Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh. Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng và nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa,... phục vụ cho hoạt động sản xuất

Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh. Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng và nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa,... phục vụ cho hoạt động sản xuất

Tải bản đầy đủ - 0trang

17



1.2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh tốn

Q trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán liên

quan tới những chức năng cơ bản sau:

- Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán

Bắt đầu của chu trình mua hàng là từ kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạo đơn

vị phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu về hàng hố, dịch

vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho

của đơn vị.

Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hố, dịch vụ thì người có trách nhiệm tại

bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng chuyển lên cho các bộ phận cấp trên, đơn đề

nghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mục đích sử dụng của hàng đề nghị

mua.

Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo phê

duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho hàng hoá

mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng tránh cho việc mua quá nhiều, quá ít

hoặc mua lãng phí,…đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ phải ghi rõ loại hàng, số

lượng, số tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các thơng tin liên quan của

hàng hố, dịch vụ mà doanh nghiệp định mua được gửi cho người bán. Đây là chứng

từ hợp pháp được xem như là một lời đề nghị để mua hàng.

Từ đơn đặt hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc tiến công việc

mua hàng. Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm hiểu thị trường và

khả năng cung cấp của người bán. Thông qua việc khảo sát thị trường phải tìm ra

được nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung

cấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng và đi đến thống nhất, phải trình lãnh đạo ký

duyệt.

Thơng thường ở tất cả các doanh nghiệp đều lập các phòng thu mua để đảm

bảo chất lượng thích hợp của hàng hoá, dịch vụ với giá thấp nhất. Đối với một q

trình Kiểm sốt nội bộ tốt phòng thu mua độc lập với các bộ phận có trách nhiệm phê

chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng. Tất cả các đơn đặt mua hàng phải được đánh số

nhất quán và đầy đủ các yếu tố cần thiết.



18



Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham gia mua

hàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm, việc phê

duyệt phải đúng thẩm quyền và đúng quy trình.

- Nhận hàng hố, dịch vụ và kiểm định

Nhận hàng hoá hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu trình mua

hàng và thanh toán. Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh toán hay phải ghi

nhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán. Do đó, việc nhận hàng hoá phải

đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng,

kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, tính

tốn số tiền,…và các điều kiện khác xem có đúng như trong hợp đồng mua bán giữa

hai bên hay khơng? Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán.

Để làm nhiệm vụ mua hàng hoá, dịch vụ, kiểm tra, tiếp nhận và báo cáo hàng

hố, dịch vụ mua vào thì hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận (phòng) cung ứng.

Sau khi lập báo cáo nhận hàng thì bộ phận này sẽ gửi một bản cho thủ kho và một

bản cho phòng kế tốn (bộ phận kế tốn phải trả người bán). Để ngăn ngừa sự mất

mát và lạm dụng quyền hạn, phải được kiểm soát chặc chẽ từ lúc nhận hàng cho đến

khi xuất hàng sử dụng. Mặt khác phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên

tiếp nhận hàng hoá phải độc lập với thủ kho và nhân viên phòng kế tốn.

Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chun mơn, kinh nghiệm và

phải hồn tồn độc lập với các phòng ban khác. Sau khi hàng hóa được kiểm nghiệm,

phải lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm là căn cứ để bộ phận vật tư lập

phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất lượng hàng hóa đã được kiểm

nghiệm.

- Ghi nhận các khoản nợ người bán

Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến

các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được ghi chép vào sổ các lần

mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời.

Q trình kiểm sốt nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thực hiện

nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và thích hợp.

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán



19



Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm

thành nhiều bản, một bản được gửi cho nhà cung cấp, một bản được lưu trong hồ sơ

cùng với hố đơn.

Q trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là các phiếu chi phải

do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh tốn phải được tơn

trọng trong chức năng này.

1.2.1.4. Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh tốn

Giai

Đoạn

Đề nghị



Sai phạm có thể xảy ra

- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích hoặc



mua hàng đặt hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí vì số hàng đó thường khơng sử dụng

được.

- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: Cũng dẫn đến lãng phí do số

hàng thừa cũng phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn chi phí lưu

kho, lại còn có thể hàng bị giảm phẩm chất.

- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: Nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu

hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt

hàng hóa q sớm có thể gây lãng phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có

thể làm giảm phẩm chất hàng hóa.

- Đặt hàng với chất lượng kém và hoặc giá cao: Sẽ gây thiệt hại nghiêm

trọng nếu kéo dài.

- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua

hàng lần hai đối với hàng đã nhận được.



20



Lựa chọn - Nhân viên mua hàng có thể thơng đồng với nhà cung cấp để chọn họ

nhà cung

cấp



mặc dầu nhà cung cấp này khơng có hàng hóa/ dịch vụ phù hợp nhất hoặc

khơng có mức giá phù hợp nhất .

- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu

bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà

cung cấp được nhân viên này ủng hộ.



