Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
d. Hệ thống kế toán

d. Hệ thống kế toán

Tải bản đầy đủ - 0trang

18



Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà

đơn vị áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính.

Q trình vận động của hệ thống kế tốn là q trình ghi nhận, phân

loại, tính tốn, xử lý và tổng hợp. Thông qua các hoạt động này, hệ thống kế

tốn cung cấp những thơng tin cần thiết cho nhà quản lý và giúp kiểm soát

được các hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đạt được

các mục tiêu sau:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Các nghiệp vụ diễn giải một cách chi tiết, đầy đủ để phân loại đúng

các nghiệp vụ.

- Phải đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Các nghiệp vụ kinh tế phải xác định và ghi chép đúng kỳ hạn

- Trình bày đúng, đầy đủ thơng tin cần thiết trên báo cáo tài chính.

Để đạt được các điều trên, hai bộ phận quan trọng trong hệ thống kế

tốn cần chú ý đó là chứng từ và sổ sách kế tốn.

- Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế tốn của đơn vị.

Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình

xử lý số liệu kế toán. Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát và giúp ngăn chặn

kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị. Ngoài ra, chứng từ

còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng.

- Sổ sách kế toán là giai đoạn trung gian để xử lý số liệu kế toán từ

những chứng từ ban đầu nhằm cung cấp thơng tin tổng hợp trên các báo cáo

tài chính. Hệ thống sổ sách kế tốn có vai trò quan trọng trong KSNB. Một hệ

thống sổ sách kế toán khoa học sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ

ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quy trình thực hiện nghiệp vụ. Việc

ghi nhận thơng tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép và lập

báo cáo tài chính sẽ giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra, đánh giá sự chấp



19



hành những thủ tục kiểm sốt trong q trình xử lý. Báo cáo tài chính cung

cấp cho nhà quản lý đơn vị những thông tin cơ bản cho việc ra các quyết định

quản lý và những đối tượng quan tâm đến báo cáo tài chính của đơn vị.

Ngồi ra, để hệ thống kế tốn được vận hành tốt cần có sơ đồ hạch

toán. Sơ đồ hạch toán giúp xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong

đơn vị đồng thời giúp kiểm sốt được những sai sót trong hạch tốn.

e. Giám sát

Giám sát là một bộ phận của hệ thống KSNB. Giám sát là xác định hệ

thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay khơng và có cần thiết phải

sửa đổi chúng cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị hay khơng. Ở những

đơn vị có quy mô nhỏ, các hoạt động thường đơn giản, rủi ro xảy ra ít. Do đó,

nhà quản lý tự thực hiện việc kiểm tra và đánh giá về những chính sách, các

thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Tuy nhiên, đối với những đơn vị có quy mơ

lớn, các hoạt động xảy ra nhiều, phức tạp, dễ xảy ra rủi ro. Vì thế cần thiết có

bộ phận kiểm tốn nội bộ để giúp nhà quản lý thực hiện tốt việc kiểm tra,

đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát. Kiểm toán nội bộ là

bộ phận độc lập trong đơn vị có chức năng kiểm tra, đánh giá và đề xuất

những cải tiến các hoạt động của đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu đề ra.

1.1.5. Hạn chế của kiểm soát nội bộ

Một hệ thống KSNB dù được xây dựng hoàn hảo về cấu trúc đến đâu

thì hiệu quả của nó vẫn phụ thuộc vào năng lực làm việc của con người. Do

vậy, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm. Bên cạnh

đó, hệ thống KSNB còn có những hạn chế do những nguyên nhân sau:

- Về chủ quan: Sự thông đồng của các nhân viên bên trong và bên

ngoài đơn vị để gian lận; những người chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạm

dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ lợi ích riêng.

