Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG

Tải bản đầy đủ - 0trang

74

ty tăng cường KSNB, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý điều hành. Do vậy, việc tăng

cường KSNB là yêu cầu cấp bách để công ty thực hiện thành cơng chiến lược phát triển của

mình, tiếp tục phát triển bền vững trong tiến trình hội nhập, đạt được mục tiêu tăng trưởng

mà Hội đồng quản trị đề ra, đẩy lùi các rủi ro và gian lận, nhất là trong KSNB chu trình mua

hàng và thanh tốn.

Tính tất yếu của quá trình phát triển, của xu hướng hội nhập cũng như chính đòi hỏi

của Cơng ty đã đặt ra như vừa nêu đã chứng minh sự cần thiết phải tăng cường KSNB chu

trình mua hàng và thanh tốn Tại Công ty Cổ phần thép Đà Nẵng.



3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT

NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG

TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG

Qua nghiên cứu thực trạng công tác kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và

thanh tốn tại cơng ty, bên cạnh việc tạo lập một mơi trường kiểm sốt tốt còn có

những hạn chế trong q trình kiểm sốt làm ảnh hưởng đến mục tiêu của Công ty,

ban lãnh đạo cần phải nhận thấy được lợi ích, tầm quan trọng của hệ thống Kiểm sốt

nội bộ để có sự phân cơng, phân nhiệm hợp lý, rõ ràng, không chồng chéo, tránh

trường hợp quyền lực tập trung vào tay một số đối tượng. Vì vậy, tác giả đưa ra

những giải pháp nhằm tăng cường Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và

thanh tốn tại công ty. Cụ thể, từ kết quả nghiên cứu ở chương 2, để tăng cường kiểm

soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn cần phải thực hiện các giải pháp sau:

3.2.1. Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm soát

3.2.1.1. Nâng cao nhận thức của Ban lãnh đạo về kiểm sốt nội bộ

Ban kiểm sốt tại cơng ty với chức năng được quy định trong Luật doanh

nghiệp và Điều lệ của công ty, BKS thực hiện việc giám sát HĐQT, Ban giám đốc

trong việc quản lý và điều hành cơng ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung

thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ

chức công tác kế tốn, thống kê và lập báo cáo tài chính cũng như thẩm định báo cáo

tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của cơng ty, báo cáo

đánh giá công tác quản lý của HĐQT.



75



Với chức năng là như vậy nhưng tại công ty các thành viên của Ban kiểm sốt

khơng được giữ chức vụ cao của công ty (chỉ là một nhân viên), hoặc thành viên của

ban Kiểm sốt được th ngồi, chính vì lẽ đó cơng tác Kiểm sốt nội bộ tuy có được

đặt ra nhưng chưa thực sự chú trọng.

Với quy mô đầu tư ngày càng mở rộng, để đảm bảo công tác quản lý ngày được

hồn thiện thì theo tác giả Ban Giám đốc Cơng ty cần phải tìm hiểu về hệ thống kiểm

sốt nội bộ một cách tồn diện trong đó có kiểm sốt nội bộ về chu trình mua hàng và

thanh tốn. Bởi nếu khơng có một hệ thống Kiểm sốt nội bộ hoạt động một cách

chặt chẽ có hiệu quả thì khơng thể nào kiểm tra, kiểm sốt tồn bộ các hoạt động của

Cơng ty nhằm phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận để đưa ra các biện pháp xử lý

hiệu quả, đúng quy định của pháp luật.

Vì vậy, ban lãnh đạo Cơng ty cần xác định rõ sự cần thiết phải xây dựng một

hệ thống kiểm soát nội bộ đồng thời điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội

bộ, mà trọng tâm là kiểm sốt nội bộ về chu trình mua hàng và thanh toán sao cho

phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Vì đó, là một cơng cụ hữu hiệu của ban Giám đốc

trong quá trình quản lý điều hành hoạt động sản xuất tại Công ty. Đồng thời thông

qua cơ chế kiểm sốt đó, mỗi bộ phận và mỗi cá nhân trong đơn vị sẽ có nhận thức

đúng về vị trí, vai trò của kiểm sốt nội bộ trong q trình thực hiện nhiệm vụ của

mình. Để hệ thống này vận hành tốt, Ban Lãnh đạo Công ty cần tuân thủ một số

nguyên tắc sau:

- Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức

nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền

lợi.

- Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ phải được thể hiện bằng văn

bản hoá cụ thể rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty.

- Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Bất kỳ thành viên nào

của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát.

- Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng

cao hiệu quả của các biện pháp kiểm sốt nội bộ.



76



3.2.1.2. Tăng cường cơng tác quản lý

Cơng ty hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần, công ty cần thực hiện đúng

chức năng của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát cần phải độc lập trong q trình thực

hiện.

Phòng Vật tư XNK và phòng tài chính kế tốn cần sự phối hợp nhịp nhàng với

nhau trong quá trình thực hiện chu trình mua hàng và thanh tốn. Mỗi khi có sự thay

đổi thanh tốn (thời hạn, hàng mua trả lại,…) hoặc là mua bổ sung thì phòng Vật tư

XNK thơng báo ngay với phòng tài chính kế tốn để kịp thời phản ánh vào sổ sách kế

tốn cũng như lập các chứng từ cần thiết.

Cơng ty đã có phân cơng chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận, tuy nhiên

cần xây dựng bảng mô tả công việc quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của mỗi nhân

viên trong các phòng ban chức năng của đơn vị.

Phòng Vật tư – XNK tại cơng ty nên được tách biệt thành hai bộ phận cụ thể

đó là bộ phận thu mua và bộ phận tìm kiếm nguồn hàng, để từ đó cơng tác kiểm sốt

được tốt hơn và giải quyết được tình hình cán bộ phòng vật tư – XNK kiêm nhiệm

nhiều khâu, hạn chế được quyền quyết định

3.2.1.3. Về chính sách nhân sự, khen thưởng

Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của mơi trường kiểm

sốt trong doanh nghiệp, qua đó đòi hỏi đơn vị phải có những chính sách đổi mới và

nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Bởi con người ln đóng vai trò quyết định

trong q trình quản lý, có thể vừa là chủ thể quản lý đồng thời vừa là đối tượng, là

khách thể quản lý. Vì vậy, một chính sách nhân sự phù hợp có ý nghĩa quyết định đến

chất lượng và hiệu quả hoạt động trong đơn vị.

Trong khâu tuyển dụng, cần ban hành qui chế trong đó qui định rõ một số nội dung

chủ yếu: Tiêu chuẩn về số lượng phải căn cứ vào yêu cầu và hiệu quả công việc; Tiêu chuẩn

về chất lượng là dựa trên trình độ, năng lực thực tế, đáp ứng được tiêu chuẩn năng lực, trình

độ. Về quy trình tuyển dụng: Thông báo công khai nhu cầu tuyển dụng, tổ chức thi tuyển,

với quy trình và thời gian thử việc xác định v.v . . .

Trong khâu đào tạo, bồi dưỡng cần rà sốt lại tồn bộ lực lượng cán bộ, cơng nhân

viên hiện có của cơng ty, phân cấp từng đối tượng cụ thể theo trình độ, theo loại hình cơng



77

việc để có chương trình bồi dưỡng sát thực và hiệu quả hơn. Xác định qui trình thực hiện

một số công việc chủ yếu trong công tác đào tạo và các hình thức khen thưởng, kỷ luật,...

Ngồi ra, cần phải xác định nhu cầu đào tạo cán bộ của công ty trong kế hoạch ngắn hạn và

kế hoạch dài hạn, từ đó xây dựng nội dung đào tạo và xác định phương pháp đào tạo phù

hợp.

