Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Phòng Vật tư XNK căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt để xem xét về nhu cầu và chủng loại cần mua, khảo sát các nhà cung cấp truyền thống về chất lượng, giá cả, so với các nhà cung ứng khác (thông qua bảng báo giá)

Phòng Vật tư XNK căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt để xem xét về nhu cầu và chủng loại cần mua, khảo sát các nhà cung cấp truyền thống về chất lượng, giá cả, so với các nhà cung ứng khác (thông qua bảng báo giá)

Tải bản đầy đủ - 0trang

50



định, giá cả phù hợp, thanh toán thuận và đảm bảo hồn thành theo hợp đồng Cơng ty

đã ký kết

Bảng 2.3. Phiếu đề nghị mua hàng

Mấu số : 02Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng

Khu CN Liên chiểu – TP ĐN



MHH



PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG

Số : N31-000234

Ngày 12 tháng 5 năm 2011

Họ và tên người yêu cầu: Nguyễn Thanh Chi – Bộ phận Vật tư – XNK

TT



Tên, quy cách Vật tư



(1)



(2)



Đơn vị



Số



tính



lượng



(3)



(4)



1



Chất tăng cacbon- H



Tấn



40



2



Fero Silicon magan 60/14



Tấn



200



3



Fero Silic 75%



Tấn



25



Viên



40



Viên



40



4



Gạch chịu lửa, TPC

Al2O3,kt(200x200x150)mm

Gạch chịu lửa, TPC



Al2O3,kt(93x87x65)mm

Tổng cộng:



Mục đích

(5)



5.572.300.000

Liên Chiểu, ngày tháng

năm 2011

Lậ

p bảng



Duyệt



(Nguồn: Công ty Cổ Phần Thép Đà nẵng)

Thông thường thì cơng ty chọn những nhà cung cấp lâu năm, đảm bảo uy tín,

hợp tác lâu dài với cơng ty trong nhiều năm qua.

Trường hợp nếu có nhà cung cấp nào bị sai sót, gian lận, báo giá cao hơn giá

thị trường lặp đi lặp lại mà không khắc phục làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất



51



kinh doanh của cơng ty. Phòng vật tư - XNK tiến hành đánh giá, xem xét nhà cung

cấp và nếu nhà cung cấp đó bị loại bỏ, thì phòng vật tư - XNK, tiến hành kiểm tra

xem xét các nhà cung cấp khác (thông qua phiếu báo giá), hội tụ đủ các tiêu chuẩn

mà công ty đã đưa ra. Khi xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn

đặt hàng, đơn đặt hàng được lập thành 03 bảng, đảm bảo các nội dung theo quy định.

Đơn đặt hàng sau khi chuyển cho nhà cung cấp chính thức, các bảng lưu được chuyển

cho bộ phận vật tư XNK và bộ phận kế toán theo dõi

Đơn đặt hàng phải được sự phê duyệt của lãnh đạo công ty. Đối với lơ hàng có

giá trị lớn phải có sự phê duyệt của Tổng giám đốc cơng ty, các lơ hàng có giá trị nhỏ

hơn thì được sự ủy quyền của Ban giám đốc, Phòng Vật tư XNK sẽ phê duyệt.



52



Bảng 2.4. Đơn đặt hàng

CƠNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG



CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM



Khu CN Liên chiểu – TP ĐN

Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Ngày 15 tháng 5 năm 2011

Số: 27/ HĐ- MB

Kính gửi: Cơng Ty TNHH Thành Tín

- Căn cứ nhu cầu của 2 bên

- Căn cứ báo giá của quý công ty

Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng đặt hàng tại quý Công ty các loại vật tư sau:

I. NỘI DUNG HÀNG HOÁ

Tên, quy cách Vật tư



ĐVT



SỐ LƯỢNG



ĐƠN GIÁ



Chất tăng cacbon- H



Tấn



40



9.800.000



392.000.000



Tấn



200



22.500.000



4.500.000.000



Tấn



25



26.700.000



667.500.000



Viên



40



160.000



6.400.000



Viên



40



160.000



6.400.000



Fero Silicon magan

60/14

Fero Silic 75%



THÀNH TIỀN



Gạch chịu lửa, TPC

Al2O3,kt

(200x200x150)mm

Gạch chịu lửa, TPC

Al2O3,kt

(93x87x65)mm

Tổng cộng

5.572.300.000

Tiêu chuẩn kỹ thuật: Theo mẫu hai bên đã thống nhất.

