Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
c. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát lập Hóa đơn bán hàng và giao hàng

c. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát lập Hóa đơn bán hàng và giao hàng

Tải bản đầy đủ - 0trang

79



GTGT được lập xong sẽ được kế toán bán hàng ở phòng kế tốn cập nhật qua

hệ thống phần mềm máy tính. Kế tốn bán hàng kiểm tra lại tất cả các nội

dung trên Hóa đơn. Trường hợp Hóa đơn GTGT được lập sai, kế tốn bán

hàng đề nghị phòng NVKD điều chỉnh (hủy bỏ hóa đơn cũ, lập lại Hóa đơn

mới thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh). Hóa đơn GTGT sau khi lập xong

được trưởng phòng NVKD hay trưởng các trung tâm ký duyệt. Hóa đơn được

lập 3 liên. Liên 1 lưu tại quyển ở phòng nghiệp vụ kinh doanh, liên 2 giao cho

khách hàng, liên 3 chuyển cho phòng kế tốn để ghi sổ và lưu trữ.

Hàng ngày, nhân viên kế toán đến gặp thủ kho nhận Hóa đơn GTGT (liên

3) để về ghi sổ kế tốn và lưu trữ. Khi nhận Hóa đơn nhân viên kế tốn phải ký

nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” được thủ kho lưu.

+ Trường hợp khách hàng nhận hàng trực tiếp tại bên bán

Nhân viên bán hàng yêu cầu bên mua phải xuất trình giấy giới thiệu hoặc

giấy uỷ quyền nhận hàng. Sau đó, thủ kho xuất kho hàng giao cho người nhận

hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT (liên 2,

liên 3).

+ Trường hợp khách hàng yêu cầu giao hàng đến địa điểm quy định

Nhân viên vận chuyển có trách nhiệm đến kho nhận hàng và giao hàng

đến nơi cho khách hàng. Khi nhận hàng xong nhân viên vận chuyển ký vào

Phiếu xuất kho. Hóa đơn GTGT được photo ra thêm một bản. Nhân viên vận

chuyển đem hàng cùng Hóa đơn GTGT liên 2 và Hóa đơn photo đến giao

hàng cho khách hàng. Khách hàng nhận hàng xong, ký vào Hóa đơn photo.

Nhân viên vận chuyển giao cho khách hàng Hóa đơn GTGT liên 2 và mang

liên photo đã có chữ ký của khách hàng về giao cho phòng NVKD để lưu.

Như vậy, các nhân viên trong công ty thực hiện đúng các quy trình trên

sẽ giúp các chứng từ được lập đầy đủ ngay khi bán hàng và ghi nhận doanh

thu kịp thời. Đồng thời việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận thuận



80



lợi, chặt chẽ và kịp thời tránh xảy ra gian lận, sai sót.

Bảng 3.3: Phiếu xuất kho



PHIẾU XUẤT KHO

Số: 34

Nợ: TK 632

Ngày 13 tháng 05 năm 2012

Có : TK 155

Họ và tên người nhận hàng: Phan Thị Ngọc Huyền

Địa chỉ: Bệnh viện đa khoa tỉnh Phú Yên

Theo:

ĐĐH số 98 ngày 12 tháng 05 năm 2012

Lý do xuất : Xuất bán

Xuất tại kho: 166 – 170 Nguyễn Huệ - Tp Tuy Hòa – tỉnh Phú Yên.

STT



01

02

03

04



Tên, nhãn hiệu, quy

cách, phẩm chất sản

phẩm

Tatanol codein (20 x4)

PymeFucan (H/1)

Tamiacin 500mg (H/1)

Nitrocor 2,5mg (H/60)



Mã số



ĐVT



Số lượng

Yêu Thực

cầu xuất



60.T05

60.P41

62.T02

60.NO2



Viên

Viên

Lọ

Viên



160

4000

106

6000



160

4000

106

6000



Số lô và hạn dùng

Lô170510-HD 0513

Lô 010510-HD 0513

Lô 010510-HD 0513

Lô 131211-HD 1214



Cộng

Ngày 13 tháng 05 năm 2012

Thủ trưởng đơn vị



Người nhận



Người giao



Người lập



81



Phòng NVKD

Nhân viên BH



Lập

Phiếu

XK

Đơn ĐH

được duyệt





u



Phiếu xuất

kho 1

Phiếu xuất

kho 2

Phiếu xuất

kho 3



Phòng Kế tốn



Trưởng phòng

NVKD



Thủ kho



Kiểm tra

Phiếu

XK và



GTGT



Kiểm tra

và ký

Phiếu XK

và HĐ

GTGT



Kiểm

tra

Phiếu

XK



Cập

nhật

vào

phần

mềm



Xuất

hàng



L

ưu



Lập Hóa

đơn

GTGT





u



Kế tốn bán hàng





u



Hóa Đơn

GTGT 1

Hóa Đơn

GTGT 2

Hóa Đơn

GTGT 3



Khách

hàng



Hình 3.2: Quy trình kiểm sốt doanh thu tại công ty



Ghi chú: Những điểm in đậm trong quy trình trên là những điểm thay đổi so

với quy trình kiểm sốt doanh thu thực tế tại cơng ty.



