Tải bản đầy đủ - 0trang
28



quản lý cấp trung và quản lý cấp cao. Quản lý hoạt động có trách nhiệm trực tiếp

kiểm sốt các hoạt động hàng ngày của DN. Quản lý cấp trung có trách nhiệm

đối với việc lập kế hoạch và điều phối các hoạt động cần thiết để thực hiện mục

tiêu ngắn hạn của DN. Lãnh đạo cấp cao nhất có trách nhiệm trong việc lập kế

hoạch dài hạn và thiết lập các mục tiêu của DN. Mỗi cá nhân trong tổ chức để

hồn thành nhiệm vụ của mình thì cần phải có thơng tin. Theo lập luận này, thì

các luồng thông tin được chảy theo hai hướng: theo chiều ngang và chiều dọc.

Các dòng chảy ngang của thơng tin hỗ trợ nhiệm vụ cấp hoạt động với những

thông tin chi tiết về các giao dịch kinh tế tài chính có ảnh hưởng đến DN như

thông tin về sự kiện bán hàng, sử dụng lao động và nguyên liệu trong quá trình

sản xuất… Dòng chảy dọc phân phối thơng tin tóm tắt về các hoạt động của DN

lên phía trên để quản lý các cấp. Quản lý các cấp sử dụng thông tin này để hỗ trợ

cho việc lập kế hoạch và kiểm sốt theo chức năng của mình. Thơng tin cũng

chảy xuống phía dưới từ nhà quản lý cấp cao để quản lý cơ sở và nhân viên hoạt

động theo hình thức hướng dẫn.

Một dòng chảy thứ ba của thơng tin chính là sự giao lưu giữa các DN và

người sử dụng ở mơi trường bên ngồi, bao gồm hai nhóm: các đối tác như khách

hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan giao dịch như các cổ đông, các tổ chức

tài chính và các cơ quan chính phủ. Tất cả các nhóm người sử dụng đều có nhu

cầu về thông tin ở các mức độ khác nhau [48].

Khái niệm hệ thống: Theo James A.Hall (2011), “Hệ thống là một tổng thể

bao gồm các thành phần hay nhiều hệ thống con có mối quan hệ với nhau và cùng

nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước”. Một hệ thống phải phục

vụ ít nhất cho một mục đích, khi một hệ thống khơng còn phục vụ cho mục đích

nào nữa thì nó cần được thay thế. Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác

nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và được gọi

là hệ thống con. Một hệ thống con cũng có đầy đủ các tính chất của một hệ thống.

Các hệ thống con này được thiết lập cũng có mục tiêu riêng trên cơ sở mục tiêu

chung của tổ chức.

Khái niệm HTTTKT: Trên thực tế, có nhiều khái niệm khác nhau về

28



29



HTTTKT trong DN. Theo Gelinas, Dull và Wheeler (2012), HTTTKT được coi

như một hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý của tổ chức [65]. Theo quan

điểm của Saira et al (2010), HTTTKT được định nghĩa là một hệ thống xử lý các

dữ liệu, phân tích nhằm mục đích cung cấp thông tin cho người sử dụng để lập kế

hoạch, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. HTTTKT được xem

như là một hệ thống hỗ trợ quản lý trong việc lập kế hoạch và quy trình kiểm sốt

bằng cách cung cấp thơng tin có liên quan và đáng tin cậy cho việc ra quyết định.

Theo nhận định này, HTTTKT khơng chỉ có mục đích lập ra các báo cáo tài

chính, mà nó còn đi xa hơn quan điểm truyền thống này là HTTTKT được sử

dụng để lập kế hoạch và quản lý hoạt động kinh doanh của DN [59]. HTTTKT

cũng đề cập đến nhận thức và sự hài lòng của người sử dụng thơng tin để ra

quyết định và giám sát khi DN đã có sự phối hợp và kiểm sốt thơng tin thu

được.

Những lập luận của James A.Hall cho rằng, HTTTKT gồm có ba hệ thống

con chính: (1) Hệ thống xử lý giao dịch (TPS: “Transaction Processing System”),

hỗ trợ hoạt động kinh doanh hàng ngày với các tài liệu, báo cáo cho người dùng

trong DN. Đây là trung tâm chức năng tổng thể của hệ thống thơng tin kế tốn,

phản ánh các sự kiện kinh tế tài chính và phân phối các thơng tin tài chính cần

thiết để hỗ trợ cho các hoạt động hàng ngày của đơn vị. Để xử lý khối lượng giao

dịch hàng ngày, TPS sử dụng ba chu trình giao dịch: chu trình doanh thu, chu

trình chi phí và chu trình chuyển đổi. Mỗi chu trình xử lý các loại giao dịch tài

chính khác nhau. (2) Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính (GLS, FRS: “General

Ledger System”, “Financial Reporting System”), đưa ra các báo cáo tài chính

theo yêu cầu của pháp luật như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền

tệ… Thông tin trên các báo cáo này chủ yếu để cho người dùng bên ngoài đơn vị.

