Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Bảng 1.1 : Nhu cầu loại thông tin liên quan đến quyết định quản lý

Bảng 1.1 : Nhu cầu loại thông tin liên quan đến quyết định quản lý

Tải bản đầy đủ - 0trang

39



khái qt cao và khơng có khn mẫu cụ thể.

Đối với nhà quản lý cấp trung gian: Người quản lý cấp trung gian là người

quản lý ở cấp giữa có thể có nhiều cấp, điều này phụ thuộc vào loại hình tổ chức

của DN. Người quản lý ở cấp này thường là các trưởng phòng, phó phòng, ban,

các quản đốc, phó quản đốc phân xưởng... Ở cấp này, người quản lý vừa phải kiểm

sốt lĩnh vực mà mình chun trách tại các bộ phận cấp cơ sở, vừa chịu trách

nhiệm báo cáo với nhà quản lý cấp cao. Người quản lý có nhiệm vụ chính là đưa ra

các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của DN, phối hợp

các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung của DN. Các quyết

định được thực hiện ở cấp độ này rất đa dạng, tùy thuộc vào từng loại hình DN và

trình độ của nhà quản lý. Thông tin ở cấp độ này căn cứ vào nhiệm vụ chính của

người quản lý, thường bao gồm thơng tin dùng cho hoạt động kiểm sốt, ra quyết

định và thông tin dùng làm báo cáo lên các nhà quản lý cấp cao.

Đối với nhà quản lý cấp cơ sở: Ở cấp độ này, người quản lý có nhiệm vụ

đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công

nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực

hiện mục tiêu chung của DN. Người quản lý quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu

quả của từng hoạt động diễn ra tại thời điểm hiện tại của DN. Do đó, thơng tin ở

đây là thơng tin phản ánh về kết quả thực hiện mọi hoạt động trong DN như thơng

tin về doanh thu, chi phí của từng loại sản phẩm, từng bộ phận, kết quả sản xuất

của từng phân xưởng... Thông tin cần thiết ở cấp độ này là thơng tin rất chi tiết, cụ

thể, có cấu trúc, dễ dàng đáp ứng thông qua các báo cáo, bảng, biểu có sẵn, chỉ tiêu

u cầu. Ngồi ra, tùy theo nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý cấp cơ sở có thể còn phải

kiểm sốt hoạt động tại bộ phận quản lý bằng cách sử dụng các số liệu định mức,

dự toán nhằm đối chiếu, so sánh với kết quả thực hiện từ đó đưa ra phương hướng

điều chuyển chung cho hoạt động tại bộ phận cơ sở.

Đối với các đối tượng sử dụng thơng tin bên ngồi DN:

Thơng tin cần cung cấp cho các đối tượng sử dụng bên ngồi DN là những

thơng tin tài chính theo luật định. Những thông tin này được thể hiện thông qua hệ

thống các chỉ tiêu trong hệ thống BCTC theo quy định của chế độ kế tốn. Các

39



40



thơng tin trên BCTC định kỳ của DN giúp cho các nhà đầu tư có được quyết định

đúng đắn khi đầu tư vào DN. Do đó, trong q trình đầu tư các nhà đầu tư phải

thường xuyên xem xét lại việc tham gia đầu tư thơng qua các thơng tin kế tốn

cung cấp. Tương tự như vậy, các chủ nợ, nhà cung cấp khi cho vay tiền hoặc bán

chịu hàng hóa cũng phải quan tâm đến khả năng thanh toán tiền gốc và lãi của DN.

Do đó, các chủ nợ cũng cần những thơng tin về tình hình tài chính, khả năng thanh

tốn, lưu chuyển tiền tệ của đơn vị.

1.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thơng tin kế tốn

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc thực hiện thành công các HTTTKT đòi

hỏi có sự phù hợp giữa ba yếu tố (Markus, M. L. và Pfeffer, J) [52]. Thứ nhất, là

phù hợp với quan điểm, yêu cầu của tổ chức. Thứ hai, là phù hợp với công nghệ

của tổ chức. Thứ ba, HTTTKT phải phù hợp với văn hóa, tức là các chỉ tiêu và hệ

thống giá trị đặc trưng cho tổ chức. HTTTKT sẽ hữu ích khi thơng tin cung cấp

được sử dụng hiệu quả trong quá trình ra quyết định của người sử dụng. Theo tác

giả Otley thì cho rằng HTTTKT là bộ phận quan trọng của cơ cấu tổ chức và cần

phải được đánh giá trong bối cảnh quản lý, tổ chức và mơi trường. Vì vậy, hiệu

quả của hệ thống thơng tin kế tốn khơng chỉ phụ thuộc vào mục đích của hệ

thống mà còn phụ thuộc vào các yếu tố ngẫu nhiên của mỗi tổ chức [57]. Trong

nghiên cứu thực nghiệm của Siti Rahayu Kurnia (2012), ông cho biết có sự ảnh

hưởng giữa cam kết quản lý, chất lượng của thông tin với các HTTTKT [62].