Trong khâu đánh giá, đề bạt và sử dụng, cần tiến hành đánh giá lại đội ngũ cán bộ

quản lý trong tồn cơng ty, đánh giá khả năng phù hợp giữa năng lực, trình độ của cán bộ với

vị trí mà họ đang đảm nhiệm. Trên cơ sở xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng cán bộ và

nhu cầu công việc, cần có sự điều chỉnh sắp xếp lại cho phù hợp nhằm phát huy tối đa năng

lực, sở trường của từng cán bộ quản lý trong công ty. Công tác đề bạt, bổ nhiệm được tiến

hành một cách công khai dân chủ trên tinh thần đúng người, đúng việc. Mạnh dạn đề bạt

những cán bộ trẻ có năng lực, có trình độ và tâm huyết vào những vị trí quan trọng.

Chính sách thưởng, phạt kịp thời, thích hợp. Trong q trình thực hiện, cần phải có sự

kiểm tra, đánh giá kết quả cơng việc một cách đáng tin cậy, có cơ sở, không nên nghe thông tin

một chiều.

Hằng năm, công ty nên có kế hoạch đào tào nhân sự hiện có nhằm tạo nguồn nhân lực có

trình độ chun mơn, quản lý tốt. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý cấp cao chủ động hơn trong

việc sử dụng nguồn lực con người để góp phần đạt được mục tiêu chung của đơn vị.



Đặc biệt, cơng ty cần có biện pháp nâng cao năng lực đội ngũ làm cơng tác

kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn, đảm bảo đủ về số lượng và chất

lượng, thường xuyên được cập nhập nâng cao kiến thức mới về quản lý đầu tư và

kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.

3.2.1.4. Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ (KTNB) là một nhân tố cơ bản cung cấp sự giám sát và đánh giá

toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó bao gồm cả HTKSNB. Chức năng nhiệm vụ chính

của KTNB là kiểm tốn tính trung thực và độ tin cậy của thơng tin; thẩm tra các thủ tục kiểm

soát trong đơn vị; kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, qui định và các thủ tục hiện hành,

đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của đơn vị,... với chức năng nhiệm

vụ như vậy, KTNB có vai trò hết sức quan trọng trong HTKSNB của bất kỳ một tổ chức,

một đơn vị nào dù lớn hay nhỏ. Xây dựng và vận hành một hệ thống KTNB là công việc cần

thiết bởi đó là một trong những giải pháp quan trọng góp phần củng cố và hồn thiện

HTKSNB tại đơn vị, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.



78

Với ngành nghề chuyên nhập khẩu và kinh doanh các loại thép phế liệu, việc mua

hàng và thanh tốn thường có giá trị lớn như tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng thì việc xây

dựng một hệ thống KTNB tại đơn vị là điều rất cần thiết. KTNB cần trở thành yếu tố quản lý

để kiểm soát, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của tồn cơng ty. Chính vì vậy, trong

thời gian tới, việc thành lập hệ thống KTNB theo đặc thù và điều kiện cụ thể của công ty là

một giải pháp quan trọng nhằm từng bước hồn thiện HTKSNB tại Cơng ty. Tổ chức bộ máy

Kiểm toán nội bội được thể hiên tại Sơ đồ 3.1



Với quy mô đầu tư sản xuất như hiện nay, bộ phận KTNB của Công ty nên

thành lập gồm 4 người, đứng đầu là Trưởng phòng KTNB chịu trách nhiệm và sự chỉ

đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc. Dưới trưởng phòng là phó trưởng phòng và các kiểm

tốn viên nội bộ, đó là những người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, đạo đức nghề

nghiệp, am hiểu nhiều lĩnh vực và được đưa đi bồi huấn bổ sung kiến thức vể kiểm

tốn nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán. Bộ phận KTNB được tiến hành như

sau:

- Xác lập các mối quan hệ cơ bản của KTNB với các bộ phận trong và ngồi đơn vị

như các phòng ban chức năng trong cơng ty hoặc cơ quan kiểm tốn độc lập, Kiểm toán Nhà

nước,... Việc xác lập các mối quan hệ này có thể thơng qua việc ban hành các Qui chế trong

nội bộ công ty nhằm tạo sự thống nhất trong triển khai thực hiện.



