Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Tải bản đầy đủ - 0trang

8



khơng thực kiện được các mục tiêu. Kiểm sốt nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện

những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. [1]

Theo liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC): “Kiểm soát nội bộ là một chức năng

thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong

từng khâu cơng việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả

các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị.

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin.

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.”

Theo chuẩn mực 400 của Bộ tài chính (Ban hành theo Quyết định số

143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ tài chình): Kiểm sốt nội bộ

là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp

dựng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm

soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và

hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. [3]

Kiểm sốt nội bộ là tồn bộ những chính sách và thủ tục do ban Giám đốc đơn

vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động

trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý,

bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện ra sai sót hay gian lận, tính đầy đủ và chính

xác của các ghi chép kế tốn, đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.

1.1.2. Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và

trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu cơng việc để tìm ra biện pháp

ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị.

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vơ hình và tài sản hữu hình, chúng có

thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu khơng

được bảo vệ bởi một hệ thống Kiểm sốt nội bộ thích hợp. Ngồi những tài sản, vật

chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các



9



tài liệu quan trọng khác,…cũng cần được bảo vệ và bảo mật, nếu không sẽ gây ảnh

hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thơng tin

Thơng tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ

quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý.

Như vậy, thông tin cung cấp phải :

- Đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng

hoạt động.

- Phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế,

tài chính của đơn vị.

Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp do nhà quản lý

xây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng thực hiện tại đơn vị mình. Tuy

nhiên, hệ thống kiểm sốt nội bộ vẫn phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quyết định

và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ

thống kiểm sốt nội bộ cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tn thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt

động của doanh nghiệp.

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận

trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

- Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việc

lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.

Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại

không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém

hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý

thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tình hình thực hiện các quy

định, chính sách trong hệ thống Kiểm sốt nội bộ cũng như số lượng và tính chất

các sai phạm xảy ra. Từ đó thiết lập lại các hệ thống kiểm soát nội bộ với cơ chế



10



giám sát thiết thực, hữu hiệu hơn nhằm nâng cao năng lực quản lý, khả năng điều

hành bộ máy quản lý doanh nghiệp.

1.1.3. Các bộ phận cấu thành của Kiểm sốt nội bộ

1.1.3.1. Mơi trường kiểm sốt

Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ nhân tố bên trong và bên ngồi đơn vị

có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm sốt

nội bộ. Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chủ yếu liên quan đến quan điểm,

thái độ nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp.

- Đặc thù về quản lý: Các đặt thù về quản lý đề cập đến các quan điểm và nhận

thức khác nhau trong điều hành quản lý của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ

ảnh hưởng đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm

soát trong doanh nghiệp.

Mỗi nhà quản lý có nhận thức, phong cách lãnh đạo khác nhau. Có nhà quản lý

rất quan tâm tới việc lập BCTC và việc hoàn thành vượt mức kế hoạch đã đề ra. Đối

với phong cách này, nhà quản lý trong quá trình kinh doanh sẽ rất thận trọng để giảm

rủi ro cho các số liệu và thơng tin chính xác, đáng tin cậy. Vì vậy, thủ tục kiểm soát

cần được xây dựng hiệu quả. Ngược lại, có nhà quản lý lại hài lòng với những hoạt

động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Như vậy

thì số liệu trên BCTC sẽ không trung thực, không đủ độ tin cậy.

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố đóng vai trò quan

trọng đối với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.

Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian lận, sai

sót trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải

tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động của doanh

nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có sự chồng chéo giữa các bộ

phận.

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ sách và bảo quản tài sản.



11



+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao

nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.

- Chính sách nhân sự: Bao gồm cơng tác quản lý và chế độ quản lý nhân sự

đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công nhân

viên trong đơn vị. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân

viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong mơi trường kiểm sốt đồng thời là chủ thể

trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.

- Công tác kế hoạch: Công tác lập kế hoạch và dự tốn có ý nghĩa rất lớn trong

kiểm soát nội bộ. Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu

thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế

hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và

sự ln chuyển tiền trong tương lai,...là những nhân tố quan trọng trong mơi trường

kiểm sốt. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và

nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự án sẽ trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu.

- Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của

đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ

quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm sốt. Uỷ ban kiểm sốt

thường có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

+ Giám sát việc chấp hành luật pháp của Công ty

+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

+ Dung hồ những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với Kiểm tốn viên

bên ngồi.

- Bộ phận kiểm tốn nội bộ

Kiểm tốn nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hành

công việc kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội

bộ đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp thơng tin, đánh giá thường xun về

tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ

giúp cho doanh nghiệp có những thơng tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của



12



doanh nghiệp, từ đó kịp thời điều chỉnh, bổ sung các quy chế, thủ tục kiểm soát mới

thích hợp và hữu hiệu hơn.

