Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
a. Thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng

a. Thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng

Tải bản đầy đủ - 0trang

50



bán hàng, thì nhân viên bán hàng phòng NVKD xuất Hóa đơn GTGT.

Trường hợp số dư cơng nợ của khách hàng vượt quá mức nợ cho phép

hoặc đã nợ quá hạn thanh tốn thì trưởng phòng NVKD trình Đơn đặt hàng và

tình hình cơng nợ của khách hàng lên phó tổng giám đốc phụ trách kinh

doanh duyệt.

Nếu phó tổng giám đốc duyệt đồng ý bán hàng thì nhân viên bán hàng

phòng NVKD xuất Hóa đơn GTGT.

Nếu phó tổng giám đốc khơng đồng ý bán hàng thì nhân viên bán hàng

thơng báo từ chối bán hàng cho khách hàng biết hay yêu cầu khách hàng

thanh toán khoản nợ trước.

Đơn đặt hàng của khách hàng được lưu vào sổ theo dõi Đơn đặt hàng

tại phòng

PhòngNVKD.

NVKD Hóa đơn GTGT được trưởng phòng NVKD ký duyệt và

được nhân viên bán hàng chuyển đến kho để thông báo xuất hàng giao cho



Khách hàng



Nhân viên bán hàng



Trưởng phòng NVKD



khách hàng. Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng tại văn phòng cơng ty

được thực hiện như Hình 2.3.

Nhận



Kiểm tra

Như vậy, trường

và hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại vừa nhanh



và xét

kiểm trong quá trình truyền đạt bằng ngơn ngữ dễ xảy ra

chóng vừa tiện lợi nhưng

duyệt bán



tra

chịu

Yêu

cầu

Đơnmột số mặt hàng có tên gần giống nhau. Ngoài ra, Đơn

nhầm lẫn đặc biệt với

của KH

ĐH

đặt hàng của khách hàng do phòng

lý nhưng

Duyệt NVKD quản

Khơng

Duyệt khơng được đánh số



thứ tự tất cả. Điều này làm cho công tác kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm lại Đơn

đặt hàng khó khăn.

Cơng ty ủy quyền cho trưởng phòng NVKD vừa

Phóxét

Tổngduyệt

GĐ tín dụng

khách hàng vừa duyệt bán hàng, chưa có một bộ phận thẩm định khách hàng

Duyệtphòng NVKD

Khơng

Duyệt hạn

độc lập. Điều này, dễ dẫn đến tình trạng trưởng

cấp vượt



mức tín dụng cho phép khi duyệt bán hàng để chạy theo doanh thu.

Lập HĐ

GTGT



Chuẩn

bị

giao

hàng



u

cầu

thanh

tốn



Từ

chối

khách

hàng



51



Hình 2.3 Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng tại văn phòng cơng ty



52



Một số ký hiệu dùng vẽ quy trình:

Bắt đầu hoặc kết thúc

Chứng từ sử dụng

Xử lý bằng thủ cơng



Xử lý bằng máy tính

Điểm nối

Người tiếp nhận (Tổng giám đốc, phó

tổng giám đốc, kế tốn ...)

Lưu trữ

Hướng vận động của quy trình

- Kiểm sốt lập Hố đơn bán hàng: Sau khi hoàn tất việc xử lý Đơn đặt

hàng, nhân viên bán hàng phòng NVKD lập Hóa đơn GTGT để giao hàng cho

khách hàng. Hóa đơn GTGT được ghi đầy đủ thơng tin hiện có trên mẫu Hóa

đơn, có đầy đủ chữ ký của người lập Hóa đơn, người mua hàng. Trường hợp

bán hàng qua điện thoại, Fax thì khơng có chữ ký của người mua hàng mà

thay vào đó ghi “Bán hàng qua điện thoại” bên dưới phần chữ ký khách hàng.

Hóa đơn GTGT được trưởng phòng NVKD ký duyệt.



53



Sau khi Hóa đơn GTGT được xuất xong nhân viên bán hàng chuyển

đến kho giao cho thủ kho để chuẩn bị xuất hàng. Hóa đơn GTGT là căn cứ để

thủ kho xuất kho hàng. Khi Hóa đơn GTGT được lập xong sẽ được kế tốn

bán hàng ở phòng kế toán cập nhật qua hệ thống phần mềm máy tính. Kế tốn

bán hàng kiểm tra lại tất cả các nội dung trên Hóa đơn. Trường hợp Hóa đơn

được lập sai, kế toán bán hàng đề nghị nhân viên bán hàng phòng NVKD điều

chỉnh (hủy bỏ Hóa đơn cũ, lập lại Hóa đơn mới thay thế hoặc lập Hóa đơn

điều chỉnh).

