Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
1 Những vấn đề về kiểm soát trong quản lý

1 Những vấn đề về kiểm soát trong quản lý

Tải bản đầy đủ - 0trang

7

tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và nó thu hút được sự quan tâm của nhiều người

trong tổ chức đó. Kiểm sốt tồn tại như một khâu độc lập của q trình quản lý

nhưng đồng thời nó lại là một bộ phận xuyên suốt của quá trình đó.

Khi nền kinh tế càng phát triển thì vai trò của quản lý càng cao, vấn đề quản lý

càng phức tạp, do vậy cơng tác quản lý càng đòi hỏi nhiều ở kiểm sốt. Trong q

trình quản lý các hoạt động của đơn vị, chức năng kiểm sốt ln giữ vai trò quan

trọng và chức năng này được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của

doanh nghiệp.

1.1.2 Những vấn đề lý luận chung về hệ thống kiểm soát

nội bộ

1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm sốt nội bộ (KSNB) là cơng cụ chủ yếu để thực hiện chức năng

kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Quá trình nghiên cứu về hệ thống

KSNB đã dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống này.

Trong các chuẩn mực đã hệ thống hóa của AICPA (American Institute Certified

Public Accountants)- Viện kiểm tốn viên cơng có bằng cấp của Mỹ đưa ra định

nghĩa về hệ thống KSNB như sau: “KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những

phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận trong kinh doanh để bảo vệ tài sản

của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu

quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”.[9, tr.76]

Theo liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC – International Federation of

Accountants), “Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn

mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị ; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo

đảm thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”. [9, tr.77]

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 “Hệ thống KSNB là các quy định

và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo

đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn

ngừa và phát hiện gian lận sai sót để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ,

quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. [11, tr.22]



8

Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề KSNB – Khuôn khổ hợp nhất

(internal control – intergrated framewofk) đã định nghĩa về KSNB: “ KSNB là một

quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn

vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục

tiêu: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậy của BCTC; sự tuân thủ pháp

luật và các quy định). [1, tr.2]

1.1.2.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Khi xây dựng cho mình một hệ thống KSNB, các nhà quản lý doanh nghiệp

đều mong muốn hệ thống KSNB đó sẽ mang lại những lợi ích thiết thực, góp phần

làm cho hoạt động của doanh nghiệp được tốt hơn. Do đó, hệ thống KSNB được

thiết lập tại đơn vị phải đảm bảo hợp lý cho các nhà quản trị đạt được những mục

tiêu sau [5, tr.37-38]:

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu được bảo vệ bằng hệ thống

kiểm sốt phù hợp có thể hạn chế được việc sử dụng lãng phí, tránh thất thốt, hoặc

sử dụng không hiệu quả,

Đảm bảo sự tin cậy của các thông tin báo cáo: Thông tin kinh tế tài chính

được cung cấp dưới dạng các báo cáo nhiệm vụ và BCTC do bộ máy kế toán thu

thập, xử lý và tổng hợp. Đây là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà

quản lý bên trong và bên ngồi đơn vị. Vì vậy, thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính

kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh

đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.

Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lí và các chính sách của công ty:

Để đảm bảo mục tiêu này, hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải

đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động SX kinh doanh

của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mực.

Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng của quản lý: KSNB giúp

đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy

tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Như vậy các



9

mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có

ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.



10

1.1.3 Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO (1992), hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận có mối liên

hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm

sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát.[4, tr.72-77]

1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt

Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý

thức của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ

thống KSNB. Các nhân tố của mơi trường kiểm sốt bao gồm:

Tính trung thực và các giá trị đạo đức: Ứng xử có đạo đức và tính trung

thực của tồn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Tính trung thực và các giá

trị đạo đức là nhân tố quan trọng của mơi trường kiểm sốt, nó tác động đến việc

thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB.

Cam kết về năng lực: Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho

một cơng việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ

năng. Khi xác định năng lực cần thiết, nhà quản lý cần cân nhắc giữa việc giám sát và

yêu cầu về năng lực của các nhân viên, đồng thời cân nhắc giữa năng lực và chi phí.

Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm tốn: Mơi trường kiểm sốt chịu ảnh

hưởng đáng kể của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm tốn. Tính hữu hiệu của nhân

tố này phụ thuộc vào sự độc lập của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán với ban

điều hành, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong hội đồng quản trị, mức độ

tham gia, mức độ giám sát và các hành động của hội đồng quản trị đối với hoạt

động của công ty.