Như vậy, để HTTTKT thực sự có hiệu quả đối với hoạt động SXKD của

DN, đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin cho các nhà quản lý, theo tác giả khi xây

dựng HTTTKT cần tính đến các nhân tố sau:

(1) Nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp:

Thơng tin trong DN hình thành xuất phát từ nhu cầu quản lý trong DN.

Thông tin kế tốn là một trong những nguồn thơng tin quan trọng cung cấp giúp

các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định. Xuất phát từ

mục tiêu, nhu cầu quản lý khác nhau, HTTTKT sẽ hoạt động dựa trên tiến trình

thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin có liên quan và đáng tin cậy phục vụ cho nhu



40



41



cầu quản lý đó. Nhu cầu quản lý DN càng đa dạng thì thơng tin thu thập, xử lý và

cung cấp từ HTTTKT sẽ càng được chú trọng và đa dạng hơn. Từ nhu cầu quản

lý DN, người quản lý có trách nhiệm lãnh đạo chính thức thực hiện các kế hoạch

và kiểm soát các nguồn lực của DN để mọi người làm việc cùng nhau một cách

hiệu quả để đạt được mục tiêu chung của DN.

(2) Trình độ quản lý:

Tác giả đồng thuận với ý kiến của Ismail. N. A (2007) cho rằng có một

sự ảnh hưởng đáng kể giữa kiến thức về HTTTKT của nhà quản trị với hiệu quả

của HTTTKT [47]. Nhà quản trị DN là đối tượng có nhu cầu thơng tin và sử

dụng thông tin từ HTTTKT để phục vụ cho việc ra quyết định. Họ là những đối

tượng tham gia vào hệ thống và tác động đến mức độ thực hiện và hiệu quả của

hệ thống. Nhà quản lý có trình độ chun mơn cao thì có thể đưa ra những mục

tiêu chiến lược, định hướng mục tiêu và kiểm soát hoạt động mục tiêu của DN

một cách tốt nhất. Điều đó thể hiện ở nhận thức và hiểu biết của nhà quản trị về

tầm quan trọng của việc xây dựng và phát triển HTTTKT; việc ứng dụng CNTT

vào công tác quản lý; có chính sách quản lý nguồn nhân lực làm sao để có trình

độ chun mơn cao, để phục vụ cho cơng tác kế tốn;…

(3) Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp:

Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong DN là sự phối kết hợp chặt

chẽ giữa sức lao động và tư liệu sản xuất cho phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ

sản xuất, quy mô sản xuất và công nghệ sản xuất đã xác định nhằm tạo ra của cải

vật chất cho xã hội với hiệu quả cao. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh hợp

lý trong DN góp phần quan trọng vào việc sử dụng có hiệu quả nguyên, nhiên, vật

liệu, thiết bị máy móc, sức lao động và góp phần to lớn vào việc nâng cao hiệu quả

hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, thực hiện được mục tiêu kinh tế tổng hợp

của DN.

Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh là nhân tố có ảnh hưởng

quan trọng đến thiết kế HTTTKT. Tổ chức sản xuất cho thấy rõ hình thức tổ chức

quá trình sản xuất, tính chất phân cơng lao động giữa các bộ phận sản xuất. Tổ

chức sản xuất cũng quy định quy trình cơng nghệ sản xuất như sản xuất giản đơn

41



42



hay phức tạp, sản xuất đơn chiếc hay hàng loạt, công nghệ sản xuất sử dụng

phương tiện kỹ thuật hiện cao hay thủ cơng... Từ đó, nó ảnh hưởng đến q trình

thu thập, xử lý thơng tin kế tốn trong DN.

(4) Mức độ ứng dụng trang thiết bị, CNTT trong doanh nghiệp:

Đối với các DN SXKD, muốn tăng cường khả năng cạnh tranh để tồn tại

và phát triển, nhất thiết phải biết tận dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật

và nhất thiết là thành tựu của CNTT trong quản lý và sản xuất. Tác giả nhất trí

theo quan điểm của Quatawneh (2005), ông cho rằng việc sử dụng CNTT ảnh

hưởng tích cực đến hiệu quả của HTTTKT [58]. Đồng thời ứng dụng CNTT giúp

nâng cao lợi thế cạnh tranh của DN, giúp cho người dùng dễ sử dụng và nâng cao

sự thỏa mãn của người dùng.

Việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý giúp cho thông tin trong nội

bộ DN được truyền tải một cách có hệ thống và nhanh chóng hơn. Các phần mềm

được thiết kế với sự liên kết, tính bảo mật cao giúp cho nhà quản lý vận hành, xử

lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời đưa ra các quyết định. Đồng thời,

cho phép lưu trữ, bảo mật dữ liệu nhằm phục vụ cho việc cung cấp thơng tin kế

tốn của DN. Như vậy, CNTT đóng vai trò vơ cùng quan trọng với HTTTKT, nó

ảnh hưởng lớn đến hiệu quả cơng việc kế tốn và chất lượng thơng tin kế tốn

cung cấp.

(5) Trình độ chun mơn của đội ngũ nhân viên kế toán

Tác giả đồng quan điểm với Romey & Steinbart, con người là yếu tố nhân

lực có vai trò chủ động trong mọi hoạt động của HTTTKT, là yếu tố ảnh hưởng

đến hiệu suất của DN [54]. Yếu tố con người cụ thể là đội ngũ nhân viên kế toán

trực tiếp tham gia vào quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin. Yếu

tố con người được xem như một phần quan trọng trong sự thành cơng của

HTTTKT. Do đó, một HTTTKT được xây dựng đảm bảo cung cấp thơng tin hữu

ích, kịp thời cho các đối tượng sử dụng thì trình độ chun mơn, năng lực của đội

ngũ nhân viên kế toán là một trong những nhân tố quyết định đến hệ thống đó,

ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống.

(6) Môi trường pháp lý: Mọi DN đều hoạt động trong một môi trường

42



43



pháp lý chịu sự chi phối và ảnh hưởng từ cơ chế chính sách của Nhà nước. Các

quy định này sẽ tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các DN. Hệ thống

văn bản pháp lý như các nghị định, chế độ kế tốn, thơng tư… ảnh hưởng trực

tiếp đến q trình thực hiện các nội dung cơng việc kế tốn trong các q trình

thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin của HTTTKT. Những chính sách thơng

thống, mang tính hướng dẫn sẽ là mơi trường tốt cho các DN hoạt động. Do

vậy, yếu tố môi trường pháp lý chi phối hoạt động của DN, nó ảnh hưởng đến

việc xây dựng HTTTKT trong DN.

(7) Nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng liên quan khác: Nguồn

thông tin của HTTTKT không chỉ là những thông tin cung cấp cho các nhà quản trị

trong nội bộ DN, mà còn cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài DN, đó là các

đối tác như khách hàng, nhà cung cấp, các nhà đầu tư cho vay dưới nhiều hình

thức và đầu tư đồng sở hữu, các đối thủ cạnh tranh, cơ quan Nhà nước. Mỗi đối

tượng khác nhau thì nhu cầu sử dụng thơng tin cũng khác nhau. Do đó, nguồn

thơng tin cung cấp phải mang tính chất tổng hợp chứ không đơn thuần là những

thông tin tách rời cho từng bộ phận. Tất cả những nguồn thông tin này đều ảnh

hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN.

1.3. NỘI DUNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN

Tiếp cận HTTTKT theo tiến trình xử lý thơng tin, nhiều tác giả cho rằng

HTTTKT bao gồm 3 quá trình: thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin. Theo quan

điểm của tác giả, HTTTKT bao gồm 4 quá trình: thu nhận, xử lý, cung cấp và

kiểm sốt thơng tin. Để HTTTKT thực sự có hiệu quả, cung cấp những thơng tin

có chất lượng, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thì nội dung kiểm sốt thơng

tin đầu ra cũng vơ cùng quan trọng, khơng thể thiếu. Mỗi q trình có các chức

năng khác nhau trong tiến trình xử lý thơng tin nhưng chúng có mối liên hệ mật

thiết với nhau và đều vì mục tiêu chung của hệ thống. Đồng thời, tác giả nghiên

cứu HTTTKT ở các DN trong môi trường hoạch định nguồn lực ERP.