Nhận



- Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng, hàng đã đặt.



hàng



- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho.



Bảo quản - Hàng tồn kho có thể bị mất cắp.

hàng

Trả tiền



- Cơng nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt.

- Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất.

- Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán .

- Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.

- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: Tên, thời hạn thanh toán .

- Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, ghi trùng, sai số tiền, ghi

sót hóa đơn.

- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt.

- Trả tiền trễ hẹn.

- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc hàng được

giảm giá. [108;1]



21



1.2.2. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn

Chu trình mua hàng và thanh tốn là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy đủ

các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để kiểm

sốt tốt chu trình mua hàng và thanh tốn, đơn vị phải thiết lập hệ thống Kiểm soát

nội bộ đảm bảo mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ các quy định

của đơn vị, của các quy định của Nhà nước, đồng thời phải đảm bảo mục tiêu mang

tính trung thực, hợp lý của BCTC. Chính vì thế kiểm sốt nội bộ đối với chu trình này

nhằm đạt được một số mục tiêu như:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính.

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định

Cụ thể là:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả: Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng và giúp

đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng,

…. sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì

thế, đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá

hợp lý nhất, nhận hàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt hàng. Trong khi đó mục

tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra,…. Để

đạt được điều này, đơn vị cần mua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất.

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Nghĩa là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi

chu trình mua hàng và thanh tốn, như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền,…được trình

bày trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và

hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ,

chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến q trình mua hàng,…

Là các u cầu chủ yếu của cơng tác kế tốn và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo

tài chính đáng tin cậy.

- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi

phối của pháp luật. Ngồi ra, còn cần tn thủ các quy định nội bộ trong việc nhận



22



hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn về an toàn trong bảo quản, điều

kiện vệ sinh, an ninh,…. [109;1]

1.2.3. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo của chu trình mua hàng và

thanh tốn

1.2.3.1. Ln chuyển chứng từ

- Đơn đề nghị mua hàng: Chứng từ được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ

phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá, dịch vụ.

- Đơn đặt hàng: Là loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, và các thơng tin

liên quan của hàng hố, dịch vụ mà cơng ty có ý định mua vào được gửi cho nhà cung

cấp. Chứng từ này thường được dùng để chỉ rõ sự phê chuẩn đối với hàng hoá và dịch

vụ.

- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ):

Chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp và chuyển cho người mua (bộ phận mua

hàng) của doanh nghiệp ký nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá, dịch vụ

thực tế.

- Phiếu nhập kho (Báo cáo nhận hàng): Được lập bởi bộ phận nhận hàng vào

lúc nhận hàng hoá vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và các

dữ kiện thích đáng khác như là một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra

hàng hoá.

- Hoá đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT: Do nhà cung cấp lập để chứng minh

hàng hoá, dịch vụ đã được chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và là căn cứ để

yêu cầu người mua phải thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ mà họ đã cung cấp



23



* Đối với nghiệp vụ mua hàng



Nhu

cầu

vật tư

hàng

hoá



Bộ phận

kế hoạch



Bộ phận

cung

ứng



Kế

hoạch

cung ứng



Khai

thác

hàng



Cán bộ

thu

mua



Lập

chứng từ

kho



Trưởng

bộ phận

cung ứng



Thủ

kho





duyệt

chứng từ



Nhập

kho



Kế

toán



Ghi sổ

chứng từ



Lưu

trữ

bảo

quản

chứn

g từ



Sơ đồ: 1.1. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng

* Đối với nghiệp vụ thanh toán



Nhu

cầu

thanh

toán



Kế

toán

quỹ



Thủ

trưởng,

kế toán

trưởng



Lập

chứng

từ chi

quỹ



Duyệt

chứng

từ



Thủ

quỹ



Nhân

viên

thanh

toán



Chi

quỹ



Nhận

tiền và

thanh

toán



Kế

toán



Lưu

chứng

từ



Ghi sổ



Sơ đồ: 1.2. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán

1.2.3.2. Hệ thống sổ sách và báo cáo

-



Chứng từ ghi sổ



-



Sổ chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu



-



Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng,

sổ Cái tài khoản hàng hóa, phải trả người bán, tiền mặt, TGNH



-



Sổ quỹ, sổ TGNH



-



Báo cáo nhận hàng, báo cáo nhập xuất tồn,…



1.2.4. Thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn

1.2.4.1.Thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng



24



u cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan sẽ căn cứ

trên phiếu yêu cầu mua hàng để mua. Đây là chứng từ khởi đầu cho chu trình mua

hàng, do đó có thể cung cấp bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh của

nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa. Đơn đề nghị hàng hóa phải đảm

bảo các thơng tin như ngày đề nghị hàng hóa, số hiệu chứng từ, tên hàng hóa, số

lượng, quy cách, người đề nghị, người phê duyệt,...

Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ trách mua hàng.

Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lập với các phòng ban khác và chịu

trách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngồi.