Hiện nay, Hóa đơn GTGT của cơng ty được lập 3 liên. Liên 1 lưu tại

phòng NVKD, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho phòng kế tốn

để ghi sổ và lưu trữ.

- Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: Căn cứ Hóa đơn GTGT được

duyệt của trưởng phòng NVKD, nhân viên bán hàng chuyển Hóa đơn GTGT đã

duyệt đến kho để làm thủ tục giao hàng cho khách hàng. Thủ kho căn cứ Hóa đơn

GTGT, sau khi đã kiểm tra đúng tính hợp lệ, hợp pháp rồi tiến hành xuất kho hàng

theo đúng nội dung. Thủ kho khi xuất hàng xong ký nháy và đóng dấu “Đã

giao hàng” vào Hóa đơn GTGT (liên 3). Sau khi xuất kho hàng hóa, căn cứ số

lượng thực xuất trên Hóa đơn GTGT (liên 3), thủ kho ghi vào thẻ kho hàng, thẻ

kho được mở cho từng mặt hàng. Thẻ kho là căn cứ để đối chiếu với số liệu hàng

tồn kho trên sổ kế tốn của phòng kế tốn theo định kỳ. Hàng ngày, nhân viên kế

toán đến gặp thủ kho nhận Hóa đơn GTGT (liên 3) để về ghi sổ kế tốn và lưu trữ.

Khi nhận Hóa đơn nhân viên kế toán phải ký nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn

GTGT” được thủ kho lưu.

+ Trường hợp khách hàng nhận hàng trực tiếp tại bên bán

Nhân viên bán hàng yêu cầu bên mua phải xuất trình giấy giới thiệu

hoặc giấy uỷ quyền nhận hàng. Sau đó, thủ kho xuất kho hàng giao và yêu cầu

khách hàng ký nhận vào Hóa đơn GTGT (liên 2, liên 3).



54



+ Trường hợp khách hàng yêu cầu giao hàng đến địa điểm quy định

Nhân viên vận chuyển có trách nhiệm đến kho nhận hàng và giao hàng

đến nơi cho khách hàng. Khi nhận hàng xong nhân viên vận chuyển ký vào

Biên bản giao nhận hàng. Hóa đơn GTGT được photo ra thêm một bản. Nhân

viên vận chuyển đem hàng cùng Hóa đơn GTGT liên 2 và Hóa đơn photo đến

giao hàng cho khách hàng. Khách hàng nhận hàng xong, ký vào Hóa đơn

photo và sổ giao nhận hàng. Nhân viên vận chuyển giao cho khách hàng Hóa

đơn GTGT liên 2 và mang liên photo đã có chữ ký của khách hàng về giao

cho phòng NVKD để lưu.

Như vậy, công ty không sử dụng Phiếu xuất kho khi xuất kho giao

hàng. Điều này làm công tác đối chiếu, kiểm tra số liệu hàng xuất kho giữa sổ

kế tốn và thẻ kho sẽ khó khăn khi Hóa đơn GTGT bị thất lạc.

- Kiểm sốt ghi nhận doanh thu bán hàng: Hàng ngày, căn cứ Hóa đơn

GTGT do phòng NVKD phát hành, kế tốn bán hàng cập nhật số liệu về

doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra, nợ phải thu khách hàng và thu tiền

vào phần mềm kế toán. Kế toán bán hàng đối chiếu tất cả số liệu đã nhập vào

máy theo từng Hóa đơn phải đúng với số liệu ghi trên Hóa đơn, sau đó “Nhập

tu” để ghi sổ. Sau đó, máy tính sẽ xử lý và ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp

các tài khoản liên quan: TK 511, 3331, 131, 155, 156, 632 và các báo cáo

khác theo yêu cầu.

Cuối tháng, kế tốn bán hàng đối chiếu tổng số Hóa đơn GTGT đã cập

nhật vào phần mềm kế toán với tổng số Hóa đơn đã sử dụng trên Báo cáo tình

hình sử dụng Hóa đơn của phòng NVKD nhằm hạn chế sai sót do khơng cập

nhật đủ hóa đơn và ghi nhận thiếu doanh thu.

