Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ kế toán và sổ sách kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-3-2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành gồm 5 chỉ tiêu: lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, TSCĐ và các
Tải bản đầy đủ - 0trang
49
TK 331- Các khoản phải trả, TK 3311- phải trả nội địa, TK 3312- phải
trả nước ngoài.
TK 112- Tiền gửi ngân hàng, được chi tiết cho từng ngân hàng.
TK 111- Tiền mặt
Các sổ kế tốn tổng hợp áp dụng: Cơng ty sử dụng hình thức chứng từ
ghi sổ nên hệ thống sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ cái TK nguyên vật liệu,
Sổ cái TK các khoản phải trả, Sổ cái TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Sổ tổng
hợp công nợ, Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Các sổ kế toán chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh tốn: cơng ty
sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết theo quy định hướng dẫn của chế độ kế
toán doanh nghiệp, gồm có: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Sổ chi tiết các khoản
phải trả, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng.
Công ty cổ phần Dệt may 29/3 là cơng ty có quy mơ tương đối lớn,
đang từng bước gia tăng lợi thế cạnh tranh và xâm nhập thị trường thế giới
nhưng các nhà quản lý tại công ty chưa quan tâm đến các báo cáo kế toán
quản trị để tăng cường hiệu quả KSNB đối với thông tin kế tốn tại cơng ty.
2.2.3 Quy trình KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty Cổ
phần Dệt may 29/3
KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty CP Dệt may 29/3
được trình bày trên cơ sở kết hợp giữa kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
Kiểm soát quản lý nhằm kiểm soát việc thực hiện qui chế, qui định về
trách nhiệm, quyền hạn và nội dung của việc mua nguyên phụ liệu dệt may và
q trình thanh tốn cho các nhà cung cấp tại Công ty, tránh sự chồng chéo,
mâu thuẫn giữa các cá nhân trong tổ chức.
50
Kiểm soát kế toán nhằm kiểm sốt việc áp dụng hệ thống kế tốn tại
Cơng ty, đó là các chứng từ, sổ sách kế tốn, phương pháp hạch toán vào sổ
sách, báo cáo kế toán, quá trình này được thực hiện thơng qua phần mềm kế
tốn Bravo.
2.2.3.1 Kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng
Tại Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3, việc mua nguyên phụ liệu diễn ra
thường xuyên, vừa có đơn hàng mua trong nước, vừa có đơn hàng mua nước
ngồi, nhưng mua ngun phụ liệu tại nước ngồi nhiều hơn, vì vậy q trình
mua hàng mất khá nhiều thời gian để làm tất cả các thủ tục vận chuyển hàng
về kho công ty, các hợp đồng nhập khẩu được ký kết giữa công ty và nhà
cung cấp nước ngoài chủ yếu là nhập khẩu theo giá FOB, CIF, và tuân thủ
theo Incoterms 2000.
a. Kiểm sốt quy trình đặt hàng
Phòng Kinh doanh- xuất nhập khẩu được Tổng Giám đốc cơng ty giao
nhiệm vụ chính trong việc mua hàng. Khi nhận được đơn đặt mua hàng từ
khách hàng chuyển đến cơng ty, Trưởng phòng kinh doanh- xuất nhập khẩu
giao cho một nhân viên phụ trách đơn hàng này, nhân viên phụ trách đơn hàng
sẽ xem xét trên đơn đặt hàng về số lượng hàng cần đặt, thời hạn giao hàng,
khả năng sản xuất đơn hàng đó tại xí nghiệp. Tại cơng ty, năng suất hàng
tháng đối với mặt hàng dệt là 30 tấn sợi/tháng; đối với mặt hàng may, tuỳ
thuộc vào dây chuyền sản xuất của từng loại hàng dễ hay khó, thời gian ngắn
hay dài, đối với mặt hàng dễ sản xuất như quần dài, năng suất đạt được là 420
sản phẩm/ngày, đối với mặt hàng khó sản xuất như áo jacket, năng suất đạt
đượt là 380 sản phẩm/ngày; căn cứ vào năng suất sản xuất của từng mặt hàng
mà phòng Kinh doanh xác định thời hạn giao hàng. Nếu đồng ý với các điều
kiện ghi trong đơn đặt mua hàng của khách hàng, nhân viên phụ trách đơn
51
hàng đó sẽ gửi thư trả lời bằng mail hoặc thông báo bằng điện thoại là sẽ cung
cấp sản phẩm đó theo đơn đặt mua hàng. Sau khi cân đối nguyên phụ liệu, xác
định các loại nguyên phụ liệu còn thiếu, phòng Kinh doanh –XNK sẽ lập Đề
xuất mua nguyên phụ liệu chi tiết cho đơn hàng đó về số lượng ngun phụ
liệu còn trong kho, số lượng cần mua thêm, đơn giá mua của từng nguyên phụ
liệu, kế hoạch xuất mỗi nguyên phụ liệu ra để sản xuất đơn hàng đó, sau đó
Đề xuất mua ngun phụ liệu được trình cho Tổng giám đốc cơng ty để xem
xét và duyệt mua.
