Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TIÊN DU

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TIÊN DU

Tải bản đầy đủ - 0trang

Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

Đăng ký văn bản đi;

Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

Lưu văn bản đi.

Thứ ba, quản lý văn bản đến:

Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bóc bì văn bản đến;

Bóc bì, phân loại, đóng dấu đến;

Đóng dấu đến và ghi số đến;

Đăng ký văn bản đến;

Trình văn bản đến;

Chuyển giao văn bản đến;

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Thứ tư, công tác quản lý và sử dụng con dấu;

Thứ năm, công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện

hành của cơ quan, tổ chức.



2.3. Những kết quả đạt được trong công tác văn thư- lưu trữ tại Văn phòng

HĐND-UBND

Ban hành và bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch về công tác văn thư,lưu trữ

năm 2016: Kế hoạch số 22/KH-UBND của UBND Huyện Tiên Du về thực hiện

nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2016;

Văn phòng HĐND-UBND huyện đã chủ động lập kế hoạch tổ chức kiểm tra cơng

tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn, các xã, phường, thị trấn để



chấn chỉnh kịp thời những yếu kém, tồn tại ở cơ sở nhằm giúp cơng tác này đi vào

nề nếp;

Văn phòng thực hiện quy định về đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác

văn thư, lưu trữ hàng năm của Chủ tịch UBND huyện, nghiêm túc triển khai thực

hiện đánh giá, xếp loại kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 như: tự đánh giá

kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện đánh giá trực tuyến; tổ chức

kiểm tra, thẩm định kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2015;

Từ năm 2010 đến nay, xây dựng và trình UBND tỉnh ban hành 17 văn bản: Nội

dung các văn bản tập trung chủ yếu về hoạt động quản lý nhà nước công tác văn

thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử.

Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản , kế hoạch về văn thư, lưu trữ: Tổng

hợp 12 tin, 10 bài; tuyên truyền, phổ biến Văn bản quy phạm pháp luật và hướng

dẫn của UBND Tỉnh: Quyết định số 25/2015/QĐ-UBND của UBND Tỉnh Bắc

Ninh về Quy chế công tác văn thư lưu trữ tỉnh Bắc Ninh; Kế hoạch thực hiện công

tác văn thư, lưu trữ của UBND Huyện: Kế hoạch số 22/KH-UBND của UBND

Huyện Tiên Du về thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, Kế

hoạch số 12/KH-UBND của UBND Huyện Tiên Du về thực hiện công tác văn thư,

lưu trữ năm 2014; 06 văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

trong phạm vi huyện...

2.3.1. Về công tác văn thư

Lãnh đạo của Văn phòng nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác

văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ, thực hiện tốt công tác triển

khai các văn bản chỉ đạo của Trung ương, tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ;

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện theo quy trình, đảm bảo các yêu

cầu về nội dung, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy

định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;



Quản lý văn bản đi và đến ở Văn phòng được thực hiện theo Thơng tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn quản lý văn bản,

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Việc đăng ký văn bản đi,

văn bản đến nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đảm bảo tính bí mật, an tồn theo

quy định của Nhà nước;

Cơng tác quản lý và sử dụng con dấu ở Văn phòng được thực hiện đúng theo

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử

dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa

đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản

lý và sử dụng con dấu, Phòng chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con

dấu.

Chức năng của văn phòng HDND-UBND.

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban

nhân dân huyện thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là UBND huyện), có chức năng

tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND huyện; tham mưu, giúp

UBND huyện quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ; lĩnh vực dân tộc; tham

mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp

thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt

động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.



Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng HDND-UBND



Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của

HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND

huyện giao;

Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều

hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch UBND

huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn

thuộc huyện, HĐND và UBND xã, phường, thị trấn, để thực hiện nhiệm vụ,

chương trình cơng tác của Chủ tịch UBND huyện; tham mưu giúp UBND huyện

về công tác ngoại vụ và dân tộc; đồng thời tham mưu giúp UBND huyện thực hiện

việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông".

Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác tháng, quý, năm của

Thường trực HĐND, UBND huyện. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương

trình, kế hoạch và cơng tác phối hợp giữa các Phòng chun mơn và HĐND,

UBND các xã, phường, thị trấn.

Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND và UBND huyện

theo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao

kịp thời và bảo mật.

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của

Thường trực HĐND, UBND huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy

phạm pháp luật của HĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối

hợp giữa Thường trực HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ,

UBMTTQ Việt Nam huyện và các tổ chức đoàn thể cấp huyện.

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo

điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện theo quy



định của pháp luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt

động của HĐND và UBND huyện.

Trình UBND huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện

công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và

UBND huyện.

Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền;

thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND huyện.

Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND

huyện.

Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND huyện theo quy

định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện.

Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen

thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ,

công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng

HĐND và UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của UBND

huyện.

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do HĐND và UBND huyện giao hoặc theo

quy định của pháp luật.



2.3.2. Về cơng tác lưu trữ

Văn phòng đã triển khai thực hiện tốt Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg

ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy

giá trị tài liệu lưu trữ. Từ năm 2010 đến nay công tác lưu trữ ở Văn phòng có nhiều



biến chuyển tích cực, tài liệu đến hạn đã được chuyển vào lưu trữ theo đúng thời

gian và quy định.

Công tác Lưu trữ đã thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ: Thu thập tài liệu lưu trữ

đầy đủ và đúng thời gian nộp vào kho lưu trữ cơ quan;

Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của 14 cơ quan,

đơn vị, tổng số mét giá tài liệu thu được là 45,15 mét;

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Khử trùng tài liệu trên 1000 mét giá tài liệu

bằng phương pháp khí Nitơ diệt các cơn trùng.

Văn phòng đã hồn chỉnh, ban hành danh mục thành phần tài liệu của những hồ

sơ bảo quản vĩnh viễn để thực hiện và làm cơ sở giao nộp tài liệu vào Lưu trữ;

Thực tế, năm 2015 Huyện Tiên Du đã hoàn thành việc xây dựng Phần mềm lưu trữ

dùng chung của huyện, thực hiện cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản

đến và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên máy vi tính. Để các cơ quan, đơn vị triển

khai phần mềm, huyện đã tổ chức 03 lớp tập huấn sử dụng Phần mềm lưu trữ dùng

chung của cả huyện.



CHƯƠNG 3

NHẬN XÉT,ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

LƯU TRỮ CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐND

HUYỆN TIÊN DU

3.1. Ưu điểm

Lãnh đạo đã đánh giá đúng vai trò của cơng tác văn thư, lưu trữ; triển khai tương đối

đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước. Văn phòng đã áp dụng văn bản



quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của UBND huyện đảm bảo đúng căn cứ

pháp lý khi triển khai các hoạt động về văn thư, lưu trữ.

Cán bộ văn thư, lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhưng đã khắc

phục khó khăn để thực hiện tương đối tốt một số nội dung trong cơng tác văn thư

như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý

văn bản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu. Bước đầu thực hiện

được một số khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ cơng việc.

Cán bộ văn thư là người có trình độ chun mơn cao nên cơng tác văn thư được

đảm bảo tốt, thực hiện một cách đầy đủ, chinh xác.

Các loại văn bản được sắp xếp một cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc

tìm kiếm.

Cơng tác văn thư được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời, cung cấp đầy

đủ những thông tin cần thiết để đáp ứng. Bảo mật tốt những tài liệu quan trọng

đảm bảo khơng bị lộ ra ngồi ảnh hưởng tới cơ quan.

Cán bộ văn thư thực hiện đầy đủ trong quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản.

3.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì cơng tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng

HĐND-UBND Huyện Tiên Du vẫn còn tồn đọng những mặt hạn chế:

Đơi khi cập nhật chưa đầy đủ các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Một số cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được bồi dưỡng nghiệp vụ về

văn thư, lưu trữ; cán bộ văn thư, lưu trữ chủ yếu làm kiệm nhiệm.

Một số khâu nghiệp vụ còn làm chưa tốt vi dụ như tài liệu sắp xếp có chỗ vẫn bị

nhầm ảnh hưởng tới quá trình tìm kiếm của cán bộ khi cần thiết.

Chưa có phần mềm hỗ trợ cho cơng tác văn thư vì vậy vẫn phải sử dụng phương

pháp thủ công , ghi chép là chủ yếu.



Phòng làm việc của cán bộ văn thư chưa được trang bị đầy đủ trang thiết bị cần

thiết để phục vụ cho công việc. Một số trang thiết bị cũ, hỏng chưa được thanh lý

cũng như thay thế.

Vẫn còn xảy ra tình trạng đi muộn, ý thức làm việc chưa tốt của cán bộ văn

phòng.

Cơng tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Tiên Du còn bộc lộ một số

hạn chế do nguyên nhân sau:

Về công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của lãnh đạo UBND huyện Hải Hậu, lãnh

đạo văn phòng đối với cơng tác văn phòng chưa thực sự được sát sao;

Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào điều hành, quản lí còn nhiều hạn chế.

Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa được quan tâm đúng mức.



3.2.1. Về công tác văn thư

Mẫu sổ đăng ký văn bản còn chưa đúng theo mẫu quy định của Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn quản lý văn bản,

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Khi soạn thảo và ban hành văn bản vẫn tồn tại tình trạng chưa nắm bắt được hết

quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thơng tư số

01/2011/TT-BNV, vì vậy văn bản khi ban hành vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ

thuật trình bày theo quy định như: ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung, phần gạch

dưới của trích yếu nội dung, căn lề văn bản, ngày, tháng, nơi nhận, đánh tờ số,…;

Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc hoặc có lập hồ sơ ở Văn phòng cũng chưa

đáp ứng được yêu cầu vẫn diễn ra khá phổ biến. Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra



lập hồ sơ theo Danh mục còn gặp nhiều khó khăn vì đơi khi khơng nhận được sự

hợp tác tích cực từ cán bộ, cơng chức, viên chức;

Trong việc có lập Danh mục hồ sơ và tổ chức hướng dẫn hồ sơ cơng việc tại Văn

phòng còn hạn chế, chưa đi vào nề nếp và đúng quy định pháp luật;

Dấu của UBND do thời gian và sử dụng nhiều nên dấu đã mờ vào đóng vào văn

bản đơi khi còn chưa rõ nét; ý thức, tinh thần làm việc của cán bộ văn thư nhiều

khi không tập trung nên nhiều văn bản dấu đóng bị nh và bị mờ.