Cuối quý, kế toán bán hàng in các sổ kế toán liên quan để lưu trữ theo

quy định.



55



Phòng NVKD

Nhân viên BH



Đơn ĐH

được duyệt



Lập



GTGT



Hóa đơn

GTGT 1



Phòng Kế tốn



Trưởng phòng NVKD



Kế tốn bán hàng



Kiểm

tra HĐ

GTGT



Kiểm

tra và

ký HĐ

GTGT



Hóa đơn

GTGT 2





u



Thủ kho



Kiểm

tra HĐ

GTGT



Cập

nhật

vào

phần

mềm



Xuất

hàng





u



Hóa đơn

GTGT 3



Khách

hàng



Hình 2.4: Quy trình kiểm sốt doanh thu tại văn phòng cơng ty

- Kiểm sốt ghi nhận hàng bán bị trả lại:

Trường hợp công ty xuất nhầm hàng so với Đơn đặt hàng, khách hàng

đề nghị trả lại hàng. Nhân viên kế toán lập Biên bản thỏa thuận hàng bán bị

trả lại và có chữ ký đại diện hai bên. Sau đó, khách hàng lập Phiếu xuất hàng

và Hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại gửi về công ty. Nhân viên giám sát bán

hàng khu vực kiểm tra và lập Phiếu yêu cầu nhập hàng trình trưởng phòng

NVKD ký duyệt. Sau đó, thủ kho căn cứ Phiếu xuất hàng từ khách hàng,

Phiếu yêu cầu nhập hàng, Hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại có đầy đủ chữ



56



ký lập Biên bản tiếp nhận trả lại hàng và nhập hàng. Sau khi nhập kho hàng

xong thủ kho gửi Phiếu xuất hàng của khách hàng, Phiếu yêu cầu nhập hàng,

Hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại và Biên bản tiếp nhận trả lại hàng cho

phòng NVKD. Nhân viên bán hàng phòng NVKD lập Phiếu nhập kho. Phiếu

nhập kho được lập 3 liên trong đó, liên 1 lưu, liên 2 thủ kho căn cứ ghi thẻ

kho, liên 3 gửi bộ phận kế toán ghi sổ và lưu. Căn cứ vào Phiếu nhập kho

hàng bán bị trả lại và Hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại, nhân viên kế toán

ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản liên quan: TK 531, 3331, 131,

111, 112, 155, 156, 632.

a2. Tại các trung tâm giới thiệu và phân phối thuốc

- Kiểm soát tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng: Các trung tâm giới thiệu

và phân phối thuốc thực hiện nhiệm vụ chủ yếu là bán hàng theo kế hoạch

công ty giao hàng năm và nguồn hàng là do công ty điều chuyển đến. Tại các

trung tâm chỉ thực hiện hình thức bán bn, khơng bán lẻ, bán theo giá công

ty quy định và khách hàng chủ yếu là gần 300 đại lý, các quầy thuốc, nhà

thuốc,... nằm trên địa bàn tỉnh Phú Yên. Các trung tâm có đầy đủ nhân viên

như: Nhân viên kế tốn, nhân viên thủ kho, nhân viên bán hàng, phó trung

tâm và trưởng trung tâm. Trưởng trung tâm là người trực tiếp điều hành việc

bán hàng tại các trung tâm. Trưởng trung tâm sẽ phê duyệt quyết định bán

hàng ngay trên Đơn đặt hàng của khách hàng dựa vào tình hình hàng tồn kho,

công nợ của khách hàng do thủ kho, phụ trách kế tốn báo cáo. Sau đó, Đơn

đặt hàng được duyệt đồng ý bán hàng sẽ chuyển cho nhân viên bán hàng

chuẩn bị các thủ tục giao hàng. Trường hợp Đơn đặt hàng khơng đồng ý bán

thì nhân viên bán hàng thông báo từ chối bán hàng cho khách hàng.

