Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
b. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát công tác thẩm định khách hàng

b. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát công tác thẩm định khách hàng

Tải bản đầy đủ - 0trang

76



thẩm định khách hàng độc lập với bộ phận bán hàng. Các thành viên trong tổ

thẩm định khách hàng phải là những người có kinh nghiệm, đạo đức tốt, am

hiểu về lĩnh vực kinh doanh và tài chính. Do đó, các thành viên trong tổ thẩm

định khách hàng được chọn từ phòng NVKD và phòng kế tốn, đồng thời độc

lập với người duyệt bán hàng.

Tổ thẩm định khách hàng có nhiệm vụ thu thập thơng tin khách hàng,

sau đó phân tích, đánh giá năng lực tài chính của khách hàng. Từ đó, xét

duyệt hạn mức bán chịu của khách hàng hoặc đề xuất ý kiến lên phó tổng

giám đốc phụ trách quyết định hạn mức bán chịu. Quy trình kiểm sốt hoạt

động bán hàng tại cơng ty được thực hiện như sau:

Sau khi Đơn đặt hàng của khách hàng được xét duyệt có khả năng cung

ứng sẽ chuyển cho tổ thẩm định khách hàng để xét duyệt hạn mức bán chịu.

Nhân viên thẩm định khách hàng tiến hành kiểm tra, phân tích, đánh giá năng

lực tài chính của khách hàng để xét duyệt hạn mức bán chịu. Việc xét duyệt

bán chịu được thực hiện ngay trên Đơn đặt hàng.

Trường hợp Đơn đặt hàng được tổ thẩm định khách hàng duyệt đồng ý

thì chuyển cho trưởng phòng NVKD kiểm tra và ký duyệt. Sau đó chuyển cho

nhân viên tiếp nhận Đơn đặt hàng ghi sổ và chuyển cho nhân viên bán hàng

liên quan chuẩn bị thủ tục xuất giao hàng cho khách hàng.

Trường hợp số dư công nợ của khách hàng vượt quá mức cho phép hay

các khoản nợ đã quá hạn thanh tốn thì tổ thẩm định khách hàng trình Đơn đặt

hàng, tình hình cơng nợ và đề xuất ý kiến lên phó tổng giám đốc phụ trách xét

duyệt. Nếu phó tổng giám đốc duyệt đồng ý bán hàng thì nhân viên tiếp nhận

Đơn đặt hàng chuyển cho nhân viên bán hàng liên quan chuẩn bị thủ tục xuất

giao hàng cho khách hàng. Ngược lại, Đơn đặt hàng không đồng ý thì nhân

viên tiếp nhận Đơn đặt hàng thơng báo từ chối cho khách hàng biết hay yêu

cầu khách hàng thanh tốn các khoản nợ q hạn trước.



77



Phòng nghiệp vụ kinh doanh

Khách

hàng



Nhân viên

tiếp nhận

Đơn ĐH



Tiếp

nhận

Đơn

ĐH



Nhân

viên bán

hàng



Trưởng

phòng NV

KD



Tổ thẩm

định khách

hàng



Kiểm

tra

tồn

kho

Duyệt



Yêu cầu

của KH



Kiểm

tra và



duyệt

Đơn

ĐH



Xét

duyệt

bán

chịu

Khơng Duyệt



Phó Tổng



Duyệt



Ghi sổ

Đơn

ĐH đã

duyệt



Khơng Duyệt



u

cầu

thanh

tốn



Từ

chối

khách

hàng



Hình 3.1: Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng tại cơng ty

Ghi chú: Những điểm in đậm trong quy trình trên là những điểm thay đổi so

với quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng thực tế tại cơng ty.



78



c. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt lập Hóa đơn bán hàng và giao hàng

Thực tế tại công ty hiện nay, khi xuất kho hàng giao cho khách hàng

không sử dụng Phiếu xuất kho để phản ánh số lượng hàng thực tế xuất. Sau

khi xuất kho hàng xong thủ kho ký nháy và đóng dấu “Đã giao hàng” vào Hóa

đơn GTGT (liên 3). Sau đó, liên 2 của Hóa đơn GTGT được giao cho khách

hàng, liên 3 thủ kho căn cứ ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế tốn ghi

sổ và lưu trữ. Như vậy, ở kho không lưu trữ chứng từ để kiểm tra, đối chiếu

việc ghi thẻ kho. Trường hợp Hóa đơn GTGT bị thất lạc sẽ gây khó khăn

trong công tác đối chiếu, kiểm tra số lượng hàng thực tế xuất kho giữa sổ kế

tốn và thẻ kho. Vì vậy để theo dõi, kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ số lượng

hàng thực tế xuất kho, công ty nên sử dụng Phiếu xuất kho khi xuất hàng giao

cho khách hàng và Phiếu xuất kho được đánh số thứ tự trước.

Công ty thiết lập lại quy trình kiểm sốt doanh thu tại công ty được

thực hiện như sau:

Khi Đơn đặt hàng được duyệt đồng ý bán hàng, nhân viên bán hàng

phòng nghiệp vụ kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho

được trưởng phòng NVKD hay trưởng các trung tâm ký duyệt, nhân viên bán

hàng chuyển đến kho để làm thủ tục giao hàng cho khách hàng. Phiếu xuất

kho được lập thành 3 liên trong đó liên 1 lưu tại quyển bộ phận bán hàng giữ,

liên 2 lưu tại kho, liên 3 giao cho phòng kế tốn lưu và ghi sổ. Thủ kho căn cứ

vào Phiếu xuất kho đã được duyệt kiểm tra đúng, hợp lý, hợp lệ thì xuất kho

hàng theo đúng nội dung. Khi xuất hàng xong thủ kho ghi số lượng hàng thực

tế xuất kho vào Phiếu xuất kho. Thủ kho và người nhận hàng ký vào Phiếu

xuất kho. Sau khi xuất kho xong, thủ kho căn cứ vào số lượng thực tế trên

Phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng mặt hàng.

Sau khi xuất kho hàng xong, dựa trên số hàng thực tế xuất kho nhân

viên bán hàng phòng NVKD tiến hành xuất Hóa đơn GTGT. Khi Hóa đơn



79



GTGT được lập xong sẽ được kế toán bán hàng ở phòng kế tốn cập nhật qua

hệ thống phần mềm máy tính. Kế tốn bán hàng kiểm tra lại tất cả các nội

dung trên Hóa đơn. Trường hợp Hóa đơn GTGT được lập sai, kế tốn bán

hàng đề nghị phòng NVKD điều chỉnh (hủy bỏ hóa đơn cũ, lập lại Hóa đơn

mới thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh). Hóa đơn GTGT sau khi lập xong

được trưởng phòng NVKD hay trưởng các trung tâm ký duyệt. Hóa đơn được

lập 3 liên. Liên 1 lưu tại quyển ở phòng nghiệp vụ kinh doanh, liên 2 giao cho

khách hàng, liên 3 chuyển cho phòng kế tốn để ghi sổ và lưu trữ.

Hàng ngày, nhân viên kế toán đến gặp thủ kho nhận Hóa đơn GTGT (liên

3) để về ghi sổ kế tốn và lưu trữ. Khi nhận Hóa đơn nhân viên kế tốn phải ký

nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” được thủ kho lưu.

+ Trường hợp khách hàng nhận hàng trực tiếp tại bên bán

Nhân viên bán hàng yêu cầu bên mua phải xuất trình giấy giới thiệu hoặc

giấy uỷ quyền nhận hàng. Sau đó, thủ kho xuất kho hàng giao cho người nhận

hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT (liên 2,

liên 3).

+ Trường hợp khách hàng yêu cầu giao hàng đến địa điểm quy định

Nhân viên vận chuyển có trách nhiệm đến kho nhận hàng và giao hàng

đến nơi cho khách hàng. Khi nhận hàng xong nhân viên vận chuyển ký vào

Phiếu xuất kho. Hóa đơn GTGT được photo ra thêm một bản. Nhân viên vận

chuyển đem hàng cùng Hóa đơn GTGT liên 2 và Hóa đơn photo đến giao

hàng cho khách hàng. Khách hàng nhận hàng xong, ký vào Hóa đơn photo.

Nhân viên vận chuyển giao cho khách hàng Hóa đơn GTGT liên 2 và mang

liên photo đã có chữ ký của khách hàng về giao cho phòng NVKD để lưu.

Như vậy, các nhân viên trong công ty thực hiện đúng các quy trình trên

sẽ giúp các chứng từ được lập đầy đủ ngay khi bán hàng và ghi nhận doanh

thu kịp thời. Đồng thời việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận thuận



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

b. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát công tác thẩm định khách hàng

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×