Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Tổng công ty Dệt May Hà Nội.

Tổng công ty Dệt May Hà Nội.

Tải bản đầy đủ - 0trang

2.1.2.1. Vị trí hoạt động mua nguyên vật liệu trong hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, để thực hiện quá

trình chế tạo sản phẩm và đưa sản phẩm ấy ra thị trường tiêu thụ, doanh nghiệp phải

tìm mua các yếu tố cần thiết trên thị trường tương ứng. Hoạt động mua ngun vật

liệu có tầm ảnh hưởng vơ cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh

của doanh nghiệp, vì nguyên vật liệu là yếu tố mà doanh nghiệp thường xuyên phải

sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Bởi vậy, doanh nghiệp phải đồng thời tổ

chức các hoạt động mua nguyên vật liệu của mình trên thị trường bằng các phương

thức khác nhau. Chẳng hạn:

- Sử dụng vốn tiền tệ của mình trả cho các nhà cung ứng các yếu tố;

- Mua bán đối lưu: Trao đổi sản phẩm hàng hoá cảu mình lấy các yếu tố cần thiết;

- Mua trả chậm: Nhận hàng sau một thời gian nhất định mới thanh toán tiền;

- Trả tiền trước ( toàn bộ hoặc một phần ) sau thời gian nhất định sẽ nhận hàng

( ứng trước ) ....

Nói cách khác thị trường nguyên vật liệu là thị trường doanh nghiệp thường xuyên

xuất hiện và hoạt động với tần suất cao hơn các thị trường khác.

Mặt khác, trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì hoạt động mua

là hoạt động thứ nhất có quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác:

- Kết quả hoạt động mua đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của

doanh nghiệp;

- Nội dung hoạt động mua phụ thuộc vào nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiêp;

- Khả năng thực hiện hoạt động mua phụ thuộc vào khả năng đảm bảo tài chính của

doanh nghiệp;

- Hoạt động mua có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

2.1.2.2. Yêu cầu đối với hoạt động mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối

cùng của sản xuất kinh doanh. Do đó, để phát huy vai trò tích cực trong tồn bộ



23



hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp

phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

* Thứ nhất, đúng số lượng mong muốn.

Xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua của doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu

cầu của sản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất tiến hành binh thường, đủ khả

năng đối phó với những biến động thị trường ( khi khan hiếm hoặc khi cung lớn hơn

cầu ). Nếu việc mua nguyên vật liệu là quá ít hoặc quá nhiều đều gây nên những bất

lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp.

- Nếu lượng mua về ít hơn lượng cần thiết thì dường như nó sẽ làm tiết kiệm chi phí

cho nguyên vật liệu trong việc lưu kho, bảo quản nhưng hậu quả của tình trạng này

là không đủ NVL cung ứng cho sản xuất dẫn tới việc sản xuất bị đình trệ và việc

tung sản phẩm ra thị trường không đáp ứng đủ nhu cầu.

- Nếu lượng mua về nhiều hơn lượng cần thiết sẽ dẫn tới tình trạng ứ động vốn lưu

động. Mặt khác, điều đó còn làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên do

phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản NVL ( lưu kho, nhân công ...).

Trong việc đáp ứng yêu cầu về số lượng, doanh nghiệp phải giải quyết một tinh

huống: Với lượng NVL cần mua nhất định doanh nghiệp nên mua làm một lần hay

mua làm nhiều lần. Do đó, việc xác định số lần mua cần phải dựa vào sự biến đổi

của Thị trường, dự báo sự biến động của quan hệ cung - cầu và giá cả loại NVL ấy.

- Nếu cung = cầu, giá cả ổn định. Việc mua làm một lần có lợi hơn vì nó tiết kiệm

được chi phí mua (lượng tiền bỏ ra mua một lần ít, quay vòng vốn nhanh, chi phí

bảo quản ít).

- Nếu cung > cầu, giá cả biến động theo chiều hướng giảm xuống. Việc mua nhiều

lần có lợi.

