Tải bản đầy đủ - 0trang
49



TK 331- Các khoản phải trả, TK 3311- phải trả nội địa, TK 3312- phải

trả nước ngoài.

TK 112- Tiền gửi ngân hàng, được chi tiết cho từng ngân hàng.

TK 111- Tiền mặt

Các sổ kế tốn tổng hợp áp dụng: Cơng ty sử dụng hình thức chứng từ

ghi sổ nên hệ thống sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ cái TK nguyên vật liệu,

Sổ cái TK các khoản phải trả, Sổ cái TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Sổ tổng

hợp công nợ, Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Các sổ kế toán chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh tốn: cơng ty

sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết theo quy định hướng dẫn của chế độ kế

toán doanh nghiệp, gồm có: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Sổ chi tiết các khoản

phải trả, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng.

Công ty cổ phần Dệt may 29/3 là cơng ty có quy mơ tương đối lớn,

đang từng bước gia tăng lợi thế cạnh tranh và xâm nhập thị trường thế giới

nhưng các nhà quản lý tại công ty chưa quan tâm đến các báo cáo kế toán

quản trị để tăng cường hiệu quả KSNB đối với thông tin kế tốn tại cơng ty.

2.2.3 Quy trình KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty Cổ

phần Dệt may 29/3

KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty CP Dệt may 29/3

được trình bày trên cơ sở kết hợp giữa kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.

Kiểm soát quản lý nhằm kiểm soát việc thực hiện qui chế, qui định về

trách nhiệm, quyền hạn và nội dung của việc mua nguyên phụ liệu dệt may và

q trình thanh tốn cho các nhà cung cấp tại Công ty, tránh sự chồng chéo,

mâu thuẫn giữa các cá nhân trong tổ chức.



50



Kiểm soát kế toán nhằm kiểm sốt việc áp dụng hệ thống kế tốn tại

Cơng ty, đó là các chứng từ, sổ sách kế tốn, phương pháp hạch toán vào sổ

sách, báo cáo kế toán, quá trình này được thực hiện thơng qua phần mềm kế

tốn Bravo.

2.2.3.1 Kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng

Tại Cơng ty Cổ phần Dệt may 29/3, việc mua nguyên phụ liệu diễn ra

thường xuyên, vừa có đơn hàng mua trong nước, vừa có đơn hàng mua nước

ngồi, nhưng mua ngun phụ liệu tại nước ngồi nhiều hơn, vì vậy q trình

mua hàng mất khá nhiều thời gian để làm tất cả các thủ tục vận chuyển hàng

về kho công ty, các hợp đồng nhập khẩu được ký kết giữa công ty và nhà

cung cấp nước ngoài chủ yếu là nhập khẩu theo giá FOB, CIF, và tuân thủ

theo Incoterms 2000.

a. Kiểm sốt quy trình đặt hàng

Phòng Kinh doanh- xuất nhập khẩu được Tổng Giám đốc cơng ty giao

nhiệm vụ chính trong việc mua hàng. Khi nhận được đơn đặt mua hàng từ

khách hàng chuyển đến cơng ty, Trưởng phòng kinh doanh- xuất nhập khẩu

giao cho một nhân viên phụ trách đơn hàng này, nhân viên phụ trách đơn hàng

sẽ xem xét trên đơn đặt hàng về số lượng hàng cần đặt, thời hạn giao hàng,

khả năng sản xuất đơn hàng đó tại xí nghiệp. Tại cơng ty, năng suất hàng

tháng đối với mặt hàng dệt là 30 tấn sợi/tháng; đối với mặt hàng may, tuỳ

thuộc vào dây chuyền sản xuất của từng loại hàng dễ hay khó, thời gian ngắn

hay dài, đối với mặt hàng dễ sản xuất như quần dài, năng suất đạt được là 420

sản phẩm/ngày, đối với mặt hàng khó sản xuất như áo jacket, năng suất đạt

đượt là 380 sản phẩm/ngày; căn cứ vào năng suất sản xuất của từng mặt hàng

mà phòng Kinh doanh xác định thời hạn giao hàng. Nếu đồng ý với các điều

kiện ghi trong đơn đặt mua hàng của khách hàng, nhân viên phụ trách đơn



51



hàng đó sẽ gửi thư trả lời bằng mail hoặc thông báo bằng điện thoại là sẽ cung

cấp sản phẩm đó theo đơn đặt mua hàng. Sau khi cân đối nguyên phụ liệu, xác

định các loại nguyên phụ liệu còn thiếu, phòng Kinh doanh –XNK sẽ lập Đề

xuất mua nguyên phụ liệu chi tiết cho đơn hàng đó về số lượng ngun phụ

liệu còn trong kho, số lượng cần mua thêm, đơn giá mua của từng nguyên phụ

liệu, kế hoạch xuất mỗi nguyên phụ liệu ra để sản xuất đơn hàng đó, sau đó

Đề xuất mua ngun phụ liệu được trình cho Tổng giám đốc cơng ty để xem

xét và duyệt mua.

