Tải bản đầy đủ - 0trang
26



tiền nhằm ngăn chặn những gian lận, giảm thiểu sai sót để đạt được mục tiêu

đề ra. Tùy theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp, các thủ tục KSNB chu trình

này sẽ được xây dựng phù hợp. Thơng thường các bước kiểm sốt trong chu

trình bán hàng và thu tiền như sau:

- Kiểm sốt q trình tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng của khách hàng

Tiếp nhận Đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng và

thu tiền. Để kiểm soát, đơn vị nên thiết kế Đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất

và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Những nội dung chính thơng

thường của Đơn đặt hàng là tên khách hàng, địa chỉ, e-mail, số điện thoại, tên

hàng, quy cách, số lượng, đơn giá. Khi kiểm soát Đơn đặt hàng cần phải kiểm

tra Đơn đặt hàng có đánh số thứ tự liên tục, được ghi chép đầy đủ, được phê

chuẩn bán hàng của cấp có thẩm quyền và có chữ ký, con dấu hợp pháp của

người bán. Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải

ghi các thông tin trên Đơn đặt hàng của khách hàng vào Lệnh bán hàng. Sau

đó, gửi Lệnh bán hàng sang bộ phận xét duyệt bán chịu.

- Kiểm soát quá trình xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ vào Lệnh bán hàng và các thông tin khác,

bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn đồng ý bán hàng hay từ chối việc bán hàng.

Việc xét duyệt bán chịu là khâu quan trọng trong chu trình bán hàng và thu

tiền để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu khách hàng. Vì vậy, doanh

nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập

nhật những thơng tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả,...của khách hàng.

Khi phê chuẩn bộ phận xét duyệt cần ký hoặc đóng dấu lên Lệnh bán hàng.

Thủ kho phải kiểm tra Lệnh bán hàng có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán

chịu thì mới xuất hàng. Ngồi ra, một biện pháp hữu hiệu là doanh nghiệp nên

yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.

- Kiểm sốt q trình giao hàng cho khách hàng



27



Căn cứ Lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận bán hàng lập Phiếu

xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển đến cho bộ phận kho để xuất hàng.

Thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của Phiếu xuất kho trước khi

xuất hàng. Thủ kho phải xuất đúng quy cách và số lượng hàng hoá ghi trên

Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự liên tục trước và có

đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Sau khi xuất hàng xong, thủ kho phải

lập Biên bản giao nhận hàng với khách hàng hoặc người vận chuyển và các

bên liên quan ký xác nhận. Khi hoàn tất việc giao hàng thủ kho căn cứ vào

Phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng và làm

căn cứ để đối chiếu với số liệu kế toán vào định kỳ.

- Kiểm soát quá trình lập Hố đơn bán hàng

Khi nhận các chứng từ do các bộ phận khác gửi đến như: Đơn đặt

hàng, Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng đã được

phê chuẩn, bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh tiến hành lập Hóa đơn

bán hàng. Mục đích việc lập Hóa đơn là để tn thủ quy định của pháp luật

và là căn cứ để ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách hàng. Ngồi ra, Hóa

đơn là căn cứ để yêu cầu khách hàng thanh toán. Vì vậy, Hóa đơn nên lập

ngay sau khi hồn tất việc giao hàng để tránh tình trạng qn lập Hóa đơn

hay ghi sai kỳ kế tốn. Trước khi lập Hóa đơn, bộ phận lập cần kiểm tra sự

phù hợp giữa các chứng từ liên quan. Hóa đơn lập xong phải có đầy đủ chữ

ký người lập, người mua và thủ trưởng đơn vị. Thủ trưởng đơn vị thường

ủy quyền cho trưởng phòng của bộ phận lập Hóa đơn ký duyệt Hóa đơn.

Trường hợp bán hàng qua điện thoại thì khơng có chữ ký của khách hàng

mà thay chữ ký bằng cách ghi “bán hàng qua điện thoại”. Bên cạnh đó, sau

khi lập xong Hóa đơn cần được một nhân viên khác kiểm tra độc lập lại

tính chính xác ghi trên Hóa đơn như: Mã số thuế, địa chỉ khách hàng,...

Hóa đơn lập xong được gửi đến cho khách hàng, chuyển đến bộ phận liên



28



quan để ghi sổ kế toán và lưu trữ.