Nếu khách hàng chỉ định nhà cung cấp, nhân viên phòng Kinh doanhXNK chỉ cần lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp được chỉ định.
Nếu khách hàng không lựa chọn nhà cung cấp, sau khi đồng ý mua,
phòng kinh doanh- XNK sẽ lựa chọn, xem xét nhà cung cấp, nhân viên kinh
doanh tiến hành khảo sát thị trường, xem xét ba bảng báo giá của ba nhà cung
cấp và lựa chọn nhà một nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và giá cả.
Trưởng phòng kinh doanh xem xét, ký bảng báo giá, sau đó chuyển cho Tổng
giám đốc cơng ty duyệt mua.
Căn cứ vào bảng báo giá, nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ lập đơn đặt
hàng gửi đến nhà cung cấp, đối với những đơn hàng lớn, nhân viên kinh
doanh sẽ gửi cả mẫu nguyên phụ liệu cần đặt mua kèm theo đơn đặt hàng cho
nhà cung cấp; đơn đặt hàng sau khi ký duyệt sẽ gửi đến nhà cung cấp và lưu
tại phòng kinh doanh-XNK, sau đó hợp đồng kinh tế được ký kết giữa công ty
và nhà cung cấp để ràng buộc trách nhiệm, quyền hạn của người mua và
người bán trong việc cung cấp hàng hoá đã ghi trong hợp đồng. Hợp đồng
kinh tế được gửi cho nhà cung cấp, gửi cho thủ kho để chuẩn bị nhận hàng,
một bản được lưu tại Phòng kinh doanh-XNK. Nhân viên kinh doanh căn cứ
52
thông tin trên đơn hàng, hợp đồng kinh tế để cập nhật Sổ theo dõi đơn hàng
và Sổ theo dõi Nhà cung cấp.
* Các thủ tục kiểm sốt đặt hàng tại Cơng ty là đơn đặt hàng gửi cho
nhà cung cấp phải đúng với số lượng, chủng loại, chất lượng hàng cần mua;
thông tin mua hàng trên Đề xuất mua hàng phù hợp với thông tin trên đơn đặt
hàng và phải có sự phê duyệt đúng đắn của cấp có thẩm quyền trên giấy đề
xuất mua hàng và đơn đặt hàng.
Trên đây là nội dung kiểm sốt đặt hàng khi có đơn hàng của khách
hàng yêu cầu, đặt hàng diễn ra thường xuyên, liên tục tại Công ty, đặc biệt là
đối với các đơn đặt hàng số lượng lớn, nhà cung cấp ở nước ngoài thì Tổng
giám đốc rất quan tâm đến các điều kiện qui định trong hợp đồng để đảm bảo
quá trình đặt hàng diễn ra thơng suốt.
53
Bảng 2.1 Đề xuất mua hàng
CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3
60 Mẹ Nhu, Q. Thanh Khê, Đà Nẵng
ĐỀ XUẤT MUA HÀNG
Ngày 05 tháng 02 năm 2012
Kính gửi: Lãnh đạo cơng ty
Để sản xuất cho lơ hàng 27.000 áo sơ mi cho đơn hàng PO#SA1408,1783,
1930,31,37 của khách hàng Perry Ellis, Phòng Kinh doanh- XNK đề xuất mua một số
nguyên phụ liệu sau để sản xuất:
T
T
1
2
3
Số
lượng
Tên nguyên phụ liệu
V/c.00875C.100%P.w=151cm 3.996
#Black
V/c.00875D.100%P.w=151cm
3.583
#Straw
V/c.00875P.100%P.w=151cm 10.658
#Khaki
5.
