Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO

Tải bản đầy đủ - 0trang

72



đang tồn tại để hệ thống KSNB đạt hiệu quả cao. Một hệ thống KSNB hữu

hiệu sẽ giúp cho công ty hạn chế được những gian lận, sai sót xảy ra, đảm bảo

hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực, đạt được mục tiêu đề ra.

Bên cạnh đó, một hệ thống KSNB vững mạnh cũng góp phần tạo sự tin tưởng

của các cổ đông đối với công ty.

3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ

PHẦN PYMEPHARCO

3.2.1. Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và

thu tiền tại cơng ty

a. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng

Hiện nay tại công ty, khách hàng đặt hàng không theo mẫu Đơn đặt

hàng nào gây khó khăn trong việc quản lý và xét duyệt Đơn đặt hàng. Bên

cạnh đó, một số Đơn đặt hàng của khách hàng còn bị ghi sai tên hàng trong

trường hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại. Để khắc phục việc ghi sai tên

hàng trong Đơn đặt hàng và thuận tiện trong việc quản lý thì bộ phận bán

hàng ở phòng NVKD nên thiết kế lại mẫu Đơn đặt hàng phù hợp với đặc điểm

của công ty. Đơn đặt hàng được gửi cho khách hàng đã mua hàng của công ty

hoặc khách hàng mới được công ty ký kết hợp đồng. Khi khách hàng có nhu

cầu mua hàng sẽ điền đầy đủ các thông tin vào Đơn đặt hàng như: Tên khách

hàng, địa chỉ, ngày tháng năm, số hợp đồng (nếu có), thời gian dự kiến giao

hàng, tên hàng, số lượng, ký tên và đóng dấu của đơn vị mua hàng. Sau đó,

khách hàng gửi Đơn đặt hàng đầy đủ thông tin về bộ phận bán hàng của công

ty để yêu cầu bán hàng. Nếu khách hàng ở xa có thể gửi Đơn đặt hàng bằng

Fax, email hoặc đặt hàng trực tiếp trên Website của công ty. Công ty không

nhận đặt hàng qua điện thoại trừ trường hợp khách hàng quen và Đơn đặt

hàng có ít mặt hàng, số lượng nhỏ.



73



Bảng 3.1 Đơn đặt hàng của khách hàng



ĐƠN ĐẶT HÀNG

Số: 98

Họ và tên người mua hàng: Phan Thị Ngọc Huyền ĐT: 0905.304.517

Đơn vị:

BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH PHÚ YÊN

Địa chỉ:

15 Nguyễn Hữu Thọ - TP Tuy Hòa – Tỉnh Phú Yên

Thời gian dự kiến giao hàng: 13/05/2012

Phương thức giao hàng: chuyển hàng đến tại quầy thuốc Bệnh viện.

TÊN HÀNG



STT

01

02

03

04



Tatanol codein (20 x4)

PymeFucan (H/1)

Tamiacin 500mg (H/1)

Nitrocor 2,5mg (H/60)



NHÀ

SỐ

ĐVT SẢN LƯỢNG

XUẤT

Viên PMP

160

Viên PMP

4.000

Lọ PMP

106

Viên PMP

6.000



ĐƠN

GIÁ



THÀNH

TIỀN



Ghi

chú



TỔNG CỘNG: 04

Ngày 12 tháng 05 năm 2012

Khách hàng

(Ký tên, đóng dấu)



Phần dành cho cơng ty:

CƠNG NỢ CỦA KHÁCH HÀNG THÁNG ... NĂM ....

ĐẦU KỲ

SỐ PHÁT SINH TRONG

CUỐI KỲ

KỲ

NỢ



NỢ



NỢ





Ngày:



Nợ cho phép:

Đồng ý bán hàng



Người bán

(Ký, họ tên)



Người



Khơng đồng ý bán hàng

xét



duyệt

tín

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)



dụng



74



Ngồi ra, Đơn đặt hàng của công ty hiện nay được nhiều nhân viên bán

hàng tiếp nhận và không được đánh số thứ tự liên tục. Do đó, một số Đơn đặt

hàng bị thất lạc hay xử lý chậm nhưng không kiểm soát được làm cho việc

giao hàng chậm trễ, khách hàng khơng hài lòng. Vì vậy, để đạt được mục tiêu

tất cả các Đơn đặt hàng đều được kiểm soát và xử lý kịp thời thì cơng ty nên

thiết lập lại quy trình tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng như sau:

Phòng NVKD cử một nhân viên làm nhiệm vụ tiếp nhận Đơn đặt hàng

của khách hàng. Sau đó, tiến hành phân loại Đơn đặt hàng theo hình thức nào

(Fax, email, điện thoại, đặt hàng trực tuyến trên website) và đánh số thứ tự,

ghi vào sổ theo dõi Đơn đặt hàng (Bảng 3.2), chuyển cho bộ phận liên quan

xử lý. Sau khi, Đơn đặt hàng đã xử lý xong sẽ được chuyển lại cho nhân viên

tiếp nhận Đơn đặt hàng ban đầu để thông báo cho khách hàng biết chấp nhận

hay từ chối việc bán hàng đồng thời ghi tiếp vào sổ theo dõi (cột chấp nhận

hay từ chối bán hàng). Tiếp đó, Đơn đặt hàng được duyệt chuyển cho nhân

viên bán hàng phụ trách khu vực liên quan tiến hành xuất Hóa đơn GTGT để

chuẩn bị giao hàng cho khách hàng.

Như vậy, quy trình tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng được công ty ban

hành bằng văn bản và phổ biến đến toàn thể nhân viên áp dụng. Quy trình tiếp

nhận và xử lý Đơn đặt hàng được thể hiện trong quy trình kiểm sốt hoạt

động bán hàng tại cơng ty (Hình 3.1). Các nhân viên phòng NVKD tiếp nhận,

xử lý Đơn đặt hàng theo một mẫu thống nhất và thực hiện nghiêm túc quy

trình sẽ giúp cho tất cả các Đơn đặt hàng của khách hàng có thơng tin chính

xác, được xử lý kịp thời, khơng bị thất lạc, kiểm soát chặt chẽ và giao hàng

đúng thời gian quy định làm cho khách hàng tin cậy, hài lòng.



75



Bảng 3.2: Sổ theo dõi Đơn đặt hàng



SỔ THEO DÕI ĐƠN ĐẶT HÀNG

Phòng Nghiệp vụ kinh doanh

Tháng 05 năm 2012

STT



Ngày

tiếp

nhận



Đơn

đặt Fax

hàng

số

78

x



01



02/05



02



02/05



79



03



02/05



80



Hình thức đặt hàng

Email Điện website

thoại



x

x



Chấp Từ

Nhân viên

nhận chối

bán hàng

bán bán

hàng hàng

x

Trần Thị

Mộng Thơm

x

Nguyễn Thị

Phương

x

Trần Thị

Mộng Thơm



Ghi

chú



....



Nhân viên tiếp nhận

(Ký, họ tên)



Trưởng phòng NVKD

(Ký, họ tên)



b. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt cơng tác thẩm định khách hàng

Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình

bán hàng và thu tiền. Đây là khâu có rủi ro cao nếu khơng xét duyệt nghiêm

túc sẽ dẫn đến khả năng các khoản nợ không thu hồi được. Hiện tại, cơng ty

ủy quyền cho trưởng phòng NVKD hoặc trưởng các trung tâm vừa xét duyệt

bán chịu vừa duyệt bán hàng. Điều này dễ dẫn đến việc cấp vượt hạn mức bán

chịu quy định để tăng doanh số bán hàng. Vì thế, ngồi việc cơng ty đã xây

dựng một chính sách bán chịu thích hợp, cơng ty cần phải thành lập một tổ



76



thẩm định khách hàng độc lập với bộ phận bán hàng. Các thành viên trong tổ

thẩm định khách hàng phải là những người có kinh nghiệm, đạo đức tốt, am

hiểu về lĩnh vực kinh doanh và tài chính. Do đó, các thành viên trong tổ thẩm

định khách hàng được chọn từ phòng NVKD và phòng kế toán, đồng thời độc

lập với người duyệt bán hàng.