- Nếu cung < cầu, giá cả hàng hố tăng lên. Việc mua một lần có lợi, trong trường

hợp này doanh nghiệp có thể mua nhiều hơn lượng mong muốn để đầu cơ.

* Thứ hai, đúng chủng loại mong muốn.

Để tạo thành một sản phẩm hoàn chỉnh như người sản xuất mong muốn cần nhiều

loại NVL khác nhau. Trong số các loại NVL đó có những loại chất lượng tốt xấu



24



khác nhau, số lượng khác nhau. Bởi vậy, đúng chủng loại các yếu tố cần mua là một

yêu cầu có tính bắt buộc.

* Thứ ba, đúng chất lượng mong muốn.

Việc xác định yêu cầu chất lượng NVL cần mua được thực hiện theo quy trình sau:

Sơ đồ 2.3: Xác định yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu cần mua.

Nhu cầu

khách

hàng về

chất lượng

hàng hoá



Thiết kế

sp bảo

đảm chất

lượng theo

yêu cầu



Yêu cầu

về chất

lượng

NVL cần

mua



Sản xuất

sản phẩm

có chất

lượng theo

thiết kế



Đưa sản phẩm ra thị trường

Điều đặc biệt cần chú ý ở đây là, chất lượng NVL mua về phải phù hợp với yêu cầu

chế tạo để có được sản phẩm phù hợp với đòi hỏi của khách hàng trên Thị trường.

Chất lượng cao nhất về mặt kỹ thuật chưa phải là tối ưu, nếu noa dẫn đến nguy cơ

tăng chi phí và gây khó khăn cho khách hàng trong lựa chọn nhà hàng hố thích

hợp, với khả năng thanh tốn và điều kiện sử dụng của mình.

* Thứ tư, đúng thời điểm mong muốn.

Trong thực tế việc mua NVL sớm hoặc muộn hơn thời điểm dự tính đều có những

bất lợi về kinh tế:

- Nếu mua sớm hơn thời điểm mong muốn, người quản lý cảm thấy yên tâm vì thấy

NVL cần có cho sản xuất đã có sẵn tại doanh nghiệp. Nhưng điều đó lại gây nên

những bất lợi về mặt kinh tế và phát sinh nhiều chi phí.

- Nếu mua muộn hơn thời điểm mong muốn sẽ dẫn đến việc tung sản phẩm ra thị

trường chậm và nhường thị trường của mình cho đối thủ cạnh tranh.

Bởi vậy, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, khi thực hiện hoạt động mua hàng,

nhanh nhất không phải là sự ưu tiên số một mà chính là sự kịp thời đúng thời điểm

mong muốn. Do đó, việc xác định thời điểm mua NVL là vô cùng quan trọng.



25



Sơ đồ 2.4: Xác định thời điểm mua nguyên vật liệu.

Thời điểm đưa sản



Thời gian dự trữ



Độ dài chu kỳ



phẩm ra thị trường



thành phẩm



sản xuất



Thời điểm mua



Thời gian dự trữ



NVL



NVL



* Thứ năm, chi phí nhỏ nhất

Việc giảm thiểu chi phí các yếu tố đầu vào là một trong những điều kiện quan trọng

để giảm giá thành trong sản xuất sản phẩm và cho phép doanh nghiệp có thể sử

dụng linh hoạt giá cả trong tiêu thụ sản phẩm.

Chi phí mua NVL được cấu thành từ:

- Giá trị lô hàng mua: phụ thuộc đơn giá và số lượng mua;

- Chi phí phục vụ quá trình mua: chi phí vận chuyển, hao hụt tự nhiên trong quá

trình vận chuyển và bảo quản, chi phí bảo quản, chi phí hành chính.