(3) Hệ thống báo cáo quản lý (MRS: “Management Reporting System”), cung

cấp các báo cáo tài chính chuyên dùng nội bộ và các thông tin cần thiết cho việc

ra quyết định cũng như lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị như ngân

sách, phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận, báo cáo trách nhiệm và các báo

cáo sử dụng dữ liệu chi phí hiện tại (chứ không phải là quá khứ) [48].

29



30



Theo Boochholdt (1999) và Romney (2012), “Hệ thống thơng tin kế tốn

là hệ thống có chức năng thu thập dữ liệu, xử lý, phân loại và báo cáo các sự kiện

kinh tế tài chính nhằm mục đích cung cấp thơng tin và ra quyết định” [41]. Các

dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chính là các yếu tố đầu vào của

hệ thống thơng tin kế tốn, q trình xử lý dữ liệu chính là q trình ghi chép,

tổng hợp, phân tích các dữ liệu kế toán bằng các phương pháp kế tốn thích hợp

và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ. Đầu ra của hệ thống thơng tin kế

tốn là sản phẩm thơng tin trên báo cáo kế tốn bao gồm báo cáo tài chính và báo

cáo quản trị. Các báo cáo kế tốn này cung cấp thơng tin cho các đối tượng sử

dụng thơng tin kế tốn để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng

thơng tin, từ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Các đối tượng sử dụng

thông tin bao gồm đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.

Quyết định kinh tế



Hoạt động sản xuất kinh doanh



Người sử dụng



Nghiệp vụ kinh tế Phân tích, ghi chép, lưuPhân

trữ tích, tổng hợp, lập báo cáo



Sơ đồ 1.2: Quy trình xử lý, cung cấp thơng tin kế tốn

(Nguồn: James A.Hall, Hệ thống thơng tin kế tốn [48])

HTTTKT bao gồm hai hệ thống cơ bản, đó là hệ thống thơng tin kế tốn

tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị. Cả hai hệ thống này tạo thành

một HTTTKT hoàn chỉnh, nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho các đối tượng

sử dụng, bao gồm cả bên trong và bên ngồi DN. Trong đó:

Hệ thống thơng tin KTTC là cơng cụ chủ yếu cung cấp thông tin cho các

đối tượng bên ngoài DN như các chủ sở hữu, các nhà cung cấp, các nhà đầu tư,

các tổ chức tín dụng, các cơ quan quản lý… Các đối tượng này sử dụng thơng tin

30



31



kế tốn nhằm mục đích đưa ra các quyết định kinh doanh cần thiết, đánh giá năng

lực, trách nhiệm của cán bộ quản lý, hay các quyết định về đầu tư đối với đơn vị.

Các thông tin do hệ thống thông tin này cung cấp phải tuân thủ các quy định, chế

độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn hiện hành với mục đích là cho ra hệ thống

báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính phải được cơng ty kiểm tốn độc lập

kiểm tra và xác nhận nhằm đảm bảo tính trung thực và khách quan của các thông

tin trên báo cáo.

Hệ thống thông tin KTQT là công cụ chủ yếu cung cấp thông tin bên

trong DN nhằm mục đích quản trị trong nội bộ DN, phục vụ cho q trình lập

kế hoạch, kiểm sốt và ra quyết định. Hệ thống thông tin KTQT không chỉ

phản ánh các sự kiện đã qua mà còn dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán

các ảnh hưởng về kinh tế tài chính của chúng đối với DN, hỗ trợ cho chức

năng quản lý trong việc hoạch định và lập kế hoạch của DN.

Trong một nghiên cứu của Adebayo, Mudashiru cho rằng, HTTTKT là

công cụ quản lý hiệu quả nhất vì nó cung cấp phương pháp có trật tự thu thập

và tổ chức thông tin về các giao dịch kinh doanh khác nhau để trợ giúp việc

quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị. HTTTKT hiện nay không chỉ dừng

lại ở giới hạn của dữ liệu và thơng tin tài chính, mà còn bao gồm các dữ liệu

và thông tin mô tả và định lượng để cung cấp những thơng tin hữu ích trong

việc ra quyết định cho người sử dụng hiện tại và tương lai, bao gồm các nhà

đầu tư, cho vay, nhà cung cấp, các chủ nợ, khách hàng, cơ quan chính phủ,

cơng chúng ngồi việc quản lý. Thơng tin kế tốn cũng giúp cho các nhà quản

lý hiểu được nhiệm vụ của mình rõ ràng hơn và giảm sự không chắc chắn

trước khi đưa ra quyết định của mình. HTTTKT xuất phát từ nguồn số liệu kế

tốn, nó sản xuất ra thơng tin kế tốn chi tiết, là cơ sở vơ giá cho việc ra quyết

định. Vì vậy, hệ thống thơng tin kế toán rất quan trọng cho tất cả các tổ chức,

cần thiết để duy trì một HTTTKT trong hoạt động của đơn vị [34].

Có thể thấy chức năng quan trọng nhất của HTTTKT là cung cấp thông

tin cho người sử dụng, bao gồm: 1) thơng tin tài chính nhằm thực hiện qua trình

tổng hợp, đo lường, truyền đạt tình hình tài chính của DN và chủ yếu để phối

31