Sơ đồ 1.1: Dòng chảy của thông tin trong doanh nghiệp
Tải bản đầy đủ - 0trang
28
quản lý cấp trung và quản lý cấp cao. Quản lý hoạt động có trách nhiệm trực tiếp
kiểm sốt các hoạt động hàng ngày của DN. Quản lý cấp trung có trách nhiệm
đối với việc lập kế hoạch và điều phối các hoạt động cần thiết để thực hiện mục
tiêu ngắn hạn của DN. Lãnh đạo cấp cao nhất có trách nhiệm trong việc lập kế
hoạch dài hạn và thiết lập các mục tiêu của DN. Mỗi cá nhân trong tổ chức để
hồn thành nhiệm vụ của mình thì cần phải có thơng tin. Theo lập luận này, thì
các luồng thông tin được chảy theo hai hướng: theo chiều ngang và chiều dọc.
Các dòng chảy ngang của thơng tin hỗ trợ nhiệm vụ cấp hoạt động với những
thông tin chi tiết về các giao dịch kinh tế tài chính có ảnh hưởng đến DN như
thông tin về sự kiện bán hàng, sử dụng lao động và nguyên liệu trong quá trình
sản xuất… Dòng chảy dọc phân phối thơng tin tóm tắt về các hoạt động của DN
lên phía trên để quản lý các cấp. Quản lý các cấp sử dụng thông tin này để hỗ trợ
cho việc lập kế hoạch và kiểm sốt theo chức năng của mình. Thơng tin cũng
chảy xuống phía dưới từ nhà quản lý cấp cao để quản lý cơ sở và nhân viên hoạt
động theo hình thức hướng dẫn.
Một dòng chảy thứ ba của thơng tin chính là sự giao lưu giữa các DN và
người sử dụng ở mơi trường bên ngồi, bao gồm hai nhóm: các đối tác như khách
hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan giao dịch như các cổ đông, các tổ chức
tài chính và các cơ quan chính phủ. Tất cả các nhóm người sử dụng đều có nhu
cầu về thông tin ở các mức độ khác nhau [48].
Khái niệm hệ thống: Theo James A.Hall (2011), “Hệ thống là một tổng thể
bao gồm các thành phần hay nhiều hệ thống con có mối quan hệ với nhau và cùng
nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước”. Một hệ thống phải phục
vụ ít nhất cho một mục đích, khi một hệ thống khơng còn phục vụ cho mục đích
nào nữa thì nó cần được thay thế. Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác
nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và được gọi
là hệ thống con. Một hệ thống con cũng có đầy đủ các tính chất của một hệ thống.
Các hệ thống con này được thiết lập cũng có mục tiêu riêng trên cơ sở mục tiêu
chung của tổ chức.
Khái niệm HTTTKT: Trên thực tế, có nhiều khái niệm khác nhau về
28
29
HTTTKT trong DN. Theo Gelinas, Dull và Wheeler (2012), HTTTKT được coi
như một hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý của tổ chức [65]. Theo quan
điểm của Saira et al (2010), HTTTKT được định nghĩa là một hệ thống xử lý các
dữ liệu, phân tích nhằm mục đích cung cấp thông tin cho người sử dụng để lập kế
hoạch, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. HTTTKT được xem
như là một hệ thống hỗ trợ quản lý trong việc lập kế hoạch và quy trình kiểm sốt
bằng cách cung cấp thơng tin có liên quan và đáng tin cậy cho việc ra quyết định.
Theo nhận định này, HTTTKT khơng chỉ có mục đích lập ra các báo cáo tài
chính, mà nó còn đi xa hơn quan điểm truyền thống này là HTTTKT được sử
dụng để lập kế hoạch và quản lý hoạt động kinh doanh của DN [59]. HTTTKT
cũng đề cập đến nhận thức và sự hài lòng của người sử dụng thơng tin để ra
quyết định và giám sát khi DN đã có sự phối hợp và kiểm sốt thơng tin thu
được.
Những lập luận của James A.Hall cho rằng, HTTTKT gồm có ba hệ thống
con chính: (1) Hệ thống xử lý giao dịch (TPS: “Transaction Processing System”),
hỗ trợ hoạt động kinh doanh hàng ngày với các tài liệu, báo cáo cho người dùng
trong DN. Đây là trung tâm chức năng tổng thể của hệ thống thơng tin kế tốn,
phản ánh các sự kiện kinh tế tài chính và phân phối các thơng tin tài chính cần
thiết để hỗ trợ cho các hoạt động hàng ngày của đơn vị. Để xử lý khối lượng giao
dịch hàng ngày, TPS sử dụng ba chu trình giao dịch: chu trình doanh thu, chu
trình chi phí và chu trình chuyển đổi. Mỗi chu trình xử lý các loại giao dịch tài
chính khác nhau. (2) Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính (GLS, FRS: “General
Ledger System”, “Financial Reporting System”), đưa ra các báo cáo tài chính
theo yêu cầu của pháp luật như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền
tệ… Thông tin trên các báo cáo này chủ yếu để cho người dùng bên ngoài đơn vị.