V/c.00837Q.100%P.w=151cm
#H. Charcoal
6. Vải lót 80%P 20%C polysheen
57/58" #
7. Button 24L #69
8. Button 24L #45
9. Button 24L #24
10. Button 24L #28
Đơn
giá
(USD)
1.983
1.983
1.968
11.614
2.052
3.631
0.981
26.260
20.659
15.896
9.905
0.825
0.825
0.825
0.825
Tổng cộng
Tổng giám đốc duyệt
Thành tiền
(USD)
Ghi chú
7,924.068
Đơn giá
này tại
Jiaxing
20,974.944
Burlington
Textile Co.,
23,831.928
LTD
7,105.089
3,562.011
21,664.500
Đơn giá
này tại
17,043.675
Sher
13,114.200
8,171.625 Plastic(Far
East)Ltd
123,392.040
Trưởng Phòng Kinh doanh- XNK
Kiểm tra sự phê
chuẩn đúng đắn
(Nguồn: Công ty cổ phần Dệt may 29/3)
54
Bảng 2.2 Đơn đặt hàng
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3
60 Mẹ Nhu, Q. Thanh Khê, Đà Nẵng
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày 07 tháng 02 năm 2012
Kiểm tra sự phù
hợp giữa Đề xuất
mua hàng với Đơn
đặt hàng
Kính gửi: Cơng ty JIAXING BURLINGTON TEXTILE CO., LTD
Công ty chúng tôi sẽ đặt đơn hàng này đến quý ngài với số hàng như sau:
STT
1.
2.
3.
4.
5.
Tên nguyên phụ liệu
Số lượng
V/c.00875C.100%P.w=151cm
#Black
V/c.00875D.100%P.w=151cm
#Straw
V/c.00875P.100%P.w=151cm
#Khaki
V/c.00837Q.100%P.w=151cm
#H. Charcoal
Vải lót 80%P 20%C polysheen
57/58" #
Tổng cộng
3.996
Đơn giá
(USD)
1.983
Thành tiền
(USD)
7,924.068
3.583
1.983
7,105.089
10.658
1.968
20,974.944
11.614
2.052
23,831.928
3.631
0.981
3,562.011
Ghi
chú
63,398.040
Địa điểm giao hàng: Kho Công ty CP Dệt may 29/3
60 Mẹ Nhu, Quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng
Thời gian giao hàng: 20 ngày kể từ ngày đặt hàng
Chất lượng: theo mẫu duyệt của khách hàng Perry Ellis
Thanh toán: chuyển khoản sau khi nhận hàng 05 ngày
Tổng Giám đốc Công ty CP Dệt may 29/3
(Nguồn: Công ty cổ phần Dệt may 29/3)
Thủ tục kiểm sốt q trình đặt hàng được thể hiện qua Sơ đồ 2.6
55
Nhà cung
cấp
Tổng
Giám đốc
Phòng kinh
doanh - XNK
Kho
(1)
Nhận đơn đặt
mua hàng từ
khách hàng
(3)
(2)
Đề xuất mua
Lựa
chọn
NCC
nguyên phụ liệu
(4)
Gửi
Báo
giá
(5)
Báo giá
(6)
(8)
Duyệ
t
(7)
Duyệ
t
(9)
(10)
Đơn đặt hàng
(liên 1)
Đơn đặt
hàng
(11)
(13)
Đồng ý
cung
cấp
(12)
(15)
(14)
Ký
hợp
đồng
(18)
Hợp đồng
Duyệt
hợp
đồng
Hợp đồng
(16)
Hợp đồng
(17)
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ kiểm sốt quy trình đặt hàng
56
Ghi chú :
(1) Phòng kinh doanh- XNK nhận đơn đặt mua hàng từ khách hàng.
(2) Phòng kinh doanh-XNK hoặc các bộ phận có liên quan lập Đề xuất
mua nguyên phụ liệu.
(3),(4) Phòng kinh doanh- XNK tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
(5) Đề nghị 3 nhà cung cấp có khả năng mua nguyên phụ liệu gửi bảng
báo giá đến cho công ty.
(6),(7) Bảng báo giá được chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh-XNK
xem xét và trình cho Tổng giám đốc ký duyệt mua.
(8)(9)(10) Phòng kinh doanh-XNK căn cứ vào đề xuất mua hàng và báo
giá được duyệt tiến hành làm Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp.
(11)(12) Nếu nhà cung cấp đồng ý là sẽ cung cấp nguyên phụ liệu theo
đơn đặt hàng, thì Phòng Kinh doanh-XNK tiến hành soạn thảo hợp đồng.
(13)(14)(15) Đơn đặt hàng đó một bản được lưu tại bộ phận mua hàng,
hợp đồng được chuyển cho nhà cung cấp ký và trình Tổng giám đốc ký duyệt.