Tổ thẩm định khách hàng có nhiệm vụ thu thập thơng tin khách hàng,

sau đó phân tích, đánh giá năng lực tài chính của khách hàng. Từ đó, xét

duyệt hạn mức bán chịu của khách hàng hoặc đề xuất ý kiến lên phó tổng

giám đốc phụ trách quyết định hạn mức bán chịu. Quy trình kiểm sốt hoạt

động bán hàng tại cơng ty được thực hiện như sau:

Sau khi Đơn đặt hàng của khách hàng được xét duyệt có khả năng cung

ứng sẽ chuyển cho tổ thẩm định khách hàng để xét duyệt hạn mức bán chịu.

Nhân viên thẩm định khách hàng tiến hành kiểm tra, phân tích, đánh giá năng

lực tài chính của khách hàng để xét duyệt hạn mức bán chịu. Việc xét duyệt

bán chịu được thực hiện ngay trên Đơn đặt hàng.

Trường hợp Đơn đặt hàng được tổ thẩm định khách hàng duyệt đồng ý

thì chuyển cho trưởng phòng NVKD kiểm tra và ký duyệt. Sau đó chuyển cho

nhân viên tiếp nhận Đơn đặt hàng ghi sổ và chuyển cho nhân viên bán hàng

liên quan chuẩn bị thủ tục xuất giao hàng cho khách hàng.

Trường hợp số dư công nợ của khách hàng vượt quá mức cho phép hay

các khoản nợ đã q hạn thanh tốn thì tổ thẩm định khách hàng trình Đơn đặt

hàng, tình hình cơng nợ và đề xuất ý kiến lên phó tổng giám đốc phụ trách xét

duyệt. Nếu phó tổng giám đốc duyệt đồng ý bán hàng thì nhân viên tiếp nhận

Đơn đặt hàng chuyển cho nhân viên bán hàng liên quan chuẩn bị thủ tục xuất

giao hàng cho khách hàng. Ngược lại, Đơn đặt hàng khơng đồng ý thì nhân

viên tiếp nhận Đơn đặt hàng thông báo từ chối cho khách hàng biết hay yêu

cầu khách hàng thanh toán các khoản nợ quá hạn trước.



77



Phòng nghiệp vụ kinh doanh

Khách

hàng



Nhân viên

tiếp nhận

Đơn ĐH



Tiếp

nhận

Đơn

ĐH



Nhân

viên bán

hàng



Trưởng

phòng NV

KD



Tổ thẩm

định khách

hàng



Kiểm

tra

tồn

kho

Duyệt



u cầu

của KH



Kiểm

tra và



duyệt

Đơn

ĐH



Xét

duyệt

bán

chịu

Khơng Duyệt



Phó Tổng



Duyệt



Ghi sổ

Đơn

ĐH đã

duyệt



Khơng Duyệt



u

cầu

thanh

tốn



Từ

chối

khách

hàng



Hình 3.1: Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng tại công ty

Ghi chú: Những điểm in đậm trong quy trình trên là những điểm thay đổi so

với quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng thực tế tại cơng ty.



78



c. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt lập Hóa đơn bán hàng và giao hàng

Thực tế tại công ty hiện nay, khi xuất kho hàng giao cho khách hàng

không sử dụng Phiếu xuất kho để phản ánh số lượng hàng thực tế xuất. Sau

khi xuất kho hàng xong thủ kho ký nháy và đóng dấu “Đã giao hàng” vào Hóa

đơn GTGT (liên 3). Sau đó, liên 2 của Hóa đơn GTGT được giao cho khách

hàng, liên 3 thủ kho căn cứ ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế tốn ghi

sổ và lưu trữ. Như vậy, ở kho khơng lưu trữ chứng từ để kiểm tra, đối chiếu

việc ghi thẻ kho. Trường hợp Hóa đơn GTGT bị thất lạc sẽ gây khó khăn

trong cơng tác đối chiếu, kiểm tra số lượng hàng thực tế xuất kho giữa sổ kế

toán và thẻ kho. Vì vậy để theo dõi, kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ số lượng

hàng thực tế xuất kho, công ty nên sử dụng Phiếu xuất kho khi xuất hàng giao

cho khách hàng và Phiếu xuất kho được đánh số thứ tự trước.