Trọng lượng : Trọng lượng hàng là trọng lượng cân tịnh thực tế theo bàn cân điện tử của

bên B trên cơ sở Biên bản giao nhận có xác nhận của 2 bên

Xuất sứ: Mục 1+3+4 +5 hàng Trung Quốc, mục 2 hàng Việt Nam

1/ Địa điểm giao hàng: Kho Vật Tư công ty Cổ phần Thép

Đà Nẵng

2/ Thời gian giao hàng: Hàng được giao làm nhiều đợt, đợt một hàng giao trong tháng 5

năm 2011

3/ Phương thức giao nhận: Hàng hóa chuyển tới kho bên B, bên B có trách nhiệm bố trí

nhân lực, vật lực bốc hàng xuống từ phương tiện vận chuyển của bên A, mọi chi phí của



53



việc bốc xếp hàng xuống do bên B thanh tốn

4/ Thanh tốn: Bên B sẽ thanh tốn tồn bộ số tiền hàng cho bên A trong thời gian 30 ngày,

kể từ khi nhân hàng và hóa đơn chứng từ làm cơ sở cho việc thanh tốn gồm: Hóa đơn

GTGT, biên bản Kiểm tra vật tư

Trân trọng kính chào

(Nguồn: Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng)



Các thủ tục pháp lý cần thiết

Trong quá trình mua hàng, bộ phận Vật tư XNK thực hiện các thủ tục pháp lý

cần thiết để đảm bảo quyền lợi của cơng ty khi có xảy ra tranh chấp. Sau khi chấp

nhận đơn đặt hàng giữa hai bên sẽ ký hợp đồng mua bán hàng hóa trên sự thống nhất

giữa hai bên, hợp đồng phải đầy đủ tính pháp lý, mỗi bên sẽ giữ 02 bản có đầy đủ chữ

ký của người đại diện pháp lý ký hợp đồng.

Nhận hàng

Hiện nay, ở công ty mua hàng theo phương thức nhận hàng tại kho của công

ty. Khi hàng về đến cơng ty thì xe vận chuyển phải qua trạm cân của cơng ty, sau đó

thủ kho tiến hành đối chiếu, kiểm tra giữa đơn đặt hàng với hàng hoá thực tế nhận

được và làm thủ tục nhập kho vật tư hàng hố đó. Tuỳ theo đặc điểm của từng loại vật

tư hàng hố mà có những cách thức kiểm tra khác nhau và biên bản kiểm nghiệm

cũng được lập khác nhau.



Bảng 2.5. Phiếu cân hàng .



54



CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG



Số : 4894



Khu CN Liên chiểu – TP ĐN



PHIẾU CÂN NHẬP HÀNG.

Ngày 18 tháng 5 năm 2011

- Loại hàng: Theo đơn đặt hàng



số chứng từ: 27



- Khách hàng: Cơng Ty TNHH Thành Tín

- Số xe: 43S- 0342

- Trọng lượng xe và hàng: 22.230 kg



kiểu cân : nhập hàng



- Trọng lượng xe: 9.330kg



ngày giờ:18/5/2012 9:32



- Trọng lượng hàng: 12.900kg

- Tỷ lệ tạp chất:

- Trọng lượng thực tế: 12.900kg

- Ghi chú:………………………………………………………………………..

Khách hàng



Lái xe



Bảo vệ



Nhà cân



(Nguồn: Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng)



Bảng 2.6. Phiếu nhập kho.

CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG



Mẫu số 01- VT



55



Khu CN Liên chiểu – TP ĐN



(Ban hành theo QĐ số 150/2006/QĐ- BTC

ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)



PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 18 tháng 5 năm 2012



Số: 03/12- 0009/1100

Số ĐN: 883

Nợ: 1521

Có : 331

Họ và tên người giao hàng: …………………………………………………………

Khách hàng: Công Ty TNHH Thành Tín

Theo hóa đơn số: 0000249………………………………………………………….

Nhập tại kho: Kho vật tư (công ty)



T

Tên vật tư, dụng cụ sản phẩm

T

(1)

1



(2)

Chất tăng cacbon- H



2



Fero Silicon magan 60/14



3



Fero Silic 75%



4

5



Gạch chịu lửa, TPC Al2O3,kt

(200x200x150)mm

Gạch chịu lửa, TPC

Al2O3,kt

(93x87x65)mm

Tổng cộng:



Số lượng

Đơn



Đơn

Thành

Theo

Mã số vị

Thực

tả

giá

tiền

chứng

tính

nhập

từ

(3) (4)

(5) (6) (7)

(8)

(9)

112901 Tấn

40 9.800.000 392.000.000

112902

22.500.00

Tấn

200

4.500.000.000

0

112903

26.700.00

Tấn

25

667.500.000

0

112904

Viên

40

160.000

6.400.000

112905

Viên



40



160.000



6.400.000



5.572.300.000



Tổng số tiền ( viết bằng chữ) : Năm tỷ năm trăm bảy hai triệu ba trăm ngàn

đồng chẵn

Số chứng từ gốc kèm theo: …………………....................................................

Ngày

tháng

năm 2012

Người lập phiếu

Phụ trách BP vật tư

Thủ kho

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Nguồn: Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng)



Bảng 2.7. Biên bản kiểm tra giao nhận vật tư



56

CƠNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG



CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM



Khu CN Liên chiểu – TP ĐN



Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc.



BIÊN BẢN KIỂM TRA GIAO NHẬN VẬT TƯ

- Căn cứ quy định kiểm tra vật tư phục vụ sản xuất số …… ngày



tháng 5



số : 18



năm 2011 của công ty cổ phần Thép Đà



Nẵng đã ban hành

- Căn cứ hợp đồng kinh tế ngày …….. tháng …. Năm 2011, tại công ty cổ phần Thép Đà Nẵng chúng tơi gồm có:

Ơng ( bà ): Nguyễn Viết Đức



Chức vụ: người giao hàng



Ông ( bà ): Đinh Phú Tâm



Chức vụ: Phó phòng QLCL



Ơng ( bà ): Phan Hòa



Chức vụ: Thủ kho



Ơng ( bà ): Nguyễn Văn Toàn



Chức vụ: Bộ Phận KCS



Đại diện các bên cùng nghiệm thu lô hàng ngày 18 tháng 5 năm 2011 ( giao đợt 01) như sau:

Stt



Tên nhãn hiệu, quy cách



Phiếu



Cách



Đơn vị



Số



vật tư, cơng cụ sản phẩm



đề nghị



thức



tính



lượng



hàng hóa



MH



Kiểm

Tra



Kết quả



theo



Số lượng



Số lượng không



chứng



đúng quy



quy cách SP



từ



cách SP



Chất tăng cacbon- H



Tấn



40



40



2



Fero



Tấn



200



200



3

4



60/14

Fero Silic 75%

Gạch chịu lửa, TPC



Tấn

Viên



25

40



25

40



Viên



40



40



magan



Ghi

chú



1



Silicon



Kết quả



Al2O3,kt

5



(200x200x150)mm

Gạch chịu lửa, TPC

Al2O3,kt



(93x87x65)mm

Xác Nhận số trọng lượng:………………………………………………………………………………….

Bộ phận KCS xác nhận chất lượng: Đủ chất lượng…………………………………………………………

Bộ phận Mua hàng



Bảo vệ



Bộ phận KCS



Phòng KT- QLCL



Thủ Kho



(Nguồn: Cơng ty cổ phần Thép Đà Nẵng)



Bộ phận kho sau khi hồn thành các thủ tục nhập kho hàng hóa, lập bảng báo

cáo nhận hàng.