Sơ đồ 3.1: Sơ đồ Tổ chức bộ máy Kiểm tốn nội bộ

Trưởng phòng KTNB



Phó phòng KTNB



Chun viên NV1



Chun viên NV2



79



Ghi chú:



: Quan hệ quản lý và điều hành

: Quan hệ nghiệp vụ

: Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra



- Ban hành Qui chế KTNB đựa trên các quy định hiện hành, qua đó sửa đổi bổ sung

lại cho phù hợp. Qui chế KTNB của công ty cần đề cập đến một số vấn đề sau:

+ Chức năng và mối quan hệ giữa Phòng KTNB công ty với bộ phận lãnh đạo trực

thuộc (Chủ tịch Hội đồng quản trị), đặc biệt là nguyên tắc xử lý các vấn đề sau kiểm toán.

+ Qui định chi tiết về các qui trình kiểm tốn, về tính bảo mật, trách nhiệm cung cấp và

lưu trữ thông tin, chế độ báo cáo và hệ thống mẫu biểu báo cáo kiểm tốn.

+ Qui định về cơng tác đào tạo, chỉ đạo nghiệp vụ kiểm toán.

+ Các qui định về xử lý các kiến nghị cũng như việc theo dõi, chỉ đạo sau kiểm toán,

bảo đảm tuân thủ pháp luật, bảo đảm tính hiệu quả với mục tiêu của Cơng ty.

- Xây dựng và ban hành hệ thống mẫu biểu giấy tờ tài liệu kiểm tốn;

- Tiến hành cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ KTNB cho các kiểm tốn viên nội

bộ, đó là các cán bộ được cơng ty bổ nhiệm vào vị trí kiểm tốn viên nội bộ.



3.2.1.5. Hồn thiện chu trình mua hàng và thanh tốn tại Công ty

Ghi chú:

(1) Căn cứ vào nhu cầu mua hàng thực tế, các bộ phận lập phiếu yêu cầu mua

hàng.

(2) Căn cứ vào phiếu mua hàng của các bộ phận gửi qua, Phòng vật tư- XNK xem

xét nhu cầu thực tế, xem xét kế hoạch sản xuất từ đó tham mưu cho Ban giám đốc

phê duyệt.

(3) Căn cứ vào Phiếu yêu cầu mua hàng đã được trưởng bộ phận và Tổng giám đốc

duyệt, Phòng vật tư- XNK tiến hành làm thủ tục mua hàng.

(4) Phòng vật tư – XNK tiến hành rà sốt, kiểm tra các thơng tin về nhà cung cấp,

thông tin về giá.



80



(5) Tiến hành đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp hợp lý nhất, mang lại lợi ích cao

nhất cho Cơng ty về uy tín, giá cả,...Trình Tổng giám đốc xem xét phê duyệt chọn

NCC.

(6) Sau khi đã đánh giá NCC hợp lý nhất, Phòng vật tư- XNK tiến hành làm các

thủ tục cần thiết.



Trưởng bộ phận



Tổng

giám hủy hồ sơ.

(7) Bắt

Tổng giám đốc khơng

duyệt

đốc



(8) đầu

Phòng vật tư – XNK hoàn tất các thủ

1



2



Hủy Phiếu yêu cầu

mua

tụchàng

cầnhóathiết

vật tư(phiếu



yêu cẩu mua hàng,



3 đặt hàng và mua hàng hóa mà đã được Tổng giám đốc

đơn đặt hàng,...) tiến

Khơnghành

7 Khơng

Duy

duyệ

t



duyệt.