- Mơi trường bên ngồi

Mơi trường kiểm sốt chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố

bên ngoài. Các nhân tố này tuy khơng thuộc sự kiểm sốt của nhà quản lý nhưng có

ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự

thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này bao

gồm: Luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ,

đường lối phát triển của đất nước.

Như vậy, mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ những nhân tố có ảnh hưởng

lớn đến q trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ

doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động

kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.

1.1.3.2. Hệ thống kế tốn

Thơng qua việc ghi nhận, tính tốn, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp

và lập báo cáo, hệ thống kế tốn khơng những cung cấp những thơng tin cần thiết cho

q trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt

động của đơn vị nên nó là một bộ phận quan trọng trong soát nội bộ.

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau

đây sẽ được thực hiện:

Tính có thực: Cơ cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép những nghiệp vụ

khơng có thực vào sổ sách của đơn vị.

Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.

Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Sự đánh giá: Bảo đảm khơng có sai phạm trong tính tốn các giá và phí.

Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản

và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế tốn.

Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp

thời theo quy định.



13



Quá trình luân chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế tốn được ghi vào

sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáo

tài chính của doanh nghiệp.

Bất kỳ một hệ thống kế tốn nào cũng được thực hiện qua 3 giai đoạn sau:

- Lập chứng từ kế toán

Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế tốn

nói riêng và trong hệ thống kiểm sốt nội bộ nói chung. Ngay sau khi nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, kế toán tiến hành lập báo cáo chứng từ liên quan, phản ánh đầy đủ, chính

xác, trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Nhằm cung cấp các thông tin kế tốn, tài

chính chính xác, trung thực. Các chứng từ kế toán được lập phải đảm bảo hợp lý, hợp

lệ, hợp pháp. Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra.

- Ghi chép sổ sách kế toán

Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế tốn bằng việc thu thập,

ghi chép, phân loại, tính tốn, tổng hợp,...để chuẩn bị cung cấp thơng tin tổng hợp

trên báo cáo tài chính. Trong Kiểm sốt nội bộ, hệ thống sổ sách kế tốn có vai trò rất

quan trọng, là cầu nối trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính. Sổ sách kế tốn

cũng là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu, truy cập lại chứng từ khi cần thiết.

- Lập báo cáo tài chính

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, kế toán tiến hành tổng hợp số

liệu ở sổ sách đưa ra một con số tổng hợp cụ thể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báo

cáo tài chính. Người đọc nhìn vào số liệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tình

hình hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tại

thời điểm lập báo cáo tài chính. Các nhà lãnh đạo căn cứ vào các số liệu trên báo

cáo tài chính có thể phân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để

từ đó tìm ra ngun nhân và cách giải quyết.

Trong doanh nghiệp, hằng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm theo

quy định của Nhà nước và theo nhu cầu quản lý, các thơng tin được thể hiện trên báo

cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh

của đơn vị. Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân thủ đúng theo các chuẩn mực

kế tốn hiện hành. Ngồi báo cáo tài chính ra, doanh nghiệp còn có hệ thống báo cáo



14



kế tốn quản trị, nó có ý nghĩa rất quan trọng trong cơng tác quản lý, điều hành và

định hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc, các nhà quản lý doanh nghiệp thiết lập

dựa vào những nét đặc thù về cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh của

đơn vị mình và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục

kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu, liên quan đến đơn vị.

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn.

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết .

- Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán.

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.

- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán.

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế tốn .

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán kế hoạch. [3]

Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên

tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc ủy

quyền và phê chuẩn.

- Nguyên tắc, phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm được phân chia cho nhiều

người, nhiều bộ phận trong đơn vị. Đảm bảo nguyên tắc này sẽ tránh được việc một

cá nhân, bộ phận tồn quyền thực hiện một cơng việc, nghiệp vụ kinh tế. Việc phân

công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và

khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc

nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp

và dễ nhận ra sự sai sót, gian lận.



15



- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,

các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết cơng việc trong phạm vi nhất định.

1.1.4. Vai trò của kiểm sốt nội bộ đối với cơng tác quản lý

Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động

kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu

hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của cơng ty mình như: Con người, tài sản,

vốn,...góp phần hạn chế tối đa những sai phạm và rủi ro phát sinh trong quá trình

SXKD của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng

quản lý vững chắc phục vụ hiệu quả cho quá trình mở rộng và phát triển của doanh

nghiệp.

Vì vậy, việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu và vững mạnh sẽ có vai trò rất

lớn góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của đơn vị như: Đảm bảo tính chính xác của

các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính của công ty. Giảm bớt rủi ro gian lận đối với

công ty. Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho

cơng ty. Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ chính sách và quy trình kinh doanh của cơng

ty. Qua đó sẽ ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro

chưa đầy đủ.

Thông thường, khi doanh nghiêp phát triển lên cao thì lợi ích của hệ thống

KSNB cũng trở nên lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc

giám sát, kiểm tra và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ đơn phương dựa vào những

kinh nghiệm giám sát trực tiếp của chính bản thân.