- Về khách quan: Do những hạn chế về năng lực của con người như sự



20



vô ý, bất cẩn, sai sót về xét đốn hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường nhằm vào những nghiệp vụ thường

xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ bất thường hay các thủ tục

kiểm soát bị lạc hậu và do yêu cầu của nhà quản lý thường là chi phí bỏ ra cho

hoạt động kiểm sốt ít hơn giá trị thiệt hại ước tính do gian lận, sai sót gây ra.

Từ những hạn chế của hệ thống KSNB giúp nhà quản lý có những biện

pháp, chính sách, thủ tục kiểm soát bổ sung, sửa đổi thường xuyên cho phù

hợp sự phát triển của đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu của đơn vị.

1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn

vị kinh doanh. Bởi vì, hiệu quả chu trình này có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu

quả hoạt động kinh doanh của toàn đơn vị.

Trong thực tế, chu trình bán hàng và thu tiền trong một đơn vị thường

bao gồm các chức năng như: Xử lý Đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt

bán chịu, chuyển giao hàng hoá, lập Hoá đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ doanh

thu bán hàng và thu tiền, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xố sổ các

khoản nợ khơng thu hồi được.

- Xử lý Đơn đặt hàng của người mua: Việc đặt hàng của người mua có

thể là Đơn đặt hàng, Phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện

thoại. Trên cơ sở đặt hàng của người mua, bộ phận bán hàng xem xét khả

năng cung ứng của đơn vị và ra quyết định bán hàng thông qua việc ký kết

hợp đồng bán hàng hóa, dịch vụ. Do đó, việc đặt hàng của khách hàng là điểm

bắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

- Xét duyệt bán chịu: Mục tiêu của hoạt động bán hàng là thu được tiền.

Do đó, ngay từ thoả thuận ban đầu, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng



21



thanh toán của khách hàng để quyết định bán chịu một phần hay tồn bộ lơ

hàng theo Đơn đặt hàng với thời gian thanh toán bao lâu hoặc không chấp

nhận bán hàng. Quyết định này được thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một

điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán. Việc xét duyệt bán chịu

là một khâu quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền. Vì vậy, việc xét

duyệt bán chịu được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ thì khả năng thu hồi các

khoản nợ là cao và ngược lại thì khả năng thu hồi các khoản nợ thấp và có thể

khơng thu hồi được.

- Chuyển giao hàng hố: Căn cứ lệnh bán hàng đã được cấp có thẩm

quyền phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho

khách hàng, hoặc giao cho người vận chuyển nhận hàng chuyển hàng đến cho

khách hàng theo địa điểm quy định. Sau khi giao hàng xong, bên mua và bên

bán phải lập biên bản ký xác nhận số lượng hàng hoá thực tế đã giao và nhận

để làm cơ sở cho việc thanh toán sau này, đồng thời chuyển giao Hóa đơn bán

hàng cho khách hàng.

- Lập Hố đơn bán hàng: Sau khi hoàn tất việc giao hàng, bên bán phải

lập Hố đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mã số thuế; địa

chỉ khách hàng; mẫu mã, quy cách, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, giá cả của

hàng hoá; số tiền phải trả,…Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên 1 được lưu tại

cuốn, liên 2 được gửi cho khách hàng, liên 3 dùng để ghi sổ doanh thu và theo

dõi thu tiền. Hóa đơn bán hàng phải được lập chính xác, đúng hạn và phải

đảm bảo phù hợp với các điều khoản về giá bán, hình thức thanh tốn,…đã

được duyệt. Hiện nay, tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kê khai nộp thuế GTGT

theo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp, Hoá đơn bán hàng có

thể là Hố đơn giá trị gia tăng hay Hố đơn thơng thường.

- Xử lý, ghi sổ các khoản doanh thu và thu tiền: Căn cứ vào Hóa đơn đã

được duyệt, kế tốn ghi sổ doanh thu và công nợ của khách hàng. Căn cứ vào



22



số tiền khách hàng thanh toán, kế toán ghi sổ số tiền thu được bằng tiền mặt

hay tiền gửi ngân hàng. Kế tốn phải thực hiện việc ghi sổ chính xác, kịp thời

và đầy đủ các khoản tiền đã thu được và chưa thu được.

- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Cuối niên độ kế tốn, kế tốn tại

đơn vị cần xác định những khoản nợ nào cần phải trích lập dự phòng theo quy

định. Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập là khoản thiệt hại về

nợ phải thu trong tương lai mà doanh nghiệp được ước tính trước và được tính

vào chi phí kinh doanh nhằm bù đắp một phần thiệt hại khi các khoản phải thu

khó đòi thực tế khơng thu được.

- Xố sổ các khoản nợ không thu hồi được: Khi các khoản nợ phải thu

khó đòi của khách hàng khơng có khả năng thanh toán. Doanh nghiệp tiến

hành xác định lại các bằng chứng đáng tin cậy về khả năng không thể thu hồi

của các khoản nợ, sau đó thành lập hội đồng xử lý nợ khó đòi theo quy định.

1.2.2. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Thiết lập các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền

nhằm hạn chế tối đa các sai phạm xảy ra. Việc kiểm soát tốt chu trình bán

hàng và thu tiền giúp đơn vị đạt được các mục tiêu sau:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Sự hữu hiệu được hiểu là

các hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị

phần, tốc độ tăng trưởng. Tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết

quả đạt được với chi phí bỏ ra. Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả là mối quan

tâm hàng đầu của các nhà quản lý với các mục tiêu kiểm soát như: Đơn đặt

hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót; các nghiệp vụ bán chịu đều được xét

duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ của khách hàng; giao hàng đúng chất

lượng, số lượng, thời gian và địa điểm; lập chứng từ đúng quy định của pháp

luật và ghi nhận doanh thu, nợ phải thu chính xác, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu;

việc thu tiền phải thu đủ, thu đúng, thu kịp thời các khoản nợ của khách hàng.



23



- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Các khoản mục trên báo cáo tài chính

bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng và thu tiền.Ví dụ các khoản mục như

doanh thu, nợ phải thu khách hàng, tiền, hàng tồn kho, lợi nhuận,... được trình

bày đúng đắn và trung thực sẽ ảnh hưởng đến tính trung thực, tin cậy của báo

cáo tài chính.

- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Các hoạt động bán hàng như ký

kết Hợp đồng mua bán, quản lý Hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập

Phiếu xuất kho, thực hiện khuyến mãi,...cần phải tuân thủ các quy định của

pháp luật và các quy định của đơn vị. [6, tr.136-137]

1.2.3. Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền thường xảy ra các sai phạm ở các giai

đoạn như sau:

- Giai đoạn xử lý Đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng có thể

được chấp nhận nhưng khơng được phê duyệt hoặc xét duyệt đồng ý bán

nhưng khơng có đủ khả năng cung cấp. Ngoài ra, Đơn đặt hàng bị ghi sai các

thông tin về chủng loại, số lượng, đơn giá, các điều khoản bán hàng khác đã

quy định trong hợp đồng hoặc nhầm lẫn Đơn đặt hàng của khách hàng khác.

Sai phạm này dẫn đến các sai phạm khác trong các giai đoạn tiếp theo gây ấn

tượng xấu cho khách hàng.

- Giai đoạn xét duyệt bán chịu: Nhân viên xét duyệt bán chịu đồng ý

bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu

mà cơng ty đề ra dẫn đến không thu được tiền nợ của khách hàng. Nhân viên

bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đạt doanh thu làm cho

doanh nghiệp phải gánh chịu rủi ro về tín dụng quá mức.

- Giai đoạn giao hàng: Nhân viên giao hàng khi hàng chưa được xét

duyệt hay giao không đúng chủng loại, số lượng hoặc khơng đúng khách hàng

và hàng hóa bị thất thốt trong q trình giao hàng nhưng khơng xác định



24



được người chịu trách nhiệm.