- Kiểm soát lập Hoá đơn bán hàng: Căn cứ Đơn đặt hàng đã được phê

duyệt, nhân viên bán hàng lập Hóa đơn GTGT để chuẩn bị giao hàng cho

khách hàng. Hóa đơn GTGT được ghi đầy đủ thơng tin hiện có trên mẫu Hóa



57



đơn, có đầy đủ chữ ký. Hóa đơn GTGT lập xong được chuyển cho trưởng

trung tâm ký duyệt phát hành. Các trung tâm sử dụng mẫu Hóa đơn GTGT do

cơng ty đặt in gửi đến. Hóa đơn được lập 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển, liên 2

giao cho khách hàng, liên 3 phụ trách kế toán dùng để ghi sổ kế toán.

- Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT đã

được phê duyệt. Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của Hóa đơn GTGT

đã có phê duyệt của trưởng trung tâm và đầy đủ các chữ ký. Sau khi kiểm tra

xong, thủ kho tiến hành xuất kho hàng theo đúng nội dung trong Hóa đơn

GTGT đã phê duyệt. Sau khi xuất kho hàng xong thủ kho ký nháy, đóng dấu

“Đã giao hàng” vào liên 3 của Hóa đơn GTGT và căn cứ số lượng thực xuất,

thủ kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ, kế toán đối chiếu số liệu hàng tồn kho trên

sổ kế toán với thẻ kho. Các thủ tục giao hàng thực hiện tương tự như tại văn

phòng cơng ty.

- Kiểm sốt doanh thu bán hàng: Tại các trung tâm được bố trí nhân

viên phụ trách kế toán và được cài đặt phần mềm kế toán VB.net for SQL

Sever giống tại văn phòng cơng ty nhưng khơng được kết nối trực tuyến. Phụ

trách kế tốn căn cứ vào Hóa đơn GTGT bán hàng có đầy đủ chữ ký, hợp

pháp, hợp lệ tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng tương tự tại văn phòng

cơng ty. Cuối tháng, các trung tâm nộp báo cáo tổng hợp hàng xuất bán trong

tháng tại đơn vị về phòng kế tốn của văn phòng cơng ty. Nhân viên kế tốn

tại văn phòng cơng ty kiểm tra, đối chiếu giữa báo cáo tổng hợp hàng nhập,

báo cáo tổng hợp hàng xuất bán và hàng tồn trong tháng của các trung tâm.

Sau khi, kiểm tra đúng, hợp lệ kế toán lập báo cáo tổng hợp doanh thu tồn

cơng ty.

Như vậy, trưởng các trung tâm là người toàn quyền quyết định việc bán

hàng dễ dẫn đến rủi ro cấp vượt hạn mức tín dụng cho phép khi duyệt bán

hàng để chạy theo doanh thu.



58



Ngoài ra, công tác kiểm tra doanh thu tại các trung tâm không thực hiện

thường xuyên. Công ty thực hiện kiểm tra đột xuất một đến hai lần trong năm

và việc kiểm tra chỉ dừng lại ở mức độ ghi nhận doanh thu có đúng với số

Hóa đơn phát sinh hay không. Điều này, dễ dẫn đến gian lận và sai sót xảy ra

làm mất doanh thu của cơng ty.

Nhân viên BH



Tiếp

nhận

Đơn

ĐH

Đơn ĐH

của K/hàng



Thủ kho



Hóa đơn

GTGT 2

Hóa đơn

GTGT 3



Phụ trách kế tốn



Kiểm

tra và

ký Đơn

ĐH



Viết



GTG

T



Hóa đơn

GTGT 1





u



Trưởng trung tâm



Kiểm

tra HĐ

GTGT

Kiểm

tra và

ký HĐ

GTGT



Kiểm

tra HĐ

GTGT



Cập

nhật

vào

phần

mềm





u

Xuất

hàng

Khách hàng



Hình 2.5: Quy trình kiểm sốt doanh thu tại các trung tâm



59



b. Thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng

b1. Tại văn phòng cơng ty

Kế tốn cơng nợ tại văn phòng cơng ty được giao nhiệm vụ tổ chức,

theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và phân loại nợ nhằm kiểm sốt cơng nợ phát sinh

trong tồn cơng ty. Kế tốn cơng nợ theo dõi từng đối tượng nợ tại văn phòng

cơng ty và đơn đốc các trung tâm thu hồi nợ theo đúng hạn quy định.

