Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
a. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng

a. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng

Tải bản đầy đủ - 0trang

73



Bảng 3.1 Đơn đặt hàng của khách hàng



ĐƠN ĐẶT HÀNG

Số: 98

Họ và tên người mua hàng: Phan Thị Ngọc Huyền ĐT: 0905.304.517

Đơn vị:

BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH PHÚ YÊN

Địa chỉ:

15 Nguyễn Hữu Thọ - TP Tuy Hòa – Tỉnh Phú Yên

Thời gian dự kiến giao hàng: 13/05/2012

Phương thức giao hàng: chuyển hàng đến tại quầy thuốc Bệnh viện.

TÊN HÀNG



STT

01

02

03

04



Tatanol codein (20 x4)

PymeFucan (H/1)

Tamiacin 500mg (H/1)

Nitrocor 2,5mg (H/60)



NHÀ

SỐ

ĐVT SẢN LƯỢNG

XUẤT

Viên PMP

160

Viên PMP

4.000

Lọ PMP

106

Viên PMP

6.000



ĐƠN

GIÁ



THÀNH

TIỀN



Ghi

chú



TỔNG CỘNG: 04

Ngày 12 tháng 05 năm 2012

Khách hàng

(Ký tên, đóng dấu)



Phần dành cho cơng ty:

CƠNG NỢ CỦA KHÁCH HÀNG THÁNG ... NĂM ....

ĐẦU KỲ

SỐ PHÁT SINH TRONG

CUỐI KỲ

KỲ

NỢ



NỢ



NỢ





Ngày:



Nợ cho phép:

Đồng ý bán hàng



Người bán

(Ký, họ tên)



Người



Khơng đồng ý bán hàng

xét



duyệt

tín

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)



dụng



74



Ngồi ra, Đơn đặt hàng của công ty hiện nay được nhiều nhân viên bán

hàng tiếp nhận và không được đánh số thứ tự liên tục. Do đó, một số Đơn đặt

hàng bị thất lạc hay xử lý chậm nhưng không kiểm soát được làm cho việc

giao hàng chậm trễ, khách hàng khơng hài lòng. Vì vậy, để đạt được mục tiêu

tất cả các Đơn đặt hàng đều được kiểm soát và xử lý kịp thời thì cơng ty nên

thiết lập lại quy trình tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng như sau:

Phòng NVKD cử một nhân viên làm nhiệm vụ tiếp nhận Đơn đặt hàng

của khách hàng. Sau đó, tiến hành phân loại Đơn đặt hàng theo hình thức nào

(Fax, email, điện thoại, đặt hàng trực tuyến trên website) và đánh số thứ tự,

ghi vào sổ theo dõi Đơn đặt hàng (Bảng 3.2), chuyển cho bộ phận liên quan

xử lý. Sau khi, Đơn đặt hàng đã xử lý xong sẽ được chuyển lại cho nhân viên

tiếp nhận Đơn đặt hàng ban đầu để thông báo cho khách hàng biết chấp nhận

hay từ chối việc bán hàng đồng thời ghi tiếp vào sổ theo dõi (cột chấp nhận

hay từ chối bán hàng). Tiếp đó, Đơn đặt hàng được duyệt chuyển cho nhân

viên bán hàng phụ trách khu vực liên quan tiến hành xuất Hóa đơn GTGT để

chuẩn bị giao hàng cho khách hàng.

Như vậy, quy trình tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng được công ty ban

hành bằng văn bản và phổ biến đến toàn thể nhân viên áp dụng. Quy trình tiếp

nhận và xử lý Đơn đặt hàng được thể hiện trong quy trình kiểm sốt hoạt

động bán hàng tại cơng ty (Hình 3.1). Các nhân viên phòng NVKD tiếp nhận,

xử lý Đơn đặt hàng theo một mẫu thống nhất và thực hiện nghiêm túc quy

trình sẽ giúp cho tất cả các Đơn đặt hàng của khách hàng có thơng tin chính

xác, được xử lý kịp thời, khơng bị thất lạc, kiểm soát chặt chẽ và giao hàng

đúng thời gian quy định làm cho khách hàng tin cậy, hài lòng.