- Giai đoạn lập hóa đơn: Hàng hóa đã bán và giao cho khách hàng

nhưng khơng lập Hóa đơn hoặc lập Hóa đơn bán hàng sai về số lượng, giá trị,

địa chỉ khách hàng,...

- Giai đoạn ghi chép doanh thu, thu tiền và theo dõi nợ phải thu khách

hàng: Nhân viên kế toán ghi nhận sai số tiền, ghi trùng, ghi sót, ghi sai niên

độ kế toán về doanh thu, số tiền đã thu và nợ phải thu,...Khoản tiền thu được

từ khách hàng bị nhân viên thu tiền chiếm đoạt. Ngồi ra, nhân viên quản lý

cơng nợ khách hàng yếu kém làm khoản nợ phải thu bị thất thốt, thu hồi

chậm trễ hoặc lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi khơng đúng quy

định,... [6, tr.135]

1.2.4. Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ kiểm sốt nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền

Một bộ phận quan trọng không thể thiếu để thực hiện các mục tiêu

kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền là tổ chức hệ thống thông tin kế tốn.

Vì vậy, doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ

kế toán một cách khoa học, đầy đủ, phù hợp với yêu cầu của đơn vị.

a. Các chứng từ thường được sử dụng

- Đơn đặt hàng của khách hàng: Là yêu cầu về loại hàng hoá, dịch vụ

của khách hàng. Đơn đặt hàng thường có mẫu in sẵn của đơn vị bán. Khách

hàng có thể điền vào mẫu Đơn đặt hàng có sẵn và nộp trực tiếp cho đơn vị

hoặc đặt hàng qua điện thoại, Fax hoặc Email,...

- Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thoả thuận những điều kiện, quyền lợi

và trách nhiệm giữa người mua và người bán.

- Lệnh bán hàng: Là loại chứng từ ghi mã hàng, tên hàng, đơn giá, số

lượng và thành tiền.

- Phiếu xuất kho: Là loại chứng từ ghi các thông tin trên Đơn đặt hàng



25



của khách hàng. Lệnh bán hàng thể hiện mẫu mã, chủng loại, số lượng hàng

thực xuất giao cho khách hàng.

- Chứng từ vận chuyển: Là loại chứng từ được lập khi giao hàng, trong

đó ghi rõ mẫu mã, chủng loại, số lượng và các thơng tin khác có liên quan đến

hàng được giao.

- Hoá đơn bán hàng: Là chứng từ ghi rõ tên hàng, quy cách, số lượng,

đơn giá, thành tiền của hàng bán. Hóa đơn là chứng từ để căn cứ ghi sổ doanh

thu, theo dõi thu tiền và khách hàng biết số tiền phải trả là bao nhiêu.

- Phiếu thu: Là chứng từ ghi số tiền khách hàng trả bằng tiền mặt.

- Giấy báo Có của ngân hàng: Là chứng từ ghi số tiền khách hàng đã trả

bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

b. Các sổ sách thường được sử dụng

- Sổ nhật ký bán hàng: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phát

sinh trong kỳ và ghi doanh thu bán hàng của nhiều mặt hàng khác nhau.

- Sổ nhật ký hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá: Dùng để ghi doanh thu

hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá trong kỳ sau khi thoả thuận với

khách hàng do hàng hóa không đúng chất lượng, quy cách đã quy định.

- Sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Dùng để ghi chép toàn bộ

số tiền thu được của hoạt động bán hàng và tất cả các khoản thu tiền khác của

doanh nghiệp.

- Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng: Dùng để ghi sổ theo dõi nợ phải

thu, số nợ đã thanh tốn và số nợ còn phải trả của từng khách hàng.

- Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.

- Sổ Cái doanh thu bán hàng, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải thu

khách hàng,...

1.2.5. Thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Doanh nghiệp thiết lập các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

d. Hệ thống kế toán

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x