căn cứ vào hệ thống

chứng từ kế toán mẫu đã được Nhà nước ban hành áp dụng cho các DN, mẫu nào

phù hợp thì đem áp dụng. Hệ thống chứng từ kế toán phải phù hợp cho DN cả về

mặt nội dung và hình thức.

Đối với quá trình thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ KTQT, DN có thể thiết

kế các mẫu chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để

phục vụ cho nhu cầu quản lý riêng nội bộ của DN. Ngồi những thơng tin thể hiện

trên chứng từ kế tốn ra thì đối với KTQT, những thơng tin kế tốn còn thể hiện

trên những tài liệu do các bộ phận khác trong DN cung cấp như những bản định

mức, dự toán sản xuất, các bảng chỉ tiêu kế hoạch thực hiện, tiến độ thực hiện công

việc… nhằm thực hiện chức năng lập kế hoạch và chức năng kiểm sốt; hay những

thơng tin từ mơi trường bên ngồi DN từ các phía các cơ quan Nhà nước, các tổ

chức tín dụng, khách hàng, nhà cung cấp, các chuyên gia như thông tin về thuế,

54



55



bảo hiểm xã hội, lãi suất ngân hàng, tỷ giá hối đoái, số liệu thống kê ngành, thông

tin về giá cả thị trường, chất lượng sản phẩm, đối thủ cạnh tranh… cũng là những

tài liệu đầu vào của q trình thu nhận thơng tin phục vụ cho KTQT.

Chứng từ kế toán sau khi lập xong phải được chuyển tới bộ phận kế toán

liên quan để kiểm tra chứng từ, tức là xác định tính chính xác của thông tin

phản ánh trên chứng từ. Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra tính hợp

lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Kiểm tra tính hợp lệ tức là kiểm tra các yếu

tố cơ bản và việc tuân thủ theo chế độ chứng từ do nhà nước ban hành. Kiểm tra

tính hợp pháp là kiểm tra chữ ký của các cá nhân và dấu của đơn vị tham gia

vào nghiệp vụ kinh tế. Kiểm tra tính hợp lý là kiểm tra nội dung, quy mơ của

nghiệp vụ (số lượng, đơn giá, số tiền), thời gian, không gian và số thứ tự chứng

từ đã lập.

Mỗi loại chứng từ có đặc điểm vị trí, vận động khác nhau, do đó cần phải

xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ đến từng bộ phận kế toán liên quan để

thuận tiện cho cơng tác ghi sổ kế tốn. Khi xây dựng quy trình luân chuyển

chứng từ trong HTTTKT, phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản

xuất, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức HTTTKT và yêu cầu quản lý trong đơn vị.

Chứng từ sau khi sử dụng xong cần phải được lưu trữ, bảo quản theo dúng quy

định hiện hành.

Trong hệ thống ERP, các thông tin về hoạt động kinh tế phát sinh được

nhân viên kế toán thực hiện hoạt động đưa ngay vào hệ thống trong q trình

hoạt động SXKD. Các thơng tin về hoạt động kinh tế này được lưu trữ trong

cơ sở dữ liệu chung của toàn DN và nhân viên kế tốn chỉ việc lấy thơng tin

trong cơ sở dữ liệu này để xử lý. Điều này, giúp cho việc thu thập thơng tin

được kịp thời và chính xác ngay tại nguồn.

1.3.2.3. Bộ phận thực hiện thu nhận thông tin kế tốn

Việc thu nhận thơng tin ban đầu được thực hiện do các bộ phận khác nhau

trong DN, điều đó phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các bộ

phận, phòng ban và việc phân cấp trách nhiệm cho các bộ phận đó trong DN. Vì

các giao dịch kinh tế có thể phát sinh ở tất các bộ phận khác nhau như ở bộ phận

55



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Sơ đồ 1.4: Quy trình hệ thống thông tin kế toán

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x