- Kiểm sốt q trình ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh tốn

Căn cứ vào Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho đã được duyệt, kế toán

tiến hành kiểm tra, đối chiếu đúng rồi tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng,

giá vốn hàng bán, số tiền thu được và nợ phải thu. Việc ghi sổ kế toán phải

được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Đối với phương thức bán hàng thu bằng tiền mặt: Khi bán hàng thu

bằng tiền mặt dễ dẫn đến thủ quỹ có thể lấy cắp số tiền do khách hàng thanh

tốn trước khi khoản tiền đó được ghi nhận vào sổ sách. Để hạn chế rủi ro,

một số thủ tục có thể áp dụng như: Phiếu thu phải được đánh số thứ tự liên tục

trước, cần sử dụng Hóa đơn mỗi khi bán hàng, cuối mỗi ngày phải tiến hành

đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, nên tách biệt

nhân viên thu tiền và nhân viên ghi sổ kế toán tiền mặt, định kỳ cần tiến hành

kiểm kê quỹ, đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt.

Đối với phương thức bán chịu: Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ

phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Định kỳ, cần đối chiếu giữa số liệu kế

toán và số liệu bộ phận bán hàng. Ngoài ra, đơn vị cần sử dụng hệ thống sổ kế

toán chi tiết nợ phải thu khách hàng để quản lý chặt chẽ công nợ của từng

khách hàng. Bộ phận theo dõi nợ phải thu phải thường xuyên đối chiếu công

nợ với khách hàng nhằm tránh sai sót và gian lận xảy ra. Hàng tháng, đơn vị

cần phải thơng báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát

sinh trong tháng, số tiền khách hàng đã trả và số dư cuối kỳ. Ngoài ra, định kỳ

đơn vị cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại

theo từng nhân viên và địa điểm bán hàng để tránh hiện tượng chạy theo

doanh thu do nhân viên bán hàng gây ra.

- Kiểm sốt q trình lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi

Việc lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa nợ phải thu khó



29



đòi cần tn thủ đúng chuẩn mực và chế độ quy định hiện hành theo thông tư

số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009. Đơn vị cần ban hành chính sách lập

dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa nợ phải thu khó đòi. Căn cứ vào

bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ và những thơng tin khác nhân

viên phụ trách ước tính mức dự phòng cần trích lập phù hợp, sau đó trình cho

cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi cần quy

định rõ các tiêu chuẩn được đề nghị xóa sổ và cấp có thẩm quyền xét duyệt.

Định kỳ, đơn vị cần lập báo cáo về số dự phòng nợ phải thu khó đòi đề nghị

trích lập, số nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viên theo dõi công nợ nhằm

phát hiện kịp thời những biến động bất thường. Chẳng hạn, một nhân viên

chiếm dụng số tiền khách hàng đã trả hoặc thông đồng với nhân viên ở bộ

phận khác để chiếm dụng sau đó đề nghị xóa sổ với lý do là nợ khó đòi.



30



KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Kiểm sốt nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết lập

bởi các nhà quản lý trong phạm vi một đơn vị để tự kiểm tra, giám sát các

hoạt động nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả

hoạt động, đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.

Kiểm sốt nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong cơng tác quản lý.

Để một hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả cần xây dựng một mơi

trường kiểm sốt minh bạch; thơng tin kế tốn được tổ chức khoa học, hợp lý;

các thủ tục kiểm soát được thiết lập bằng văn bản phù hợp, chặt chẽ, được

truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị và các thành viên trong đơn vị phải

tuân thủ.

Trong chương 1, luận văn đã trình bày những vấn đề chung về kiểm

soát nội bộ và kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong

doanh nghiệp. Những vấn đề lý luận trong chương 1 là cơ sở để tác giả đối

chiếu với thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công

ty cổ phần PYMEPHARCO. Từ đó, tác giả đưa ra một số giải pháp để tăng

cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần

PYMEPHARCO.



31



CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

PYMEPHARCO

2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

PYMEPHARCO

Để tìm hiểu về cơng ty cổ phần PYMEPHARCO, tác giả thu thập và

nghiên cứu Bản cáo bạch của công ty, tài liệu giới thiệu về công ty. Kết quả

nghiên cứu được thể hiện cụ thể như sau.

2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty

Tiền thân của công ty cổ phần PYMEPHARCO là công ty Dược và Vật

tư Y tế Phú Yên được thành lập vào ngày 23/07/1989, văn phòng cơng ty

đóng tại trụ sở 163 - 165 Lê Lợi, thành phố Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên. Chức

năng kinh doanh lúc bấy giờ của công ty là: Tổ chức và cung ứng thuốc tân

dược, thiết bị y tế, nuôi trồng và thu mua dược liệu.