Đối với doanh nghiệp có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, thì

một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của các cổ

đông. Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh chính là một nhân tố của một

hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với các

doanh nghiệp có nhà đầu tư bên ngồi. Các nhà đầu tư thường trả giá cao hơn cho

những công ty có rủi ro thấp hơn.



16



1.2. KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1. Đặc điểm về chu trình mua hàng và thanh tốn

1.2.1.1. Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh tốn

Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất

kinh doanh. Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng và

nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa,... phục vụ cho hoạt

động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của

các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng,..Và kết thúc bằng việc

thanh tốn tiền cho nhà cung cấp và chu trình này cũng ảnh hưởng đến nhiều khoản

mục trên báo cáo tài chính của đơn vị.

1.2.1.2. Đặc điểm

Mua hàng và thanh tốn là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh

nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Sự hữu hiệu và hiệu quả

của chu trình này được thể hiện qua việc đơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý,

không bị tổn thất tài sản, chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp,….sẽ có ảnh hưởng

lớn đến hoạt động của đơn vị.

Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến các chu trình khác và mang

những đặc điểm sau khiến đơn vị cần phải quan tâm.

- Chu trình mua hàng và thanh toán trãi qua nhiều khâu, liên quan hầu hết đến

các chu trình khác, liên quan đến tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền,… nên dễ

bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là quá trình khởi đầu của q trình sản xuất kinh

doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác.

- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của

đơn vị. Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn,

nhập xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động

khác như hoạt động sản xuất, bán hàng,…Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm

vì mua hàng nhiều và liên tục dể tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra. [105;1]



17



1.2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh tốn

Q trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán liên

quan tới những chức năng cơ bản sau:

- Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán

Bắt đầu của chu trình mua hàng là từ kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạo đơn

vị phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu về hàng hố, dịch

vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho

của đơn vị.

Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hố, dịch vụ thì người có trách nhiệm tại

bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng chuyển lên cho các bộ phận cấp trên, đơn đề

nghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mục đích sử dụng của hàng đề nghị

mua.

Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo phê

duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho hàng hố

mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng tránh cho việc mua quá nhiều, quá ít

hoặc mua lãng phí,…đơn đặt mua hàng hố hay dịch vụ phải ghi rõ loại hàng, số

lượng, số tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin liên quan của

hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp định mua được gửi cho người bán. Đây là chứng

từ hợp pháp được xem như là một lời đề nghị để mua hàng.

Từ đơn đặt hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc tiến công việc

mua hàng. Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm hiểu thị trường và

khả năng cung cấp của người bán. Thơng qua việc khảo sát thị trường phải tìm ra

được nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung

cấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng và đi đến thống nhất, phải trình lãnh đạo ký

duyệt.

Thơng thường ở tất cả các doanh nghiệp đều lập các phòng thu mua để đảm

bảo chất lượng thích hợp của hàng hố, dịch vụ với giá thấp nhất. Đối với một q

trình Kiểm sốt nội bộ tốt phòng thu mua độc lập với các bộ phận có trách nhiệm phê

chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng. Tất cả các đơn đặt mua hàng phải được đánh số

nhất quán và đầy đủ các yếu tố cần thiết.



18



Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham gia mua

hàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm, việc phê

duyệt phải đúng thẩm quyền và đúng quy trình.

- Nhận hàng hố, dịch vụ và kiểm định

Nhận hàng hoá hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu trình mua

hàng và thanh tốn. Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh toán hay phải ghi

nhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán. Do đó, việc nhận hàng hố phải

đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng,

kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, tính

tốn số tiền,…và các điều kiện khác xem có đúng như trong hợp đồng mua bán giữa

hai bên hay khơng? Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán.

Để làm nhiệm vụ mua hàng hoá, dịch vụ, kiểm tra, tiếp nhận và báo cáo hàng

hố, dịch vụ mua vào thì hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận (phòng) cung ứng.

Sau khi lập báo cáo nhận hàng thì bộ phận này sẽ gửi một bản cho thủ kho và một

bản cho phòng kế toán (bộ phận kế toán phải trả người bán). Để ngăn ngừa sự mất

mát và lạm dụng quyền hạn, phải được kiểm soát chặc chẽ từ lúc nhận hàng cho đến

khi xuất hàng sử dụng. Mặt khác phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên

tiếp nhận hàng hoá phải độc lập với thủ kho và nhân viên phòng kế tốn.

Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chun mơn, kinh nghiệm và

phải hồn tồn độc lập với các phòng ban khác. Sau khi hàng hóa được kiểm nghiệm,

phải lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm là căn cứ để bộ phận vật tư lập

phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất lượng hàng hóa đã được kiểm

nghiệm.

- Ghi nhận các khoản nợ người bán

Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến

các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được ghi chép vào sổ các lần

mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời.

Q trình kiểm sốt nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thực hiện

nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và thích hợp.

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×