2.1.3. Hoạt động dự trữ nguyên vật liệu.

2.1.3.1. Bản chất hoạt động dự trữ.

Dự trữ là hoạt động tồn trữ NVL, bán thành phẩm để phục vụ quá trình sản

xuất của doanh nghiệp cúng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan:

- Xuất phát từ yêu cầu bảo đảm tính liên tục của quá trình sản xuất. Dù quá trình sản

xuất sản phẩm có chu kỳ sản xuất dài ngắn như thế nào, cũng đòi hỏi phải có lượng

dự trữ gối đầu.

- Sự không ổn định của quan hệ cung cầu NVL làm cho các nhà quản trị phải xác

định được một cách hợp lý lượng dự trữ để đối phó với những biến động của Thị

trường.

- Tính thời vụ của sản xuất và chế biến từ một loại NVL nào đó.



26



- Sự khác nhau giữa chu kỳ sản xuất sản phẩm với chu kỳ kinh doanh và sự không

cân đối của các khâu trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Dự trữ có thể là kết quả mua ít lần với khối lượng rất lớn với mỗi lần mua, vì

muốn hưởng chiết khấu do mua lượng lớn.

Dự trữ là cần thiết, nhưng nếu dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn,

tăng thêm chi phí bảo quản. Đó chính là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản

xuất và đấy giá bán hàng hoá lên cao, làm cho các doanh nghiệp gặp khó khăn trong

quá trình tiêu thụ sản phẩm. Ngược lại, nếu lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến

nguy cơ làm gián đoạn sản xuất, chậm trẽ thời hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp

ra thị trường và làm cho doanh nghiệp mất khách hàng. Điều khó khăn chính của

doanh nghiệp là phải dự báo được sự biến động của quan hệ cung - cầu NVL để xác

định được lượng dự trữ hợp lý. Trong thực tế không loại trừ trường hợp, nếu doanh

nghiệp dự báo thị trường NVL sẽ biến động theo hướng cung nhỏ hơn cầu, giá cả

NVL tăng lên, sẽ tăng lượng dự trữ cao hơn mức bình thường. Với tình huống này

nếu doanh nghiệp không lợi dụng cơ hội để thực hiện hành vi “đầu cơ” thì nó vẫn

có lợi nhờ giảm bớt một cách tương đối nhu cầu vốn cho mua sắm NVL và mặc dù

có biến động giá cả đầu vào nhưng giá sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp tung ra

thị trường vẫn có thể giữ mức bình ổn.

Thông thường các doanh nghiệp áp dụng nhiều loại dự trữ như:

- Dự trữ thường xuyên dùng để bảo đảm cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành

liên tục giữa hai lần mua NVL;

- Dự trữ bảo hiểm dùng để đề phòng những bất trắc trong bảo đảm NVL. Dự trữ này

bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ ngun liệu cho sản xuất khi khơng còn dự trữ

thường xun;

- Dự trữ theo mùa vụ được tính tồn cho các loại NVL mà việc sản xuất có tính thời

vụ.

Xét một cách tổng quát lượng dự trữ của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào

những nhân tố cơ bản sau:

- Lượng NVL tiêu dùng bình quân một ngày đêm.;



27



- Mức cung cấp tối thiểu mỗi lần của người bán và số lần cung cấp;

- Khoảng cách giữa doanh nghiệp và người bán NVL, khả năng bảo đảm phương

tiện vận tải NVL;

- Tính chất của loại NVL mà doanh nghiệp sử dụng.

Trong tính tốn mức dự trữ doanh nghiệp có thể xác định loại dự trữ tối đa,

dự trữ tối thiểu và dự trữ trung bình.

Nội dung của quản trị dự trữ được xem xét trên ba phương diện chính:

- Quản trị hiện vật dự trữ nhằm hướng tới tối ưu hoá việc lưu kho của vật tư thông

qua việc lực chọn các kiểu kho tàng và phương pháp sắp xếp vật tư trong kho;

- Quản trị kế toán dự trữ nhằm hiểu biết tốt hơn sự vận động về số lượng và giá trị

vật tư dự trữ thông qua việc sử dụng phiếu kho theo các phương thức xuất, nhập

khác nhau;

- Quản trị kinh tế dự trữ nhằm cho phép doanh nghiệp hoạt động với lượng dự trữ

vật tư tối ưu thông qua việc xác định nhịp điệu dự trữ, số lượng hàng đặt và thời

điểm giao hàng.