Công ty thành lập chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh vào năm 1993. Ngày

21/09/1993, công ty được Bộ thương mại cấp phép xuất nhập khẩu trực tiếp

chuyên ngành về y dược.

Ngày 15/04/1998, công ty thay đổi đăng ký kinh doanh trên cơ sở các

ngành nghề kinh doanh cũ và bổ sung thêm các ngành nghề sau:

+ Xuất nhập khẩu mỹ phẩm và nguyên liệu hoá chất dùng sản xuất mỹ

phẩm;

+ Xuất nhập khẩu thuốc thú y và nguyên liệu sản xuất thuốc thú y.

Tháng 10/2003, nhà máy dược phẩm PYMEPHARCO đạt tiêu chuẩn

thực hành tốt sản xuất thuốc (Good Manufacturing Practices - GMP) và chính

thức đi vào hoạt động với ba phân xưởng Beta – Lactam, Non – Beta Lactam,



32



viên nang mềm.

Ngày 17/01/2006, nhà máy được cấp giấy chứng nhận GMP của tổ

chức y tế thế giới (WHO).

Tháng 05/2006, công ty chính thức chuyển đổi thành cơng ty cổ phần

PYMEPHARCO với tổng giá trị tài sản hơn 231 tỷ đồng, trong đó vốn điều lệ

là 24,5 tỷ đồng. Chức năng kinh doanh chính là sản xuất thuốc tân dược; kinh

doanh bán bn, bán lẻ thuốc tân dược, vật tư, hóa chất và trang thiết bị y tế;

xuất nhập khẩu trực tiếp các loại thuốc tân dược, vật tư, hóa chất và trang

thiết bị y tế, nguyên liệu sản xuất thuốc, mỹ phẩm, thuốc thú y.

Tháng 06/2007, vốn điều lệ của công ty là 85 tỷ đồng nhằm đáp ứng

nhu cầu mở rộng sản xuất, kinh doanh và đầu tư xây dựng các lĩnh vực khác

như: Dự án bệnh viện quốc tế tại Phú Yên.

Tháng 4/2008, công ty đã khánh thành nhà máy thuốc tiêm. Sản phẩm

nhà máy sản xuất bao gồm các dạng như: thuốc ống, lọ bột, lọ đông khô và

nhỏ mắt theo tiêu chuẩn WHO-GMP.

Công ty cổ phần PYMEPHARCO là nhà sản xuất nhượng quyền cho

các sản phẩm kháng sinh Cephalosporin của các cơng ty dược phẩm có uy tín

như Orchid (Ấn Độ), SamchunDang (Hàn Quốc),…và đặc biệt là công ty

Stada (Đức). Nhà máy dược phẩm PYMEPHARCO đạt tiêu chuẩn GMP hiện

có gần 400 sản phẩm được Bộ Y tế cấp số đăng ký lưu hành với sự phong

phú về chủng loại và hình thức sản phẩm.

Thơng tin về công ty cổ phần PYMEPHARCO

- Tên công ty



:



Công ty cổ phần PYMEPHARCO



- Tên tiếng Anh



:



PYMEPHARCO



- Tên viết tắt



:



PMP LABS



- Biểu tượng của công ty :



33



- Trụ sở



:



166 – 170 Nguyễn Huệ, TP. Tuy Hòa, tỉnh



- Điện thoại



:



(84-057) 3829165 - 3823228



- Fax



:



(84-057) 3824717



- Email



:



pymepharco-py@dng.vnn.vn



- Website



:



www.pymepharco.com



- Giấy CNĐKKD



:



Số 3603000168 do Sở kế hoạch và đầu tư



Phú Yên



tỉnh Phú Yên cấp ngày 03/05/2006, cấp thay đổi lần 3 ngày 07/11/2007.

- Vốn điều lệ đăng ký



: 85.000.000.000 đồng (Tám mươi lăm tỷ



đồng).

Từ khi hình thành và phát triển, đến nay cơng ty đã đạt được

những thành quả đáng khích lệ như sau:

- Năm 2002: Chính phủ trao tặng cờ thi đua cho đơn vị dẫn đầu phong

trào thi đua.

- Năm 2003: Là thành viên chính thức của phòng thương mại cơng

nghiệp Việt Nam.

- Năm 2004: Chủ tịch nước trao tặng Huân chương lao động hạng III

cùng nhiều cờ khen thưởng của Bộ Y tế và tỉnh Phú Yên.

- Công ty là thành viên chính thức của Hiệp hội sản xuất kinh doanh

dược Việt Nam.