Phiếu u



duyệt



ệt



Phiếu nhập

Kiểm sốt Thơng tin

cầu

Mua

kho

giá,

(9) Hàng hóa vật tư về đến Cơng ty, làm thủ tục nhập kho.

hàng hóa

Đánh giá độ tin cậy

Thủ kho

vậtHàng



Mua ty trước hết6 phải qua

nhàsự

cung

cấp tra của bảo vệ, sau đó qua

(10)

hóa về cơng

kiểm

hàng hóa

vật biên



nhà cân, KCS đánh giá,

bản kiểm nghiệm (nếu cần), biên bản Nhập

giaokho

nhận hàng

Báo cáo nhận hàng

4



hóa vật tư, báo cáo nhận hàng (cần có chứ ký của tất cả các bên liên quan).



(11) Căn cứ vàoTìm

cáckiếm

biên

Nhàbản đã được lập thủ kho vào thẻ kho về số lượng nhập,

và ký phiếu nhập



cung cấp, Thơng

kho tin

làm

phiếu

về giá



nhập kho.



11



Biên bản Giao

nhận Hàng hóa

vật tư



Biên bản



(12) Sau khi đã nhận hàng xong, căn cứ vào hợp

đồng,

đến hạn thanh tốn phòng

kiểm

nghiệm

5



KCS

vật tư – XNK tiến hành làm thủ tục thanh tốn, tồn bộ

thủ tục chuyển qua cho kế

Lựa chọn Nhà cung cấp



toán thanh toán kiểm tra.



Nhà Cân



(13) Căn cứ vào bộ chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng, bảng báo giá đã được

Hợp đồng

duyệt, hợp đồng, phiếu

cân, KCS đánh giá, biên bản giao nhận,.... Kế toán lập thủ tục

Đơn đặt hàng



thanh toán .



Lưu đồ: 3.2.

Chu trình mua hàng và thanh tốn

8

Hóa đơn

Mua

hàng



9



Lập

chứng từ

thanh

tốn



12



Duy

ệt



Kiểm tra chứng từ

13



10



Hàng hóa vật tư



14



So sánh

liên

quan



Phiếu đề nghị Mua

hàng

Bảng báo giá (căn cứ

chọn Nhà cung cấp)

Hợp đồng



Phiếu Cân, KCS,

Biên bản giao nhận



15



Phiếu chi

Ủy

nhiệm chi



Xuất quỹ

Kiểm tra

đối chiếu



81



82



(14, 15) Căn cứ vào các chứng từ thanh tốn có liên quan kế tốn làm thủ tục chi

tiền ( hoặc ủy nhiệm chi) cuồi kỳ kế toán in ra bản kê phiếu nhập, sổ chi tiết công nợ,

sổ chi tiết vật tư, tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu với Phòng vật tư - XNK, và thủ

kho.

3.2.1.6. Công tác lập kế hoạch thanh tốn

Cơng tác xây dựng kế hoạch thanh tốn tại cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng chưa

được chú trọng, cơ sở để xây dựng kế hoạch chưa được khoa học.

Lập kế hoạch thanh tốn là một cơng cụ kiểm sốt rất hữu hiệu, Cơng ty sẽ chủ

động trong q trình thanh tốn, tránh tình trạng để nợ q hạn và vi phạm hợp đồng

ảnh hưởng xấu đến hình ảnh cơng ty,.... Tuy nhiên tại cơng ty thì chỉ có nghiệp vụ

mua hàng là được lập kế hoạch và được tiến hành theo dõi chặc chẽ còn nghiệp vụ

thanh tốn thì chưa được công ty thực hiện việc lập kế hoạch. Chính vì thế, Cơng ty

cần lập kế hoạch thanh tốn để từ đó có thể kiểm sốt hiệu quả hơn các khoản thanh

toán phát sinh trong kỳ. Trên cơ sở kế hoạch được lập công ty cũng phải tiến hành

theo dõi kế hoạch thanh tốn để biết được tình hình thực hiện so với kế hoạch đặt ra

như thế nào, có phát sinh thêm khoản thanh tốn nằm ngồi kế hoạch, có vấn đề gì

bất thường trong q trình thanh tốn khơng, để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp

thời. Công ty cũng nên xây dựng kế hoạch thanh toán ngay từ đầu năm để biết được

luồng tiền đi ra là bao nhiêu từ đó có chính sách cân đối thu chi cho hợp lý. Kế hoạch

thanh toán được lập căn cứ trên kế hoạch mua hàng, kế hoạch đấu thầu, kế hoạch

nhập khẩu, để lập kế hoạch thanh tốn cho nhà cung cấp.