(3) Hệ thống báo cáo quản lý (MRS: “Management Reporting System”), cung
cấp các báo cáo tài chính chuyên dùng nội bộ và các thông tin cần thiết cho việc
ra quyết định cũng như lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị như ngân
sách, phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận, báo cáo trách nhiệm và các báo
cáo sử dụng dữ liệu chi phí hiện tại (chứ không phải là quá khứ) [48].
29
30
Theo Boochholdt (1999) và Romney (2012), “Hệ thống thơng tin kế tốn
là hệ thống có chức năng thu thập dữ liệu, xử lý, phân loại và báo cáo các sự kiện
kinh tế tài chính nhằm mục đích cung cấp thơng tin và ra quyết định” [41]. Các
dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chính là các yếu tố đầu vào của
hệ thống thơng tin kế tốn, q trình xử lý dữ liệu chính là q trình ghi chép,
tổng hợp, phân tích các dữ liệu kế toán bằng các phương pháp kế tốn thích hợp
và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ. Đầu ra của hệ thống thơng tin kế
tốn là sản phẩm thơng tin trên báo cáo kế tốn bao gồm báo cáo tài chính và báo
cáo quản trị. Các báo cáo kế tốn này cung cấp thơng tin cho các đối tượng sử
dụng thơng tin kế tốn để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng
thơng tin, từ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Các đối tượng sử dụng
thông tin bao gồm đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Quyết định kinh tế
Hoạt động sản xuất kinh doanh
Người sử dụng
Nghiệp vụ kinh tế Phân tích, ghi chép, lưuPhân
trữ tích, tổng hợp, lập báo cáo
Sơ đồ 1.2: Quy trình xử lý, cung cấp thơng tin kế tốn
(Nguồn: James A.Hall, Hệ thống thơng tin kế tốn [48])
HTTTKT bao gồm hai hệ thống cơ bản, đó là hệ thống thơng tin kế tốn
tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị. Cả hai hệ thống này tạo thành
một HTTTKT hoàn chỉnh, nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho các đối tượng
sử dụng, bao gồm cả bên trong và bên ngồi DN. Trong đó:
Hệ thống thơng tin KTTC là cơng cụ chủ yếu cung cấp thông tin cho các
đối tượng bên ngoài DN như các chủ sở hữu, các nhà cung cấp, các nhà đầu tư,
các tổ chức tín dụng, các cơ quan quản lý… Các đối tượng này sử dụng thơng tin
30
31
kế tốn nhằm mục đích đưa ra các quyết định kinh doanh cần thiết, đánh giá năng
lực, trách nhiệm của cán bộ quản lý, hay các quyết định về đầu tư đối với đơn vị.
Các thông tin do hệ thống thông tin này cung cấp phải tuân thủ các quy định, chế
độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn hiện hành với mục đích là cho ra hệ thống
báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính phải được cơng ty kiểm tốn độc lập
kiểm tra và xác nhận nhằm đảm bảo tính trung thực và khách quan của các thông
tin trên báo cáo.
Hệ thống thông tin KTQT là công cụ chủ yếu cung cấp thông tin bên
trong DN nhằm mục đích quản trị trong nội bộ DN, phục vụ cho q trình lập
kế hoạch, kiểm sốt và ra quyết định. Hệ thống thông tin KTQT không chỉ
phản ánh các sự kiện đã qua mà còn dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán
các ảnh hưởng về kinh tế tài chính của chúng đối với DN, hỗ trợ cho chức
năng quản lý trong việc hoạch định và lập kế hoạch của DN.
Trong một nghiên cứu của Adebayo, Mudashiru cho rằng, HTTTKT là
công cụ quản lý hiệu quả nhất vì nó cung cấp phương pháp có trật tự thu thập
và tổ chức thông tin về các giao dịch kinh doanh khác nhau để trợ giúp việc
quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị. HTTTKT hiện nay không chỉ dừng
lại ở giới hạn của dữ liệu và thơng tin tài chính, mà còn bao gồm các dữ liệu
và thông tin mô tả và định lượng để cung cấp những thơng tin hữu ích trong
việc ra quyết định cho người sử dụng hiện tại và tương lai, bao gồm các nhà
đầu tư, cho vay, nhà cung cấp, các chủ nợ, khách hàng, cơ quan chính phủ,
cơng chúng ngồi việc quản lý. Thơng tin kế tốn cũng giúp cho các nhà quản
lý hiểu được nhiệm vụ của mình rõ ràng hơn và giảm sự không chắc chắn
trước khi đưa ra quyết định của mình. HTTTKT xuất phát từ nguồn số liệu kế
tốn, nó sản xuất ra thơng tin kế tốn chi tiết, là cơ sở vơ giá cho việc ra quyết
định. Vì vậy, hệ thống thơng tin kế toán rất quan trọng cho tất cả các tổ chức,
cần thiết để duy trì một HTTTKT trong hoạt động của đơn vị [34].
Có thể thấy chức năng quan trọng nhất của HTTTKT là cung cấp thông
tin cho người sử dụng, bao gồm: 1) thơng tin tài chính nhằm thực hiện qua trình
tổng hợp, đo lường, truyền đạt tình hình tài chính của DN và chủ yếu để phối
31