Hàng ngày, căn cứ vào Hóa đơn GTGT của hàng bán do phòng NVKD

lập. Kế tốn bán hàng kiểm tra Hóa đơn GTGT lập đúng, tiến hành ghi nhận

doanh thu đồng thời ghi nợ phải thu trong trường hợp bán chịu. Số liệu kế

toán được ghi sổ khi kế toán bán hàng kiểm tra giữa số liệu nhập vào máy

theo từng Hóa đơn đúng với số liệu ghi trên Hóa đơn. Sau đó, máy tính sẽ xử

lý dữ liệu và ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 131.

Kế tốn cơng nợ cập nhật vào máy tính theo dõi khách hàng nào đã gần

hết hạn thanh toán (thời hạn thanh toán từ 30 ngày đến 90 ngày tùy theo hợp

đồng) nhưng chưa thanh tốn thì kế tốn gọi điện hoặc gửi giấy thông báo nợ

đến khách hàng để đôn đốc thanh toán tiền.

Định kỳ (cuối tháng hoặc cuối quý), kế toán công nợ lập Bảng đối

chiếu công nợ của từng đối tượng khách hàng (Phụ lục 03) gửi đến khách

hàng, có chữ ký người lập, trưởng phòng kế tốn và gửi đến đối chiếu xong

yêu cầu khách hàng ký.

Cuối tháng, kế tốn cơng nợ tại các trung tâm lập báo cáo tình hình

cơng nợ bán hàng tại đơn vị gửi về phòng kế tốn cơng ty. Kế tốn cơng nợ tại

văn phòng cơng ty lập báo cáo tình hình cơng nợ tồn cơng ty. Trong báo cáo

có phân ra nợ trong hạn (1-30 ngày, 1- 60 ngày hoặc 1- 90 ngày), nợ quá hạn

(1-30 ngày), nợ quá hạn (31- 60 ngày), nợ quá hạn (61- 90 ngày), nợ quá hạn

trên 90 ngày. Trưởng phòng kế tốn ký duyệt vào báo cáo và đề xuất tổng

giám đốc xử lý những trường hợp vi phạm.



60



Những khoản nợ của khách hàng đã quá ngày thanh toán (trên 30 ngày

nhưng dưới 90 ngày) chưa trả tiền. Kế tốn lập u cầu thanh tốn trình

trưởng phòng kế toán ký duyệt rồi gửi cho khách hàng đề nghị thanh toán.

Đối với những khoản nợ quá hạn thanh tốn kéo dài (trên 90 ngày) và

có khả năng khó đòi. Phòng kế tốn lập đề nghị tổng giám đốc cơng ty xem

xét khởi kiện khách hàng ra tòa án.

Đối với những khoản nợ của khách hàng quá hạn thanh tốn so với Hợp

đồng, kế tốn tại văn phòng cơng ty tiến hành trích lập dự phòng và xóa sổ nợ

phải thu khó đòi theo đúng quy định tại thơng tư số 228/2009/ TT – BTC

ngày 7/12/2009 của Bộ tài chính.

Quy trình kiểm sốt nợ phải thu khách hàng tại văn phòng cơng ty

được thực hiện như Hình 2.6.

b2. Tại các trung tâm giới thiệu và phân phối thuốc

Phụ trách kế tốn tại các trung tâm có trách nhiệm theo dõi, quản lý các

khách hàng của trung tâm. Hàng ngày, căn cứ vào Hóa đơn GTGT của hàng

bán có đầy đủ thơng tin, kế tốn tiến hành ghi nhận doanh thu đồng thời ghi

nợ phải thu trong trường hợp bán chịu. Phụ trách kế toán theo dõi khoản nợ

của khách hàng nào đã gần hết hạn thanh toán nhưng chưa thanh tốn thì kế

tốn gọi điện thoại đến khách hàng để đơn đốc thanh tốn tiền.

Cuối tháng, phụ trách kế tốn các trung tâm lập Bảng đối chiếu cơng nợ

tại đơn vị trình trưởng trung tâm ký duyệt và gửi đến cho khách hàng. Mẫu

Bảng đối chiếu công nợ tại trung tâm do công ty quy định và thực hiện theo

mẫu thống nhất.

Cuối tháng, phụ trách kế toán lập báo cáo tình hình cơng nợ trong tháng

và số nợ q hạn của trung tâm gửi về phòng kế tốn văn phòng cơng ty để

kiểm tra và có những giải pháp thu những khoản nợ quá hạn.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

a. Thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×