2.1.3.2. Hệ thống cung ứng đúng thời điểm.

Trong điều kiện nền KTTT, cách cung ứng NVL theo kiểu truyền thống (có

sản xuất là có dự trữ NVL, mức dự trữ NVL thường rất lớn, chi phí lưu kho cao...)

khơng còn phù hợp. Bởi vậy, để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số

doanh nghiệp đã thành công trong việc sử dụng phương pháp J.I.T. Theo phương

pháp này mức dữ trữ có xu hướng giảm dần đến 0. Hệ thống đúng thời điểm bao

trùm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản trị sản xuất. Quan điểm này được thể

hiện như sau:

* Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng được

đem bán đúng thời điểm trên thị trường.

* Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều phải

cung cấp đến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:

- Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản phẩm hoàn

chỉnh;



28



- Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi tiết;

- Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết.

Trong hệ thống sản xuất “đúng thời điểm” hay còn gọi là “hệ thống sản xuất

khơng dự trữ”, lượng tồn kho được kiểm sốt để ln ở mức tối thiểu và có xu

hướng tiến sát đến mức đơn vị. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh

nghiệp, nhất là giảm đáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng

như tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Những ưu điểm của J.I.T:

- Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên với khối

lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ;

- Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm nhà cung

ứng mới.

Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị

sản xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và

bên ngoài quá trình điều hành sản xuất.

Những nhược điểm của J.I.T:

- Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp;

- Hệ thống kiểm sốt và điều hành hoạt động khó khăn.

2.1.3.3. Quản trị cung ứng có lựa chọn.

Tất cả các ngun liệu, hàng hóa doanh nghiệp mua được khơng phải đều có cùng

một tầm quan trong như nhau: thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp;

một số khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao

hàng, số lượng người cung ứng hạn chế). Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải

được lựa chọn. Doanh nghiệp cần phải chú ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng,

do vậy cần phải sắp xếp các mặt hàng dự trữ để xác định những phương pháp quản

trị có hiệu quả nhất.

2.1.3.3.1. Phân tích 20/80.

Phần lớn các trường hợp, một doanh nghiệp thực hiện khoảng 80% doanh số

chỉ với 20% lượng khách hàng của mình và ngược lại 80% số lượng khách hàng chỉ



29



góp phần vào 20% doanh số. Trong vấn đề dự trữ, người ta kiểm tra và nhận thấy

rằng 20% số lượng các mặt hàng tạo ra 80% giá trị đầu tư cho dự trữ, hoặc là 80%

tiêu dùng về giá trị hoặc còn là 80% giá trị mua. Tất nhiên, những số liệu này là số

trung bình, số liệu tỷ lệ này có thể là 15/85 hoặc là 25/75.

2.1.3.3.2. Phân tích ABC.

Phân tích ABC là thể loại nhuần nhuyễn của phương pháp phân tích 20/80,

chia các loại vật tư hàng hóa thành 3 nhóm:

- Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 60% -70% so với

tổng giá trị tồn kho, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10% - 20% lượng hàng tồn

kho.

- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình

từ 20% - 30% ứng với số lượng khoảng 25% - 30% tổng số hàng tồn kho.

- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ chiếm 5% - 15% nhưng

số lượng chiếm khoảng 50% - 60% tổng số lượng hàng tồn kho.

Phương pháp phân tích ABC cho phép ra những quyết định quan

trọng:

* Có liên quan đến dự trữ: Những sản phẩm nhóm A sẽ là đối tượng được đầu tư lập

kế hoạch thận trọng, nghiêm túc hơn về nhu cầu; sản phẩm nhóm B có thể quản lý

bằng kiểm kê liên tục, còn các sản phẩm nhóm C chỉ là đối tượng kiểm kê định kỳ.