3.2.2. Giải Pháp hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ kiểm sốt nội bộ đối với

chu trình mua hàng và thanh tốn

3.2.2.1. Xây dựng quy trình mua hàng

Tại cơng ty chu trình mua hàng và thanh tốn chưa được Ban lãnh đạo cơng ty ban

hành thành văn bản để các bộ phận liên quan thực hiện theo. Qua thời gian tìm hiểu thực tế

tại cơng ty, tác giả đã xây dựng quy trình mua hàng, đưa ra quy định thống nhất cho hoạt

động mua hàng, nhằm quản lý hoạt động này một cách chặt chẽ theo những chuẩn mực phù

hợp, nâng cao chất lượng, hiệu quả, để từ đó các bộ phận liên quan căn cứ thực hiện.



Quy trình mua hàng



83



Bước 1:

Khi có nhu cầu về hàng hóa vật tư dùng cho sản xuất các bộ phận có liên quan

lập phiếu đề nghị mua hàng trong đó kê chi tiết những loại hàng hóa vật tư cần mua

và số lượng

Trình trưởng bộ phận xem xét ký duyệt

Bước 2:

Sau khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng của các bộ phận liên quan gửi qua

(có chứ ký của trưởng bộ phận) Phòng vật tư –XNK căn cứ vào số lượng bán kỳ

trước, lượng tồn kho hiện tại, các hợp đồng đã ký kết đầu năm, căn cứ vào kế hoạch

đầu năm, quý, tháng. Sau khi đã kiểm tra đúng thực tế theo nhu cầu cần mua.

Bước 3:

Chuyển cho Tổng giám đốc xem xét duyệt

Bước 4:

Sau khi được duyệt bộ phận vật tư- XNK tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp,

thơng tìm về giá,…..

Bước 5:

Chuyển thơng tin về nhà cung cấp, giá, chất lượng cho bộ phận kế toán kiểm

tra, thẩm định đánh giá độ tin cậy của thơng tin.

Bước 6:

Kế tốn kiểm tra thấy hợp lý chuyển cho bộ phận Vật tư- XNK tiến hành lập

hợp đồng và xác nhận thời gian hoàn thành.

Bước 7:

Chuyển Tổng giám đốc ký hợp đồng.

Bước 8: Phòng vật tư-XNK tiến hành theo dõi hợp đồng, thời gian hoàn thành

và nhận hàng, nhập kho



Lưu đồ: 3.3 quy trình mua hàng



84



Phòng ban liên quan



Trưởng

bộ

phận

2

Khơng duyệt



Phòng kế tốn-tài chính



Xem xét nhu cầu

kinh doanh



Đề nghị mua hàng

1



Tổng giám đốc



Phòng vật tư – xuất nhập khẩu



3



Kiểm tra tồn kho



4 Duyệt



Duyệt



Kế hoạch đầu

năm

Kiểm sốt thơng

tin về giá, đánh

giá độ tin cậy của

nhà cung cấp



4

Duyệt



Hủy phiếu đề nghị

mua hàng hóa-vật tư



Khơng duyệt

Tìm kiếm thơng tin về giá



5

6



Xác nhận thời gian hồn

thành, chất lượng hợp đồng



Hợp





7



8





Theo dõi hợp

đồng và tiến

độ công việc



Biên bản xác nhận

công việc của 2 bên



Nhận hàng



Nhập

kho



Ký hợp

đồng



Khơng

Nhận lại HĐ bộ phận

liên quan



6



Kiểm sốt thơng

tin về giá, đánh

giá độ tin cậy của

nhà cung cấp



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×