Bảng 2.8. Báo cáo nhập hàng.



57



Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng

Bộ phận: Vật tư- XNK

BÁO CÁO NHẬP HÀNG

Ngày 18 tháng 5 năm 2012

Số:72 -NH

Theo: Hóa đơn GTGT số: 0000249 HTX Sản Xuất Sắt Thành Tín

Nhập tại kho: Vật tư – CTY CP Thép Đà Nẵng

TT

(1)

1

2



Tên vật tư, dụng cụ

sản phẩm

(2)

Chất tăng cacbon- H

Fero Silicon magan



3



60/14

Fero Silic 75%

Gạch chịu lửa, TPC



4



Al2O3,kt



ĐVT

(3)

Tấn



Số lượng

Theo

Thực

chứng

nhập

từ

(4)

(5)

40

40



Số lượng

Ghi

Thừa



Thiếu



chú



(6)

-



(7)

-



(8)



Tấn



200



200



-



-



Tấn



25



25



-



-



Viên



40



40



-



-



Viên



40



40



-



-



(200x200x150)mm

Gạch chịu lửa, TPC

5



Al2O3,kt

(93x87x65)mm

Cộng:



Người lập phiếu

(Ký, họ tên)



Người giao hàng

(Ký, họ tên)



Liên Chiểu, ngày

Phòng KCS

(Ký, họ tên)



tháng năm 2011

Thủ kho

(Ký, họ tên)



(Nguồn: Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng)



Vật tư hàng hóa dùng trong luyện phơi thép có giá trị lớn nên tại cơng ty đã đưa

ra quy định bảo quản theo quy trình kỹ thuật riêng rất nghiêm ngặt, kho vật tư hàng

hoá được xây dựng theo tiêu chuẩn quy định, được kiểm soát bởi các quy định nhằm

hạn chế sự tiếp cận vật tư. Ngồi nhân viên trơng giữ kho, thì các nhân viên của các

phòng, ban khác khơng thuộc kho muốn tiếp cận kho phải có giấy giới thiệu của

phòng, ban trên đó phải ghi rõ lý do tiếp cận và phải được thủ kho đồng ý. Đội ngũ

thủ kho đều là những người có chun mơn và trình độ thích hợp. Các nhân viên này

chịu trách nhiệm theo dõi vật tư hàng hóa trong kho mà mình được phân cơng và báo

cáo biến động cho phụ trách kho để ghi chép và theo dõi.



58



Vật tư tại kho của công ty được bảo quản trên các kệ chuyên dụng và theo một

quy trình bảo quản đặc biệt theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Tất cả đều được ghi rõ

tên sản phẩm, xuất xứ, điều kiện bảo quản. Quy trình bảo quản chất lượng sẽ được

nhà cung cấp đặt ra đối với mỗi loại hàng hóa. Đặc biệt có một số loại hàng hóa trong

q trình bảo quản dễ bị hao hụt thì bảo đảm để hao hụt trong định mức cho phép là

yêu cầu lớn. Để hạn chế việc biến chất của hàng hố vật tư trong kho thường duy trì

một điều kiện nhiệt độ nhất định theo yêu cầu bảo quản.

Tại kho vật tư, hàng hóa khi nhập vào được cán bộ kho phân loại theo chủng

loại hàng ở mỗi kho có những kệ riêng biệt, được xếp theo thứ tự A, B, C theo tên của

vật tư được nhập về: Kho chứa những mặt hàng chất lỏng, dung dịch, kho chứa gạch

chịu lửa,….

Đối với trường hợp thuê ngoài vận chuyển, quy trình và thủ tục kiểm sốt

cũng hết sức chặt chẽ, từ khâu chọn nhà vận chuyển, đến khâu thanh lý hợp đồng vận

chuyển, hóa đơn vận chuyển cũng được chuyển cho bộ phận kế toán làm thủ tục

thanh toán như thỏa thuận trên hợp đồng.