82



d. Hồn thiện thủ tục kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng

Hiện tại, công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xử lý các

dữ liệu kế toán. Tuy nhiên, phần mềm khơng kết nối trực tuyến giữa văn

phòng công ty với các trung tâm giới thiệu và phân phối thuốc nên các báo

cáo tổng hợp hàng xuất bán, tình hình cơng nợ của khách hàng của các trung

tâm khơng kịp thời gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, đối chiếu. Các nhân

viên giữa các bộ phận thường giao dịch bằng điện thoại để thu thập thông tin.

Để khắc phục hạn chế trên, công ty nên trang bị, sử dụng phần mềm

quản lý thống nhất, có kết nối trực tuyến giữa các phòng ban và các trung

tâm. Cần phân quyền cụ thể, rõ ràng đến từng bộ phận, từng nhân viên sử

dụng phần mềm. Mỗi nhân viên đều có một tài khoản và mật khẩu riêng để

tránh tình trạng dữ liệu kế tốn có thể bị sửa đổi, sao chép hoặc xóa. Bên cạnh

đó, cơng ty nên quy định việc ghi nhận doanh thu được thực hiện hằng ngày,

không nên để dồn vài ngày mới ghi như hiện nay dễ dẫn đến ghi sai, ghi sót

hoặc ghi trùng bút tốn.

Cơng ty thực hiện tốt những giải pháp trên sẽ giúp hệ thống KSNB đạt

được mục tiêu cụ thể sau:

- Dữ liệu kế toán về bán hàng được kiểm tra, đối chiếu, kiểm sốt hàng

ngày giữa các phòng ban và giữa văn phòng cơng ty với các trung tâm chính

xác, kịp thời.

- Các báo cáo về doanh thu bán hàng, tình hình cơng nợ của khách hàng

được cập nhật kịp thời giúp việc xét duyệt tín dụng bán hàng được nhanh

chóng và chính xác.

- Đảm bảo thực hiện đúng các quy định cơng ty về quản lý hạch tốn

việc bán hàng và thu tiền.

Hiện tại công ty đã cập nhật tất cả giá bán của từng mặt hàng vào phần

mềm quản lý và phân quyền cho trưởng phòng phòng kế toán dùng mật khẩu



83



riêng để quản lý. Việc quản lý giá bán như vậy nhằm đảm bảo không ai được

phép sửa đổi thông tin về giá bán hàng trong thời gian còn hiệu lực. Tuy

nhiên, việc viết sai giá bán vẫn còn tình trạng xảy ra mặc dù cơng ty đã có

bảng giá bán hàng cài trên phần mềm và có bộ phận kế tốn kiểm tra độc lập.

Ngun nhân bộ phận kế tốn kiểm tra mang tính hình thức, khơng ký duyệt

sau khi kiểm tra. Bên cạnh đó, các tên hàng gần giống nhau có mã hàng gần

giống nhau hoặc cùng mặt hàng nhưng cơng ty có nhiều giá khác nhau tùy

theo khách hàng. Vì vậy, cơng ty nên quy định trước khi giao cho khách hàng

Hóa đơn GTGT ngồi chữ ký của người lập, trưởng phòng NVKD còn phải

có chữ ký của nhân viên kế tốn phụ trách việc kiểm tra Hóa đơn.

Ngồi ra, cơng tác kiểm tra của công ty về việc ghi nhận doanh thu tại

các trung tâm không thực hiện thường xuyên. Công ty thực hiện kiểm tra đột

xuất một đến hai lần trong năm và việc kiểm tra chỉ dừng lại ở mức độ ghi

nhận doanh thu có đúng với số Hóa đơn phát sinh hay không. Điều này, dễ

dẫn đến gian lận và sai sót xảy ra làm mất doanh thu của cơng ty. Vì vậy, cơng

ty nên quy định 10 ngày hoặc đột xuất đến kiểm tra, đối chiếu việc ghi nhận

doanh thu tại các trung tâm có đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định

không. Nếu phát hiện sai phạm thì phải điều chỉnh và xử phạt nghiêm.

e. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nợ phải thu khách hàng

Hiện nay, cơng ty đã có các quy định cụ thể về kiểm soát nợ phải thu

khách hàng thống nhất trong tồn hệ thống. Tuy nhiên, cuối kỳ vẫn còn xảy ra

nhiều khách hàng có số dư nợ vượt quá mức cho phép làm tổn thất một khoản

tài chính của cơng ty. Vì vậy, để kiểm sốt và thu hồi được nợ đúng hạn, hạn

chế nợ quá hạn phát sinh kéo dài hay rủi ro không thu hồi được. Công ty cần

đưa ra các quy định xử phạt nghiêm đối với những nhân viên vi phạm quy

định đã ban hành. Đối với khách hàng, khoản chênh lệch giữa số dư nợ với số

dư nợ cho phép được cơng ty tính lãi suất theo quy định và dừng việc cung



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

c. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát lập Hóa đơn bán hàng và giao hàng

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×