Cơng ty thiết lập lại quy trình kiểm sốt doanh thu tại cơng ty được

thực hiện như sau:

Khi Đơn đặt hàng được duyệt đồng ý bán hàng, nhân viên bán hàng

phòng nghiệp vụ kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho

được trưởng phòng NVKD hay trưởng các trung tâm ký duyệt, nhân viên bán

hàng chuyển đến kho để làm thủ tục giao hàng cho khách hàng. Phiếu xuất

kho được lập thành 3 liên trong đó liên 1 lưu tại quyển bộ phận bán hàng giữ,

liên 2 lưu tại kho, liên 3 giao cho phòng kế toán lưu và ghi sổ. Thủ kho căn cứ

vào Phiếu xuất kho đã được duyệt kiểm tra đúng, hợp lý, hợp lệ thì xuất kho

hàng theo đúng nội dung. Khi xuất hàng xong thủ kho ghi số lượng hàng thực

tế xuất kho vào Phiếu xuất kho. Thủ kho và người nhận hàng ký vào Phiếu

xuất kho. Sau khi xuất kho xong, thủ kho căn cứ vào số lượng thực tế trên

Phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng mặt hàng.

Sau khi xuất kho hàng xong, dựa trên số hàng thực tế xuất kho nhân

viên bán hàng phòng NVKD tiến hành xuất Hóa đơn GTGT. Khi Hóa đơn



79



GTGT được lập xong sẽ được kế tốn bán hàng ở phòng kế tốn cập nhật qua

hệ thống phần mềm máy tính. Kế tốn bán hàng kiểm tra lại tất cả các nội

dung trên Hóa đơn. Trường hợp Hóa đơn GTGT được lập sai, kế tốn bán

hàng đề nghị phòng NVKD điều chỉnh (hủy bỏ hóa đơn cũ, lập lại Hóa đơn

mới thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh). Hóa đơn GTGT sau khi lập xong

được trưởng phòng NVKD hay trưởng các trung tâm ký duyệt. Hóa đơn được

lập 3 liên. Liên 1 lưu tại quyển ở phòng nghiệp vụ kinh doanh, liên 2 giao cho

khách hàng, liên 3 chuyển cho phòng kế tốn để ghi sổ và lưu trữ.

Hàng ngày, nhân viên kế toán đến gặp thủ kho nhận Hóa đơn GTGT (liên

3) để về ghi sổ kế tốn và lưu trữ. Khi nhận Hóa đơn nhân viên kế toán phải ký

nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” được thủ kho lưu.

+ Trường hợp khách hàng nhận hàng trực tiếp tại bên bán

Nhân viên bán hàng yêu cầu bên mua phải xuất trình giấy giới thiệu hoặc

giấy uỷ quyền nhận hàng. Sau đó, thủ kho xuất kho hàng giao cho người nhận

hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT (liên 2,

liên 3).

+ Trường hợp khách hàng yêu cầu giao hàng đến địa điểm quy định

Nhân viên vận chuyển có trách nhiệm đến kho nhận hàng và giao hàng

đến nơi cho khách hàng. Khi nhận hàng xong nhân viên vận chuyển ký vào

Phiếu xuất kho. Hóa đơn GTGT được photo ra thêm một bản. Nhân viên vận

chuyển đem hàng cùng Hóa đơn GTGT liên 2 và Hóa đơn photo đến giao

hàng cho khách hàng. Khách hàng nhận hàng xong, ký vào Hóa đơn photo.

Nhân viên vận chuyển giao cho khách hàng Hóa đơn GTGT liên 2 và mang

liên photo đã có chữ ký của khách hàng về giao cho phòng NVKD để lưu.

Như vậy, các nhân viên trong cơng ty thực hiện đúng các quy trình trên

sẽ giúp các chứng từ được lập đầy đủ ngay khi bán hàng và ghi nhận doanh

thu kịp thời. Đồng thời việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận thuận



80



lợi, chặt chẽ và kịp thời tránh xảy ra gian lận, sai sót.

Bảng 3.3: Phiếu xuất kho



PHIẾU XUẤT KHO

Số: 34

Nợ: TK 632

Ngày 13 tháng 05 năm 2012

Có : TK 155

Họ và tên người nhận hàng: Phan Thị Ngọc Huyền

Địa chỉ: Bệnh viện đa khoa tỉnh Phú Yên

Theo:

ĐĐH số 98 ngày 12 tháng 05 năm 2012

Lý do xuất : Xuất bán

Xuất tại kho: 166 – 170 Nguyễn Huệ - Tp Tuy Hòa – tỉnh Phú Yên.