- Sau khi đơn đề nghị mua hàng đã được duyệt bộ phận mua hàng tiến hành

chọn nhà cung cấp. Quá trình chọn nhà cung cấp phải được giám sát chặt chẽ tránh

tình trạng thông đồng giữu nhân viên đặt hàng với nhà cung cấp làm thiệt hại đến đơn

vị. Trường hợp đơn vị có quan hệ tốt và đặt hàng thường xuyên một nhà cung cấp nào

đó, giá cả và điều kiện bán hàng của nhà cung cấp đó phải được xem xét định kỳ và

so sánh với nhà cung cấp khác.

- Trong bất cứ tình huống nào, kiểm sốt nội bộ hữu hiệu thường yêu cầu lựa

chọn nhà cung cấp phải cung cấp rõ ràng bằng chứng để thỏa mãn đồng thời ba điều

kiện sau đây:

+ Khơng có bất kỳ mối quan hệ về lợi ích hay ràng buộc nào giữa bộ phận mua

hàng và nhà cung cấp được lựa chọn.

+ Giá chào bán do nhà cung cấp được lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so với

các nguồn cung cấp khác.

+ Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.

Đối với nghiệp vụ mua hàng với giá trị lớn, cần phải có sự phê duyệt của các

cấp quản lý cấp cao. Khi cần thiết đơn vị nên tiến hành đấu thầu

Khi xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành lập Đơn đặt hàng.

Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và bao gồm các nội dung quan trọng như ngày

đặt hàng, số lượng, quy cách.

Đơn đặt hàng là chứng từ thứ hai và kết hợp với các chứng từ khác có thể chứng

minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng và sự hiện hữu của hàng hóa.



25



Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết: Trong quá trình mua hàng, bộ phận

mua hàng phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi của đơn

vị nếu phát sinh tranh chấp sau này.

Nhận hàng: Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng đã được thỏa

thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào Đơn đặt hàng và Hợp đồng mua bán để

kiểm tra thực tế về quy cách, số lượng và chất lượng của hàng nhận. Ngoài ra, bộ

phận nhận hàng còn phải tiến hành kiểm tra các thơng tin ghi trên Hóa đơn, các thơng

tin trên Hóa đơn phải khớp với Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán.

Sau khi kiểm tra, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ nhận hàng và lập Phiếu nhập

kho hoặc báo cáo nhận hàng. Chứng từ này cung cấp bằng chứng về việc hàng đã

được nhận đủ theo đúng quy cách, chất lượng. Phiếu nhập kho cùng với Đơn đặt hàng

chứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng, sự hiện hữu và đầy đủ của hàng

hóa. Phiếu nhập kho cần được đánh số trước để dễ kiểm soát.

Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng quy cách, chất

lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với Đơn đặt hàng, hợp đồng mua

bán, Hóa đơn, bộ phận mua hàng có quyền từ chối và xúc tiến các thủ tục trả lại hàng.

Đại diện hai bên sẽ lập biên bản trả lại hàng, trong đó nêu rõ lý do trả lại hàng và

cùng ký xác nhận vào biên bản. Biên bản này được lưu để chứng minh là hàng đặt

mua vẫn chưa nhận được. [1]

1.2.4.2. Thủ tục kiểm soát chu trình thanh tốn

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho sẽ ghi nhận nghiệp vụ

mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa. Bộ chứng từ đầy đủ của từng nghiệp vụ mua hàng

bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán, Biên bản kiểm

nhận hàng hóa, Hóa đơn.

Tại bộ phận kế tốn cơng nợ, các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận. Các

chứng từ thanh tốn và các chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này phải được đánh

số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi giai đoạn kiểm tra, người thực hiện phải

ký xác nhận trách nhiệm của mình. Thơng thường có những cách kiểm tra, đối chiếu

như sau:



26



- So sánh số lượng trên Hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho và Đơn đặt

hàng, mục đích là để khơng thanh tốn quá số lượng hàng đã đặt mua và số lượng

thực nhận.

- So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo

khơng thanh tốn vượt quá số nợ phải trả.

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh tốn cho người bán do bộ phận phòng tài vụ

thực hiện. Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán. Đây là

biện pháp kiểm soát hữu hiệu.

Cuối tháng, bộ phận kế toán công nợ cần phải đối chiếu công nợ với nhà cung

cấp, đối chiếu giữa số chi tiết với sổ Cái.



27



KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, luận văn trình bày các vấn đề lý luận chung về KSNB đối

với chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp.

- Luận văn đã trình bày các khái niệm về hệ thống KSNB, chức năng và nhiệm

vụ của hệ thống KSNB, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB.

- Luận văn đã trình bày các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và

thanh tốn cũng như mục tiêu, chức năng, các thủ tục kiểm sốt của chu trình mua

hàng và thanh toán.

Chương này là cơ sở để luận văn nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB chu

trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng ở Chương 2



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh. Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng và nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa,... phục vụ cho hoạt động sản xuất

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×