Nếu khách hàng chỉ định nhà cung cấp, nhân viên phòng Kinh doanhXNK chỉ cần lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp được chỉ định.

Nếu khách hàng không lựa chọn nhà cung cấp, sau khi đồng ý mua,

phòng kinh doanh- XNK sẽ lựa chọn, xem xét nhà cung cấp, nhân viên kinh

doanh tiến hành khảo sát thị trường, xem xét ba bảng báo giá của ba nhà cung

cấp và lựa chọn nhà một nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và giá cả.

Trưởng phòng kinh doanh xem xét, ký bảng báo giá, sau đó chuyển cho Tổng

giám đốc cơng ty duyệt mua.

Căn cứ vào bảng báo giá, nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ lập đơn đặt

hàng gửi đến nhà cung cấp, đối với những đơn hàng lớn, nhân viên kinh

doanh sẽ gửi cả mẫu nguyên phụ liệu cần đặt mua kèm theo đơn đặt hàng cho

nhà cung cấp; đơn đặt hàng sau khi ký duyệt sẽ gửi đến nhà cung cấp và lưu

tại phòng kinh doanh-XNK, sau đó hợp đồng kinh tế được ký kết giữa công ty

và nhà cung cấp để ràng buộc trách nhiệm, quyền hạn của người mua và

người bán trong việc cung cấp hàng hoá đã ghi trong hợp đồng. Hợp đồng

kinh tế được gửi cho nhà cung cấp, gửi cho thủ kho để chuẩn bị nhận hàng,

một bản được lưu tại Phòng kinh doanh-XNK. Nhân viên kinh doanh căn cứ



52



thông tin trên đơn hàng, hợp đồng kinh tế để cập nhật Sổ theo dõi đơn hàng

và Sổ theo dõi Nhà cung cấp.

* Các thủ tục kiểm sốt đặt hàng tại Cơng ty là đơn đặt hàng gửi cho

nhà cung cấp phải đúng với số lượng, chủng loại, chất lượng hàng cần mua;

thông tin mua hàng trên Đề xuất mua hàng phù hợp với thông tin trên đơn đặt

hàng và phải có sự phê duyệt đúng đắn của cấp có thẩm quyền trên giấy đề

xuất mua hàng và đơn đặt hàng.

Trên đây là nội dung kiểm sốt đặt hàng khi có đơn hàng của khách

hàng yêu cầu, đặt hàng diễn ra thường xuyên, liên tục tại Công ty, đặc biệt là

đối với các đơn đặt hàng số lượng lớn, nhà cung cấp ở nước ngoài thì Tổng

giám đốc rất quan tâm đến các điều kiện qui định trong hợp đồng để đảm bảo

quá trình đặt hàng diễn ra thơng suốt.



53



Bảng 2.1 Đề xuất mua hàng

CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3

60 Mẹ Nhu, Q. Thanh Khê, Đà Nẵng

ĐỀ XUẤT MUA HÀNG

Ngày 05 tháng 02 năm 2012

Kính gửi: Lãnh đạo cơng ty

Để sản xuất cho lơ hàng 27.000 áo sơ mi cho đơn hàng PO#SA1408,1783,

1930,31,37 của khách hàng Perry Ellis, Phòng Kinh doanh- XNK đề xuất mua một số

nguyên phụ liệu sau để sản xuất:

T

T

1

2

3



Số

lượng



Tên nguyên phụ liệu



V/c.00875C.100%P.w=151cm 3.996

#Black

V/c.00875D.100%P.w=151cm

3.583

#Straw

V/c.00875P.100%P.w=151cm 10.658

#Khaki



5.



V/c.00837Q.100%P.w=151cm

#H. Charcoal

6. Vải lót 80%P 20%C polysheen

57/58" #

7. Button 24L #69

8. Button 24L #45

9. Button 24L #24

10. Button 24L #28



Đơn

giá

(USD)

1.983

1.983

1.968



11.614



2.052



3.631



0.981



26.260

20.659

15.896

9.905



0.825

0.825

0.825

0.825



Tổng cộng

Tổng giám đốc duyệt



Thành tiền

(USD)



Ghi chú



7,924.068

Đơn giá

này tại

Jiaxing

20,974.944

Burlington

Textile Co.,

23,831.928

LTD

7,105.089



3,562.011

21,664.500

Đơn giá

này tại

17,043.675

Sher

13,114.200

8,171.625 Plastic(Far

East)Ltd

123,392.040



Trưởng Phòng Kinh doanh- XNK



Kiểm tra sự phê

chuẩn đúng đắn



(Nguồn: Công ty cổ phần Dệt may 29/3)



54



Bảng 2.2 Đơn đặt hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3

60 Mẹ Nhu, Q. Thanh Khê, Đà Nẵng

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Ngày 07 tháng 02 năm 2012



Kiểm tra sự phù

hợp giữa Đề xuất

mua hàng với Đơn

đặt hàng



Kính gửi: Cơng ty JIAXING BURLINGTON TEXTILE CO., LTD

Công ty chúng tôi sẽ đặt đơn hàng này đến quý ngài với số hàng như sau:

STT

1.

2.

3.

4.

5.



Tên nguyên phụ liệu



Số lượng



V/c.00875C.100%P.w=151cm

#Black

V/c.00875D.100%P.w=151cm

#Straw

V/c.00875P.100%P.w=151cm

#Khaki

V/c.00837Q.100%P.w=151cm

#H. Charcoal

Vải lót 80%P 20%C polysheen

57/58" #

Tổng cộng



3.996



Đơn giá

(USD)

1.983



Thành tiền

(USD)

7,924.068



3.583



1.983



7,105.089



10.658



1.968



20,974.944



11.614



2.052



23,831.928



3.631



0.981



3,562.011



Ghi

chú



63,398.040



Địa điểm giao hàng: Kho Công ty CP Dệt may 29/3

60 Mẹ Nhu, Quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng

Thời gian giao hàng: 20 ngày kể từ ngày đặt hàng

Chất lượng: theo mẫu duyệt của khách hàng Perry Ellis

Thanh toán: chuyển khoản sau khi nhận hàng 05 ngày

Tổng Giám đốc Công ty CP Dệt may 29/3

(Nguồn: Công ty cổ phần Dệt may 29/3)

Thủ tục kiểm sốt q trình đặt hàng được thể hiện qua Sơ đồ 2.6



55



Nhà cung

cấp



Tổng

Giám đốc



Phòng kinh

doanh - XNK



Kho



(1)



Nhận đơn đặt

mua hàng từ

khách hàng



(3)



(2)



Đề xuất mua



Lựa

chọn

NCC



nguyên phụ liệu



(4)

Gửi

Báo

giá



(5)



Báo giá

(6)



(8)



Duyệ

t



(7)



Duyệ

t



(9)

(10)



Đơn đặt hàng

(liên 1)



Đơn đặt

hàng



(11)



(13)



Đồng ý

cung

cấp



(12)

(15)



(14)

Ký

hợp

đồng



(18)



Hợp đồng



Duyệt

hợp

đồng

Hợp đồng

(16)



Hợp đồng



(17)



Sơ đồ 2.6. Sơ đồ kiểm sốt quy trình đặt hàng



56



Ghi chú :

(1) Phòng kinh doanh- XNK nhận đơn đặt mua hàng từ khách hàng.

(2) Phòng kinh doanh-XNK hoặc các bộ phận có liên quan lập Đề xuất

mua nguyên phụ liệu.

(3),(4) Phòng kinh doanh- XNK tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.

(5) Đề nghị 3 nhà cung cấp có khả năng mua nguyên phụ liệu gửi bảng

báo giá đến cho công ty.

(6),(7) Bảng báo giá được chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh-XNK

xem xét và trình cho Tổng giám đốc ký duyệt mua.

(8)(9)(10) Phòng kinh doanh-XNK căn cứ vào đề xuất mua hàng và báo

giá được duyệt tiến hành làm Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp.

(11)(12) Nếu nhà cung cấp đồng ý là sẽ cung cấp nguyên phụ liệu theo

đơn đặt hàng, thì Phòng Kinh doanh-XNK tiến hành soạn thảo hợp đồng.

(13)(14)(15) Đơn đặt hàng đó một bản được lưu tại bộ phận mua hàng,

hợp đồng được chuyển cho nhà cung cấp ký và trình Tổng giám đốc ký duyệt.

(16)(17)(18) Hợp đồng sau khi được ký kết giữa hai bên thì một bản

được chuyển cho kho để chuẩn bị nhận hàng, một bản được lưu tại bộ phận

mua hàng, 2 bản gửi cho nhà cung cấp.

b. Kiểm sốt quy trình nhận hàng

Đối với các đơn hàng lớn, mua ngun phụ liệu tại nước ngồi, nhân

viên Phòng kinh doanh- xuất nhập khẩu căn cứ hợp đồng, bảng xuất xứ hàng

hoá, vận đơn (B/L) và Hoá đơn để làm Tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu tại

hải quan để chuẩn bị nhận hàng tại cảng, tại Công ty thường làm thủ tục nhận

hàng tại cảng Sài Gòn hoặc cảng Đà Nẵng.



57



Khi hàng đến kho công ty, nhân viên kho tiến hành nhận hàng, kiểm tra

số lượng hàng theo đúng hợp đồng, thủ kho kiểm đếm số lượng kiện hàng, so

sánh số lượng thực tế với số lượng được ghi trên hợp đồng, hai bên nhận hàng

và giao hàng cùng ký xác nhận vào Phiếu giao nhận hàng hoá. Tuỳ theo loại

nguyên phụ liệu mà hàng được nhập tại các kho khác nhau, tại mỗi kho có

một thủ kho quản lý riêng, gồm có kho sợi, kho vải, kho hố chất, kho thùng,

kho phụ liệu, kho khăn, kho may xuất khẩu, kho may nội địa. Thủ kho nhập

hàng và bảo vệ hàng theo từng khu vực riêng cho từng đơn đặt hàng, phân

chia theo lô hàng, ghi ký hiệu để dễ nhận thấy khi kiểm tra hay xuất hàng.

Kết thúc quá trình nhận hàng là thủ kho sẽ căn cứ vào hợp đồng, phiếu

giao nhận hàng hoá để cập nhật vào chương trình kế tốn Bravo số lượng

hàng hố đã nhập kho, phần mềm kế toán Bravo được phân quyền cho thủ

kho nhập số lượng hàng nhập kho, sau đó nhân viên phòng Kinh doanh kiểm

tra chứng từ đầy đủ và hợp lệ, lập phiếu tính giá thành vật tư và in phiếu nhập

kho, phiếu nhập kho (liên 1)được chuyển cho thủ kho, phiếu nhập kho (liên 2)

được chuyển cho kế toán vật tư, phiếu nhập kho (liên 3) được lưu tại phòng

Kinh doanh. Tại đây nhân viên kinh doanh căn cứ trên Hoá đơn, hợp đồng

làm giấy đề nghị thanh toán; bộ chứng từ gồm Hợp đồng, Hoá đơn, Phiếu tính

giá thành vật tư, Phiếu nhập kho chuyển cho kế toán vật tư để theo dõi và

thực hiện các thủ tục thanh toán. Nếu số lượng hàng đến kho không đầy đủ

hoặc chất lượng không đảm bảo như mẫu yêu cầu thì nhân viên kinh doanh sẽ

liên hệ với nhà cung cấp và đề nghị giải quyết trong thời gian sớm nhất theo

những nội dung ký kết trong hợp đồng kinh tế.

* Thủ tục kiểm soát đối với quy trình nhận hàng tại Cơng ty

Khi nhận hàng, thủ kho có đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại

hàng hố thực tế được nhập với hợp đồng và đơn đặt hàng gửi đến nhà cung

cấp, điều này đảm bảo cho nghiệp vụ mua hàng là có thật.



58



Kế tốn vật tư tổng hợp đầy đủ chứng từ mua hàng từ các phòng ban

liên quan chuyển sang rồi tiến hành kiểm tra, nhập liệu vào máy tính, đảm bảo

q trình ghi nhận nghiệp vụ mua hàng được chính xác, hạn chế được sai sót.

Chứng từ mua hàng được lưu theo số thứ tự giúp cho việc kiểm tra dễ

dàng, nguyên phụ liệu nhập kho phát hiện thừa thiếu được xử lý kịp thời.

Công ty đưa ra quy định khi nhận từng loại nguyên phụ liệu như sau:

Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng

Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng, kiểm tra

thơng tin in trên bao bì, các chữ in trên bao khơng bị nhòe, mất chữ, độ bám

của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước

lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,…

Các loại nút thường: Kiểm tra thơng số, màu sắc, độ bóng các loại nút;

kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ

nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút.

Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt

dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây

kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim

loại thì dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ

bền màu của dây. Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót,

dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu

để kiểm tra.



59