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý

và phong cách điều hành của nhà quản lý tác động đến cách thức mà doanh nghiệp

được điều hành, thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của nhà quản lý về việc lập

và trình bày BCTC, việc lựa chọn các chính sách kế toán và việc phân nhiệm kế

toán viên.

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt

động của doanh nghiệp được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Cơ cấu



11

tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên,

dù tổ chức như thế nào, nó cũng phải giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã

hoạch định để đạt được mục tiêu đề ra.

Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm

là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong

việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.

Mơi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân

trong đơn vị. Cần làm cho các nhân viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức, để họ biết

rằng hành động và mức đóng góp của họ có ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu

chung của tồn đơn vị.

Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về

yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong

đợi từ nhân viên. Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng,

hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỹ luật.

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là q trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng

đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Do điều kiện kinh tế,

đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận

dạng và đối phó rủi ro phải liên kế với sự thay đổi này. Đánh giá rủi ro bao gồm:

Xác định mục tiêu: Thiết lập mục tiêu là điều kiện tiên quyết để KSNB hữu

hiệu. Chính mục tiêu cung cấp những chỉ tiêu lượng hóa mà đơn vị cần đạt được.

Tuy nhiên, một đơn vị có thể chỉ đảm bảo hợp lý rằng sẽ đạt được một số mục tiêu

nhất định, chứ không thể đảm bảo đạt tất cả mục tiêu. Một hệ thống KSNB hữu hiệu

nên cung cấp sự đảm bảo hợp lý giúp đơn vị đạt được mục tiêu hoạt động, mục tiêu

BCTC và mục tiêu tuân thủ.

Nhận dạng và phân tích rủi ro: Dựa trên mục tiêu đã thiết lập, người quản

lý cần nhận dạng và phân tích rủi ro để có thể đưa ra những biện pháp để quản trị

chúng. Q trình nhận dạng và phân tích rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại không

ngừng và là một nhân tố then chốt để KSNB hữu hiệu.



12

Quản trị sự thay đổi: Nền kinh tế, ngành nghề kinh doanh, môi trường pháp

lý, và những hoạt động của đơn vị luôn thay đổi và phát triển. Kiểm sốt nội bộ hữu

hiệu trong điều kiện này có thể không hữu hiệu trong điều kiện khác. Do vậy, nhận

dạng rủi ro cần được tiến hành một cách liên tục, đó chính là quản trị sự thay đổi.

1.1.3.3.Hoạt động kiểm sốt

Hoạt động kiểm sốt là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ

thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó

với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát tồn

tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị.

Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau mà một tổ chức có thể thiết kế

và áp dụng như kiểm sốt phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, ...

Xét về chức năng, các hoạt động kiểm soát phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm:

Soát xét của cấp nhà quản lý cấp cao: Là việc soát xét của lãnh đạo cấp cao

trong doanh nghiệp như so sánh kết quả thực tế với dự toán, dự báo, với kỳ trước

hay với các đối thủ khác. Các chương trình quan trọng của doanh nghiệp phải được

soát xét để xác định mức độ hồn thành. Nói cách khác, việc phân tích và theo dõi

các kết quả trên được coi là một loại hoạt động kiểm soát trong đơn vị.

Quản trị hoạt động: Người quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét các báo

cáo về hiệu quả của từng bộ phận mà mình phụ trách so với dự tốn/kế hoạch đã đề

ra. Việc soát xét phải tập trung vào cả ba mục tiêu của kiểm soát nội bộ.

Phân chia trách nhiệm hợp lý: Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các

chức năng trong doanh nghiệp cần phải được xem xét một cách nghiêm túc và được

coi như một loại kiểm soát phòng ngừa và kiểm sốt phát hiện hiểu quả. Bởi lẽ,

phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ làm giảm thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót và gian

lận cũng như giúp phát hiện ra các sai sót, gian lận này trong q trình tác nghiệp.

Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin

đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm sốt nói chung. Các hệ thống

thơng tin ngày nay được xử lý phần lớn bằng các chương trình trên máy tính kết

hợp với một số thủ tục được xử lý thủ cơng bởi con người. Vì thế kiểm sốt q



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

1 Những vấn đề về kiểm soát trong quản lý

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×