3.2.2.Về cơng tác lưu trữ

Phần lớn các cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác vẫn chưa hình thành được

thói quen giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ; tình trạng văn bản,

tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được xử lý còn phổ biến.

Cơng tác thu thập tài liệu về lưu trữ hiện hành ở Văn phòng chưa thực hiện theo

quy định của pháp luật, tài liệu chưa được tập trung đồng bộ trong kho và chất

thành đống,chỉ bố trí một phần diện tích trong phòng làm việc để lưu trữ tài liệu và

các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như: kệ, giá, hộp, tủ nhỏ, bao tải, thùng

cattong;

Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu cũng như công cụ để thống kê tài liệu

lưu trữ của Văn phòng chưa đầy đủ, vì vậy mà rất khó khăn khi có yêu cầu tra cứu

sử dụng tài liệu hoặc thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hiện có trong kho;

Văn phòng chưa thật sự đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác lưu trữ, giá trị

tài liệu lưu trữ;

Do điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư và số lượng biên chế khơng bố trí cán

bộ chun trách làm công tác lưu trữ mà chỉ phân công cán bộ làm công tác văn

thư quản lý công tác lưu trữ; nguyên nhân này dẫn đến tình trạng cán bộ hạn chế về

chuyên môn nghiệp vụ nên việc khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết chưa được

thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chưa phát huy hết tác dụng của tài liệu lưu trữ;



Tình trạng tài liệu tồn đọng ở Văn phòng chưa được chỉnh lý theo quy định chiếm

một khối lượng;

3.2.3.Về công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư- lưu trữ

Nhiều khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ thực hiện

chưa có hiệu quả, chưa phát huy tốt tác dụng của công nghệ thông tin vào công tác

quản lý lưu trữ văn bản.

3.3. Kiến nghị, giải pháp

Để công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện hiệu quả nhất cần phải có các giải

pháp cụ thể trong thời gian tới, e xin đưa ra một số kiến nghị và giải pháp như sau:

Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản dưới Luật của Bộ Nội vụ, Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ.

Trong mọi hoạt động đều phải theo quy chế làm việc đã được ban hành và giải

quyết công việc theo đúng quy trình và trách nhiệm được giao. Bên cạnh đó, tăng

cường mối quan hệ phối hợp với các phòng ban liên quan trên tất cả các mặt công

tác để các công việc diễn ra tốt nhất.

UBND huyện tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản

quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ phù hợp;

Phải sớm xây dựng và ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và Danh

mục hồ sơ của cơ quan để làm tiền đề cho việc tổ chức các hoạt động về văn thư,

lưu trữ;

Tiếp tục củng cố, ổn định tổ chức, kiện toàn; tăng cường công tác tập huấn, bồi

dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư,

lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày

31/10/2014 và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014;



Đảm bảo nguồn kinh phí dành cho hoạt động văn thư, lưu trữ trong dự toán ngân

sách hằng năm;

Tiếp tục xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án, đề án về văn thư, lưu trữ;

3.3.1. Về công tác văn thư

Tổ chức công tác văn thư là nhiệm vụ hết sức quan trọng bởi mọi hoạt động của

UBND huyện đều trình bày trên giấy tờ, nơi cất giữ con dấu, nơi cất giữ những tài

liệu "mật" hoặc "tuyệt mật", là nơi cung cấp "chứng cứ" về công việc diễn ra trong

UBND. Trên thực tế nhờ có văn thư mà có nhiều tài liệu để nghiên cứu, tìm hiểu

phục vụ để giải quyết các công việc ở các đơn vị ..Vì vậy, cơng tác văn thư cần

được tổ chức chặt chẽ hơn nữa. Cần kiểm tra kỹ thể thức văn bản trước khi ban

hành;

Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn

bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết

kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy;

3.3.2. Về công tác lưu trữ

Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và Nghị định số

01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số

điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu

trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc trong các buổi hội nghị của cơ

quan, đơn vị.

Đối với cơng tác lưu trữ cần có những quy định chặt chẽ hơn về công tác thu thập,

bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu và công tác bảo quản tài liệu cần được quan tâm

hơn;

Bổ sung thêm nhân viên lưu trữ;

Đảm bảo việc thực hiện chế độ phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức phụ

trách lưu trữ theo quy định hiện hành;



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TIÊN DU

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x