43



44



Kiểm sốt thơng tin



Nhu cầu thông tin



Thu nhận thông tin



Xử lý thông tin



Cung cấp thông tin



Chứng từ, tài liệu kế toánTài khoản, sổ sách kế tốn Báo cáo kế tốn



Sơ đồ 1.4: Quy trình hệ thống thơng tin kế tốn

(Tác giả tự tổng hợp dựa vào kết quả nghiên cứu)

1.3.1. Các mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp

Trong mỗi DN khác nhau đều tồn tại mơ hình HTTTKT khác nhau. Theo

James A.Hall, tùy thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT của DN, mơ hình HTTTKT

bao gồm các loại: Mơ hình thủ cơng, Mơ hình dữ liệu phẳng, Mơ hình cơ sở dữ

liệu, Mơ hình REA, Mơ hình ERP, Mơ hình điện tốn đám mây.

Mơ hình quy trình thủ cơng:

Đây là mơ hình lâu đời và truyền thống nhất của HTTTKT. Trong mơ

hình này, các giao dịch kinh tế phát sinh được ghi chép thủ công bằng tay trên

các giấy tờ là các chứng từ kế tốn. Thơng tin kế tốn được lưu trữ dưới hình

thức là các chứng từ, sổ, thẻ, bảng, sau đó được xử lý và kết xuất lên các báo

cáo bằng phương pháp thủ công. Ở đây, nhân tố con người là nhân tố đặc trưng

trong xử lý thơng tin kế tốn.

Mơ hình này có ưu điểm là giúp cho người làm kế toán xác định luồng

dữ liệu một cách trực quan hơn: người khác có thể xem được hệ thống sổ sách

mà khơng phải học trình tự vì đó là phương pháp cơ bản và phổ thơng. Có thể

làm việc được ở mọi tình huống, khơng phụ thuộc vào các công nghệ tiên tiến.

Trường hợp bị mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn là kế toán trên máy. Tuy



44



45



nhiên, mơ hình cũng có nhược điểm là: Việc ghi chép lặp lại nhiều lần cho

một nghiệp vụ kế tốn vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên mất nhiều

thời gian, khả năng xảy ra sai sót cũng cao. Khi sai sót mất nhiều thời gian để

tìm kiếm và sửa chữa. Đồng thời, kế tốn phải làm nhiều quy trình mới ra được

báo cáo các loại nhất là vào dịp kết sổ cuối năm.

Mơ hình dữ liệu phẳng (Flat – File):

Mơ hình này mơ tả một mơi trường trong đó các tập tin dữ liệu cá nhân

không liên quan đến các tập tin khác. Người sử dụng cuối trong môi trường này

sở hữu các tệp dữ liệu của họ chứ không phải chia sẻ với người sử dụng

khác. Như vậy, quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện là các ứng dụng độc lập

chứ không phải là hệ thống tích hợp. Khi nhiều người sử dụng cần cùng một dữ

liệu cho các mục đích khác nhau, họ phải có được bộ dữ liệu riêng biệt có cấu

trúc với nhu cầu cụ thể của họ (James A.Hall) [48, tr27].

Mơ hình này có ưu điểm hơn mơ hình thủ cơng là tốc độ dữ liệu xử lý

nhanh hơn, dữ liệu có tính bảo mật hơn vì một phần cơng việc của kế tốn đã

thực hiện trên máy tính. Tuy nhiên, mơ hình này vẫn có một số hạn chế trong quá

trình sử dụng như: 1) Lưu trữ dữ liệu: tốn nhiều chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu.

Vì cùng một dữ liệu phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau sẽ được lưu

trữ nhiều lần khác nhau. Đồng thời có nhiều thủ tục lưu trữ dữ liệu. 2) Cập nhật

dữ liệu: Các DN có rất nhiều dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin cần cập nhật

định kỳ để phản ánh những thay đổi. Khi người dùng giữ các tập tin riêng biệt,

tất cả các thay đổi phải được thực hiện riêng cho mỗi người dùng. Điều này làm

tăng thêm công việc thực hiện và các chi phí quản lý dữ liệu cũng tăng lên. Đồng

thời nếu việc cập nhật thông tin không được thực hiện một cách đồng bộ ở tất cả

các tập tin của những người sử dụng sẽ dẫn đến thơng tin phản ánh thiếu chính

xác ảnh hưởng đến việc ra quyết định. 3) Người sử dụng thông tin khác nhau khó

có thể hợp nhất được những tệp dữ liệu riêng biệt. Như vậy, sẽ khó đáp ứng được

nhu cầu sử dụng thông tin nếu người sử dụng thay đổi nhu cầu.

Mơ hình Cơ sở dữ liệu (Data base):

Mơ hình này được sử dụng để quản lý dữ liệu, trong đó dữ liệu phổ biến

45



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Bảng 1.1 : Nhu cầu loại thông tin liên quan đến quyết định quản lý

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x