- Năm 2005: Là một trong những nhà sản xuất dược phẩm Việt Nam

tiên phong trong việc áp dụng tiêu chuẩn WHO-GMP.

- Huy chương vàng Expo 2005, cúp vàng Expo 2007.

- Doanh nghiệp hàng Việt Nam chất lượng cao 2006, 2007.

- Cúp vàng thương hiệu Việt 2006, 2007.

Trong nhiều năm qua, cơng ty đã nhận được sự tín nhiệm của nhiều đối

tác trong và ngoài nước. Thương hiệu PYMEPHARCO đã tạo được vị thế



34



vững chắc và có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước.[8, tr.15-17]

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động của công ty qua các năm

( Đơn vị tính: đồng)



Chỉ tiêu



2009



2010



2011



Doanh thu thuần bán 681.703.121.784 785.739.788.443



861.234.055.137



hàng và cung cấp dịch vụ

Lợi nhuận trước thuế

Lợi nhuận sau thuế



109.243.943.362

96.696.937.650



59.502.442.904

47.376.440.772



93.977.301.397

81.577.608.848



(Nguồn: Công ty cổ phần PYMEPHARCO)

2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty

a. Ngành nghề kinh doanh của công ty

- Ngành nghề kinh doanh của công ty:

+ Sản xuất thuốc tân dược

+ Kinh doanh bán buôn, bán lẻ thuốc tân dược, vật tư, hóa chất và trang

thiết bị y tế.

+ Xuất nhập khẩu trực tiếp: Thuốc tân dược, vật tư, hóa chất và trang

thiết bị y tế, nguyên liệu sản xuất thuốc, mỹ phẩm, thuốc thú y.

+ Sản xuất, kinh doanh thực phẩm chức năng dinh dưỡng.

- Các nhóm sản phẩm chính của cơng ty :

Hiện nay, cơng ty sản xuất gần 400 sản phẩm được Bộ Y tế cấp số đăng

ký lưu hành với sự phong phú về chủng loại và hình thức sản phẩm, bao gồm

các sản phẩm liên doanh sản xuất nhượng quyền và các sản phẩm do công ty

sản xuất:

* Sản phẩm liên doanh

Công ty liên doanh với các cơng ty sản xuất dược nước ngồi hàng đầu

như Stada GmbH Pharm(Đức), Orchid Healthcare Pharm (Ấn Độ), Synmedic

Laboratories (Ấn Độ), Kwangmyung Pharm (Hàn Quốc), Samchundang

Pharm (Hàn Quốc),…sản xuất nhượng quyền các sản phẩm thuốc kháng sinh

và thuốc biệt dược.



35



Công ty là đối tác hàng đầu của hãng sản xuất dược phẩm hàng đầu thế

giới là Stada GmbH Pharm – Đức – để sản xuất các loại thuốc kháng sinh đặc

trị theo cơng nghệ và quy trình sản xuất của Stada như: Cephalexin,

Cefuroxim, Cafadroxil, Cefixim, Cefaclor, Lincomycin, Nifedipin.

* Sản phẩm do công ty sản xuất

Công ty nghiên cứu, sản xuất sản phẩm thuốc và biệt dược trên dây

chuyền sản xuất hiện đại, tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn sản xuất của

ngành y tế như GMP, GDP,...Hiện nay, cơng ty có hai nhà máy sản xuất đó là

nhà máy thuốc viên và nhà máy thuốc tiêm.

+ Sản phẩm thuốc viên gồm:

Theo dạng bào chế, hiện nay sản phẩm của công ty chủ yếu là thuốc

viên, bao gồm: viên nén, viên nang cứng, viên nang mềm và viên bao phim.

Theo chức năng điều trị, sản phẩm của công ty được chia thành các

nhóm chính:

 Nhóm thuốc kháng sinh;

 Nhóm thuốc tác dụng trên hệ tiêu hoá và gan mật;

 Nhóm thuốc tác dụng trên hệ tim mạch;

 Nhóm thuốc tác dụng trên hệ thần kinh – cơ;

 Nhóm thuốc điều trị dị ứng;

 Nhóm thuốc tác dụng lên hệ nội tiết và chuyển hố;

 Nhóm thuốc tác dụng lên hệ tiết niệu – sinh dục;

 Nhóm thuốc hố trị liệu khác: thuốc diệt amib, thuốc giun sán;

thuốc kháng virus;

 Nhóm Vitamin và chất khống;

 Nhóm thuốc bổ

+ Sản phẩm thuốc tiêm gồm: