Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
c. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

c. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Tải bản đầy đủ - 0trang

63



tiết, sổ tổng hợp liên quan như TK 111, 131, 511, 3331 và các báo cáo khác

theo yêu cầu.

Cuối mỗi ngày thủ quỹ phải kiểm kê tiền mặt tại quỹ bằng máy đếm

tiền điện tử và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ. Công ty quy định số dư tồn

quỹ cuối mỗi ngày tối đa là 5.000.000 đồng, số còn lại phải nộp vào tài khoản

ngân hàng của cơng ty.

Phòng thủ quỹ được bố trí một phòng tách biệt khỏi phòng kế tốn. Thủ

quỹ được bố trí độc lập với nhân viên kế toán thanh toán. Tiền mặt được bảo

quản bằng két sắt đựng tiền chống cháy.

Cuối tháng hoặc đột xuất, kế toán thanh toán tiến hành kiểm kê và đối

chiếu số liệu trên sổ kế toán tiền mặt với số liệu trên sổ quỹ của thủ quỹ. Việc

đối chiếu nhằm mục đích ngăn ngừa gian lận, sai sót có thể xảy ra. Tuy nhiên,

việc đối chiếu vào cuối tháng hay đột xuất dễ dẫn đến tình trạng thủ quỹ đánh

cắp hoặc sử dụng tiền của công ty vào mục đích cá nhân.

Người nộp tiền



Kế tốn tiền mặt

Lập

Phiếu

thu



Đề nghị

nộp tiền

Các chứng từ

liên quan



Phiếu thu 1

Phiếu thu 2



Cập

nhật

vào

phần

mềm





u



Người nộp

tiền



Thủ quỹ



Kiểm tra

Phiếu thu

và thu

tiền



64



Hình 2.7: Quy trình kiểm sốt thu tiền mặt tại văn phòng cơng ty

- Tại các trung tâm giới thiệu và phân phối thuốc

Hàng ngày, căn cứ vào Hóa đơn bán hàng của khách hàng thanh tốn

bằng tiền mặt hoặc khách hàng trả tiền nợ bằng tiền mặt. Phụ trách kế toán

thu tiền và ghi sổ. Cuối ngày, phụ trách kế toán sẽ chốt sổ số tiền thu được

trong ngày là bao nhiêu và ký xác nhận.

Hàng ngày, tại văn phòng cơng ty cử nhân viên thủ quỹ phụ trách đến

các trung tâm để nhận tiền bán hàng ngày trước và ký vào Giấy nhận tiền.

Nhân viên thủ quỹ nhận tiền về nộp lại cho phòng kế tốn văn phòng cơng ty.

Kế tốn tiền mặt tại văn phòng cơng ty lập Phiếu thu, sau đó nhân viên đi thu

tiền nộp toàn bộ số tiền thu được từ các trung tâm cho thủ quỹ.

Cuối tháng, phụ trách kế toán tại các trung tâm lập báo cáo tiền mặt

(Phụ lục 04) tại đơn vị có đầy đủ chữ ký người lập, trưởng trung tâm và gửi

về phòng kế tốn tại văn phòng cơng ty. Thủ quỹ phụ trách đến trung tâm

nhận tiền sẽ kiểm tra báo cáo tiền mặt và ký xác nhận. Định kỳ, kế tốn tại

cơng ty đến các trung tâm kiểm kê, đối chiếu số tiền thực tế so với sổ sách.

Như vậy, tại các trung tâm chưa có thủ quỹ riêng, phụ trách kế tốn vừa

thu tiền vừa ghi sổ, điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Bên cạnh

đó, hàng ngày thủ quỹ văn phòng cơng ty đến nhận tiền mặt theo số liệu báo

cáo của kế toán các trung tâm. Nhân viên thủ quỹ khi thu tiền không kiểm tra

được số liệu kế tốn các trung tâm ghi có trung thực và chính xác chưa. Điều

này, dễ dẫn đến tình trạng các nhân viên tại trung tâm biển thủ một số tiền của

khách hàng để sử dụng cho mục đích cá nhân.

c2. Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng



65



Thu tiền qua ngân hàng là hình thức thu an tồn nhất, do vậy cơng ty

khuyến khích khách hàng thanh tốn qua ngân hàng. Tại văn phòng cơng ty

mới được phép mở tài khoản tại ngân hàng. Các trung tâm không được phép

mở tài khoản riêng mà chỉ nộp tiền thu được vào tài khoản ngân hàng của

cơng ty.

Khi khách hàng thanh tốn tiền bằng chuyển khoản qua ngân hàng vào

tài khoản của đơn vị. Căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng thơng báo về số

tiền khách hàng, kế toán ngân hàng tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp

của chứng từ. Sau đó, kế tốn ngân hàng nhập chứng từ vào phần mềm kế

toán. Nhập xong, kế toán tiến hành đối chiếu tất cả số liệu nhập vào máy với

số liệu ghi trên Giấy báo Có của ngân hàng. Đối chiếu đúng, số liệu sẽ được

kế toán nhấn “Nhập tu” để ghi sổ. Sau đó, máy tính sẽ xử lý và ghi sổ chi tiết,

sổ tổng hợp TK 112, 131, 511, 3331, 136(8) và các báo cáo liên quan.

Cuối tháng, kế toán ngân hàng tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế

toán chi tiết tiền gửi ngân hàng với số liệu trên sổ phụ của ngân hàng. Trường

hợp xảy ra chênh lệch kế tốn ngân hàng tiến hành truy tìm nguyên nhân và

điều chỉnh kịp thời. Tuy nhiên, kế toán ngân hàng là người vừa trực tiếp ghi

sổ vừa kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên sổ phụ của ngân hàng dễ dẫn đến

gian lận, sai sót xảy ra. Vì vậy, cơng ty cần giao việc kiểm tra đối chiếu cho

một người độc lập khác với kế toán ngân hàng để tránh gian lận, sai sót.

Bên cạnh đó, kế toán tại các trung tâm cũng tiến hành đối chiếu với kế

tốn ngân hàng tại cơng ty về số tiền khách hàng chuyển trả vào tài khoản của

công ty và ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 136(8), 131.

2.3.3. Khảo sát việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền tại cơng ty

Để khảo sát việc tuân thủ các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu

tiền tại cơng ty. Tác giả trực tiếp quan sát, phỏng vấn CBCNV phòng NVKD,



66



phòng kế tốn, thành viên ban kiểm sốt của cơng ty. Sau đó, tác giả đối chiếu

với các quy trình kiểm sốt của cơng ty cho thấy hầu hết các nhân viên ở các

bộ phận đều thực hiện đúng quy trình kiểm sốt do cơng ty đã ban hành. Tuy

nhiên, trong q trình thực hiện còn một số trường hợp chưa tuân thủ như sau:

- Một số Đơn đặt hàng với số lượng hàng không nhiều, nhân viên bán

hàng tự duyệt bán khơng qua trưởng phòng NVKD ký duyệt. Cụ thể, Đơn đặt

hàng của Bệnh viện đa khoa Huyện Sông Cầu và Bệnh viện sản nhi Phú Yên

ngày 15/08/2012. Do số lượng đặt hàng ít nên nhân viên bán hàng tự duyệt

bán khơng qua trưởng phòng NVKD duyệt Đơn đặt hàng (Phụ lục 05).

- Trường hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại, một số Đơn đặt hàng

nhân viên tiếp nhận ghi sai tên hàng. Cụ thể, Đơn đặt hàng của công ty cổ

phần Dược VTYT Quảng Trị gọi điện đặt hàng ngày 27/08/2012 nhưng nhân

viên bán hàng ghi sai tên hàng thứ nhất. Tên hàng là Cefidax 200 nhưng nhân

viên bán hàng ghi Cefakid 250 dẫn đến khi xuất Hóa đơn GTGT bị sai, phải

hủy Hóa đơn (Phụ lục 06).

- Trưởng phòng NVKD hoặc trưởng các trung tâm cấp quá nhiều hạn

mức bán chịu cho một số khách hàng để đẩy mạnh doanh số.

- Việc viết sai giá bán vẫn còn tình trạng xảy ra mặc dù cơng ty đã có

bảng giá bán hàng. Cụ thể, Hóa đơn GTGT số 0071516 ngày 25/08/2012 xuất

bán cho trung tâm kiểm nghiệm tỉnh Phú Yên bị sai số lượng và giá bán nên

phải hủy Hóa đơn (Phụ lục 07).

- Thủ kho khi giao hàng xong quên đóng dấu đã giao hàng vào Hóa đơn

GTGT hoặc quên ghi vào thẻ kho.

- Nhân viên vận chuyển sau khi giao hàng cho khách hàng xong nhưng

nộp lại Hóa đơn GTGT (Hóa đơn photo có chữ ký của khách hàng) cho phòng

NVKD chậm.

- Định kỳ đối chiếu tổng số Hóa đơn GTGT đã cập nhật vào phần mềm



67



kế tốn và tổng số Hóa đơn đã sử dụng trên báo cáo tình hình sử dụng Hóa

đơn của phòng NVKD chưa thực hiện nghiêm túc.

- Việc lập Báo cáo tình hình cơng nợ bán hàng tại các trung tâm gửi về

phòng kế tốn cơng ty còn chậm so với quy định.

- Một số nhân viên đi thu tiền của khách hàng cuối ngày không nộp lại

số tiền thu được cho thủ quỹ.

- Công ty đã quy định mức nợ cho phép vào cuối kỳ đối với mỗi khách

hàng nhưng vẫn còn một số khách hàng có số dư nợ cuối kỳ vượt quá mức

cho phép. Cụ thể, công ty quy định mức dư nợ tại mọi thời điểm của nhà

thuốc Phương Tài – Phú Yên là 15.000.000 đồng nhưng số tiền còn phải thu

cuối tháng 05/2012 của nhà thuốc này là 32.012.352 đồng.

- Mặc dù công ty đã quy định số dư tồn quỹ cuối mỗi ngày tối đa là

5.000.000 đồng, số còn lại phải nộp vào tài khoản ngân hàng của công ty. Tuy

nhiên, một số ngày thủ quỹ vẫn để tồn quỹ trên 5.000.000 đồng.

2.4. MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN PYMEPHARCO

Hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

được thiết lập và vận hành khá tốt nhằm giúp ngăn chặn được gian lận, giảm

thiểu sai sót góp phần nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty. Tuy nhiên, hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty

vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục.

Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền

- Khi khách hàng đặt hàng bằng hình thức điện thoại dễ xảy ra nhầm

lẫn tên hàng đặc biệt với một số mặt hàng có tên gần giống nhau nhưng cơng

ty chưa có biện pháp khắc phục.

- Đơn đặt hàng của khách hàng do phòng NVKD quản lý nhưng khơng



68



được đánh số thứ tự tất cả mà chỉ đánh số thứ tự cho một số Đơn đặt hàng lớn

cần chú ý đến. Điều này làm cho công tác kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm lại

Đơn đặt hàng gặp khó khăn.

- Cơng ty chưa có quy định bằng văn bản về việc luân chuyển chứng từ

mà chỉ thực hiện theo thói quen.

- Cơng tác thẩm định khách hàng còn mang tính hình thức, chưa được

thực hiện nghiêm túc. Công ty ủy quyền cho trưởng phòng NVKD hoặc

trưởng các trung tâm vừa thẩm định khách hàng vừa duyệt bán hàng, chưa có

một bộ phận thẩm định khách hàng độc lập. Hơn nữa, phòng NVKD chỉ theo

dõi việc bán hàng cho khách hàng, không theo dõi số tiền khách hàng đã

thanh toán. Định kỳ, kế tốn gửi báo cáo cơng nợ cho phòng NVKD nên hàng

ngày việc xét duyệt hạn mức bán chịu cho khách hàng mang tính tương đối.

- Cơng ty khơng sử dụng Phiếu xuất kho khi xuất kho giao hàng cho

khách hàng.

- Cơng tác kiểm sốt doanh thu và thu tiền tại các trung tâm chưa được

thực hiện thường xuyên.

- Công ty chưa có biện pháp xử lý nghiêm đối với nhân viên cuối kỳ

vẫn để một số khách hàng có số dư nợ vượt quá mức cho phép hoặc tự ý cấp

vượt hạn mức tín dụng cho phép khi duyệt bán để chạy theo doanh thu.

- Cơng ty chưa có bộ phận thu tiền độc lập. Hiện tại, nhân viên vừa trực

tiếp bán hàng vừa trực tiếp thu tiền dễ dẫn đến gian lận xảy ra.

- Công tác kiểm tra, đối chiếu số tiền mặt thu từ bán hàng hàng ngày tại

các trung tâm chưa chặt chẽ.

- Công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi trên sổ giữa kế toán thanh

toán tiền mặt và thủ quỹ chỉ thực hiện vào cuối tháng hoặc đột xuất. Điều này

dễ dẫn đến tình trạng thủ quỹ đánh cắp, sử dụng tiền của cơng ty vào mục

đích cá nhân, khơng thực hiện theo các quy định công ty đã ban hành.



69



- Hiện tại, kế toán ngân hàng đồng thời là người đối chiếu xác nhận số

tiền với ngân hàng. Điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Việc tuân thủ các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền

- Cơng ty chưa xây dựng bộ phận kiểm tốn nội bộ độc lập để kiểm

soát việc thực hiện các quy trình được ban hành. Hiện tại, cơng ty có ban

kiểm sốt thực hiện chức năng kiểm sốt tài chính là chủ yếu. Các thành viên

trong ban kiểm sốt còn kiêm nhiệm nhiều việc khác nên công tác kiểm tra,

đánh giá khơng được thực hiện thường xun.

- Chưa có các quy định cụ thể về xử phạt khi nhân viên vi phạm quy

trình KSNB của cơng ty đã ban hành.

- Hạn chế về yếu tố con người vẫn còn tồn tại như một số nhân viên bất

cẩn trong việc xử lý chứng từ, ghi chép sổ sách, hiểu sai những quy định mới

do cơng ty ban hành.

- Việc bố trí nhân sự tại các trung tâm còn hạn chế, một số nhân viên

phải kiêm nhiệm nhiều việc. Hiện tại, tại các trung tâm chưa có thủ quỹ riêng,

phụ trách kế tốn vừa thu tiền bán hàng vừa ghi sổ. Do đó, công tác kiểm tra,

đối chiếu chéo giữa các bộ phận tại trung tâm rất khó khăn.



KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Chương 2, luận văn đã mô tả thực trạng công tác kiểm sốt nội bộ chu

trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO. Công ty đã

xây dựng và vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền tương đối tốt. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế chưa đáp ứng được mục

tiêu kiểm sốt của cơng ty đề ra. Vì vậy, chương 3 sẽ trình bày một số giải

pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu



70



tiền tại công ty trong thời gian tới.



71



CHƯƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO

3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU

TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN

PYMEPHARCO

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự hội nhập kinh tế thế

giới. Đặc biệt khi nước ta gia nhập WTO sẽ có thêm nhiều cơ hội cho hoạt

động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp

Việt Nam cũng đứng trước nhiều thách thức lớn đối với các doanh nghiệp của

các nước khác trên thế giới. Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường

ngày càng biến động thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải ln ln nỗ lực khơng

ngừng để làm sao tiêu thụ nhiều hàng hố nhất, mang lại nhiều lợi nhuận nhất

để doanh nghiệp tiếp tục hoạt động và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.

Hiện nay, công ty cổ phần PYMEPHARCO ngày càng mở rộng quy mô

sản xuất, đa dạng nhiều loại thuốc. Công ty sản xuất gần 400 sản phẩm được

Bộ Y tế cấp số đăng ký lưu hành. Bên cạnh đó, cơng ty còn nhập khẩu, mua

trong nước các sản phẩm thuốc và trang thiết bị, dụng cụ y tế. Do đó, tổng số

sản phẩm của cơng ty sản xuất và kinh doanh hiện nay trên 1.000 sản phẩm

khác nhau. Công ty đã hình thành được hệ thống phân phối phủ rộng khắp

lãnh thổ Việt Nam, liên kết với các đối tác trong và ngoài nước để mở rộng thị

trường tiêu thụ. Để kiểm sốt được q trình tiêu thụ sản phẩm chặt chẽ, hiệu

quả công ty đã xây dựng và vận hành hệ thống KSNB chu trình bán hàng và

thu tiền. Tuy nhiên, hệ thống KSNB tại cơng ty còn một số hạn chế. Vì vậy,

cơng ty cần đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm khắc phục những hạn chế



72



đang tồn tại để hệ thống KSNB đạt hiệu quả cao. Một hệ thống KSNB hữu

hiệu sẽ giúp cho cơng ty hạn chế được những gian lận, sai sót xảy ra, đảm bảo

hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực, đạt được mục tiêu đề ra.

Bên cạnh đó, một hệ thống KSNB vững mạnh cũng góp phần tạo sự tin tưởng

của các cổ đông đối với công ty.

3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI

BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ

PHẦN PYMEPHARCO

3.2.1. Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và

thu tiền tại cơng ty

a. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng

Hiện nay tại công ty, khách hàng đặt hàng không theo mẫu Đơn đặt

hàng nào gây khó khăn trong việc quản lý và xét duyệt Đơn đặt hàng. Bên

cạnh đó, một số Đơn đặt hàng của khách hàng còn bị ghi sai tên hàng trong

trường hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại. Để khắc phục việc ghi sai tên

hàng trong Đơn đặt hàng và thuận tiện trong việc quản lý thì bộ phận bán

hàng ở phòng NVKD nên thiết kế lại mẫu Đơn đặt hàng phù hợp với đặc điểm

của công ty. Đơn đặt hàng được gửi cho khách hàng đã mua hàng của công ty

hoặc khách hàng mới được công ty ký kết hợp đồng. Khi khách hàng có nhu

cầu mua hàng sẽ điền đầy đủ các thông tin vào Đơn đặt hàng như: Tên khách

hàng, địa chỉ, ngày tháng năm, số hợp đồng (nếu có), thời gian dự kiến giao

hàng, tên hàng, số lượng, ký tên và đóng dấu của đơn vị mua hàng. Sau đó,

khách hàng gửi Đơn đặt hàng đầy đủ thông tin về bộ phận bán hàng của công

ty để yêu cầu bán hàng. Nếu khách hàng ở xa có thể gửi Đơn đặt hàng bằng

Fax, email hoặc đặt hàng trực tiếp trên Website của công ty. Công ty không

nhận đặt hàng qua điện thoại trừ trường hợp khách hàng quen và Đơn đặt

hàng có ít mặt hàng, số lượng nhỏ.



73



Bảng 3.1 Đơn đặt hàng của khách hàng



ĐƠN ĐẶT HÀNG

Số: 98

Họ và tên người mua hàng: Phan Thị Ngọc Huyền ĐT: 0905.304.517

Đơn vị:

BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH PHÚ YÊN

Địa chỉ:

15 Nguyễn Hữu Thọ - TP Tuy Hòa – Tỉnh Phú Yên

Thời gian dự kiến giao hàng: 13/05/2012

Phương thức giao hàng: chuyển hàng đến tại quầy thuốc Bệnh viện.

TÊN HÀNG



STT

01

02

03

04



Tatanol codein (20 x4)

PymeFucan (H/1)

Tamiacin 500mg (H/1)

Nitrocor 2,5mg (H/60)



NHÀ

SỐ

ĐVT SẢN LƯỢNG

XUẤT

Viên PMP

160

Viên PMP

4.000

Lọ PMP

106

Viên PMP

6.000



ĐƠN

GIÁ



THÀNH

TIỀN



Ghi

chú



TỔNG CỘNG: 04

Ngày 12 tháng 05 năm 2012

Khách hàng

(Ký tên, đóng dấu)



Phần dành cho cơng ty:

CƠNG NỢ CỦA KHÁCH HÀNG THÁNG ... NĂM ....

ĐẦU KỲ

SỐ PHÁT SINH TRONG

CUỐI KỲ

KỲ

NỢ



NỢ



NỢ





Ngày:



Nợ cho phép:

Đồng ý bán hàng



Người bán

(Ký, họ tên)



Người



Khơng đồng ý bán hàng

xét



duyệt

tín

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)



dụng



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

c. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×