Sau khi kiểm tra kế toán phải ghi ngay, kịp thời vào sổ chi tiết TK 1561 Hàng hóa, tại khâu này phân cơng độc lập trong việc ghi sổ. Đối chiếu sổ sách giữa

các bộ phận.

Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng được thể hiện ở lưu đồ

trên đã phần nào phản ánh được thực tế tình hình kiểm sốt chu trình mua hàng tại

cơng ty Cổ phần Thép Đà Nẵng.

Đa số các chứng từ liên quan đến chu trình mua hàng đều được phê duyệt đầy

đủ, người phê duyệt là người được Ban giám đốc ủy quyền hoặc trực tiếp Ban giám

đốc quyết định và phê duyệt. Các thủ tục này giúp cho cơng ty kiểm sốt được các rủi

ro, phát hiện được sai phạm và các gian lận trong quá trình mua hàng. Để bảo vệ tài

sản của công ty tránh trường hợp mất mát tài sản, không thực hiện đúng theo kế

hoạch quy định làm ảnh hưởng quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.

Tại cơng ty chưa có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng mua

hàng, bộ phận đặt hàng với bộ phận nhận hàng. Khâu này do phòng vật tư - XNK

đảm nhiệm.



59



Mặc dù, các thủ tục kiểm sốt q trình mua hàng tại cơng ty đã một phần nào

hạn chế được những sai phạm và gian lận trong quá trình thực hiện.

Tuy nhiên, ở khâu đặt hàng và tìm nhà cung cấp cùng một bộ phận là phòng Vật

tư – XNK thực hiện nên có thể dẫn đến việc nhận hoa hồng, chiết khấu, giá cả thông

đồng với nhà cung cấp, công ty sẽ bị thất thốt hoặc sẽ khơng mua được giá cả tốt

nhất, khơng được hưởng các khoản hoa hồng, chiết khấu.

Ngồi ra hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho không được công

ty tiến hành theo dõi vào tài khoản 151 mà nhân viên kế toán đợi cho tới lúc hàng hoá

về tới kho mới tiến hành phản ánh vào sổ sách kế toán điều này làm cho hàng hố của

đơn vị khơng được theo dõi một cách đầy đủ trên sổ sách kế toán nên việc quản lý và

kiểm sốt những hàng hố này cũng trở nên khó khăn hơn.

2.2.4.2. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thanh toán tại cơng ty cổ phần Thép Đà

Nẵng.

Kế tốn thanh tốn sau khi nhận đủ các chứng từ liên quan như: Hợp đồng

mua bán, đơn đặt hàng, phiếu cân, biên bản kiểm tra vật tư, phiếu nhập kho, hóa đơn

bán hàng hoặc hóa đơn GTGT sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng

từ đã khớp với nhau hay chưa, tất cả các chứng từ đã được phê duyệt, có đầy đủ chữ

ký của bộ phận có liên quan hay chưa để đảm bảo thanh toán đúng, đủ số nợ cho

người bán, hạn chế thanh toán cho số lượng hàng hóa vượt quá yêu cầu.

Đồng thời cũng kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm

nghiệm vật tư với đơn đặt hàng số tiền ghi nhận trên hóa đơn có đúng số nợ phải trả

hay không, kiểm tra khoản chiết khấu mà công ty được hưởng,…

Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển bộ chứng từ thanh toán

Cho kế toán trưởng duyệt, sau đó chuyển về cho Tổng giám đốc xét duyệt và chấp

nhận thanh toán. Sau khi chấp nhận thanh toán, Tổng giám đốc sẽ đề nghị kế toán lập

chứng từ thanh toán.



60



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Phòng Vật tư XNK căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt để xem xét về nhu cầu và chủng loại cần mua, khảo sát các nhà cung cấp truyền thống về chất lượng, giá cả, so với các nhà cung ứng khác (thông qua bảng báo giá)

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×