(16)(17)(18) Hợp đồng sau khi được ký kết giữa hai bên thì một bản
được chuyển cho kho để chuẩn bị nhận hàng, một bản được lưu tại bộ phận
mua hàng, 2 bản gửi cho nhà cung cấp.
b. Kiểm sốt quy trình nhận hàng
Đối với các đơn hàng lớn, mua ngun phụ liệu tại nước ngồi, nhân
viên Phòng kinh doanh- xuất nhập khẩu căn cứ hợp đồng, bảng xuất xứ hàng
hoá, vận đơn (B/L) và Hoá đơn để làm Tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu tại
hải quan để chuẩn bị nhận hàng tại cảng, tại Công ty thường làm thủ tục nhận
hàng tại cảng Sài Gòn hoặc cảng Đà Nẵng.
57
Khi hàng đến kho công ty, nhân viên kho tiến hành nhận hàng, kiểm tra
số lượng hàng theo đúng hợp đồng, thủ kho kiểm đếm số lượng kiện hàng, so
sánh số lượng thực tế với số lượng được ghi trên hợp đồng, hai bên nhận hàng
và giao hàng cùng ký xác nhận vào Phiếu giao nhận hàng hoá. Tuỳ theo loại
nguyên phụ liệu mà hàng được nhập tại các kho khác nhau, tại mỗi kho có
một thủ kho quản lý riêng, gồm có kho sợi, kho vải, kho hố chất, kho thùng,
kho phụ liệu, kho khăn, kho may xuất khẩu, kho may nội địa. Thủ kho nhập
hàng và bảo vệ hàng theo từng khu vực riêng cho từng đơn đặt hàng, phân
chia theo lô hàng, ghi ký hiệu để dễ nhận thấy khi kiểm tra hay xuất hàng.
Kết thúc quá trình nhận hàng là thủ kho sẽ căn cứ vào hợp đồng, phiếu
giao nhận hàng hoá để cập nhật vào chương trình kế tốn Bravo số lượng
hàng hố đã nhập kho, phần mềm kế toán Bravo được phân quyền cho thủ
kho nhập số lượng hàng nhập kho, sau đó nhân viên phòng Kinh doanh kiểm
tra chứng từ đầy đủ và hợp lệ, lập phiếu tính giá thành vật tư và in phiếu nhập
kho, phiếu nhập kho (liên 1)được chuyển cho thủ kho, phiếu nhập kho (liên 2)
được chuyển cho kế toán vật tư, phiếu nhập kho (liên 3) được lưu tại phòng
Kinh doanh. Tại đây nhân viên kinh doanh căn cứ trên Hoá đơn, hợp đồng
làm giấy đề nghị thanh toán; bộ chứng từ gồm Hợp đồng, Hoá đơn, Phiếu tính
giá thành vật tư, Phiếu nhập kho chuyển cho kế toán vật tư để theo dõi và
thực hiện các thủ tục thanh toán. Nếu số lượng hàng đến kho không đầy đủ
hoặc chất lượng không đảm bảo như mẫu yêu cầu thì nhân viên kinh doanh sẽ
liên hệ với nhà cung cấp và đề nghị giải quyết trong thời gian sớm nhất theo
những nội dung ký kết trong hợp đồng kinh tế.
* Thủ tục kiểm soát đối với quy trình nhận hàng tại Cơng ty
Khi nhận hàng, thủ kho có đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại
hàng hố thực tế được nhập với hợp đồng và đơn đặt hàng gửi đến nhà cung
cấp, điều này đảm bảo cho nghiệp vụ mua hàng là có thật.
58
Kế tốn vật tư tổng hợp đầy đủ chứng từ mua hàng từ các phòng ban
liên quan chuyển sang rồi tiến hành kiểm tra, nhập liệu vào máy tính, đảm bảo
q trình ghi nhận nghiệp vụ mua hàng được chính xác, hạn chế được sai sót.
Chứng từ mua hàng được lưu theo số thứ tự giúp cho việc kiểm tra dễ
dàng, nguyên phụ liệu nhập kho phát hiện thừa thiếu được xử lý kịp thời.
Công ty đưa ra quy định khi nhận từng loại nguyên phụ liệu như sau:
Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng
Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng, kiểm tra
thơng tin in trên bao bì, các chữ in trên bao khơng bị nhòe, mất chữ, độ bám
của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước
lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,…
Các loại nút thường: Kiểm tra thơng số, màu sắc, độ bóng các loại nút;
kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ
nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút.
Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt
dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây
kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim
loại thì dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ
bền màu của dây. Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót,
dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu
để kiểm tra.
59