STT



01

02

03

04



Tên, nhãn hiệu, quy

cách, phẩm chất sản

phẩm

Tatanol codein (20 x4)

PymeFucan (H/1)

Tamiacin 500mg (H/1)

Nitrocor 2,5mg (H/60)



Mã số



ĐVT



Số lượng

Yêu Thực

cầu xuất



60.T05

60.P41

62.T02

60.NO2



Viên

Viên

Lọ

Viên



160

4000

106

6000



160

4000

106

6000



Số lô và hạn dùng

Lô170510-HD 0513

Lô 010510-HD 0513

Lô 010510-HD 0513

Lô 131211-HD 1214



Cộng

Ngày 13 tháng 05 năm 2012

Thủ trưởng đơn vị



Người nhận



Người giao



Người lập



81



Phòng NVKD

Nhân viên BH



Lập

Phiếu

XK

Đơn ĐH

được duyệt





u



Phiếu xuất

kho 1

Phiếu xuất

kho 2

Phiếu xuất

kho 3



Phòng Kế tốn



Trưởng phòng

NVKD



Thủ kho



Kiểm tra

Phiếu

XK và



GTGT



Kiểm tra

và ký

Phiếu XK

và HĐ

GTGT



Kiểm

tra

Phiếu

XK



Cập

nhật

vào

phần

mềm



Xuất

hàng



L

ưu



Lập Hóa

đơn

GTGT





u



Kế tốn bán hàng





u



Hóa Đơn

GTGT 1

Hóa Đơn

GTGT 2

Hóa Đơn

GTGT 3



Khách

hàng



Hình 3.2: Quy trình kiểm sốt doanh thu tại cơng ty



Ghi chú: Những điểm in đậm trong quy trình trên là những điểm thay đổi so

với quy trình kiểm sốt doanh thu thực tế tại cơng ty.



82



d. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt ghi nhận doanh thu bán hàng

Hiện tại, công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xử lý các

dữ liệu kế tốn. Tuy nhiên, phần mềm khơng kết nối trực tuyến giữa văn

phòng cơng ty với các trung tâm giới thiệu và phân phối thuốc nên các báo

cáo tổng hợp hàng xuất bán, tình hình cơng nợ của khách hàng của các trung

tâm khơng kịp thời gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Các nhân

viên giữa các bộ phận thường giao dịch bằng điện thoại để thu thập thông tin.

Để khắc phục hạn chế trên, công ty nên trang bị, sử dụng phần mềm

quản lý thống nhất, có kết nối trực tuyến giữa các phòng ban và các trung

tâm. Cần phân quyền cụ thể, rõ ràng đến từng bộ phận, từng nhân viên sử

dụng phần mềm. Mỗi nhân viên đều có một tài khoản và mật khẩu riêng để

tránh tình trạng dữ liệu kế tốn có thể bị sửa đổi, sao chép hoặc xóa. Bên cạnh

đó, cơng ty nên quy định việc ghi nhận doanh thu được thực hiện hằng ngày,

không nên để dồn vài ngày mới ghi như hiện nay dễ dẫn đến ghi sai, ghi sót

hoặc ghi trùng bút tốn.

Cơng ty thực hiện tốt những giải pháp trên sẽ giúp hệ thống KSNB đạt

được mục tiêu cụ thể sau:

- Dữ liệu kế toán về bán hàng được kiểm tra, đối chiếu, kiểm soát hàng

ngày giữa các phòng ban và giữa văn phòng cơng ty với các trung tâm chính

xác, kịp thời.

- Các báo cáo về doanh thu bán hàng, tình hình cơng nợ của khách hàng

được cập nhật kịp thời giúp việc xét duyệt tín dụng bán hàng được nhanh

chóng và chính xác.

- Đảm bảo thực hiện đúng các quy định công ty về quản lý hạch tốn

việc bán hàng và thu tiền.

Hiện tại cơng ty đã cập nhật tất cả giá bán của từng mặt hàng vào phần

mềm quản lý và phân quyền cho trưởng phòng phòng kế tốn dùng mật khẩu



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×