Tất cả mọi sự can thiệp nhằm hạn chế dự trữ trước tiên nhằm vào mặt hàng nhóm

A.

* Có liên quan đến việc mua hàng: Phân tích ABC về doanh số mua theo chủng loại

hàng hóa:

- Các sản phẩm nhóm A là đối tượng lùng kiếm và để đánh giá kỹ càng những người

cung ứng và phải được phân tích về mặt giá trị hàng hóa.

- Các sản phẩm nhóm A phải giao cho những người có kinh nghiệm, còn mặt hàng

nhóm C giao cho những người mới vào nghề.

- Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A là đối tượng mua tập trung, mua

các loại khác là phi tập trung.



30



- Các sản phẩm nhóm A trong trường hợp có thể là đối tượng của toàn bộ thị trường

với việc giao nhận thường xuyên để hạn chế dự trữ.

* Có liên quan đến nhà cung ứng: Phân tích ABC về doanh số nhà cung ứng:

- Những nhà cung ứng lọai A là đối tượng theo dõi đặc biệt: phân tích tình hình tài

chính, sự thuyên chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới kỹ thuật

- Sự so sánh phân tích ABC về các khách hàng và người cung ứng cho phép doanh

nghiệp có các thơng tin có ích về mối quan hệ tương tác.

Các yêu cầu trong ghi chép tồn kho:

- Các quyết định về chính sách tồn kho cũng như việc thực hiện chúng đều phải dựa

trên các dữ liệu tồn kho. Các dữ liệu này càng chính xác bao nhiêu thì càng đảm bảo

việc ra quyết định và thực thi quyết định tốt bấy nhiêu. Chỉ khi nào xác định những

gì thực sự đang có trong tay, nhà quản trị mới có được những quyết định chính xác

về đơn hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển.

- Để kiểm tra tốt việc tồn kho, các báo cáo tồn kho phải được thẩm tra chính xác

trong từng chu kỳ tính tốn đối với từng nhóm hàng A,B,C. Chu kỳ này thay đổi tùy

theo nhóm hàng: nhóm hàng A: 1 lần/tháng; nhóm hàng B: 1 lần/q; nhóm hàng C:

1 lần/năm. Kiểm tra tồn kho thường xuyên còn giúp cho doanh nghiệp giảm bớt thời

gian ngừng và gián đoạn sản xuất, phát hiện những thiếu sót và nguyên nhân gây ra

để có những hoạt động điều chỉnh kịp thời.

2.2. Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên liệu của Tổng công ty.

2.2.1. Một số quy định về hoạt động mua nguyên vật liệu.



31



Sơ đồ 2.5: Quy trình lập nhu cầu mua nguyên vật liệu.

Nhu cầu

ngun vật liệu



Khơng cần mua



Có đủ tồn kho



1



Hàng tồn kho hoặc

tồn kho không đủ



2



Phê duyệt



Loại

Không đạt



3



Đạt



Ghi chú:



Duyệt

1. Kiểm tra tồn kho.

2. Kiểm tra xác nhận nhu cầu.

B



3. Lựa chọn nhà cung ứng.



32



Sơ đồ 2.6: Quy trình xử lý nguyên vật liệu sau mua.

B



Hàng hố khác



Vật tư, phụ tùng



Khơng y/c

chạy thử



Mua hàng



Chạy thử



Đạt



xnk

q

Không

đạt

Trả lại



Không đạt



K.Tra hàng

Đạt



Xử lý theo

Nhập kho



quy định



Lưu hồ sơ

Theo dõi nhà

cung ứng

T.T phản hồi

từ khách hàng



Khắc phục,

phòng ngừa



Xem xét

của lãnh đạo

33



Tiếp nhận, lắp

đặt, thay thế



Cập nhật hồ

sơ b/c quý



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tổng công ty Dệt May Hà Nội.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×