75



Bảng 3.2: Sổ theo dõi Đơn đặt hàng



SỔ THEO DÕI ĐƠN ĐẶT HÀNG

Phòng Nghiệp vụ kinh doanh

Tháng 05 năm 2012

STT



Ngày

tiếp

nhận



Đơn

đặt Fax

hàng

số

78

x



01



02/05



02



02/05



79



03



02/05



80



Hình thức đặt hàng

Email Điện website

thoại



x

x



Chấp Từ

Nhân viên

nhận chối

bán hàng

bán bán

hàng hàng

x

Trần Thị

Mộng Thơm

x

Nguyễn Thị

Phương

x

Trần Thị

Mộng Thơm



Ghi

chú



....



Nhân viên tiếp nhận

(Ký, họ tên)



Trưởng phòng NVKD

(Ký, họ tên)



b. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt cơng tác thẩm định khách hàng

Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình

bán hàng và thu tiền. Đây là khâu có rủi ro cao nếu khơng xét duyệt nghiêm

túc sẽ dẫn đến khả năng các khoản nợ không thu hồi được. Hiện tại, cơng ty

ủy quyền cho trưởng phòng NVKD hoặc trưởng các trung tâm vừa xét duyệt

bán chịu vừa duyệt bán hàng. Điều này dễ dẫn đến việc cấp vượt hạn mức bán

chịu quy định để tăng doanh số bán hàng. Vì thế, ngồi việc cơng ty đã xây

dựng một chính sách bán chịu thích hợp, cơng ty cần phải thành lập một tổ



76



thẩm định khách hàng độc lập với bộ phận bán hàng. Các thành viên trong tổ

thẩm định khách hàng phải là những người có kinh nghiệm, đạo đức tốt, am

hiểu về lĩnh vực kinh doanh và tài chính. Do đó, các thành viên trong tổ thẩm

định khách hàng được chọn từ phòng NVKD và phòng kế toán, đồng thời độc

lập với người duyệt bán hàng.

Tổ thẩm định khách hàng có nhiệm vụ thu thập thơng tin khách hàng,

sau đó phân tích, đánh giá năng lực tài chính của khách hàng. Từ đó, xét

duyệt hạn mức bán chịu của khách hàng hoặc đề xuất ý kiến lên phó tổng

giám đốc phụ trách quyết định hạn mức bán chịu. Quy trình kiểm sốt hoạt

động bán hàng tại cơng ty được thực hiện như sau:

Sau khi Đơn đặt hàng của khách hàng được xét duyệt có khả năng cung

ứng sẽ chuyển cho tổ thẩm định khách hàng để xét duyệt hạn mức bán chịu.

Nhân viên thẩm định khách hàng tiến hành kiểm tra, phân tích, đánh giá năng

lực tài chính của khách hàng để xét duyệt hạn mức bán chịu. Việc xét duyệt

bán chịu được thực hiện ngay trên Đơn đặt hàng.

Trường hợp Đơn đặt hàng được tổ thẩm định khách hàng duyệt đồng ý

thì chuyển cho trưởng phòng NVKD kiểm tra và ký duyệt. Sau đó chuyển cho

nhân viên tiếp nhận Đơn đặt hàng ghi sổ và chuyển cho nhân viên bán hàng

liên quan chuẩn bị thủ tục xuất giao hàng cho khách hàng.

Trường hợp số dư công nợ của khách hàng vượt quá mức cho phép hay

các khoản nợ đã q hạn thanh tốn thì tổ thẩm định khách hàng trình Đơn đặt

hàng, tình hình cơng nợ và đề xuất ý kiến lên phó tổng giám đốc phụ trách xét

duyệt. Nếu phó tổng giám đốc duyệt đồng ý bán hàng thì nhân viên tiếp nhận

Đơn đặt hàng chuyển cho nhân viên bán hàng liên quan chuẩn bị thủ tục xuất

giao hàng cho khách hàng. Ngược lại, Đơn đặt hàng khơng đồng ý thì nhân

viên tiếp nhận Đơn đặt hàng thông báo từ chối cho khách hàng biết hay yêu

cầu khách hàng thanh toán các khoản nợ quá hạn trước.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

a. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×